Правильное оформление копии трудовой

Как заверить копию трудовой книжки правильно – образец заверенной копии трудовой

Заверенная выписка из трудовой книжки может понадобиться при разных обстоятельствах.

Рассмотрим, как правильно оформить заверение копии документа, чтобы потом не пришлось заново обращаться в отдел кадров, а также выясним, какие реквизиты, печати должны быть обязательно проставлены в трудовой.

статьи:

Где и как оформить копию (выписку) трудовой книжки с её заверением – инструкция

Трудовая книжка – юридически важный документ. В то время, когда гражданин работает, она должна находиться у специалиста отдела кадров, или же непосредственного руководителя организации.

Если же гражданин не числится в штате организации или не трудоустроен, то документ может и должен находиться на руках.

Способы заверения напрямую зависят от того, где храниться книжка:

1. В первом случае документ заверяет работодатель или начальник кадрового отдела.
2. При втором условии заверение проходит в нотариальной конторе.

Как правило, если вам отказывают в заверении, требуйте письменное объяснение, где пропишут причину отказа.

А вообще, на практике происходит так, что гражданину не отказывают, и без каких-либо проблем оформляют копию книжки — а затем и заверяют.

Оформление выписки документа осуществляется в несколько этапов:

1. Личное обращение в организацию. В нотариальной конторе достаточно устно огласить свою просьбу, а вот при обращении в кадровый отдел или к непосредственному руководителю вам необходимо будет написать заявление. Особенно часто такое требование выдвигают крупные компании, в которых больная численность работников.
2. Определение страниц, которые необходимо заверить. Подтверждения могут не требовать со всего документа, а лишь нескольких страниц. Стоит убедиться, какие периоды трудового стажа необходимы для подтверждения. Обычно специалист делает копию первого листа, где содержится информация о личности гражданина, и дополнительных листов книжки.
3. Ожидание и получение заверенной копии. При письменном обращении, отсчитайте 3 рабочих дня. Именно после этого времени вы сможете получить заверенную копию документа у должностного лица (пункт 7 Постановления Правительства РФ под номером 225, утвержденного 16 апреля 2003 года).

Не забудьте обговорить с нотариусом, сколько будут подготавливать документ. Возможно, вам заверят выписку из книжки в день обращения.

Заверение копии трудовой книжки или выписки из неё работнику для предоставления кредита в банке – о чем необходимо помнить?

Чаще всего трудовую книжку заверяют, чтобы получить в дальнейшем потребительский кредит в банковской организации.

Конечно, есть системы «двух документов» для получения займа, в которых не требуют заверять этот документ.

Но обычно условия кредитования лучше для тех граждан, которые трудоустроены и могут подтвердить свою занятость.

Заверять документ должен работодатель или начальник отдела кадров, если россиянин трудится на предприятии, или же нотариус.

Чтобы получить заверенную выписку, гражданину предстоит обратиться с личным письменным обращением, в котором обязательно указывать цель заверения.

Можно просто написать – «для предоставления в банк».

При заверении копии документа специалист должен учитывать такие особенности оформления:

1. Сделайте копии всех страниц документа. Возможно, сейчас вы занимаете должность обычного работяги, а ранее трудились в управленческом/административном составе. Это может повлиять на предоставление кредита.
2. Стоит делать копию в таком размере, каков размер настоящей, реальной книжки. Не стоит увеличивать масштаб.
3. Если вы сделали скан, то не рекомендуют распечатывать картинку, так как может измениться размер.
4. Обязательно должны быть указаны все реквизиты, стоять печать и подпись.
5. В выписке также указывают, кем работает заявитель. Достаточно написать «Работает по настоящее время/момент в должности…».

Заметьте, действует такая выписка всего лишь 1 месяц.

Если вдруг работник уволился в этот период, устроился на новую работу, то копия будет недействительной.

Приведем пример: гражданин Занков обратился в банк за займом. Ему необходимо было предоставить документы: паспорт, копию трудовой книжки, справку с места работы о размере заработной платы.

Сделав заверенную копию и подав документы в банковскую организацию, спустя неделю Занков уволился. В трудовую книжку внесли соответствующую запись и документ выдали на руки.

В назначенное время Занкову была назначена консультация с банковским сотрудником. Явившись в банк, Занков предоставил оригинальные документы для сверки. Оказалось, что теперь заверенная выписка трудовой книжки была недействительной.

Гражданину потребовалась обращаться к услугам нотариуса, чтобы вновь заверить документ.

Как заверить копию или выписку трудовой книжки правильно – обязательные реквизиты, подпись и печать

Помните, что не всегда заверенные копии принимают. Случается так, что специалист отдела кадров не в то место поставил печать, и гражданин получает из-за этого отказ.

