Загран командировка правила оформления

Как правильно оформляется командировка за границу?

Как правильно оформляется командировка за границу? Для этого потребуются усилия и администрации компании, и отправляемого за рубеж сотрудника. Подробнее о процедуре оформления командировки читайте в нашем материале.

Оформляем загранкомандировку

Предварительный контроль и заблаговременные мероприятия

Какими инструкциями снабдить командированного сотрудника?

Итоги

Оформляем загранкомандировку

Процесс оформления загранкомандировки многоэтапный — администрации компании требуется предусмотреть важные аспекты предстоящей служебной поездки сотрудника, подкрепив каждый этап набором документов.

Этап 1: предварительный

На этом этапе оформляются бумаги, обязательные по нормам ТК РФ.

Первое, на что следует обратить внимание администрации компании при отправке сотрудника в загранкомандировку, — это законодательные ограничения. Нужно проверить, не входит ли потенциальный командировочный сотрудник в список лиц:

• которых запрещено отправлять в служебные поездки (например, по ст. 259 ТК РФ предусмотрен запрет на такие действия в отношении беременных женщин);
• отправка которых в служебные поездки возможна только с их письменного согласия (к примеру, по ст. 259 ТК РФ к таким лицам относятся женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет).

Если сотрудник попал в запретный список, придется искать другую кандидатуру для служебной поездки. Если же потенциальный командировочный входит в группу лиц из ограничительного списка, необходимо:

• ознакомить его (под расписку) с существующим у него правом отказа от командировки;
• получить письменное согласие или отказ.

Этап 2: основной

На этом этапе издается главный документ — приказ на командировку с указанием в нем информации о цели служебной поездки, месте и сроках.

Образец унифицированной формы приказа см. по ссылке.

Если внутренними правилами компании предусмотрено оформление иных командировочных бумаг (задания на командировку, командировочного удостоверения и т. д.), необходимо заполнить их перед отправкой сотрудника в служебную поездку.

Кроме приказа (если в компании он оформляется по унифицированной форме) и иных внутрифирменных документов рекомендуем оформить дополнительное распоряжение, в котором следует прописать нюансы подготовки к командировке, а именно:

• обязать командируемого работника заблаговременно оформить загранпаспорт (если он у него отсутствует или просрочен) и иные необходимые для выезда из страны документы (визу, медицинскую страховку и др.);
• указать финансистам на необходимость составления предварительной сметы расходов по загранкомандировке для определения размера аванса, выдаваемого сотруднику до начала поездки;
• поручить сотрудникам кадровой службы или иным ответственным лицам компании провести прочие необходимые процедуры (по приобретению проездных билетов, бронированию гостиницы и т. д.).

Когда нужна медстраховка для загранкомандировки, читайте здесь.

Этап 3: контрольный

В распоряжении (о котором было рассказано выше) необходимо также прописать такой важный аспект, как необходимость проверки у командируемого сотрудника:

• отсутствия задолженности, отраженной в информационной базе службы судебных приставов;
• прививок (если для въезда в определенную страну их наличие обязательно).

Подробнее об этом расскажем далее.

Предварительный контроль и заблаговременные мероприятия

Чтобы не сорвалась запланированная служебная поездка, заранее проверьте, не включен ли ваш сотрудник в число должников на сайте ФССП (сервис «Узнайте о своих долгах»).

Сотрудник может быть ограничен в праве выезда за рубеж, если имеет:

• неоплаченные счета по услугам ЖКХ;
• штрафы;
• судебные задолженности;
• алименты;
• налоги;
• просроченные банковские займы или кредиты.

Решение о запрете выезда выносит судебный орган после того, как кредитор подал на должника в суд. Размер долга, ограничивающий загранпоездки, определен в п. 1 ст. 67 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ:

• 10 000 руб. — если есть долги по алиментам, возмещению вреда здоровью и др.;
• 30 000 руб. — при наличии задолженности по иным требованиям.

Учитывая, что информация о погашении долга появляется в информационном ресурсе ФССП в течение 3–7 дней после оплаты, планирующему командировку сотруднику важно заранее выявить и оплатить свои долги, иначе загранкомандировка сорвется.

