Что такое электронный документооборот в организации?

В этой статье:

Рекомендуем!  Справка что работник действительно работает в организации?
Содержание
  1. Электронный документооборот (ЭДО) в организации: что это такое и как подключить
  2. Зачем переходить на ЭДО?
  3. Как понять, что пора внедрять ЭДО
  4. Что такое электронная подпись
  5. Простая электронная подпись (ПЭП)
  6. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
  7. Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
  8. Кто такие операторы ЭДО
  9. Текущее состояние взаимодействия Операторов «Точка-точка»
  10. С чего начать переход на ЭДО
  11. Электронный документооборот в организации — подключение к системе электронного документооборота
  12. Что представляет собой СЭД?
  13. Плюсы и минусы ЭДО
  14. Реальная стоимость ведения электронного документооборота для малого бизнеса
  15. Что представляет собой система электронного документооборота?
  16. Виды ЭДО
  17. Как правильно выбрать СЭД
  18. Электронный документооборот: что это такое, функции, системы ЭДО — Про РКО
  19. Что такое электронный документооборот
  20. Виды электронных документов
  21. Функции системы электронного документооборота
  22. Варианты ЭДО
  23. Автоматизация электронного документооборота. Плюсы и минусы ЭДО
  24. Что нужно для перехода на электронный документооборот
  25. Система электронного документооборота
  26. Системы электронного документооборота в организации
  27. Суть систем СЭД
  28. Плюсы внедрения СЭД
  29. Какие бывают СЭД
  30. Как выбрать подходящую СЭД
  31. Краткий обзор нескольких популярных СЭД
  32. Что такое ЭДО и как это работает? Как подключить переход на электронный документооборот
  33. Was ist das или Что значит ЭДО?
  34. Сыграем в игру «А зачем мне это нужно?»
  35. 5 преимуществ ЭДО 
  36. Электронный документооборот: с чего начать
  37. Система электронного документооборота в организации
  38. Система электронного документооборота (ЭДО) – что это такое
  39. С кем можно обмениваться электронными документами
  40. Преимущества
  41. Недостатки
  42. Функционал электронного документооборота
  43. Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным
  44. Операторы электронного документооборота в [year] году
  45. Взаимодействие электронного документа с другими программами

Электронный документооборот (ЭДО) в организации: что это такое и как подключить

Что такое электронный документооборот в организации?

Электронный документооборот (ЭДО) — документооборот, который основан на передаче документов в электронном виде. Документ в такой системе можно увидеть только на экране. Электронный документ в системе ЭДО — это файл, — обычно в формате .pdf или .doc, в котором есть вся важная информация бумажного аналога этого документа. А роль курьера выполняет интернет.

Рекомендуем!  Как проводится СОУТ в организации?

Организации общаются между собой, отправляя друг другу документы: счета-фактуры, накладные, договоры. Каждый раз, когда одна фирма хочет что-то сообщить другой фирме, она оформляет документ и отправляет его адресату. Это процесс документооборота. В своем традиционном виде, очень медленный процесс.

Можно месяцами ждать подписанное соглашение, которое постоянно теряется в пути. Закрывать бухгалтерские периоды с ошибками в расчетах из-за того, что счет еще не пришел от контрагента. Для предотвращения этих проблем был придуман электронный документооборот.

Зачем переходить на ЭДО?

  • Меньше бумаги в организации. Бумажные документы — это громоздкая инфраструктура из прошлого века. А место для хранения бумаги, картриджей и самих принтеров лучше отдать под рабочие места операционных сотрудников и получать дополнительную прибыль.
  • Меньше денег на содержание архива. Электронные документы не занимают много места, их легко искать и систематизировать.
  • Автоматизация. Меньше ручных действий — меньше сотрудников «перекладывающих бумажки».
  • Документы реже теряются. Система надежно хранит всю переписку, всегда можно найти нужный документ по поиску.
  • Выше скорость документооборота. Документы доставляются практически мгновенно. Всегда можно узнать, приняла ли вторая сторона документ.
  • Легкое общение с налоговой службой. Необходимые документы теперь можно просто выгрузить из системы и отправить в инстанцию, законодательство такое позволяет.

По информации газеты «Коммерсант», при переходе на ЭДО:

  • Сотрудники на 30% меньше тратят времени на согласование документов;
  • В три раза снижаются затраты расходные материалы;
  • До 25% растет производительность труда;
  • До 80% меньше трат на хранение документов.

Ежегодно стабильно прирастает количество электронных документов. Практически каждый месяц дорабатывается законодательство в сфере ЭДО, открывая новые возможности. Например, уже давно можно сдавать отчетность в налоговую в электронном виде.

Как понять, что пора внедрять ЭДО

Тут всё просто. Чем больше мешает развиваться бизнесу бумажный документооборот, тем быстрее надо переходить на ЭДО:

  • Много контрагентов, каждому нужен свой пакет документов. С таким сталкиваются компании из сферы логистики.
  • Большое количество документов. Расходы на документооборот стали внушительной статьей расхода.
  • Документы часто теряются. Например, каждый операционный сотрудник ведет несколько несвязанных заказов и делает пакеты документов для разных поставщиков и клиентов. Без автоматизации тут легко запутаться и что-то потерять, из-за этого придется отправлять документы повторно.
  • Руководство организации не может отследить потоки документов. Требуется дополнительно формировать отчеты и собирать статистику.
Рекомендуем!  Как правильно написать реквизиты организации?

Что такое электронная подпись

Для того, чтобы защитить электронные документы от подделки, необходима электронная цифровая подпись — цифровой ключ, записанный на флешку или другой носитель, который шифрует файлы таким образом, чтобы адресат мог проверить авторство документа. Есть три вида ЭЦП:

Простая электронная подпись (ПЭП)

Этой подписью можно подписывать файлы, но нет гарантии, что файлы не будут кем-нибудь изменены. Мы создаем такую подпись каждый раз, когда вводим одноразовый пароль, который прислал нам банк, чтобы получить доступ к личному кабинету и оплатить коммунальные платежи.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

С помощью нее можно узнать о том, кто автор документа и внесенных после отправки изменениях в файле. Документ, подписанный такой подписью в некоторых случаях может заменить бумажный.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Подпись с самыми широкими возможностями. Документ, который был подписан с использованием КЭП, считается документом, подписанным лично.

Подписи или сертификаты выдаются в центрах выдачи, адреса которых можно найти, посетив сайт Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций.

От того, чем занимается фирма, зависит цена сертификата. Чтобы просто сдавать отчетность и переписываться с контрагентами, потребуется «классический» базовый сертификат. Его стоимость будет около 3000 ₽ за один год использования. Для большинства задач этого сертификата достаточно. А в случае, если фирма участвует в торгах или делает запросы в Росреестр, потребуется докупить необходимые сертификаты.