Чтобы не случалось конфузных ситуаций, и документы не приходилось переделывать, следует правильно заверять выписку.

Рассмотрите внимательно полученную копию. На ней, в конце документа должна быть указана такая информация:

1. Номер записи.
2. Предложение – «Работает по настоящее время».
3. Должность специалиста.
4. Инициалы должностного лица.
5. Дата заверения.

Важно: обязательно должна стоять печать учреждения, компании, в которой вы работаете.

Также на копии каждого разворота, под ним, на листе должны быть:

1. Прописаны слова, которые оформляются без кавычек, – «Копия верна».
2. Указаны инициалы специалиста.
3. Вписана должность лица, заверяющего документ.
4. Стоять подпись кадрового специалиста.
5. Дата.

Чаще всего встречаются ошибки, связанные с неправильной постановкой печати. Она должна проставляться в специально-отведенном месте.

Общая схема заверения трудовой книжки такова:

Придерживайтесь его при оформлении выписки.

Учтите, чтобы:

1. Печати как бы фиксировали копию, расположенную на листе А4.
2. Печати были проставлены на каждой странице.
3. Заверяющие надписи располагают внизу, на каждой странице, где есть копия.

Сроки действия заверенной копии трудовой книжки – сколько стоит заверить копию трудовой у нотариуса?

Правильно оформленная копия будет юридически сильна в течение 1 месяца — конечно же, если за этот период в документ не были внесены поправки.

Актуальность теряется сразу же после появления в документе новых записей, например, из-за увольнения/сокращения/трудоустройства.

Стоимость данной услуги в нотариальных конторах разная, в зависимости от региона и города, в котором вы проживаете. Единые расценки никто не устанавливал.

1. Например, в Санкт-Петербурге оформление выписки обойдется вам в 100-300 рублей за страницу.
2. В Москве можно оформить вообще весь документ за 200 руб.

Обратитесь к нотариусу и узнайте, каковы у вас расценки, и возьмется ли специалист оформлять копию.

Некоторые юристы попросту отказывают в оформлении выписки, ссылаясь на то, что в документе есть исправления, помарки, которые были сделаны по вине работодателя.

Остались вопросы? Просто позвоните нам:

Источник: https://pravo812.ru/useful/767-kak-zaverit-kopiyu-trudovoj-knizhki-pravilno-obrazets-zaverennoj-kopii-trudovoj.html

Как заверить копию трудовой книжки

Пока гражданин не уволился с предприятия, трудовая книжка хранится там. При необходимости, он может запросить ее копию у работодателя. Заверение трудовой книжки делает специалист кадровик или другие ответственные лица.

Для чего нужна заверенная копия трудовой книжки

Трудовая книжка – документ, отображающий периоды труда граждан и наличие официального трудоустройства.

Ксерокопию книжки, заверенную должным образом, может требовать:

• Кредитное учреждение – при выдаче займов.
• Организация при трудоустройстве – если человек находит новое место труда.
• ПФР – при назначении пенсии.
• Соцзащита – при назначении пособий.

Также существует еще множество других вариантов, где может потребоваться этот документ.

Где происходит заверение копии трудовой книжки

Есть две организации, где и у кого можно правильно заверить копию трудовой книжки:

• по месту, где работаешь;
• через нотариуса.

Обычно, трудовую книжку заверяют на работе. Кадровые специалисты всегда знают, как заверить копию трудовой книжки правильно.

Иногда граждан интересует, где заверить трудовую книжку, если не работаешь. Получить такую услугу всегда можно у нотариуса.

Как заверяется копия трудовой книжки у работодателя

Инструкция, как заверить копию трудовой книжки работодателем:

1. На работе требуется подойти в отдел кадров и написать соответствующее заявление. Оно содержит следующие обязательные данные:
   • Наименование предприятия и Ф. И. О. руководителя.
   • Ф. И. О. заявителя, а также его должность и структурное подразделение.
   • Посередине листка пишется слово «заявление».
   • Текст заявления, включающий просьбу выдачи документа.
   • Дата и виза.
2. На протяжении трех дней специалист подготовит копию. Этот срок установлен законом для подготовки всех справок и копий.

В назначенное время можно забрать запрошенную бумагу. Лучше сразу, при получении копии, проверять правильность его оформления.

Рекомендуется подавать работодателю два экземпляра заявления. На одном из них специалист поставит отметку о принятии. Тогда тянуть с предоставлением копии служба точно не станет.