Если служебная поездка планируется в далекую экзотическую страну (например, во Вьетнам, Шри-Ланку, африканские государства), важно позаботиться о защите жизни и здоровья отправляемого в загранкомандировку сотрудника. Речь идет об обязательных и рекомендованных прививках.

К примеру, без вакцинации от желтой лихорадки не пускают в страны, в которых зарегистрированы случаи данного инфекционного заболевания или есть комары — переносчики этого вируса. Перечень таких государств регулярно пересматривается ВОЗ.

Подтверждением вакцинации служит сертификат международного образца.

Для обеспечения достаточной иммунной защиты организма необходимо время, поэтому администрации компании, планирующей загранкомандировку, следует заранее организовать прививочное мероприятие (хотя бы за месяц до предполагаемой поездки).

Какими инструкциями снабдить командированного сотрудника?

До отправки сотрудника в загранкомандировку выдайте ему памятку с рекомендациями о том, как подтвердить те или иные «командировочные расходы». Мы подготовили для вас полезные подсказки:

Cкачать таблицу

Итоги

Отправляя сотрудника за границу по служебным делам, необходимо издать приказ с указанием цели и сроков командировки. При необходимости оформляются: загранпаспорт (если его нет или он просрочен), виза (если она требуется для въезда в страну), обязательная медицинская страховка и иные документы. Сотрудника желательно также снабдить инструкцией о том, какие документы ему надлежит привезти из поездки для обоснования командировочных расходов.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/kak_pravilno_oformlyaetsya_komandirovka_za_granicu/

Правильно оформляем командировку за рубеж

Для стран дальнего зарубежья не оформляют командировочное удостоверение. Суточные при однодневных деловых поездках за рубеж выплачивают в половинном размере. Иностранные подтверждающие документы следует переводить.

Оформляют ли командировочное удостоверение для стран дальнего зарубежья? – Нет.

Как выплачиваются суточные при однодневных деловых поездках за рубеж? – В половинном размере.

Надо ли переводить иностранные подтверждающие документы? – Да.

Шаг 1. Готовим служебное задание

Служебное задание на командировку. Оно утверждается работодателем, в нем указывается цель командировки работника, место назначения и срок. Особенность этого документа в том, что он заполняется в два этапа: до отъезда работника в командировку и по возвращении из нее. Сначала служебное задание должен подписать руководитель того структурного подразделения, в котором работает командируемый. Затем задание утверждает руководитель учреждения.

www.kdelo.ru
Дополнительный образец в электронной версии статьи: служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

Шаг 2. Издаем приказ о направлении в командировку

В качестве основания для отправления в командировку, как правило, указывается служебное задание. Образец приказа на стр. 74.

Шаг 3. Выдаем денежный аванс работнику

Он потребуется для оплаты расходов по проезду и найму жилья, а также иных трат, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Размер аванса рассчитывается с учетом сумм, установленных в коллективном договоре (локальном нормативном акте).

Командировка за рубеж предполагает определенные расходы для работника в иностранной валюте. Поэтому выдача аванса имеет некоторые особенности. Итак, аванс на командировку за рубеж можно выдать как в иностранной валюте, так и в рублях для того, чтобы работник сам приобрел наличную валюту в обменном пункте. Кроме того, аванс работнику можно выдать либо наличными из кассы, либо в безналичном порядке.

Узнайте об оплате командировки в выходные дни

Совет
Чтобы работник мог оплачивать расходы за рубежом или снимать валюту через банкоматы, удобно аванс перечислить ему на банковскую карточку

Документ	Поможет вам
Статья 168 Трудового кодекса	Определить расходы, которые работодатель обязан возместить работнику в связи с командировкой
Положение «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749)	Правильно определить порядок направления сотрудника в командировку
Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»	Правильно оформить документы на командировку
Приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н	Определить порядок учета командированных работников

Шаг 4. Оформляем командировочное удостоверение*

По общему правилу командировочное удостоверение для командировки за рубеж оформлять не нужно.

Исключение – командировки в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы.