Кто такие операторы ЭДО

Оператор ЭДО — организация, которая даёт доступ к сервису электронного документооборота. Благодаря операторам ЭДО организации могут работать с электронным документооборотом.

После того, как было принято решение о внедрении в организации ЭДО, можно выбрать оператора. Существует около шестидесяти операторов и, если ваши контрагенты подключены к другому оператору, необходимо знать, могут ли эти операторы пересылать документы между собой.

Роуминг «Точка-точка» — технология, которая позволяет отправлять документы контрагенту, подключенному к другому оператору. На сайте Ассоциации РОСЭУ есть таблица, в которой можно посмотреть, стыкуются ли операторы.

Текущее состояние взаимодействия Операторов «Точка-точка»

Несмотря на впечатляющее количество и сложную таблицу взаимодействия, выбрать оператора ЭДО довольно просто. Четыре самых крупных:

  • ЗАО «ПФ «СКБ Контур»
  • ООО «КОРУС Консалтинг СНГ»
  • ООО «Такском»
  • ООО «Компания «Тензор»

Эти компании создали роуминговый центр, т.е. при подключении к одному из четырех, можно не беспокоиться о роуминге с остальными тремя. В зависимости от оператора, способы подключения отличаются незначительно.

С чего начать переход на ЭДО

Когда вы определили, что переход на ЭДО необходим, решите, как и каким способом вы начнете работать с ЭДО. От этого зависят сроки запуска, глубина внедрения ЭДО в процессы компании, стоимость подключения и количество времени, которое потребуется для обучения сотрудников.

1. Проведите анализ своей системы документооборота и решите, кто из сотрудников будет работать с документами, кто может редактировать или согласовывать документы. Это поможет понять, сколько и каких электронных подписей нужно будет купить.

2. Купите электронные подписи. Определите сферы деятельности, в которых вы планируете электронный документооборот, чтобы выбрать верный сертификат.

3. Выберите оператора ЭДО. Ориентиром может служить количество контрагентов, работающих по ЭДО. Узнайте, с какими операторами они работают и устраивает ли их выбор.

4. Решите, каким образом вы будете использовать ЭДО в организации. У основных операторов работать с ЭДО можно двумя способами:

Веб-версия. Самый простой и дешевый способ. Чтобы попасть в систему электронного документооборота достаточно получить КЭП и доступ в интернет. Отдельно платить за доступ не надо, работу в ЭДО можно будет начать сразу после получения доступа. А электронный документооборот с контрагентами будет похож на переписку в электронной почте через интернет-браузер.

Модуль для учетной системы. Способ подходит для организаций, которые ведут учет в популярных системах, например, от фирмы 1С. Модуль – отдельная часть программы, куда можно перейти из основной программы для работы с документооборотом. Чтобы работать через модуль, его нужно будет купить у оператора, установить и настроить для работы в вашей организации. Цены на модули очень сильно различаются, но внедрение модуля редко стоит больше 15 000 ₽ для популярных учетных систем. Отдельное преимущество в том, что модуль можно доработать под нужды фирмы.

5. Обратитесь к оператору ЭДО за подключением к системе электронного документооборота. Оператор проведет внедрение и обучение ваших сотрудников работе в системе ЭДО.

6. Выберите тариф. Операторы могут брать деньги как за каждый отдельный отправленный документ, так и за предоплаченный пакет. Например, у «СКБ Контур» каждый отправляемый документ может стоить 5—7 ₽. Чем больше документов отправляет фирма, тем дешевле будет каждый документ. За входящие документы плату, как правило, не берут.

7. Пригласите контрагентов к обмену электронными документами. Теперь можно начинать работать в системе электронного документооборота.

Успехов в вашем бизнесе!

Источник: https://tehpos.ru/poleznye-stati/e-doc.html

Электронный документооборот в организации — подключение к системе электронного документооборота

Что такое электронный документооборот в организации?

Банки Сегодня Лайв

Статьи, отмеченные данным знаком всегда актуальны. Мы следим за этим

А на комментарии к данной статье ответы даёт квалифицированный юрист а также сам автор статьи.

Не секрет что успешное ведение любого бизнеса в первую очередь зависит от того, как работает механизм упорядочения документации. Ведь работа с бумажной волокитой хотя и не приносит удовольствия, но является важным звеном в управлении компанией.

К тому же документацией следует заниматься своевременно, иначе она начнет копиться и теряться. Для того чтобы избежать возможных потерь была введена система электронного документооборота.

В этой статье мы расскажем: Что такое СЭД? Какие она имеет виды, преимущества и недостатки?

Что представляет собой СЭД?

С развитием интернета время толстых папок, и пыльных архивов ушло далеко в прошлое. Теперь процесс работы с документами полностью автоматизирован. Необходимые бумаги можно найти в один клик, а архивация производится вообще без участия человека. Такие возможности предприятиям открывает СЭД.

Система электронного документооборота (СЭД) – это специальное программное обеспечение, благодаря которому происходит обработка документов в электронном виде. Другими словами, благодаря СЭД возможна передача документов между сотрудниками, выдача индивидуальных задач, архивация и т.д.

Наверняка многие организации умеют создавать электронные документы, хранить и передавать их. Однако просто электронный формат не будет иметь никакой юридической силы. Для того чтобы электронная бумага обрела вес, важно чтобы она была подписана обеими сторонами. В данном случае, документы должны быть скреплены специальной электронной подписью.

Следовательно, СЭД можно разделить на два вида:

  1. Документооборот внутри компании между сотрудниками;
  2. Документооборот между различными предприятиями и организациями посредством специальных каналов связи.

Для использования СЭД внутри организации необходимо специальное программное обеспечение. Обычно такую программу называют – платформой ЭДО. Кроме того, для бесперебойной работы такого ПО потребуется дополнительное оборудование. Например, сервера, сетевые каналы и прочее.

Оператор электронного документооборота понадобится в том случае, если необходима работа с бумагами между двумя различными фирмами. Такой оператор станет хорошим помощником. Ведь он умеет доставлять сообщения, проверяет, в каком формате документы пересылаются, требует и контролирует проставление электронной подписи, хранит и архивирует бумаги самостоятельно и т.д.

Таким образом, СЭД – это «кровеносная система» всего бизнеса. Она в значительной степени экономит время, и, несомненно, положительно сказывается на работе организации в целом. Но всегда ли от такого вида обработки информации имеется польза? И способна ли СЭД нанести урон бизнесу? Чтобы ответить на эти вопросы нужно рассмотреть положительные и отрицательные стороны электронного документооборота.

Плюсы и минусы ЭДО

Как и любой другой процесс ЭДО имеет как плюсы, так и минусы. Основные параметры представлены в таблице ниже.

