Требования к оформлению документов по личному составу

В этой статье:

Содержание
  1. Составление, согласование, регистрация и хранение распорядительных документов по личному составу
  2. обязательные распоряжения (приказы) по личному составу
  3. регистрация документов в журнале. формирование дела
  4. Требования к оформлению документов по личному составу
  5. Таким  образом,  в  нашей  жизни  большое  значение  имеют  документы  по  личному  составу,  отражающие  трудовую  деятельность  работника  и  подтверждающие  трудовой  стаж,  необходимый  для  начисления  пенсии.  В  условиях  рыночных  отношений,  с  созданием  большого  числа  различных  фирм,  предприятий,  организаций  остро  встала  проблема  правильного  документирования  трудовых  правоотношений,  организации  работы  и  сохранения  кадровой  документации.  Почти  повсеместно  из-за  малочисленности  и  некомпетентности  персонала  фирмы  не  придают  значения  оформлению,  ведению  и  сохранению  документации  по  личному  составу.  Важнейшая  роль  этих  документов  в  жизни  каждого  человека  зачастую  недооценивается  руководителями  коммерческих  структур  (хотя  они  несут  персональную  ответственность  за  документальный  фонд  предприятия),  в  результате  чего  кадровая  документация  ведется  с  грубыми  нарушениями  соответствующих  требований  общегосударственных  законодательных  и  нормативных  актов  —  ТК  РФ,  Инструкции  о  порядке  ведения  трудовых  книжек  на  предприятиях,  в  учреждениях  и  организациях  и  др.).  Таким  образом,  ошибки  при  ведении  кадровой  документации  не  просто  выражают  неуважение  к  сотрудникам,  но  и  являются  нарушением  требований  трудового  законодательства
Рекомендуем!  Правила оформления деловой переписки ГОСТ

Составление, согласование, регистрация и хранение распорядительных документов по личному составу

Требования к оформлению документов по личному составу

В «Справочнике кадровика» № 2, 2007 мы рассматривали, какие распорядительные документы по личному составу являются обязательными, определяли их отличительные особенности. В этом номере остановимся на вопросах составления, согласования, регистрации и хранения распорядительных документов по личному составу.

Распорядительные документы по личному составу, как правило, составляются (подготавливаются) совместно кадровой службой (сотрудником, ответственным за работу с персоналом) и заинтересованными структурными подразделениями. Однако, на наш взгляд, учитывая конфиденциальный характер документов по личному составу, более целесообразно технологические процедуры с ними осуществлять в кадровой службе.

Проекты распорядительных документов по личному составу согласовываются с бухгалтером (как правило, главным), юрисконсультом, руководителями заинтересованных структурных подразделений. Обязательна и виза руководителя кадровой службы.

Данные распорядительные документы подписываются обычно руководителем или — в соответствии с распределением полномочий — лицом, уполномоченным на подписание таких документов.

В установленных законом случаях эти документы должны иметь гриф согласования или отметку об учете мнения первичного выборного профсоюзного органа организации.

Распорядительные документы по личному составу доводятся до сведения работников под роспись в экземпляре, находящемся на хранении в отделе кадров (см. приложение 1). Все эти документы оформляются, как правило, в трех-четырех экземплярах:

  • первый подшивается в соответствующее дело, которое хранится в кадровой службе;
  • второй рассматривается как основание для проведения бухгалтерских операций и хранится в бухгалтерии, например в папке «Приказы по личному составу. Копии»;
  • третий помещается в личное дело работника (если такое ведется);
  • четвертый при необходимости передается в соответствующее структурное подразделение.

Все виды и формы распорядительных документов по личному составу должны регистрироваться и храниться отдельно от приказов по основной деятельности. В кадровой службе обязательно должны сохраняться первые экземпляры (подлинники).

Поскольку последствия разных принимаемых кадровых решений неодинаковы в целом для организации и ее сотрудников, то различна и ценность распорядительных документов, в которых они фиксируются.

Большая часть распорядительных документов по личному составу относится к «текущим». В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.

00, распорядительные документы по личному составу и их копии должны храниться во всех организациях, независимо от формы собственности, но срок их обязательного хранения составляет от одного до 75 лет.