В этом случае даты пересечения государственной границы России при следовании с нашей территории (и на нашу территорию) определяются по отметкам в командировочном удостоверении (оформляется как при внутренней командировке).

Дата пересечения государственной границы (время пребывания работника в зарубежной командировке) определяет момент, с которого суточные должны выплачиваться в иностранной валюте.

Если же командировка планируется в страны СНГ, работник кадровой службы должен проверить, к какой категории относится страна назначения. Так, в соответствии с заключенными межправительственными соглашениями не проставляются отметки о пересечении границы при командировках в Азербайджан, Армению, Белоруссию, Казахстан, Киргизию, Молдову, Таджикистан, Узбекистан, Украину.

Командировочное удостоверение (в тех случаях, когда его оформление необходимо) заполняют в одном экземпляре. Документ также готовят в два этапа. Сначала заполняется только лицевая сторона и первая запись о выбытии на оборотной стороне. После возвращения работника из командировки заполняется оставшаяся часть документа.

www.kdelo.ru
Дополнительные образцы в электронной версии статьи: командировочное удостоверение, авансовый отчет

Шаг 5. Заполняем журнал учета командировок

Работников, направляемых в служебную командировку, регистрируют в специальном журнале учета работников, выбывающих из командирующей организации (образец выше).

В журнале указывают фамилию, имя, отчество командированного работника, дату и номер командировочного удостоверения (при поездке в страны СНГ), наименование организации, в которую он командирован, и пункт назначения.

Шаг 6. Оформляем авансовый отчет

По возвращении из служебной командировки работник не позднее трех рабочих дней должен составить отчет о выполнении служебного задания (дозаполнить графу 12 в служебном задании) и представить в бухгалтерию авансовый отчет о командировочных расходах с оправдательными документами. Например, подтверждающие расходы по найму жилого помещения / на проезд до места назначения и обратно, уплату сборов за услуги аэропортов, иных комиссионных сборов.

Остаток денежных средств свыше суммы, использованной согласно авансовому отчету, работник обязан вернуть не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Ошибка

На время передвижения по территории России работнику, командированному за рубеж, суточные выплачены в иностранной валюте

Как правильно

В соответствии с Положением № 749 на время передвижения по территории России суточные должны выплачиваться по норме, установленной для командировок по России (в руб.) (например, при въезде в Россию – со дня пересечения границы, включая этот день)

Что будет, если…

В этом случае работодатель может быть подвергнут административному наказанию за нарушение валютного законодательства в виде штрафа в размере от трех четвертых до одного размера суммы незаконной валютной операции (в соответствии со ст. 15.25 КоАП РФ). Однако стоит сказать, что риск применения этого вида наказания на практике весьма невелик.

Шаг 7. Рассчитываемся с работником

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя (например, положением о командировках).

Совет
Установите размер суточных в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте по тем странам, куда планируются деловые поездки

Положение предусматривает некоторые особенности при расчете суточных работнику, направленному в командировку за рубеж:

• за время следования по территории РФ суточные выплачиваются по норме работодателя для командировок по России (то есть в руб.);
• со дня пересечения границы при выезде из России (включая день пересечения границы) – по норме, установленной для страны, в которую направляется командированный работник (в валюте той страны, куда работник направляется);
• со дня пересечения границы при въезде в Россию (включая день пересечения границы) – по норме, установленной для командировок по России (в руб.);
• если за время командировки работник посещает несколько стран – суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются по нормам той страны, в которую направлен работник.

Пример

Харламов А.В., специалист по внедрению программы автоматизированного бухгалтерского учета, направляется в командировку в компанию N в г. Вена, Австрия, а затем в компанию S в г. Мюнхен, Германия. Его поездка распланирована следующим образом:

• 1 сентября 2010 г. – вылет из Москвы в Вену (Австрия);
• 2–4 сентября 2010 г. – пребывание в Вене (Австрия);
• 5–7 сентября 2010 г. – пребывание в Мюнхене (Германия);
• 8 сентября 2010 г. – вылет из Мюнхена в Москву.

www.kdelo.ru
Статьи в тему: «Отправляем сотрудника в командировку за рубеж» (№ 5, 2008)
«Загранкомандировки по-новому» (№ 1, 2009)

За указанные периоды Харламову А.В. будут выплачены суточные в следующем порядке:

• 1–4 сентября 2010 г. – 90 евро в сутки (норма суточных, установленная работодателем для Австрии);
• 5–7 сентября 2010 г. – 85 евро в сутки (норма суточных, установленная работодателем для Германии);
• 8 сентября 2010 г. – 700 рублей в сутки.