ДостоинстваНедостатки
  • Упорядочивание. Система автоматически проставляет номера документам, что избавляет от всяческих ошибок
  • Отслеживание. В любой момент можно узнать, кто работает с документом
  • Сохранность. Сотрудник не сможет потерять или испортить электронный документ
  • Восстановление. Удаленный документ можно в любой момент восстановить
  • Сохранность временных ресурсов. Электронный вид документа попадает каждому сотруднику в считанные секунды несмотря от мест их нахождения.
  • Удобно работать. При необходимости сотрудник может менять исходную версию документа. ЭДО дает возможность восстановить каждую из них. Кроме того можно отследить фамилии тех специалистов, которые работали над бумагой.
  • Доступность. Система ЭДО работает в режиме 24/7. Более того при подключении к ней с помощью интернета, сотрудник может в любое время работать с документацией, даже если он находится в больнице, или в отпуске.
  • Планирование. Система дает возможность специалисту запланировать ход работы с бумагами. Можно установить дату, время исполнения, а так же очередность. И в нужный момент программа сама подскажет сотруднику о необходимости выполнения его работы.
  • Удобный поиск. Программа разработана таким образом, что она дает возможность найти необходимый документ не только по названию, но и по ключевому слову.
  • Экономия бумаги. Нет никакой необходимости распечатывать документацию, сшивать ее в папки и делать опись. Вся информация хранится в электронном виде, и в любой момент нужный документ можно вывести на бумажный носитель.
  • Денежные затраты. Создание ЭДО потребует определенных финансовых затрат. Деньги нужны на ПО и оборудование. Величина затрат будет зависеть от количества подключенных сотрудников. В среднем эта сумма составить порядка 100 000 рублей (*).
  • Сразу пользоваться СЭД — не получиться. После приобретения установка, внедрение и отладка программы занимает большое количество времени, а также специальных навыков.
  • Обучение персонала. Для того чтобы правильно пользоваться СЭД все задействованные сотрудники должны пройти специальное обучение.
  • Обеспечение безопасности. Для сохранности информации руководители компании должны уделить особое внимание безопасности. А именно выпустить электронную подпись, определить кто из сотрудников, и какой доступ к бумагам будет иметь, а так же потребуется защитить программу от проникновения из вне.
  • Потребуется администратор СЭД. В штате организации должен быть человек, который будет способен решать текущие задачи по работе в СЭД. А именно отлаживать работу сервера, помогать пользователям, следить за функционированием системы.
  • Требуется постоянное резервное копирование. В целях сохранности информации пользователи должны постоянно сохранять документы.
  • В некоторых случаях требуется существование электронного и бумажного документа. Если, например, у партнера не установлена СЭД, то при работе с ним документация должна быть как в электронном, так и в бумажном виде.

Реальная стоимость ведения электронного документооборота для малого бизнеса

(*) Если фирма небольшая, и подписывать документы собирается лично владелец бизнеса (или сам ИП), то затраты будут минимальными. Они состоят из покупки электронной цифровой подписи — 1500 рублей и доступа к сервису электронного документооборота — от 100 рублей.

Для небольших объёмов наша редакция рекомендует сервис Контур.Диадок. Если выбрать тариф «Универсальный«, то затраты составят всего 9 рублей за отправленный документ. Если сравнивать с пересылкой оригиналов документов по почте, то здесь отправка одного заказного письма внутри области составит минимум 50 рублей. Разница очевидна:

Всем новым пользователям система даёт 50 приветственных бонусных пересылок электронных документов.

Как видно из таблицы, несмотря на положительные стороны, СЭД имеет и отрицательные моменты. В основном они сводятся к материальным затратам, которые как оказалось, могут быть не маленькими.

Компания понесет значительные затраты не только на установку программного обеспечения, и покупку нужного оборудования, но и должна принять в штат работника, без специальных навыков которого, система электронного документооборота просто не будет работать. Такому сотруднику тоже требуется платить зарплату. А это еще одна статья в расходах.

Но не стоит забывать, что затраченные усилия в дальнейшем окупятся, и фирмы, работающие с СЭД, только выиграют. Ведь они будут экономить не только на времени обработки информации, но и значительно сократят расходы на оплату услуг, например, архивариуса. Плюс ко всему прочему электронному архиву не требуется дополнительного помещения, покупки дополнительной канцелярии и прочих моментов.

Что представляет собой система электронного документооборота?

Как правило, это система электронного документооборота (ЭДО), в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Чтобы вести электронный документооборот, нужен сертификат электронной подписи.

Интерфейс обычно состоит из 2-3 вкладок, среди которых контрагенты (ваши партнёры и клиенты участвующие в ЭДО) и основная вкладка — Документы. В данной вкладке в разделах Входящие и Исходящие будут содержаться отправленные вами и принятые документы.

Виды ЭДО

Несомненно, при внедрении электронного документооборота организации делают большой упор именно на эффективность. Сложно сказать какой вид ЭДО для определенной организации будет наиболее эффективен. Все зависит от направления деятельности предприятия и от его бизнес процессов.

Однако существует общая квалификация ЭДО по функциональности, технологии управления, составляющим компонентам и т.д. В связи с этим можно выделить основные виды СЭД:

  • Система делопроизводства. Такой вид предназначен для ведения делопроизводства предприятия. Причем работа проводится по всем принятым правилам с вертикальным управлением, т.е. от начальника к подчиненному;
  • Электронные архивы. цель такой системы – это организация работы по хранению документации. Кроме прочего программа позволяет пользователю легко найти необходимую бумагу. Однако передача документации в такой системе будет невозможна;
  • Workflow-системы. Такой вид системы широко распространен среди пользователей благодаря тому, что ее главная задача – это организация и автоматизация бизнес процессов. С таким ПО легко вести бизнес, а документооборот – это всего лишь повод для существования рабочих моментов;
  • ЕСМ-системы. ПО позволяет пользователю внести новизну в систему управления организацией. С помощью комплексных систем, возможно, управлять: документами, подписями, потоками работ, знаниями сотрудников и прочее. Данный вид ЭДО будет значительно дороже, ведь он предлагает пользователю расширенный функционал.

Стоит отметить, что каждый вид СЭД становится наиболее масштабнее предыдущего, и дает больше возможностей пользователям. Однако для того чтобы оценить всю пользу электронного документооборота необходимо правильно сделать выбор.

Как правильно выбрать СЭД

Как уже отмечалось, выбор СЭД – это сложный процесс, который требует особого внимания. Кроме всего прочего руководству фирмы требуется учесть огромное количество решающих факторов, таких как направление деятельности предприятия, штат сотрудников, и т.д.

Например, для коммерческой организации будет правильно установить СЭД как между сотрудниками, так и между партнерами. Только так предприятие сможет получить необходимую экономическую выгоду.

Для государственного учреждения лучше сделать акцент на специфике его работы, и уделить большее внимание именно созданию электронных архивов. А так же требуется обучить сотрудников для работы с ними.

