Правильное оформление реквизита адресат

Оформление реквизита «Адресат»

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).

Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно­справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).

Реквизит «Адресат» включает в себя:

• наименование адресата (получателя письма);
• почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.

Получателем письма могут быть:

• должностное лицо/несколько должностных лиц;
• организация;
• структурное подразделение организации;
• группа организаций;
• физическое лицо.

Адресат – должностное лицо

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:

Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:

• при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
• перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:

Адресат – организация

Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:

Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.

Адресат – структурное подразделение

Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

Адресат – физическое лицо

Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

Адресат – несколько организаций
или структурных подразделений

Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.

Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.

Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.

При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-­м, 3-­м и 4-­м адресатами не указывается.

Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под­разделения.

Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:

Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:

Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту.

В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы.

Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).

Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97­2016? Ничего.

Размещение реквизита «адресат» на бланке

Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:

• на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;
• на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.

Технические вопросы

• Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?

Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.

В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30­2003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.97­2016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:

• Как выравнивать реквизит «Адресат»?

Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например:

В. Ф. Макеева,
канд. ист. наук, доцент

Источник: https://www.profiz.ru/sr/7_2017/rekvizit_adresat/

В каком случае правильно оформлен реквизит адресат

РЕКВИЗИТ «АДРЕСАТ»: ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

Реквизит «адресат» является одним из важных реквизитов документа. Он характеризует географическое и иерархическое положение документа. Адресат — это получатель документа (в отличие от адресанта — отправителя документа). Данный реквизит указывает, кому предназначена заключенная в документе информация.

Обозначение адресата на документе необходимо экспедиционной службе организации для отправки (доставки) корреспонденции по назначению. При получении корреспонденции по адресату служба документационного обеспечения управления определяет правильность вложения и доставки документа по назначению.

Грамотное и точное оформление реквизита «адресат» позволяет при получении документа быстро определить должностное лицо или структурное подразделение, которому подлежит передать документ на исполнение или рассмотрение.

Адресат используется при составлении и оформлении различных видов документов, в первую очередь исходящих, т.е. отправляемых в другие организации. К их числу относятся письма, а также докладные и объяснительные записки, справки, представления, направляемые вышестоящим органам (должностным лицам).

В то же время адресат указывается и на многих внутренних документах — тех, которые создаются организацией для внутреннего пользования и не подлежат отправке.

К числу таких документов относятся докладные и объяснительные записки, справки, заявления, представления, которые, как правило, адресуются руководителю организации.

Для адресата на документе отведено место в правом верхнем углу.

При угловом варианте расположения реквизитов бланка адресат начинают печатать на уровне первой строки бланковых надписей, а при продольном — сразу под надписями бланка (в письмах — на уровне реквизитов «дата документа» и «регистрационный индекс», в других документах, при подготовке которых используется общий бланк, — на уровне реквизита «заголовок к тексту документа»). Печатается адресат от 4-го положения табулятора — после 32 печатных знаков при оформлении документа на пишущей машинке или 80 мм при оформлении на компьютере.

В состав реквизита «адресат» могут включаться: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ, почтовый адрес.

Каждая из составных частей адресата печатается с новой строки. Знаки препинания между ними не ставятся, но сохраняются в середине строк.

Документ может адресоваться:

— организации в целом;

— структурному подразделению организации;

— должностному лицу, не являющемуся руководителем;

— группе однородных учреждений (должностных лиц).

В зависимости от того, кому адресуется документ, адресат оформляется по-разному.

Если документ адресован организации в целом, то наименование этой организации указывается в именительном падеже.

Начальнику отдела материально- технического снабжения

Алейникову Г.Ф.

На одном документе разрешается указывать не более 4 адресатов, которые располагают один под другим. В случае когда письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, то первым пишется адресат — автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов. Слово «копия» перед 2, 3 и 4-м адресатами не указывают. При конвертировании экземпляров документа подчеркивается конкретный адресат.

Не допускается указывать нескольких адресатов на документе при направлении его в вышестоящий орган, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа.

Если документ направляется более чем в 4 адреса, то на каждом экземпляре проставляется только один адресат, а полный перечень адресатов включается в список на рассылку. Список на рассылку подписывается исполнителем документа и оформляется следующим образом:

Список на рассылку
письма _________ от _______ № __________

После отправки экземпляров документа список на рассылку помещается в дело вместе с экземпляром, оставшимся в организации-отправителе, что избавляет организацию-отправителя от необходимости оформлять и сохранять копию каждого отправленного экземпляра с указанием конкретного адресата на ней.

Список на рассылку составляется также при отправке экземпляров распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, указаний и др.), на которых адресат не указывается.