В нашем примере работник планирует посетить две страны, являющиеся участниками Шенгенского соглашения. Определить день пересечения границы между этими государствами по отметкам в паспорте будет невозможно, так как пограничный контроль между Австрией и Германий не осуществляется.

Как тогда Харламов А.В. может подтвердить свое время пребывания на территории Австрии и Германии? Исходя из сложившейся практики оформления командировок в качестве подтверждающих документов можно предъявить проездные билеты (из Австрии в Германию), счета за проживание в гостинице.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Татьяна БУКВИЧ,
начальник юридического отдела ООО ЧОА «Щит и меч» (г. Сургут):

– В загранкомандировку можно отправить не всех. Так, запрещается направлять в командировки работников в период действия ученического договора (если командировка не связана с ученичеством), работников в возрасте до 18 лет и беременных женщин (ст. 203, 259 и 268 ТК РФ).

Ограничение права выезда за границу РФ на срок, оговоренный в трудовом договоре, установлено также для должностных лиц или граждан, допущенных или ранее допускавшихся к государственной тайне**.

Временное ограничение может быть установлено, в частности, для граждан РФ, подозреваемых либо привлеченных в качестве обвиняемого в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством РФ, до вынесения решения по делу или вступления в законную силу приговора суда.

Галина МЕРЕЖКИНА,
бухгалтер муниципального унитарного предприятия «Красноярское ЖКХ» (пгт. Красный Яр Волгоградской области):

– Оформить загранкомандировку можно без командировочного удостоверения. Время фактического нахождения работника в загранкомандировке в странах дальнего зарубежья определяется по отметкам в загранпаспорте сотрудника, свидетельствующим о пересечении государственной границы России. По возвращении из командировки работнику следует приложить к авансовому отчету ксерокопию страниц загранпаспорта с такими отметками.

Светлана АВРАМЕНКО,
финансовый директор ООО «Новое поколение» (Москва):

– При превышении суммы денежного аванса над расходами расчеты с работником производятся как в рублях, так и в валюте той страны, куда он направлен в командировку. Это возможно при условии, что на предприятии существует и рублевая, и валютная кассы.

Чаще расчет производится в рублях по фактическим затратам на приобретение валюты (если они документально подтверждены) или в пересчете по курсу ЦБ РФ на дату погашения задолженности.

Также возможен и безналичный расчет (как в иностранной валюте, так и в пересчете в рублях).

Материал подготовила Анна СЕМИЛЕТОВА,
юрист компании «Пепеляев групп»

* Если необходимо.

** Статья 24 Закона РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1, ст. 15 Федерального закона РФ от 15 августа 1996 г. № 114-ФЗ.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/67342-qqk-pravilno-oformlyaem-komandirovku-za-rubej

Загранкомандировка и суточные — правила оформления

Загранкомандировка оформляется на основании тех же положений, что и командировки по Российской Федерации. Рассмотрим только те особенности, которые могут повлиять на оформление первичных документов при командировке за границу.

Основным нормативным документом, регламентирующим расходы работников в заграничных командировках, является постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93.

С 1 января 2006 г. постановлением Правительства РФ от 13 мая 2005 г. № 299 внесены изменения в нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в загранкомандировке. Напоминаем, что данные нормы применяются для целей определения налоговой базы по налогу на прибыль.

Для расчета НДФЛ и ЕСН с 1 января 2006 г. применяются нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812.

Обратите внимание, что данный документ применяется в отношении работников организаций, финансированных за счет средств федерального бюджета. О коммерческих организациях в этом документе не упоминается.

Следовательно, эти организации могут применять при расчете НДФЛ и ЕСН нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 13 мая 2005 г. № 299.

Также стоит обратить внимание и на письмо Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу».