Как заверить трудовую книжку: правила оформления

Есть несколько важных моментов, как правильно заверить трудовую книжку:

• Копии снимаются со всех страниц документа и скрепляются между собой: степлером либо прошиваются нитками.
• Основные правила, как заверить трудовую книжку, отображены в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003. На каждой странице ксерокопии ставится:
  • круглая печать;
  • словосочетание «копия верна»;
  • дата, должность, подпись и расшифровка ответственного за изготовление документа лица.
• На последнем листе пишут: «работает по настоящее время». Рядом проставляется: круглая печать, подпись, должность и расшифровка ответственного лица.
• Нельзя осуществлять заверение трудовой книжки с исправлениями.

Как правильно заверить копию трудовой книжки, образец нельзя найти в нормативных актах, но есть стандартные правила, предъявляемые к оформлению документа.

Важно! Печать ставится на текст и подпись лица, ответственного за заверку трудовой книги.

Законодательство не предусматривает меры наказания за неправильно заверенные бумаги. Но, нужно придерживаться основных правил, как заверяется копия трудовой книжки. Неверно оформленная копия считается недействительным документом.

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, – образец

Обязательно требуется заверить образец всех копированных листов трудовой книжки. Если документ имеет слишком много листов, можно запросить выписку из трудовой книжки. Тогда, заверяется первая страница и те листы, где содержатся нужные данные.

Как заверить трудовую книжку для кредита

Когда люди оформляют займы, их начинает интересовать, как правильно заверить трудовую книжку для банка. Кредитные специалисты просят копию трудового документа с целью подтверждения фактической официальной занятости на момент оформления займа. Также специалист банка обращает внимание на сроки работы на последнем месте.

Образец трудовой книжки, заверенной работодателем для банка, ничем не отличается от другой идентичной документации. Правила оформления едины для всех структур.

Срок действия

Копия трудовой книжки имеет определенный период действия. Многие организации принимают такую документацию лишь в течение одного месяца со дня заверения. К примеру, это касается банков или отделов по субсидиям. Поэтому, правила содержат обязательное условие проставления даты на копии документа.

Фактически же, копия будет недействительна с момента внесения изменений в трудовую книжку. С этого момента предоставлять в инстанции устаревший документ уже нельзя.

Каждому человеку рекомендуется разобраться, как должна быть заверена копия трудовой книжки. Это поможет избежать лишней беготни. Если кадровик допустит ошибку можно сразу попросить ее исправить.

Источник: https://spmag.ru/articles/kak-zaverit-kopiyu-trudovoy-knizhki

Зачем нужна заверенная копия трудовой книжки

Существует множество различных положений, в которых гражданину, ведущему трудовую деятельность, может потребоваться подтвердить данный факт.

Согласно действующим правилам, данные документы хранятся в кадровом отделе компании, где осуществляется трудовая деятельность. Получить этот документ можно только в день увольнения.

Это означает, что при появлении нужды передачи трудовой книги третьим лицам, составляется копия рассматриваемого документа.

Для того чтобы получить ксерокопию книги, работнику необходимо составить соответствующую заявку. В небольших частных компаниях, можно обратиться к руководителю лично. Срок составления данного документа составляет три рабочих дня, с момента получения заявки.

Важно обратить внимание на то, что выданная копия должна соответствовать определенным стандартам. Срок действия рассматриваемого документа составляет тридцать календарных дней.

Однако, если в течение этого времени в оригинальную книгу были внесены дополнения, полученная копия теряет свою юридическую силу.

На территории крупных компаний, оформлением документов работников занимаются представители кадрового отдела. Сотрудники этой структуры заполняют трудовые книжки работников и подготавливают их копии. В небольших компаниях данную функцию выполняет главный бухгалтер или директор. Согласно действующему законодательству, ксерокопия трудовой книги, заверенная руководителем, имеет ту же законную силу, что и оригинальный документ.

Заверенная копия трудовой может использоваться для предоставления государственным учреждениям и третьим лицам.

Давайте рассмотрим, для чего нужна заверенная копия трудовой:

1. Оформление займа в банковской организации.
2. При прохождении процедуры усыновления.
3. При получении документов для выезда за рубеж.
4. Для получения грантов и дотаций.

Рассматриваемый документ используется с целью доказательства факта ведения трудовой деятельности в течение определенного временного отрезка. Кроме вышеперечисленных ситуаций, необходимость получения ксерокопии трудовой может возникнуть при устройстве на вторую работу.

Правила заверения

Как уже было сказано выше, существует множество различных ситуаций, в которых может возникнуть необходимость предоставления ксерокопии трудовой книги, заверенной нанимателем.