При выборе той или иной СЭД важно учитывать, отвечает ли система заявленным требованиям. К таковым относятся:

  • Полнота функциональности;
  • Удобство использования;
  • С какой скоростью эта система внедрится в рабочий процесс;
  • Наличие настроек, причем они должны быть гибкими;
  • Имеется ли в системе возможность расширения функционала;
  • Возможно, ли подогнать СЭД под существующее программное обеспечение предприятия;
  • Легкость адаптации;
  • Наличие технической поддержки. Важно чтобы такая помощь была на высоком уровне;
  • Репутация производителя и т. д.

Принимая во внимание этот факт, пользователю следует придерживаться следующих действий:

  1. Изучить функционал. Необходимо уделить особое внимание главе «Возможности». Важно чтобы производитель конкретно указал список выполняемых программой задач. Если конкретики нет, то стоит отказаться от такой системы СЭД;
  2. Наличие тематических презентаций. Важно чтобы программа содержала демонстрационный материал, тем самым объясняла пользователю, как пользоваться функционалом;
  3. Изучить скриншоты. Так руководитель сможет убедиться на самом деле ли, прост функционал, и обладает ли он заявленным требованиям;
  4. Обязательно изучить отзывы реальных пользователей. Самый лучший вариант – это просмотр видеороликов на ютубе;
  5. Многие производители предлагают руководителям бесплатные пробные версии. Так пользователь сможет понять подходит ли выбранный продукт или нет;
  6. Что касается стоимости товара, то очевидно, что этот пункт не может не волновать покупателя. Сложно определить какой должна быть реальная стоимость СЭД, однако стоит изучить, с чего складывается та или иная цифра. Поэтому подробное изучение прейскуранта поможет покупателю избежать непредвиденных расходов и трат.

Стоит помнить, что сделать правильный выбор поможет только специалист. Поэтому выбор и установка СЭД должна проводиться только под пристальным вниманием человека, который владеет специальными навыками.

По причине дороговизны, далеко не все организации в нашей стране работают с СЭД. На сегодняшний момент пока только крупные фирмы делают обработку бумаг в электронном виде. Но все меняется, и вполне вероятно, что в ближайшее время по достоинству оценится необходимость работы с помощью СЭД, и многие фирмы смогут позволить себе вести электронный бизнес. А значит, станут наиболее эффективными и успешными!

Источник: https://bankstoday.net/last-articles/chto-takoe-sistema-elektronnogo-dokumentooborota-i-zachem-ona-nuzhna

Электронный документооборот: что это такое, функции, системы ЭДО — Про РКО

Что такое электронный документооборот в организации?

Сегодня большинство компаний переходит от бумажного документооборота к электронному. Это экономит и время, и деньги организации. Электронный документооборот избавляет от бумажной волокиты. Обмениваться информацией можно 24 часа в сутки из офиса или любого другого места. Достаточно лишь иметь под рукой компьютер с электронной подписью и доступ в Интернет. Кроме этого, система электронного документооборота дает возможность контролировать ход работы в режиме реального времени.

Что такое электронный документооборот

Если говорить простыми словами, электронный документооборот – это обмен электронными документами через локальную сеть, Интернет или другие каналы. Электронный документооборот может происходить как внутри организации, так и между компаниями.

ЭДО позволяет не только обмениваться документами, но и организовывать работу без использования бумажных носителей: поиск документов, составление отчетов, ведение архива и многое другое.

Электронный документооборот осуществляется через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС России. Одна компания отправляет другой электронный документ. Адресат получает его в течение нескольких секунд на своем ПК. В это время оператор проводит автоматическую проверку электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствует ли формат документа требованиям законодательства. С помощью статусов отправитель может посмотреть, как двигается документ.

Виды электронных документов

Практически каждый документ можно перевести в электронный вид. Обычно компании переходят на электронные договоры, товарные накладные, различные счета, отчеты и прочее.

Неформализованные документы – письма, договоры, доверенности, техническая документация и другие документы, они освобождены от жесткого регулирования со стороны государства.

К формализованным документам предъявляют жесткие требования к формату и регламенту передачи. Формализованный документ – документ, который создан  по формату ФНС, например, акт приемки работы.  Формализованные документы влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.

Отметим, что неформализованные электронные документы могут в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другое, в то время как, формализованные документы только в виде файла с расширением xml.

Функции системы электронного документооборота

Система электронного документооборота выполняет следующие функции:

  • регистрация документа;
  • контроль исполнения документов;
  • создание справочников;
  • контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
  • создание и редактирование реквизитов документов;
  • формирование отчетов по документообороту предприятия;
  • импорт документов из файловой системы и Интернета;
  • создание документа прямо из системы с помощью шаблона;
  • работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
  • электронное распространение документов;
  • работа с документами в папках;
  • получение документов с помощью сканирования и распознавания;
  • уменьшение затрат на доступ к данным и обработка документов.

Варианты ЭДО

Организовать систему электронного документооборота можно двумя способами. Во-первых, можно заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, которые будут подписаны электронной подписью через электронную почту.

Во-вторых, можно организовать ЭДО через специального оператора. В этом случае нужно присоединится к регламенту обмена электронными документами. После этого доступен обмен с контрагентами как формализованными документами, так и неформализованными.

Автоматизация электронного документооборота. Плюсы и минусы ЭДО

Электронный документооборот – это целая информационная система, включающая в себя специализированное программное обеспечение, электронную почту, интернет, локальную сеть и другое.

Электронный документооборот по сравнению с бумажным выглядит намного привлекательнее. Выделим основные преимущества ЭДО.

  • самое простое – снижаются расходы, связанные с затратами на бумагу;
  • экономится время – сотрудники тратят меньше времени, чтобы найти бумажный документ;
  • повышается прозрачность внутренней работы компании – система электронного документооборота дает возможность отслеживать статус документа;
  • ведется личная история каждого файла и сопутствующих ему документов – в любое время можно открыть все необходимые документы, содержащие требования, связанные с различными типами взаимоотношений между компанией и внешними субъектами;
  • оперативно составляются отчеты организации;
  • повышается безопасность данных.

Среди минусов можно отметить дороговизну программного обеспечения и расходы,  которые связаны с обучением сотрудников и оцифровкой всех имеющихся документов.

Что нужно для перехода на электронный документооборот

Для того, чтобы внедрить электронный документооборот, нужно разработать и утвердить порядок электронного документооборота; назвать ответственных за его ведение; организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов; прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов; назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Все работники, которые наделены правом подписи документов, должны иметь электронную подпись.

Примерный алгоритм действий:

Система электронного документооборота

Любая система ЭДО может содержать свойства перечисленных ниже категорий, однако, большая часть имеет конкретную ориентацию, связанную с позиционированием продукта.

1. Электронный архив – это система ЭДО, которая направлена на эффективное хранение и поиск данных.

2. Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow – обеспечивают движение некоторых объектов по определенному пути, который задан заранее. На каждом этапе объект может меняться, отчего его называют общим словом “работа”. К работе привязаны документы, однако, они не являются здесь главными объектами. Благодаря этим системам организовывается определенная работа.

3. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это системы, которые объединяют в себе свойства описанных выше систем. Здесь базовый элемент может быть любым – работа или документ. Этими системами пользуются государственные органы, большие компании, где имеются определенные правила и процедуры движения документов.

4. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку совместной работы – такие системы отличаются от предыдущих и не имеют четкой иерархии в организации и формализации потока работ. Задача таких ЭДО – обеспечение работы сотрудников в компании, где бы они не находились, и сохранение результатов проделанной работы.

5. Системы ЭДО, которые имеют развитые дополнительные сервисы. Яркий пример – сервис управления связями с клиентами (CRM). Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.

Список выгодных банков для открытия счёта

Источник: https://Pro-RKO.com/elektronnyj-dokumentooborot-chto-eto-takoe-funkczii-sistemy-edo/

Системы электронного документооборота в организации

Что такое электронный документооборот в организации?

Работа с документацией занимает львиную долю времени и ресурсов любой организации, ведь бумаги сопровождают все этапы предпринимательской деятельности. Упорядочивание процессов документооборота сразу разительно поднимает эффективность управления и учета, недостатки системы оборота документации создают для бизнеса множество проблем.

Автоматизация затронула и эту сторону предпринимательства.

  • Рассмотрим особенности создания и функционирования на предприятии единой организационной системы, обеспечивающей движение документов в электронной форме,
  • обсудим, как выбрать наиболее подходящую систему,
  • познакомимся с самыми популярными СЭД.

Суть систем СЭД

Документооборот – термин, характеризующий все процессы на предприятии, связанные с фиксацией различных актов в форме документации:

  • первоначальное написание или получение;
  • регистрация;
  • обеспечение исполнения соответствующих действий по документу;
  • контроль над исполнением;
  • учет;
  • архивирование;
  • хранение;
  • использование повторно;
  • наведение справок;
  • рассылка.

СПРАВКА! К документообороту также относится процесс организации всей вышеупомянутой деятельности. Важно различать документооборот и делопроизводство: последнее понятие шире, оно обозначает всю деловую отрасль, связанную с документацией, и включает в себя первое.

Долгое время процесс документооборота осуществлялся исключительно в бумажной форме, но современные технологии позволяют автоматизировать эту систему и перейти на полностью безбумажный вариант либо значительно сократить поток документации на бумаге.

Существует несколько вариантов наименования такой автоматизированной электронной системы работы с документацией:

  • СЭД – система электронного документооборота;
  • СЭДД – система электронного документооборота и делопроизводства;
  • САД – система автоматизации делопроизводства;
  • СЭДО – система электронного документооборота;
  • САДО – система автоматизации документооборота.

Самой общеупотребительной является аббревиатура СЭД.

Обязательным компонентом СЭД является употребление электронной подписи – идентификатора электронного документа, гарантирующего его подлинность (исполняет роль личной визы на бумажном документе).

Плюсы внедрения СЭД

Самым очевидным преимуществом использования на предприятии электронного документооборота является возможность счастливо избежать множества проблем, практически неизбежных при традиционной бумажной форме делопроизводства. К ним относятся:

  • ошибки вследствие человеческого фактора;
  • утеря нужного документа;
  • время, затраченное на поиски необходимой бумаги;
  • проблемы с отправкой, доставкой и получением документации;
  • сложности при необходимости изготовления дубликатов;
  • дополнительные действия, связанные с хранением, архивированием и уничтожением накопившихся бумаг;
  • затраты на канцелярские товары;
  • меньшая степень защищенности от подделок и возможного вреда и др.

Положительные качества СЭД, резко влияющие на эффективность бизнес-процессов, вытекают из принципов применения этой системы.

  1. Однозначная идентификация – в электронной форме документ регистрируется единожды, после чего его легко можно автоматически идентифицировать.
  2. Параллельные операции – в электронной форме можно взаимодействовать с несколькими документами почти одновременно, отсюда повышается оперативность и снижаются временные затраты.
  3. Единство документальной базы – все документы сведены в согласованную систему, в результате чего не дублируются и не теряются.
  4. Легкий поиск – система автоматической идентификации позволяет быстро отыскать нужный документ по минимуму исходных данных.
  5. Возможность прикрепления – к любому документу в электронном виде можно присоединить один или несколько файлов, что позволяет снабдить его необходимыми приложениями и атрибутами.
  6. Развитая отчетность – электронная форма позволяет группировать документы по необходимым основаниям, что позволяет контролировать все стадии движения документации и обеспечивать полный и достоверный учет по нужным факторам.
  7. Гибкая адаптация – электронный документооборот несложно быстро приспособить под любые производственные нужды.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы обеспечить все отмеченные плюсы СЭД, персоналу, работающему с документацией, необходимо будет переквалифицироваться и освоить новые навыки.

Какие бывают СЭД

Программный продукт, призванный выполнять функции автоматизации документооборота, различается по набору заложенных в него функций.

  1. Универсальные СЭД (их еще называют «пакетными» или «коробочными» – стандартизированные системы, обеспечивающие базовые функции делопроизводства. Их отличительные черты:
    • сравнительно небольшой функционал;
    • неадаптированность под конкретику фирмы;
    • доступность и простота в установке и внедрении;
    • самые недорогие по стоимости.
  2. ВНИМАНИЕ! При внедрении на предприятии универсальной СЭД работодателю придется приобретать лицензию на новые внедряемые рабочие места.

  3. СЭД индивидуальной разработки – системы, изготавливаемые специально для удовлетворения потребностей конкретного заказчика. Для таких продуктов характерны:
    • максимальная персонификация;
    • дополнительные траты на переобучение сотрудников и закупку оборудования;
    • высокая стоимость;
    • требует больше времени на разработку, установку и внедрение.
  4. Комбинированные СЭД – на базе универсальной платформы вносятся дополнительные индивидуальные надстройки. Установка такой системы позволяет решить следующие задачи:
    • полностью подходит для обеспечения потребностей организации;
    • затраты на разработку, установку и введение в эксплуатацию снижаются;
    • базовые модули позволяют быстро освоить систему и обучить персонал;
    • может взаимодействовать с другими программными продуктами;
    • заказчик получает полное право на программный продукт.

В зависимости от комплектации, возможности той или иной СЭД обеспечивают автоматизацию различных областей производственной деятельности, которые можно по-разному комбинировать:

  1. Делопроизводство.
  2. Общий оборот документов.
  3. Управление договорами.
  4. Архивирование.
  5. Руководство проектами.
  6. Специальная документация.
  7. Взаимодействие с входящей документацией.

Как выбрать подходящую СЭД

Чтобы подобрать оптимальный вариант для автоматизации документооборота организации из достаточно широкого ассортимента представленных на рынке, нужно знать, на какие параметры следует обращать внимание.