С 1 января 2008 г. не облагаются НДФЛ суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке.

В случае направления работника в командировку за границу работодатель возмещает ему расходы:

• по проезду к месту командировки и обратно;
• по найму жилого помещения;
• дополнительные, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно возмещаются в размере фактических затрат в соответствии с представленными первичными документами (билеты). В соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ командированному работнику также возмещаются консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Расходы по найму жилого помещения также возмещаются в размере фактических затрат в соответствии с представленными первичными документами.

При оплате расходов по найму жилого помещения возмещаются и затраты на дополнительные услуги, оказываемые в гостиницах, за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительныими объектами.

Суточные для загранкомандировок должны выплачиваться с учетом постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93. Размер суточных при загранкомандировках (так же, как и при командировках) должен быть установлен в коллективном договоре или местном локальном нормативном акте (приказе, распоряжении руководителя предприятия). Размер суточных, установленных предприятием, не может быть меньше размера, установленного законодательством.

Суточные за границей

Начисление суточных при загранкомандировках имеет ряд особенностей. Со дня пересечения государственной границы при выезде из России суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию – по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации.

Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется. Если работник находится в командировке за границей более 60 дней, то начиная с 61 дня размер суточных меняется.

При переездах внутри стран Шенгенской зоны отметки в паспорте о пересечении границ не ставятся, так как получаемая «шенгенская» виза действительна для путешествия по всем странам Шенгенского соглашения. Поэтому единственным документом, подтверждающим переезд из одной страны в другую, будет авиа- или железнодорожный билет. Этой отметкой можно воспользоваться для расчета суточных.

Сложнее будет в ситуации, когда переезд совершается на автомобиле. В этом случае стоит получить от иностранных партнеров документы, подтверждающие дату окончания работ в одной стране и дату начала работ в другой стране. Специальной формы таких документов не существует.

Но можно воспользоваться типовой формой командировочного удостоверения или подписать акт приемки-сдачи работ с указанием сроков начала и окончания работ.

К иным расходам, возмещаемым предприятием командированному работнику, могут относиться:

• расходы на телефонные переговоры;
• расходы на оформление медицинской страховки, без которой в ряд стран иностранцы не допускаются;
• расходы по оформлению визы, заграничного паспорта;
• расходы по провозу багажа весом до 30 кг;
• расходы, связанные с обменом чека в банке на наличную валюту.

Загранкомандировка — документальное оформление

Оформление документов на командировку работника за границу так же, как и при командировке по России, начинается с издания приказа руководителя (форма № Т-9 или № Т-9а) и служебного задания на командировку.

При командировке за границу не требуется оформлять командировочное удостоверение. Даты пересечения границы проставляются в загранпаспорте при прохождении границы.

К авансовому отчету прикладывается ксерокопия необходимых страниц паспорта с отметками таможни.

После составления сметы на командировочные расходы предприятию необходимо получить в уполномоченном банке наличную валюту.

В настоящее время согласно ст. 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» операции, связанные с получением валютных денежных средств с банковских счетов, можно совершать без ограничения. Поэтому для получения наличной валюты для заграничной командировки в банке не требуется никаких особых документов. Некоторые банки требуют при этом предъявлять доверенность выписанную организацией на получателя.

Командированному лицу также могут быть выданы под отчет и денежные средства в рублях. В этом случае он самостоятельно приобретает необходимую валюту.

Организация может также перечислить валютные средства для командировки на пластиковую карточку командируемого лица.

После возвращения из командировки работник обязан представить отчет о проделанной работе. Желательно, чтобы отчет носил развернутый характер во избежание претензий со стороны налоговых органов.

В течении 10 календарных дней после возвращения из загранкомандировки работник обязан представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с подтверждающими произведенные расходы документами.

Подотчетные суммы наличной иностранной валюты, не использованные во время служебной командировки за границей, возвращаются работником в кассу организации.

Задолженность может быть погашена сотрудником в кассу предприятия в иностранной валюте, аналогичной полученной под отчет, в иностранной валюте, отличной от полученной под отчет, или в рублях по курсу, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

При этом для расчета суммы задолженности применяется обменный курс, указанный в документе банка страны командирования, подтверждающем обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на иную наличную иностранную валюту.