Копии таких документов в бухгалтерии и подразделениях хранятся такой же срок или до минования надобности.

Случаи, в которых требуется обязательное ознакомление работника (работников) с документами под подпись

В соответствии со сроками хранения определяются системы регистрации и хранения документов. Их регистрация может осуществляться по усмотрению самой организации — как в общем массиве, так и отдельно по группам, например: отпуска, командировки, дежурства и отгулы, поощрения и т. д. Так же могут формулироваться и заголовки дел в номенклатуре дел кадровой службы, например: «Приказы по отпускам» и т. д.

Выбор системы регистрации и хранения таких приказов определяется их количеством в течение года; чем больше число документов, тем целесообразней выделение самостоятельных регистрационных баз данных и дел.

Сама регистрация может вестись в любой форме по выбору организации, ограничений здесь нет: это могут быть журналы, картотеки, компьютерные базы данных.

Однако следует иметь в виду, что многие контролирующие органы и суды в случае трудового спора традиционно отдают предпочтение журнальной форме регистрации.

Структура регистрационного индекса — это порядковая нумерация по возрастанию (валовая) в течение делопроизводственного года с добавлением, как правило, расшифровывающего буквенного индекса, например: «Л / С» — личный состав, «О» — отпуска, «П» — поощрения, командировки -«КМ» и тому подобное.

Дела с такими приказами могут быть переходящими, т. е. их формирование может осуществляться несколько лет (принято — не более 5 лет), т. к. при небольшом количестве листов в деле каждый год заводить новое дело нецелесообразно. Это увеличит сроки хранения части документов, но уменьшит объемы хранимых дел.

Порядок хранения таких документов ничем не отличается от правил хранения других дел с временными (до 10 лет) сроками хранения.

Документы учитываются по номенклатуре дел за последний год их формирования, при закрытии дела уточняются хронологические рамки включенных в дело документов и полнота раскрытия их состава в заголовке.

Сами документы дополнительно не систематизируются, листы не нумеруются, скобки и скрепки могут не выниматься, нет претензий и к качеству папок. После истечения срока хранения они, наряду с другими документами, включаются в акты о выделении к уничтожению.

обязательные распоряжения (приказы) по личному составу

В кадровой службе, кроме «текущих», издаются распорядительные документы по личному составу, обязательность которых установлена ТК РФ. Например, ст.

68, 841 ТК РФ и другие прямо говорят, что прием на работу, перевод на другую работу и увольнение должны оформляться соответствующими распорядительными документами.

Только они (а не трудовой договор) являются основанием для внесения записей в трудовую книжку работника, о чем в последней по каждой записи дается ссылка на соответствующий номер и дату документа.

Так, в соответствии с действующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.

03 № 225, все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту распорядительного документа.

Распорядительные документы по личному составу являются юридическими актами, подтверждающими сам факт работы гражданина в данной организации, его квалификацию, занимаемые в процессе работы должности, а также факт и основание увольнения. В соответствии с информационной ценностью эта группа распорядительных документов должна сохраняться столько времени, сколько может понадобиться содержащаяся в них информация.

При определении минимальных сроков их хранения за основу принята средняя продолжительность жизни — 75 лет, но, конечно, документы могут сохраняться и далее минимального срока.

регистрация документов в журнале. формирование дела

Распорядительные документы по личному составу обязательно регистрируются в специальных журналах, имеющих тот же срок хранения — 75 лет. В журнале должен указываться не только регистрационный индекс, но и по возможности фамилии работников, особенности оформления документа: рукописные тексты или исправления, отсутствие виз, дат и др.

Такой же срок установлен и для хранения картотек и указателей к приказам по личному составу, если они создавались для внутренних потребностей кадровой службы организации.

Документы-основания к распорядительным документам по личному составу либо включаются в личное дело работника, либо образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

Завершенное дело приказов по личному составу должно быть полностью оформлено в строгом соответствии с архивными правилами, едиными и обязательными для всех организаций, независимо от формы собственности. Полное оформление дела предусматривает:

  • подшивку или переплет дела;
  • нумерацию листов в деле;
  • составление заверительной записи (листа-заверителя);
  • составление внутренней описи документов дела;
  • оформление обложки (уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело, и др.).