По требованию персонала, наниматель обязан подготовить официальную выписку из этого документа или оформить ксерокопию.

Для получения необходимых бумаг, труженику компании необходимо составить заявление на выдачу копии трудовой, после чего, передать его начальнику кадровой службы.

Для того чтобы документ получил должную юридическую силу, необходимо правильно его заверить. Копия трудовой книги должна содержать отметку «Копия верна». Также рассматриваемый документ должен содержать в себе оттиск фирменного клише и роспись ответственного лица. Помимо вышеперечисленных отметок, необходимо указать фамилию и инициалы работника, который заверил выданный бланк.

Трудовая книжка – юридически важный документ

Кто должен заверять

В действующем законодательстве говорится о том, что полномочия, касающиеся заверения копий личных документов работников, предоставляются ограниченному кругу лиц. Такие полномочия имеются у собственника фирмы и начальника кадровой службы. В мелких компаниях, данные обязанности возлагаются на главного бухгалтера.

Отдельного внимания заслуживает случай, в котором рассматриваемый бланк может потребоваться человеку, у которого отсутствует официальное трудоустройство. В такой ситуации следует обратиться в кадровый отдел по последнему рабочему месту. Согласно установленным правилам, специалисты этой службы не имеют права отказать в оформлении документа.

Требования по оформлению

Как показывает практика, необходимость в предоставлении полной ксерокопии трудовой возникает довольно редко. В большинстве случаев, государственные учреждения и банковские организации просят предоставить сведения об отдельных периодах, которые входят в общий трудовой стаж.

В такой ситуации, достаточно снять ксерокопии с титульного листа, содержащего личную информацию, а также с тех страниц, что содержат сведения о конкретном временном отрезке. Согласно действующему законодательству, копия трудовой может быть изготовлена при помощи ксерокса или быть набранной на компьютере.

По мнению специалистов, более целесообразно использование последнего метода, поскольку некоторые отметки могут быть внесены неразборчивым почерком.

Очень важно правильно заверить трудовую книжку, поскольку любое отступление от правил может привести к тому, что бланк потеряет свою юридическую силу. Действующее законодательство разрешает заверять как все страницы ксерокопии трудовой, так и последний лист данного документа. При использовании последнего варианта, необходимо сшить все перекопированные страницы.

После того как все страницы будут тщательно прошиты, нитка выводится на последний лист. На завязанный узел приклеивается небольшой отрезок чистого листа, где указывается общее число страниц. Далее подготовленный акт заверяется подписью кадрового служащего. Отдельного внимания заслуживает процесс заверения печатью.

Оттиск клише должен быть расположен так, чтобы охватить часть приклеенного бланка, последний лист и подпись заверителя.

Отдельного внимания заслуживает порядок заполнения последней страницы. Здесь следует внести отметку «Работает по настоящее время». Штамп должен охватывать как данную запись, так и часть подписи должностного лица. Оттиск, нанесенный на пустое поле, может стать причиной отказа в приеме документа различными инстанциями.

Заверять документ должен работодатель или начальник отдела кадров, если россиянин трудится на предприятии, или же нотариус

Сроки действия заверенной копии

Рассматриваемый документ обладает лимитированным сроком действия. Большинство государственных учреждений принимают ксерокопии трудовой лишь в течение тридцати дней с момента выдачи бланка. Это правило используется банковскими организациями и организациями, выдающими субсидии. Основываясь на вышесказанном можно сделать вывод, что заверенная копия трудовой книги должна содержать в себе отметку о дате составления.

Сколько действительна копия трудовой? На этот вопрос существует несколько вариантов ответов. Как уже было сказано выше, срок действия данного документа составляет один месяц. Но как показывает практика, использовать полученный бланк можно до момента внесения новых сведений в оригинальную книжку. Именно после внесения новых записей, копия, сделанная ранее, теряет свою юридическую силу.

Заверяем для банка при получении кредита (особенности требований)

При обращении в банковскую организацию для получения кредитного займа, гражданину необходимо предоставить пакет обязательных документов. Одним из таких документов является копия трудовой книги. В том случае, когда данный документ имеется на руках, предоставление официальной копии не вызывает затруднений.

Для этого следует обратиться в нотариальную контору и оплатить стоимость услуги. Для того чтобы заверить бланк у нотариуса, необходимо иметь документ, подтверждающий личность владельца трудовой книги. После соблюдения всех установленных правил, нотариус подготовит все необходимые копии и заверит их согласно установленному порядку.

Длительность данной процедуры составляет около тридцати минут.

При наличии официального места трудовой деятельности данная процедура немного усложняется, поскольку документ хранится в кадровом отделе. В этой ситуации следует обратиться к руководству компании или сотрудникам кадровой службы.