В случае отсутствия документа банка страны командирования, подтверждающего обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на валюту страны командирования, применяется курс, установленный Банком России на дату погашения задолженности.

В случае перерасхода по авансовому отчету перерасходованная сумма возмещается путем:

• перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета организации на валютный счет работника в уполномоченном банке;
• выдачи суммы задолженности в наличной иностранной валюте;
• выдачи эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленной по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

Источник: https://doc.blankbuh.ru/article/zagrankomandirovka-i-sutochnye-pravila-oformleniya

Командировочные за границу – порядок выплат, ограничения в размерах

Командировочные за границу, цель поездки, выполнение определенной деятельности за пределами страны, их длительность — утверждается в приказном порядке руководителем предприятия. Вне зависимости, на какой территории проводится работа, государство гарантирует защиту гражданина в соответствии с положениями Трудового Кодекса РФ.

Общие понятия о командировках

В чем заключается цель командировки.

Командировочные за границу сопровождаются сложной процедурой в определении затрат, документального оформления, правильного и четкого, чтобы отправленный специалист в другую страну разрешал производственные вопросы без проблем.

Задачи, которые предстоит решить сотруднику, возникают разные:

• оговариваются контрактные условия;
• подписываются соглашения;
• посещаются семинары, тренинги;
• исследуется рынок сбыта;
• проводится поиск новых партнеров и выгодных контрактов.

Представление о командировочной служебной деятельности вытекает из понятия официальной терминологии во взаимоотношениях контрагентов, где инициатором направления на работу становится руководство компании, исполнителем задания — сотрудник, а выполняется поручение не в стенах организации.

Отправление работника любого статуса за пределы государства по служебным вопросам включены в обязанность производственных служб, они состоят из моментов:

• определяют общую сумму предстоящих расходов;
• выплаты проводятся из расчета средней зарплаты, за весь период нахождения в служебной поездке;
• выясняют размер суточных;
• подготавливают и оформляют необходимые документы;
• оплачивают страховые взносы, налоговый сбор;
• возмещают оплату за жильё и проезд.

В обязательное возмещение затрат входят:

• проезд и возвращение на рабочее место;
• найм гостиничных номеров, частных жилых помещений;
• расходы на проживание;
• дополнительные издержки — согласуются с работодателем.

Законодатели сохранили положение о выплате суточных в денежном эквиваленте.

Согласно нормативам руководство компании, направившего специалиста в командировку, обязано возместить ему ежедневный расход на проживание в поездке.

Ограничения в количестве денег определяется предприятием. Размеры закреплены локальными нормативными актами в любой приемлемой для компании сумме.

Особенность расчетов заключена в налогообложении. Если сотрудник направлен работать на территории своего государства, то покрытые затраты в пределах 700 руб. не будут подвергаться удержанию налогов.

На заграничные поездки выделяют суммы в пределах 2500 руб. Начисление суточных может быть в любых размерах, следует вести правильный учет обязательных удержаний.

Кого направляют на работу зарубеж

В командировку могут отправить не всех.

Руководитель самостоятельно определяет, какой из специалистов справится с поставленной перед ним производственной задачей в дальней командировке.

Имеются законодательные ограничения, когда руководство не имеет право направлять зарубеж сотрудников с наличием:

1. Беременности;
2. Инвалидности, если имеется запрет на деятельность с разъездами;
3. Несовершеннолетия, кроме заданий связанных с творчеством и проведением съёмок;
4. Оформленного отпуска на учебную сессию, разрешено отправлять в командировку связанную с обучением.

Запрещается отправлять на удалённую от официального места работу без персонального согласия:

1. Женщин с малолетним ребёнком;
2. Мужчин, воспитывающих без матерей детей;
3. Сотрудников из неполных семей, на содержании которых находятся ребята младше 5 лет;
4. Родителей сыновей или дочерей, имеющих инвалидность;
5. Опекунов и попечителей малышей;
6. Работников, которые ухаживают за тяжелобольными родственниками, если его действия подтверждены медицинским заключением.