Ключевыми факторами при отборе являются следующие характерные для организации моменты:

  • готовность к замене бумажной документации ее электронным аналогом («зрелость» документооборота);
  • цели внедрения СЭД;
  • возможность дальнейшего развития;
  • ресурсы, выделяемые для внедрения (временные и денежные).

Рассмотрим каждый фактор подробнее:

  1. Зрелость исходного документооборота. Чем лучше организован в компании бумажный документооборот, тем легче внедрить СЭД, поскольку она сразу снимет все сложности, предоставив взамен преимущества более эффективного делопроизводства. Потребуются сравнительно небольшие временные и финансовые затраты на установку системы и подготовку персонала. На более низких уровнях организации документооборота сначала придется потратить силы на формализацию основных документоведческих процессов, а затем уже переводить их в электронную форму.
  2. Цели внедрения. Выбор обуславливается набором функций, которые будет обеспечивать та или иная СЭД. В каждом конкретном случае руководство решет, достаточно ли будет базовых характеристик или потребуется персонификация.
  3. Резервы. Когда автоматизация требуется для уже формализованных процессов, есть высокая вероятность их специфичности. Развитие организации предусматривает изменения и в документообороте, на которые система должна быть потенциально способна. Поэтому при закладываемых резервах развития внедряемая СЭД должна быть как можно более гибкой.
  4. Ресурсы. Стоимость, выраженная во времени и в деньгах, в конечном итоге является инвестиционной составляющей. Поэтому нужно брать во внимание не только цену программного обеспечения и его установки, но и то, во сколько обойдется само владение этой системой. Дополнительными затратами могут быть средства на «апгрейд» уже функционирующей СЭД, переобучение сотрудников и т.п.

Краткий обзор нескольких популярных СЭД

На современном рынке России на сегодня применяется около 20 различных СЭД. Проанализируем самые общеупотребительные из них, которые успешно себя зарекомендовали в деле повышения эффективности управления предприятием.

  1. «Практика». В 2012 году эту систему Минкомсвязи внедрило как основную для документооборота, у нее около 4 тыс. клиентов. Системой пользуется большинство государственных учреждений г. Москвы. Эту программу можно использовать в облачной или серверной версии. Стоимость абонентской платы для организации сравнительно невысока, за каждого дополнительного пользователя вносится доплата.
  2. «Naumen DMS» – разработка, выполненная на основе NauDoc (в недавнем прошлом одной из самых популярных СЭД), но в усовершенствованной и дополненной версии. Является частью более широкой системы управления процессами предпринимательства.
  3. «Directum» – система, делающая акцент на принципах коллективного взаимодействия. Содержит удобные механизмы создания баз по документации, организации конференций, собеседований, совещаний и пр.
  4. «CompanyMedia» – наоборот, обеспечивает максимальную персонификацию. С помощью этой СЭД легко создать персональные рабочие места и обеспечить их функционирование.
  5. «Дело» – лидирующий продукт, занимающий почти половину рынка СЭД в РФ, которым пользуется Центробанк, Сбербанк, Ростелеком и другие крупные организации.

Скопировать урл

Распечатать

Источник: https://assistentus.ru/vedenie-biznesa/sistemy-elektronnogo-dokumentooborota/

Что такое ЭДО и как это работает? Как подключить переход на электронный документооборот

Что такое электронный документооборот в организации?

Ещё каких-то 15 лет назад принтеры, факсы и подобное оборудование были неотъемлемой частью любого крупного или небольшого офиса, но постепенно это всё уходит в прошлое. Сейчас большинство документов создаются сразу в цифровом виде в специальных программах или облачных сервисах. Тем не менее иногда всё же нужно распечатывать некоторые документы и отправлять их обычной почтой. 

Но мы всё же живём в цифровом 21 веке! Имеет смысл начать работу со всеми контрагентами через систему электронного документооборота. В ней все оригиналы документов будут храниться в защищённом облачном хранилище и при необходимости окажутся у вас под рукой. В этом материале мы расскажем обо всех преимуществах ЭДО, и почему вам стоит перейти на него. 

Was ist das или Что значит ЭДО?

ЭДО, или электронный документооборот, — способ обмена документами. При этом используется не обычная «аналоговая» почта, и даже не е-mail, а специальная программа. 

Всё происходит так: 

1. Отправитель создаёт документ — заявление, официальное письмо или что-либо другое. 

2. Проверяет и подписывает электронной подписью (о ней мы расскажем чуть позже). 

3. Получатель принимает документ и подписывает его своей электронной подписью (этот этап необязателен). 

Отправитель при этом получает уведомление о том, что документ подписали. 

Главное отличие документа, отправленного по ЭДО, от просто подписанного и направленного по email скана в том, что он обладает такой же юридической силой, как и бумажный оригинал. 

Сыграем в игру «А зачем мне это нужно?»

Правила простые: мы задаём вам 5 простых вопросов. Если на 3 и более из них вы ответите «Да», то вам необходим ЭДО. 

  1. Случалось ли с вами такое, что во время важного разговора с ключевым партнёром вы судорожно искали необходимый документ на столе, но не могли его найти? 
  2. Вы не можете точно сказать, какие именно письменные поручения выполнены, а у каких срок уже истёк?
  3. Вы хотите, чтобы скорость согласования документов в вашей компании увеличилась, а уровень бюрократии — уменьшился?
  4. Вы устали от постоянных бумажных завалов на вашем столе?
  5. Вы не можете точно сказать, где тот или иной документ?     

Мы практически уверены, что на большую часть вопросов вы ответили положительно. Поэтому не будем тратить время на объяснение, зачем нужен электронный документооборот, а сразу перейдём к преимуществам ЭДО. 

5 преимуществ ЭДО 

1. Вы экономите деньги. Оплата услуг курьерских служб, стоимость конвертов — поначалу может показаться, что это не такие большие деньги. Но за год может набежать немалая сумма. 

2. Вы экономите время. Обмениваться документами по ЭДО можно так же быстро, как и письмами по электронной почте. 

3. Постоянный доступ. Вы можете отправить документ в любое время и с любого компьютера, если на нём установлена ваша цифровая подпись.

4. Безопасность и конфиденциальность. Важные письма не потеряются при пересылке и не попадут «случайно» к конкурентам. Всё тайное останется тайным. Также вы сможете получить документ за любой предыдущий период, если бумажный оригинал был утерян. 

5. Облачное хранение. Все ваши документы будут храниться в облаке, и не нужно оборудовать отдельное помещение для складирования бумаги. 

При этом любой документ из ЭДО вы можете в любой момент распечатать на принтере, и на нём будут метка об электронной цифровой подписи и уникальный ID в системе ЭДО. Поэтому даже фанаты бумажного документооброта могут быть спокойны. Хотя мы бы рекомендовали прислушиваться к эко-трендам, и во благо сохранения природы идти на встречу цифровизации.