Указание на каждом экземпляре конкретного адресата при рассылке документа более чем в 4 адреса — достаточно трудоемкий процесс, занимающий немало времени. Для того чтобы сократить время на подготовку экземпляров рассылаемого документа, адресат можно обозначить обобщенно. Это допускается, если документ адресуется нескольким однородным организациям.

Республиканские органы государственного управления, иные государственные организации, подчиненные Правительству

Республики Беларусь

Руководителям министерств, иных республиканских органов государственного управления, организаций, подчиненных Правительству

Республики Беларусь

При использовании подобной формы адресования также составляется список на рассылку.

Список на рассылку допускается не составлять лишь в том случае, если документ адресуется всем без исключения организациям, обозначенным в адресате обобщенно, а сама сеть этих организаций имеется в осуществляющей рассылку экспедиционной службе организации-отправителя.

При направлении документа частному лицу адресат оформляется следующим образом: вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем — почтовый адрес.

Резвой Е.Н. ул.Козлова, д.15, кв.16

220031, г.Минск-31

Столярову Э.Н. ул.П.Глебки, д.15, кв.25 223120 п/о Логоза Логойского р-на

Минской области

Как уже было отмечено, в адресат может включаться также почтовый адрес. Он оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров РБ от 07.09.2004 № 1111.

Почтовый адрес всегда указывается при адресовании документов разовым корреспондентам (т.е. тем, с которыми не ведется постоянная переписка) и частным лицам. То, каким образом оформлен адресат (учреждению в целом, его структурному подразделению, руководителю и т.д.) в этом случае не имеет значения. Почтовый адрес указывается в адресате ниже всех остальных составляющих этого реквизита.

Почтовый адрес в реквизите «адресат» не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или организациям своей системы. В соответствии с этими правилами определяется также необходимость указания почтового адреса в списке на рассылку.

При написании почтового адреса допускают сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (войсковая часть), обл. (область), г. (город), с. (село), р-н (район), ул. (улица), пер. (переулок), п/о (почтовое отделение), пр. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира). В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак «№» не ставится, при литерном написании буква пишется слитно с цифрой (например, 22а).

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института

документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие

/ Тест по реквизитам

4) Каким образом оформляется реквизит «Адресат» в случае, если документ адресуется физическому лицу? Приведите пример.

5) Каким образом оформляется реквизит «Адресат» в случае, если документ адресуется конкретному должностному лицу? Приведите пример.

6) Каким образом оформляется реквизит «Адресат» в случае, если документ адресуется организации в целом? Приведите пример.

7) При адресовании частному физическому лицу инициалы указывают:

а) перед фамилией;

б) после фамилии.

8) В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись»:

а) Ректор Пшенов П.М. Пшенов

б) Директор школы № 432 Спицына Спицына Ф.И.

в) Главный бухгалтер Веревкина Веревкина С.А.

Директор МГУ Воронов Воронов П.В.

г) Директор школы № 45 подпись Ю.Г. Деминов

Директор школы № 56 подпись М.И. Рыбкина

д) Директор школы № 31 Директор школы № 87

________Ящик А.А. __________Жмуркина О.П.

9) В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» (во время отсутствия руководителя документ подписывается заместителем, исполняющим обязанности руководителя):

а) За Директора ___________________А.И. Сидоров

(подпись его зама Петрова)

б) Директор____________________А.И. Сидоров

(подпись его зама Петрова)

в) И.О. директора_________________________О.М. Петров

(личная подпись заместителя директора)

10) В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма НЕ упоминалось о приложении:

а) Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования

2. Правила подготовки и оформления документов

Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

б) Приложение: на 6 л. В 1 экз.

11) В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма упоминалось о приложении:

а) Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования

2. Правила подготовки и оформления документов

Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

б) Приложение: на 6 л. В 1 экз.

12) С какой целью на служебном письме указывают фамилию и телефон исполнителя:

а) для оперативной связи с исполнителем;

б) для придания документу юридической силы.

13) План работы института на 2004-2005 учебный год утверждается решением педагогического совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»:

Источник: http://www.kak-delat-pravilno.ru/kak-pravilno-oformit/v-kakom-sluchae-pravilno-oformlen-rekvizit-adresat.html

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

В разделе «образцы писем» вы можете изучить уже готовые шаблоны деловых писем. Тема о правилах деловой переписки и особенностях написания электронных деловых писем была начата нами в предыдущей статье. Давайте остановимся на вопросе оформления служебных писем более подробно.

Речь пойдет о требованиях, предъявляемых только в отношении основных реквизитов. Их вы сможете использовать на практике при составлении служебных (деловых) писем. Порядок их расположения отражен на картинке, при его составлении учтены «Требования к оформлению документов» согласно рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003.