Прежде чем принять решение на отправку служащего работать за границей, главам фирм как крупных, так и не больших предприятий следует изучить убедительные рекомендации ТК РФ.

Порядок оформления документального пакета

Издается приказ о направлении в командировку.

Без правильно оформленных необходимых бумаг невозможно предпринять ни одно передвижение граждан в любом направлении. Командировка не исключение, к ней готовятся заранее, начиная со знакомства с приказом, созданного в администрации компании.

При этом вне зависимости от цели поездки:

1. Поучаствовать в дебатах конференции;
2. Изучить на выставке новейшее оборудование, его принцип работы;
3. Выполнить конкретную производственную задачу.

На предприятии издаётся специальное распоряжение для сотрудника:

1. Исходящее от непосредственного руководителя;
2. Утверждённое главой фирмы;
3. В приказе указываются мероприятия, через которые необходимо пройти, чтобы разрешить ключевые вопросы.

Создание распорядительного документа обязательно даже для однодневной командировки.

Отсутствие работника на постоянном рабочем месте отмечают в табеле, в нем фиксируют выход всех сотрудников, их занятость по времени на предприятии, регистрируют в журнале цифровым (06) или буквенным (К) обозначением.

Поэтапные рекомендации

Особый порядок направления служащего в командировку.

Отправка служащего на работу в другое государство происходит в следующей последовательности:

1. Руководитель определенного подразделения направляет докладную вышестоящему по рангу должностному лицу, что специалисту нужно выехать за пределы страны;
2. Издаётся приказ, в нём указана цель поездки, поставлены задачи и срок для их выполнения;
3. Выдают командировочное удостоверение, если страна находится на территории СНГ;
4. Знакомят командировочного с приказом;
5. Рассчитывают предстоящие расходы, учитывают валютный курс, платят аванс.

Источник: https://naimtruda.com/vyplaty/travel/komandirovochnye-za-granitsu.html

Правила оформления загранкомандировки: документы, размер суточных

Правила оформления поездок по рабочим нуждам за пределы территории нашего государства отличаются от отправлений, совершаемых в пределах России. Отличия заключаются в суточных начислениях, а именно в нормах их размера за границей, алгоритме оформления авансового отчета о затратах, расчете зарплаты и методе ее начислений при продолжительных поездках и т.д.

Кого запрещено отправлять в заграничные командировки

В отношении зарубежных командировок действуют ограничения, аналогичные служебным поездкам в пределах территории страны. Организациям запрещается издавать распоряжения об отправке в такие поездки в отношении следующих категорий сотрудников:

• лица женского пола, находящиеся в положении;
• не достигшие совершеннолетнего возраста (исключение: граждане, являющиеся профессиональными спортсменами и работающие на творческих должностях);
• сотрудники, оформленные по ученическому договору найма;
• члены коллектива, имеющие какую-либо группу инвалидности (если поездка помешает их действующей реабилитационной программе);
• работники, принимающие участие в выборах (на срок их проведения).

Также в отношении иностранных направлений действуют ограничения по категориям граждан, отправка на служебное задание которых возможна только после получения их согласия:

• женщины, имеющие одного или более детей до трех лет;
• родители-одиночки детей до пяти лет;
• родители, опекуны и попечители детей-инвалидов;
• сотрудники, ухаживающие за близкими родственниками.

Другие работники вне зависимости от их трудовых функций могут быть направлены в зарубежные командировки без ограничений.

Правила оформления заграничной командировки

Различия между процедурами оформления местных и зарубежных командировок минимальны. Они заключаются в алгоритме начисления суточных выплат, их размере и некоторых других параметрах.

ВНИМАНИЕ! Командировка за границу в организацию, являющуюся филиалом или представительством фирмы, или же, наоборот, если компания, в которой трудится командируемый, сама является дочерним производством иностранного холдинга, требует официального оформления и соблюдения всех правил и требований отправки сотрудников в служебные поездки.

Образец приказа о направлении в командировку

До 2016 года перечень документации для оформления рабочих поездок, в том числе и за границу, был достаточно велик. Он включал приказ, командировочное удостоверение, служебное задание и т.д. Сейчас же обязателен для составления только один документ – приказ.