Для этого нужно составить соответствующую заявку, где нужно указать, что копия трудовой книги требуется для банка или другой государственной инстанции. Срок формирования документа составляет три рабочих дня. По истечении данного временного отрезка, служащие ОК обязаны предоставить заверенный дубль трудовой книги.

После получения документа, необходимо убедиться в наличии всех обязательных реквизитов.

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий официальное трудоустройство и рабочий стаж гражданина

Каждый лист ксерокопии должен содержать следующие пометки:

1. Фразу «Экземпляр верен».
2. Фирменный штамп.
3. Образец росписи и расшифровывание ФИО кадрового служащего, осуществившего выдачу копии.
4. Дату заверения.

Отсутствие любого из реквизитов, упомянутых выше, делает выданную копию недействительной. Следует сделать акцент на то, что последний лист, должен содержать запись «Работает по настоящее время». После этого, страница заверяется согласно вышеуказанному порядку.

Почему необходимо заверять последнюю страницу

цель рассматриваемого документа, подтверждение информации о трудовом стаже и профессиональной деятельности гражданина. Нужно отметить, что каждую инстанцию интересуют лишь определенные данные, содержащиеся в бланке. Органы социальной защиты проверяют длительность непрерывного стажа, а банковские работники – уровень платежеспособности клиента, который подтверждается наличием места, где ведется трудовая деятельность.

Основываясь на всех вышеперечисленных факторах, можно сделать заключение, что дубль оригинального документа должен иметь отметку «Работает в настоящий момент».

Наличие данной записи является обязательным требованием многих инстанций. Отсутствие этой отметки может стать препятствием в реализации прав на одобрение кредитных займов, государственных субсидий и других льгот.

Ниже представлен образец копии трудовой книжки заверенной работодателем.

Правильно оформленная копия будет юридически сильна в течение 1 месяца — конечно же, если за этот период в документ не были внесены поправки

Выводы (+ видео)

Получение официальной ксерокопии трудовой книги в течение установленного срока, является законным правом каждого гражданина, имеющего официальное трудоустройство. При нарушении сроков подачи ксерокопии трудовой, бланк может потерять свою юридическую силу. В этом случае работнику следует вновь обратиться к кадровым работникам для получения нового экземпляра.

Нужно отметить, что необходимые бланки оформляются администрацией фирмы на безвозмездной основе. Если собственник фирмы и другой персонал, обладающий необходимыми полномочиями, нарушают данный порядок, работник имеет законное право обратиться в трудовую инспекцию или суд, для защиты своих интересов. В этой ситуации, контролирующие органы могут назначить различные штрафные санкции, или привлечь администрацию компании к уголовной ответственности.

Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/vedenie-biznesa/blanki-i-dokumenty/kak-zaverit-kopiyu-trudovoj-knizhki.html

Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки

Копия трудовой книжки — это документ, который может понадобиться работнику при обращении в банк, Пенсионный фонд и в других ситуациях. Выдать ее должен специалист отдела кадров. Казалось бы, что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию? Но даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться, не нарушить права работника и не навлечь на компанию внеплановую проверку.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии.

Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец.

В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.

Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр.

Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством.

Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.

Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки

Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.

1. Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
2. Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
3. Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
4. Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
5. Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
6. Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
7. Отметку о заверении необходимо дополнить записью о месте, где хранится подлинник. Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год» необходима, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала — обратите внимание, что образец заверения копии трудовой книжки, показанный в статье, содержит такую строку.
8. Согласно ГОСТу для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать специальный штамп.
9. Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими документы будут иметь такую же силу, даже если печать не стоит.
10. Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их. В противном случае получатель не сможет прочитать сведения, и работнику придется вернуться.
11. В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.

Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.

Частые ошибки

Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.

На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?

• Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
• Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
• Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
• При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
• Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.

Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки

До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя – в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией.

Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он должен обратиться к нотариусу. Дополнительно нужно прихватить паспорт. В нотариальной конторе можно заверить копию трудовой и работающему человеку.

Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его.

Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.

Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут. Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку. Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.

Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе.

Сколько действует копия

На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.

Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать.

Источник: https://ppt.ru/art/tk/kopiya

Как заверить копию трудовой книжки по новым правилам с 1 июля 2018 года и как это было раньше

В настоящее время одним из ведущих регистров, в каком происходит фиксация даты поступления на работу и увольнения сотрудника, считается его трудовая. Этот документ относится к категории БСО, его нужно хранить в специальном защищенном месте в компании-работодателя. Однако периодически работающие обращаются с запросами на получение копии. Поэтому требуется знать, как заверить трудовую книжку по новым правилам в 2018 году.