Электронный документооборот: с чего начать

Всё просто: прежде всего получите электронную цифровую подпись. Сделать это можно в специальном удостоверяющем центре. На сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций ознакомьтесь со списком аккредитованных УЦ и выберите подходящий. 

Вполне возможно, что у вас уже есть такая подпись. Например, если вы удалённо обмениваетесь документами с ФНС, то вы можете использовать ту же подпись и для работы с ЭДО. 

После этого вам нужно выбрать оператора ЭДО. Их достаточно много, и выбор в основном зависит от ваших личных предпочтений. 

Затем уточните у представителей компании, с которой вы хотите работать по ЭДО, услуги какого оператора они используют. Если у вас одинаковые операторы, вам достаточно отправить приглашение вашему контрагенту через систему ЭДО.

Если они различаются, нужно будет настроить роуминг. Для этого запросите у вашего контрагента ID их организации в системе ЭДО. После этого обратитесь к вашему оператору, укажите ID, и специалисты оператора настроят роуминг. 

Сегодня практически у любого бизнеса есть сайт, домен (адрес) и сервис, на котором размещён сайт — хостинг. И конечно же, обмениваться документами с компанией, которая предоставляет эти услуги, намного удобнее по ЭДО. Например, мы в REG.RU используем услуги операторов «Сбис» и «Диадок». На нашем сайте есть подробная инструкция, как подключить электронный документооборот. Это избавит вас от необходимости напоминать администратору своего сайта или маркетологу о получении закрывающих документов. Узнать больше про ЭДО в REG.RU можно в нашей подробной справке.

⌘⌘⌘

Каждый день без ЭДО — это потери для бизнеса. Вы тратите время на бюрократию, поиск бумажек, повторную отправку потерявшихся при пересылке документов и многое другое. Эти ресурсы можно было бы направить на развитие бизнеса. С ЭДО вы сможете оптимизировать документооборот в вашей компании и сосредоточиться на более важных задачах.

Источник: https://www.REG.ru/blog/chto-takoe-ehdo/

Система электронного документооборота в организации

Что такое электронный документооборот в организации?

Субъект бизнеса может строить отношения с большим кругом лиц, как юридических, так и физических. При этом партнеры могут располагаться не только в том же самом городе, но и совершенно другом регионе. Бумажный обмен значимыми документами, в этом случае, может занимать существенное время. Система электронного документооборота станет выходом из данной проблемы и позволит существенно ускорить имеющиеся деловые процессы.

Система электронного документооборота (ЭДО) – что это такое

Современная система электронного документооборота представляет собой процедуру по обмену юридически значимыми документами в электронном виде. В настоящее время большинство бухгалтерских и кадровых программных продуктов позволяют создавать электронные документы заранее разработанного формата.

Однако просто отправить другой стороне бизнес-отношений файл нельзя. Для придания ему юридической силы, этот документ должен содержать в себе специальную электронную подпись.

ЭДО может осуществляться на двух уровнях — он может осуществляться внутри самой компании между отдельными работниками и подразделениями, так и внешне между отдельными организациями. При этом данные уровни могут функционировать отдельно друг от друга, либо объединены в единую систему документооборота.

Если администрация субъекта бизнеса принимает решение о внедрении ЭДО внутри самой организации, они должны быть готовы к несению определенных материальных затрат, как на приобретение компьютерного оборудования (сервер для системы, сетевое оборудование и т. д.), так и на приобретение самой программы документооборота.

Внимание: если обмен документами строится между разными компаниями, то должно присутствовать еще одно звено – оператор электронного документооборота. Закон на него возлагает обязанность по обеспечению обмена документами, их хранению, проверке подлинности электронной подписи.

Одним из таких операторов в настоящее время является диадок электронный документооборот. Документы, которыми обмениваются партнеры через оператора являются юридически значимыми, поскольку на них автоматически ставится отметка ЭЦП каждой из сторон.

С кем можно обмениваться электронными документами

Документооборот, в зависимости от его уровня, может осуществляться как внутри одной компании между ее работниками, так и между внешними получателями.

К последним относятся партнеры по ведению бизнеса, госорганы, другие граждане и т. д. Также электронный документооборот может осуществляться с торговыми площадками при заключении госконтрактов, с провайдерами и регистраторами доменов и т. д.

Внимание: закон не ограничивает возможности обмена электронными документами — запрета с кем можно вести такие отношения, а с кем нет, не существует. Главное, чтобы у сторон документооборота были электронные цифровые подписи и заключенные соглашения с операторами ЭДО.

Преимущества

В числе основных преимуществ при использовании электронного документооборота можно выделить:

  1. Происходит упорядочивание делопроизводства — каждому документу присваивается уникальный номер, в результате нельзя двум разным документам присвоить одно и то же значение;
  2. Отслеживать движение любого документа можно на каждом этапе его исполнения в любое удобное время. При этом сам документ нельзя испортить, потерять, удалить. Любой удаленный из системы документ можно восстановить.
  3. Скорость обмена документами — бумажный документ необходимо передать в руки получателя, что занимает не только значительное время, но и может требовать финансовых затрат. Электронный документ поступает к получателю мгновенно.
  4. Круглосуточная работа — система позволяет работать в ней удаленно 24 часа в сутки из любой точки Земли.
  5. Доступно планирование исполнения документа — поскольку у каждого документа могут быть фиксированные даты исполнения, можно планировать их движение и исполнение, а также контролировать исполнение плана;
  6. Удобный поиск документов — система строго упорядочена, и в ней можно легко организовать поиск необходимого документа по каким-либо фразам и словам.
  7. Экономия бумаги — электронная система позволяет не распечатывать документы на бумаге, а это приводит к ее экономии.

Недостатки

Несмотря на большое количество достоинств перевода на электронный обмен документами, электронный документооборот программы могут содержать и некоторые недостатки:

  • Требуются существенные материальные затраты на внедрение системы, которые, в зависимости от количества пользователей, могут варьироваться от 100 тысяч рублей и выше;
  • После приобретения системы, требуется время на ее внедрение и настройку;
  • Требуется обучение пользователей, которые будут использовать указанную систему;
  • Требуется обеспечить безопасность данных — системы должна быть защищена от несанкционированного доступа как изнутри предприятия, так и из внешних источников;
  • Необходимо иметь ответственное лицо, которое будет контролировать работу системы и исправлять выявленные ошибки и проблемы;
  • Необходимо делать резервные копии для обеспечения сохранности данных;
  • Если партнеры не используют ЭДО, то все равно необходимо будет задействовать бумажный документооборот.