Документы, помещенные в дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора.Часть 1 ст. 68 ТК РФ Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя.Часть 1 ст. 841 ТК РФ

Приложение 1

Пример доведения до сведения работников под подпись документов поличному составу

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/6145-rasporyaditelnaya-dokumentatsiya-po-lichnomu-sostavu

Требования к оформлению документов по личному составу

Требования к оформлению документов по личному составу

При прохождении практики в Военном  Комиссариате  Промышленного  района  я занимала должность  помощника секретаря руководителя.  Поскольку функции службы делопроизводства возложены на секретариат, у меня была возможность подробно изучить особенности ведения  как текущего делопроизводства, так и процесса подготовки  документов для сдачи в архив.

Подготовка  дел к хранению заключалась в оформлении личных дел военнослужащих. Мною были составлены  внутренние описи, листы-заверители, оформлялись обложки дел, нумеровались страницы для дел военнослужащих.

Для облегчения работы мне были предоставлены образцы оформления личных дел. Стоит отметить, что структура, порядок оформления этих дел не вполне соответствует нормативным требованиям (Типовой инструкции по делопроизводству, Основным правилам работы архивов организаций). Например, количество документов, содержащихся в деле не соответствует количеству единиц хранения, заявленных во внутренней  описи. Были обнаружены неточности в нумерации страниц.

Обложка дела оформляется по установленной форме.  Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.

https://www.youtube.com/watch?v=XLWAp4WWAlc

Квалифицированное ведение документации по личному  составу  относится  к  числу  необходимых профессиональных навыков работника кадровой службы.

Мне практика помогла научиться самостоятельно  решать  определенный  круг  задач, возникающих в ходе работы по  оформлению  документов.  Помогла в приобретении первоначального  профессионального  опыта  в  качестве  делопроизводителя. В частности я  научилась  работать  с  кадровой  документацией, оформлять документы по личному составу.

Также, в практической части, я научилась оформлять  личное  дело  сотрудника, подшивать его,  составлять и оформлять приказы,  а  также  заносить  сведения  о  приказах в регистрационные журналы.

В процессе практики был изучен состав видов служебных  документов,  порядок   и  особенности их оформления.

Я поняла, что на практике будут востребованы  все  знания,  полученные  мной  в  техникуме.

Таким  образом,  в  нашей  жизни  большое  значение  имеют  документы  по  личному  составу,  отражающие  трудовую  деятельность  работника  и  подтверждающие  трудовой  стаж,  необходимый  для  начисления  пенсии.  В  условиях  рыночных  отношений,  с  созданием  большого  числа  различных  фирм,  предприятий,  организаций  остро  встала  проблема  правильного  документирования  трудовых  правоотношений,  организации  работы  и  сохранения  кадровой  документации.  Почти  повсеместно  из-за  малочисленности  и  некомпетентности  персонала  фирмы  не  придают  значения  оформлению,  ведению  и  сохранению  документации  по  личному  составу.  Важнейшая  роль  этих  документов  в  жизни  каждого  человека  зачастую  недооценивается  руководителями  коммерческих  структур  (хотя  они  несут  персональную  ответственность  за  документальный  фонд  предприятия),  в  результате  чего  кадровая  документация  ведется  с  грубыми  нарушениями  соответствующих  требований  общегосударственных  законодательных  и  нормативных  актов  —  ТК  РФ,  Инструкции  о  порядке  ведения  трудовых  книжек  на  предприятиях,  в  учреждениях  и  организациях  и  др.).  Таким  образом,  ошибки  при  ведении  кадровой  документации  не  просто  выражают  неуважение  к  сотрудникам,  но  и  являются  нарушением  требований  трудового  законодательства

Источник: http://referat911.ru/Deloproizvodstvo/trebovaniya-k-oformleniju-dokumentov-po/541698-3277882-place3.html

Оцените статью
U-Alfa.ru Интернет журнал
Добавить комментарий