Основные правила заверения трудовой книжки

При составлении копии и ее заверении надо руководствоваться порядком который был установлен действующими нормативами.

Основанием для выдачи копии трудовой является поданное сотрудником заявление в письменном виде. Исключение составляют только предприятия, отнесенные к малому бизнесу.

Им дано право выдавать копии этого документа по устному заявлению работника. Однако, для избежания проблем в будущем рекомендуется все же получать предварительно у сотрудника заявление.

Копировать необходимо все развороты, на которых есть записи. Делать копии надо с начального листа, где размещается информация о работающем, а заканчивать листом, на каком присутствует запись о текущем на данный момент приеме на работу.

Копии скрепляются и на завершающей странице ставятся отметки «Верно». При этом снятые копии нужно сшить и скрепить подписью и печатью с указанием количества листов. После этого ответственное лицо указывает свою должность ставит подпись и делает ее расшифровку.

Далее указывается следующий по очередности номер записи, записывается текущая дата. Затем фиксируется следующая фраза: «Продолжает работать по настоящее время».

Подписать эту запись должен отдел кадров, при его отсутствии — главный бухгалтер или директор. При использовании печати – она должна присутствовать здесь.

Важно! Копия трудовой должна быть выдана сотруднику не позднее трех дней с момента поступления просьбы от него. Отдавать трудовую на руки сотруднику не следует, так как на весь этот период ответственность за сохранность бланка возлагается на руководство компании.

Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля [year] года

Все выше перечисленные правила также существовали и до вступления ГОСТ Р 7.0.97-2016. Новый определяющий акт установил обязанность работодателя при заверении трудовой обязательно делать еще одну запись на последнем листе.

Такой порядок в текущее время является рекомендованным, то есть компания может применять его или использовать старую методику.

Однако, рекомендованный характер имеет ограничение по времени. Законодательством закреплено, что с 01 июля 2018 года все работодатели, как юрлица так и ИП, должны применять новый ГОСТ в строгом соответствии.

Главное отличие новых правил заключается в том, что теперь необходимо обязательно при заверении трудовой указывать, где хранится этот документ. Можно делать следующую отметку: «Подлинник трудовой хранится в сейфе отдела кадров [наименование работодателя]».

Внимание! Отсутствие данной записи приведет к тому, что копию трудовой не примут по месту запроса, и ее нужно будет делать заново, но уже по действующим правилам.

Чаще встречающимся органом, который запрашивает у гражданина предоставление копии своей трудовой, является банк, например, Сбербанк или иное кредитное учреждение.

Они чаще всего делают это при следующей необходимости:

• Подтвердить, что у потенциального заемщика есть источник дохода, и он сможет вернуть кредит;
• Если платежи по кредиту не будут поступать вовремя, то по решению суда необходимую сумму могут снимать с его зарплаты;
• Для подтверждения сведений, которые были указаны в анкете;
• Определить степень постоянства работы — клиенты, которые редко меняют своих работодателей, вызывают большее доверие у банков;
• Определить причины увольнения — в случае расторжения договора по «плохим» причинам (прогулы, нарушение дисциплины и т. д.) банк может отказать в выдаче кредита.

Второй по популярности организацией, которая запрашивает трудовую, является отдел ОФМС при выдаче загранпаспорта. Сюда необходимо предоставлять заверенную копию трудовой, хотя основное значение имеют только места работы за последние 10 лет.

Несмотря на то, что приказ МВД отменил необходимость предоставления документа, многие отделы все равно продолжают его запрашивать. Незаконность этого решения можно будет оспорить только через суд.

Иногда копия трудовой необходима для получения визы на въезд в государство.

Иногда копию документа запрашивает кадровая служба компании, в которую осуществляется трудоустройство. Это особенно актуально, если поиск работы производится без прекращения действия договора на старом месте, а возможность показать подлинник отсутствует.

Благодаря копии новый работодатель сможет оценить предыдущие места работы и должности, как часто происходила смена работы, по какой причине проводились увольнения и т.д.

Образец заверения трудовой книжки

До 1 июля действует еще старый порядок по заверению копий этих бланков. Поэтому, не будет считаться ошибкой, если ответственное лицо выполнить процедуру без нововведений.

Рассмотрим образец заверения трудовой книжки, действующий до 1 июля 2018 года:

КОПИЯ
№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
Число	Месяц	Год
1	2	3	4
Общество с ограниченной ответственностью «Тюльпан» (ООО «Тюльпан»)
10	19	02	2018	Принят на должность инженера по безопасности

Источник: https://buhproffi.ru/kadry/kak-zaverit-trudovuyu-knizhku.html

Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец, нюансы и ошибки

Как правильно заверять трудовую

Здравствуйте, дорогие друзья!