Функционал электронного документооборота

Электронный документооборот в организации должен обеспечивать выполнение следующих действий:

  • Работать с документами — создавать их, регистрировать, обрабатывать, контролировать исполнение и т. д.
  • Формировать маршрут внутри организации — устанавливать маршрут, по которому будет двигаться документ внутри компании, присваивать права доступа для разных пользователей;
  • Содержать архив документов с возможностью поиска внутри него.

Внимание: фактически, после введения электронной системы, пользователь должен получать все те же возможности, как если бы он пользовался бумажными документами.

Большинство современных систем предоставляют следующие возможности:

  1. Регистрировать в системе любые документы — входящие, исходящие, внутренние, а также определять пути их дальнейшего движения;
  2. В каждом из подразделений установить единые правила по обработке документов;
  3. Давать работать с документом не только отдельному работнику, но и группе лиц;
  4. Разграничивать возможность доступа к документу как между отдельными работниками, так и подразделениями;
  5. Для всех документов применять единые стандарты;
  6. Контролировать исполнение документов в строго заданный срок;
  7. Формировать отчеты по использованию и исполнению документов;
  8. Осуществлять архивное хранение документов, фиксировать дату и личные данные работника, который обращался к нему последним.

Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным

Важно помнить, что сразу перейти на систему электронного документооборота с полным отказом от применения бумажных документов не получиться.

Причинами этого служит следующее:

  • Часть партнеров компании не используют систему электронного документооборота.
  • Предприятие располагает большим количеством текущей документации, которая используется пользователями в данный момент.

Внимание: нужно понимать, что при использовании систем документооборота в бумажном и электронном виде существуют некоторые различия.

Для бумажного бланка характерна сначала его распечатка, а потом направление на подписание. Для электронного этого делать не надо, достаточно его сформировать, подписать ЭЦП и направить по системе ЭДО.

Бумажные документы могут затеряться на почте или в другом месте. За доставкой электронного документа следит сама система, которая и контролирует все этапы прохождения его.

Главное отличие документов в бумажном и электронном виде является способ их хранения. Электронный бланк можно сразу загрузить в систему, а после этого использовать. Для бумажного требуется создание архива.

В настоящее время очень часто, бумажные бланки сканируются, после чего подгружаются в систему для хранения. Далее все желающие получают к ним доступ. То есть оригинал находиться у ответственного лица, например у секретаря, а все остальные пользуются копией бланка.

Внимание: если у партнером предприятия отсутствует система ЭДО, то с ним следует работать, обмениваясь документами на бумаге. Некоторые операторы позволяют решить данную проблему.

Например, Тензор позволяет отправлять документы в электронном виде как ссылку. Получателю, чтобы получить этот документ и подписать его, достаточно перейти по ней.

Операторы электронного документооборота в [year] году

Сегодня рынок электронного документооборота представлен широким спектром программ и операторов ЭДО. У каждого из них есть преимущества и отрицательные стороны. Рассмотрим подробнее их.

Система эдо Характерные особенности Размер стоимости приобретения
«Дело» Наиболее крупная на рынке программа по электронному документообороту. Она проста в использовании, при этом обладая многофункциональностью Стоимость рабочего места составляет 11000-13500 руб.
«Логика» Возможно применение ее на предприятиях различного размера. Ее можно настраивать по свои персональные требования, легка в изучении. Стоимость рабочего места составляет 4900-5900 руб.
«Евфрат» Считается наиболее продвинутым программным комплексом. Имеет простой для обучения интерфейс и возможность построить собственную систему работы с базой данных. Стоимость рабочего места составляет 5000 руб. при развертывании на оборудовании организации, 10000 руб. если развертывание производиться на оборудовании ее продавца.
«1С:Архив» Легко взаимодействует с любыми системами 1С. Может производить обмет графическими, звуковыми, видео файлами. Стоимость полного комплект составляет от 17000 до 50000 руб
«DIRECTUM» Считается наиболее оптимальной системой для предприятий среднего и малого бизнеса. Существует возможность совмещения документооборота в бумажном и электронном виде. Стоимость права пользования варьируется от 7 000 руб. до 2 000000 руб.
«OPTIMA-WorkFlow» Сравнительно новая система электронного документооборота. Имеет уникальный функционал при ее использовании. В настоящее время развивается активно и модифицируется. Стоимость права пользования варьируется от 55000 — 75000 руб.

Группа популярных операторов ЭДО построила роуминговый центр, который позволяет компаниям производить обмен данными, находящимися в разных системах.

Оператор ЭДО Характерные особенности Размер затрат на установку и использование
«Диадок» Данную систему создал крупнейший разработчик интернет-сервисов СКБ «Контур». Может использоваться при обороте документов как внутри в системе, так и с контрагентами. Входящие документы – бесплатно, а исходящие от 9 руб.
«Сфера» (Корус Консалтинг) Создатель системы ЭДО, применяемой в хозяйственной деятельности. Она применяется большинством крупных торговых сетей магазинов (Магнит, Ашан, Леруа Мерлен и т.д.) Входящие документы – бесплатно, а исходящие от 8 руб. 26 коп.
«Тензор» Создатель системы электронного документооборота СБИС по передачи отчетности в налоговую, ПФР, ФСС и т.д. Обмен может строиться как внутри субъекта хозяйствования, так и с партнерами. Нужно оплачивать пакеты документов за каждый квартал. Стоимость составляет от 6000 руб. за пакет
«Такском» Данная компания не только разработала систему документооборота, но ее активно ее внедряет. Взаимодействие с программными комплексами 1С производятся на автоматическом уровне. Стоимость пакета, включающего 150 документов, измеряется от 1800 руб. Входящие документы – бесплатно.

Взаимодействие электронного документа с другими программами

В настоящее время при принятии решения о том, какая система электронного документооборота будет использоваться в организации, важное значение придается ее способности включиться в уже существующий комплекс программ и приложений на предприятии.

То есть она должна легко взаимодействовать с ними. К примеру, такое взаимодействие должно быть с программами по ведению бухгалтерскому учету, чтобы можно было формировать и отправлять электронные счета, счет-фактуры, накладные и т. д.

Согласованность между программами должна быть на высоком уровне, чтобы они все работали с одними и теми же данными. Чаще всего такая работа выражается в применение в системе тех же справочников, которые применяются на предприятии уже достаточно длительное время, а также возможность одновременного обновления их.

Внимание: важным моментом при выборе системы эдо является возможность взаимодействия с почтовыми серверами, электронной постой, сайтами, площадками и т. д., а также на поддержку ее уже имеющимися приложениями.

Наиболее популярные и известные системы электронного документа работают с поддержанием таких программных комплексов как 1С, Парус, Oracle и другие.

Примером такого взаимодействия является возможность в программах 1С формировать бухгалтерские и налоговые документы, а также отправлять их сразу же в электронном формате, производя подписание бланков ЭЦП.

Источник: https://litebuh.ru/biznes/sistema-elektronnogo-dokumentooborota.html

Оцените статью
U-Alfa.ru Интернет журнал
Добавить комментарий