Для его составления трудовым законодательством предусмотрена унифицированная форма, издаваемая под номером Т-9 или Т-9а (используется при отправлении несколько работников одновременно).

Однако ТК не обязывает организации использовать упомянутые формы. Они могут составлять приказ на самостоятельно разработанных бланках. Единственное условие в таком случае заключается в том, что в его содержании должны присутствовать все требуемые реквизиты, а обязанность применения таких форм должна быть регламентирована внутренними нормативным актами предприятия.

Рекомендуем к прочтению: Как оформить приказ на командировку?

Образец заполнения формы Т-9:

Служебное задание

Это документ, включающий в себя основные сведения о поездке. В нем указываются:

• адрес расположения организации, которая выступает принимающей стороной;
• продолжительность поездки;
• сумма и учет суточных;
• алгоритм начисления трудового вознаграждения работника;
• подробное описание поставленных задач.

С 2016 года составление и использование служебной записки не является обязанностью предприятия. Тем не менее большинство компаний продолжают использовать документ в ходе своей деятельности, так как это позволяет оптимально систематизировать организационные моменты командировочных поездок сотрудников.

В какой валюте выдавать суточные

Помимо основного трудового вознаграждения, сотруднику также следует начислять суточные выплаты. Это денежные средства, выдающиеся сроком на один день, не требующие составления официальной отчетности об их трате. На законодательном уровне установлен размер суточных, не облагающихся подоходным налогом (то есть работник получает сумму в полном объеме без каких-либо удержаний):

• по территории России – 700 р.;
• на территориях других государств – 2500 р.

По правилам, размер суточных при заграничных командировках не может быть меньше указанного значения. Работодатель обладает правом увеличения их размера на свое усмотрение.

ВАЖНО! Суточные при командировке за рубеж должны начисляться в национальной валюте страны, куда направляется сотрудник. Однако в период его пребывания в России (день отъезда и сутки прибытия) выплата начисляется в рублях.

При этом организация не обязана выдавать средства из кассы сразу в нужной валюте. Бухгалтерский отдел может направить перевод в рублях, а уже после получения финансов сотрудник сможет докупить нужную валюту. В такой ситуации обязательным будет являться предоставление чеков или квитанций о совершенном обмене валют с указанием курса.

Как оформить подтверждение расходов

При поездках за границу работник обязан отчитываться за трату денежных средств, выданных авансом не только на стандартные расходы (питание, проживания, стоимость топлива при передвижении на личном транспортном средстве и т.д.), но и на следующие операции:

• оплата государственного налогового сбора за оформление и изготовление загранпаспорта;
• различные пошлины, уплаченные визовому центру;
• аэропортовые сборы.

Процедура их оформления аналогична стандартной.

Все расходы также учитываются в авансовом отчете, который составляется и предъявляется главному бухгалтеру организации в течение трех рабочих суток с момента возвращения работника из командировки.

При этом следует учитывать, что к документу следует прикладывать чеки, копии страниц заграничного паспорта, в которых проставляются отметки по таможенному контролю о пересечении границ страны и другие виды отчетных квитанций.

Длительность командировки

Как и в случае с местными поездками, на законодательном уровне командировка за рубеж никак не ограничивается по срокам ее продолжительности. Она может быть оформлена и на минимальный период в один день, а условий, касающихся максимального возможного периода, не установлено.

Вам может быть интересно: Возможно ли отказаться от служебной командировки и по каким причинам?

Особенности оформления заграничной командировки в бюджетных организациях

Зарубежная командировка работников бюджетной сферы в целом никак не отличается от общего порядка. Существует лишь несколько нюансов.

Во-первых, это срок составления и подачи авансового отчета – сотрудник обязан предоставить его сразу же в день возвращения. Во-вторых, в отношении бюджетных служащих возможно начисление суточных принимающей стороной.

Если же ею компенсируется только питание, то данные суммы выплачиваются основным предприятием, в котором трудится гражданин, в уменьшенном размере – 30% от нормы.

Источник: https://o-kadrah.ru/dokumenty/komandirovka-za-granitsu