Взяла на работе отгул, чтобы поехать в отдел соцзащиты населения. Мне как маме положены некоторые выплаты, но я не о том. В кабинете инспектора наблюдала неприятнейшую ситуацию. Девушка за соседним столом обратилась за получением субсидии на жилье, были собраны документы, все предоставлено, декларации заполнены.

Дело дошло до копии трудовой книжки и выяснилось, что она неправильно заверена. Девушка плакала и просила принять документ, но инспектор был непреклонен. Теперь, если бедняжка не успеет получить правильно заверенную копию, ей придется проходить «ад» очередей снова.

Трудовая книга хранится на предприятии в течение срока работы и не выдается на руки – это факт. Если человеку необходим кредит, субсидия или оформление документов где фигурирует стаж, нужна правильно заверенная копия. По опыту работы скажу, процедуру заверения на нашей фирме поручают либо мне, либо менеджеру компании. Давайте разберемся, как правильно запретить документ, чтобы у вас, будущих бухгалтеров, не горели ушки.

От слов, к делу – приступим!

[direct]

Как заверить трудовую книжку — образец

Очень часто возникают ситуации, когда необходимо предоставление трудовой книжки. Это может быть оформление кредита в банке или различных субсидий в соответствующих органах. Но согласно положений Трудового кодекса РФ, работодатель не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки сотруднику до момента увольнения последнего. Поэтому для предоставления по месту требования оформляется копия или выписка трудовой книжки.

1. Для получения копии или выписки необходимо подать заявление на имя руководителя предприятия, а при наличии отдела кадров — его начальнику. Такая практика существует в крупных организациях с большим количеством сотрудников. Сотруднику небольшой структуры достаточно ограничиться устным сообщением о необходимости получить копию трудовой книжки. Согласно п.7 Постановления правительства РФ №225 от 16.04.03г., соответствующее должностное лицо выдает такой документ не позднее 3 дней с момента подачи заявления.
2. Не всегда требуется полная копия трудовой книжки. Зачастую достаточно предоставить информацию, касающуюся отдельных периодов, входящих в трудовой стаж. Тогда сотрудник отдела кадров снимает копию только с первой страницы, содержащей личные данные, и со страниц, относящихся к требуемому периоду. Не обязательно снимать копии на ксероксе. Можно набрать идентичный текст на компьютере. Этот способ предпочтительнее, если записи в книжку внесены неразборчивым почерком или невозможно сделать качественную ксерокопию.
3. Копия трудовой книжки будет иметь юридическую силу, если она заверена надлежащим способом. На каждую страницу наносится надпись «Копия верна», которая подтверждается подписью уполномоченного лица и печатью. При этом обязательно указываются фамилия и инициалы заверяющего лица. Ксерокопия листа трудовой книжки с последней записью маркируется фразой «Работает по настоящее время» и заверяется аналогично другим страницам. Оттиск печати должен располагаться непосредственно на подписи и частично на тексте, но не на пустом поле бланка. В противном случае копия может быть признана недействительной.

Образец заверения заполненных листов трудовой книжки

4. Право заверять копии трудовых книжек имеет ограниченный круг сотрудников. Это, как правило, руководитель предприятия или начальник отдела кадров. На небольших фирмах при отсутствии отдела кадров заверить документ может главный бухгалтер. Если копия трудовой книжки требуется пенсионеру или неработающему на данный момент человеку, можно обратиться в отдел кадров по последнему месту работы, специалисты которого обязаны оформить документ надлежащим способом.

Образец заполнения последнего листа копии трудовой

5. Можно заверить только последний лист скопированной трудовой книжки. Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица. Оттиск печати должен располагаться на подписи, частично на бланке с информацией и на последнем листе трудовой книжки, к которому он клеится.

Следует очень внимательно отнестись к оформлению дубликата или выписки из трудовой книжки, так как неправильно заверенная копия может быть признана недействительной.

Источник: http://sovetclub.ru/kak-zaverit-trudovuyu-knizhku-obrazec

Заверение копии трудовой книжки

Предоставление заверенной копии трудовой книжки — обычное условие для выдачи потребительского кредита.

Есть диапазон сумм кредита, когда копия трудовой книжки не требуется, и можно подобрать программу кредитования «по двум документам». Однако более хорошее подтверждение занятости, как правило, обеспечивает более хорошие условия кредитования — по сумме кредита и по выплачиваемому проценту за кредит.