Оформление реквизита «адресат» служебного письма

В зависимости от обстоятельств, адресатов у письма может быть несколько (организации, структурные подразделения, должностные и физические лица). Вот лишь некоторые примеры того, как следует указывать адресата:

Директору

ОАО «Горящий факел»

Д.Д. Долгорукому

или

ОАО «Горящий факел»

Бухгалтерский отдел

с указанием почтового адреса

ОАО «Горящий факел»

ул. Береговая, д. 17,

г. Омск, 381250

адресованное физическому лицу

Степному М.Ю.

ул. Каменщиков, д. 121, кв. 543,

г. Архангельск, 283450

Как оформлять реквизит «дата» в служебном письме

Дату на документ ставят после его подписания. Оформление возможно в двух вариантах: 25.01.2014 либо 25 января 2014 г. Если дата присутствует в тексте в нескольких местах, то следует придерживаться одного стиля ее написания.

Как оформлять реквизит «Регистрационный номер» в служебном письме

Регистрационный номер, аналогично предыдущему реквизиту, проставляется только после подписания письма и в соответствии с системой, принятой в данной организации. Он оформляется в виде порядкового номера, который при желании можно дополнить индексом дела согласно номенклатуре дел или буквами (отражение информации об исполнителе). К примеру:

02-21/146, в котором 02 – это порядковый номер отдела согласно структуре организации, 21 – порядковый номер, который идет по номенклатуре дел конкретного отдела, а 146 – порядковый номер самого документа, обозначение ОК может подразумевать как отдел кадров, так и конкретное лицо – Оксана Крылова и т.д.

Регистрация и проставление номера (регистрационного) на документе является обязательным требованием, так как это способствует облегчению обработки электронной почты.

Порядок оформления реквизита запроса «ссылка на регистрационный дату и номер»

Для облегчения обработки поступающей почты необходимо при подготовке ответа проставлять дату письма-запроса и его регистрационный номер. Делается это на уровень ниже исходящего регистрационного номера вашей организации.

Если ваш получатель – крупная компания с большим потоком входящей корреспонденции, то без указания этих реквизитов ваше письмо попросту может попасть в другой отдел или к другому исполнителю, что повлечет дополнительные временные затраты.

Оформление в служенном письме реквизита «заголовок к тексту»

В случае, когда текст служебного письма по объему превышает 4 или 5 строк, необходимо создание заголовка. Прочитав его, получатель должен получить общее представление о содержании документа. Пишите заголовок кратко и всегда в такой форме, словно отвечаете на вопрос «о чем письмо?». Например, «Об условиях поставки товара…» или «О предоставлении услуги…».

Оформление в письме реквизита «пометка о наличии приложений»

Если вы к служебному письму прикрепляете какие-либо документы или заархивированные файлы, то в обязательном порядке делайте об этом отметку ниже основного текста. Например:

Приложение: на 1 л. в 2экз.

В случае если название прикрепленных файлов не содержится в тексте письма, то приведите их наименование в отметке. Например:

Приложение: 1. Договор о предоставлении услуг на 5л. в 3 экз. 2. Прайс-лист на оказываемые услуги на 10 л. в 1 экз.

Под реквизитом «подпись» принято понимать совокупность данных, включающих указание должности лица, которое подписало письмо, собственно подпись и ее расшифрованный вариант. Примеры:

Генеральный директор ЗАО «Простота» личная подпись И.П. Бутырин

либо

И.о. генерального директора ЗАО «Простота» Место для личной подписи А.Н. Пробкина

Правом подписывать документ лицо наделяется в соответствии с приказом, отражающим распределение обязанностей. Также при подписании необходимо указать его должность и фамилию. Недопустимо проставление косой черты перед наименованием должности или предлога «за». Согласно правилам современного делопроизводства – это грубые нарушения оформления служебного письма.

• Отметка об исполнителе»: оформление реквизита
• Данная отметка необязательна, она носит рекомендательный характер. Ее плюсом является то, что при возникновении вопросов есть возможность обратиться напрямую к исполнителю, конкретному специалисту. Ставить ее нужно на самом последнем листе, в левом нижнем углу. Отметка должна содержать имя, фамилию исполнителя, возможно, его отчество, а также контактный телефон. Например:

Кривошеев Иван Сидорович

275-23-07

Владея информацией о правилах ведения деловой переписки, будьте уверены, вы сможете легко составить собственные шаблоны и образцы служебных писем, которые заметно упростят вашу работу и ведение делопроизводства в целом. Далее можете ознакомиться с примерами составления различных видов писем.

Источник: https://delo-pro.ru/oformlenie-dokumentov/oformlenie-sluzhebnyx-pisem-pravila-oformleniya-rekvizitov-dokumentov.html