Совет: не надо себе приписывать стаж, если его некуда приписывать. «Новая трудовая» — это еще куда ни шло, разное бывает. Когда в трудовой книжке серии ТК-III расписан уходящий в прошлое стаж, это даже не смешно. Не проще ли в этом случае обойтись БЕЗ трудовой вообще?

Практика показывает, что очень часто трудовая книжка заверяется работодателем неправильно. Причина проста: считается, что бухгалтер или кадровик «сами знают как заверить». Но на проверку часто не знают.

Как правильно заверить?

Необходимо сделать копии всех страниц трудовой книжки, имеющих записи. Желательно, чтобы качество копии было хорошим. Не меняйте масштаб на ксероксе. Не печатайте скан.

На копии трудовой книжки после последней записи, на следующей строке, должна быть сделана запись, содержащая:

1. номер записи;
2. текст «работает по настоящее время»;
3. дату заверения копии трудовой книжки;
4. должность заверяющего;
5. фамилию, инициалы заверяющего;
6. печать.

[direct2]

Ниже каждой страницы копии трудовой книжки должна быть запись:

1. «копия верна»;
2. кто заверил (фамилия, инициалы);
3. должность заверяющего (например: главный бухгалтер);
4. когда заверил;
5. подпись заверяющего.

Часто встречающаяся ошибка: печать не захватывает копию и находится в «пустом» месте страницы. Печать должна быть поставлена так, чтобы захватывать копию. Вот так:

Как правильно ставить печать на копии трудовой

Образец заверения трудовой книжки

Образец заверенной трудовой

Выше — образец правильного заверения копии трудовой книжки для предоставления в составе комплекта документов на предоставление кредита.

Обратите внимание, что:

• заверяющая надпись такая как снизу должна быть на каждой странице копии трудовой книжки;
• печати и заверяющие надписи «живые», делаются на ксерокопии;
• печати захватывают ксерокопию.

Источник: http://www.42money.ru/%D0%BA%D1%80%D0%B5%D0%B4%D0%B8%D1%82%D1%8B/%D0%BA%D0%B0%D0%BA-%D0%B7%D0%B0%D0%B2%D0%B5%D1%80%D0%B8%D1%82%D1%8C-%D0%BA%D0%BE%D0%BF%D0%B8%D1%8E-%D1%82%D1%80%D1%83%D0%B4%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B9-%D0%BA%D0%BD%D0%B8%D0%B6%D0%BA%D0%B8/

Как правильно заверить копию трудовой книжки для получения кредита?

Заверяем трудовую книжку

Иногда банку для одобрения кредита, оформления ссуды или ипотеки, наряду с остальными документами, требуется заверенная копия трудовой книжки. Когда она у человека на руках, это затруднений не вызывает. Но что делать работнику для получения заверенной копии этой книжки, если она лежит у работодателя?

Если книжка на руках, надо только обратиться в нотариальное бюро, чтобы там заверили ее копию. Требуется приготовить для процедуры нотариального заверения паспорт или другой документ, который подтверждает вашу личность. Когда таких документов нет, вы можете использовать доверенность.

Когда все правила соблюдены (установлена личность, соблюдены требования, выдвигаемые законом к заверяемой документации), нотариус ксерокопирует трудовую книжку и заверяет ее в соответствии с установленным образцом. В среднем вся эта процедура занимает полчаса.

При наличии трудовых отношений, которые оформлены согласно ТКРФ, трудовая книжка обязана храниться в организации-работодателе. Потому для получения копии надо обратиться к кадровикам или непосредственно руководителю.

Следует написать заявление на имя директора по поводу получения заверенной копии книжки для предоставления ее в банк. Надо учитывать, что на осуществление процедуры у кадровика есть 3 рабочих дня.

Отдел кадров выдаст вам заверенную копию книжки. Удостоверьтесь, что в копии содержатся все обязательные реквизиты. Внизу страницы на каждом листе должны наличествовать:

1. фраза «Копия верна»;
2. печать организации-работодателя;
3. ФИО, должность и подпись лица, которое уполномочено заверять копию книжки;
4. дата заверения.

Последняя страница, помимо вышеперечисленных записей, должна обязательно содержать следующее:

• запись «Работает по настоящий момент в должности…»;
• ФИО заверителя, его должность, подпись, дата, печать.

Такая копия действует месяц со дня заверения. Если работник увольняется или в трудовой книжке появляются дополнительные записи, документ утрачивает силу.

Источник: http://burocreditov.ru/publikacii/view.php?id=39

Источник: https://buhgalterov.ru/dokument/kak-zaverit-kopiyu-trudovoy-knizhki.html