Правила оформления приказов по основной деятельности

Приказы по основной деятельности – как правильно составить

Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно. Эта статья ответит на вопрос как правильно составить приказ, чтобы оформление приказов соответствовало нормам делопроизводства. С конкретными примерами можно ознакомиться в разделе «Образцы приказов». Этот ресурс совсем молодой, так что коллекция образцов со временем непременно будет пополняться.

Для оформления решения нормативно-распорядительного характера необходимо составить приказ.

Проекты приказов по основной деятельности готовят специалисты подразделений организации в пределах своей компетенции по поручению руководства или в инициативном порядке. Но помните, инициатива у нас наказуема (шутка).

При этом ответственность за качественную подготовку проекта приказа ложится на начальника этого структурного подразделения, а правильность оформления приказов – на службу делопроизводства.

Бланк приказа

Приказы по основной деятельности следует составлять на бланке приказа установленной формы. Очень хорошо, если применяемый бланк приказа в организации установлен в вашей инструкции по делопроизводству. Посмотрите по ссылке приведенный образец бланка приказа. Он включает все обязательные реквизиты, измените только на данные своей организации.

Минимальный размер полей каждого листа приказа слева, сверху, снизу – 20 мм, справа – 10 мм. Согласно правилам деловой переписки бланк письма имеет аналогичные размеры. Если текст приказа большой, то их нумеруют, начиная со второго листа. Причем положено это делать сверху и по центру.

Оформление приказов

Заголовок к тексту
Текст приказа по основной деятельности должен иметь краткий заголовок, который выравнивается по центру листа. Он отвечает на вопрос «о чем?» и пишется без кавычек – Об утверждении положения …, О назначении ответственного … и т.д.

Изложение основания приказа
Обычно текст начинают с изложения причин, основания подготовки приказа (преамбула). Распространенные варианты начала – «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.п.

В случае необходимости оформляется ссылка на документ-основание в следующем порядке: вид документа + автор + дата + номер + название. Смотрите образец составления – В соответствии с приказом Министерства культуры от 31.12.2013 № 2211 «…заголовок документа».

В приказах завершает преамбулу слово п р и к а з ы в а ю, лучше его указывать в р а з р я д к у и не переходить на новую строку (смотрите образцы приказов). Эта фишка из инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти. Но если в вашей организации принято слово

ПРИКАЗЫВАЮ:

печатать заглавными буквами с новой строки без разрядки (как показано здесь), то такой вариант тоже допустим.

Распорядительная частьВ текст приказов по основной деятельности включают перечисление предписываемых действий. Здесь важна конкретика и возможность последующего контроля исполнения.

Действия в распорядительной части удобно делить на пункты (но это не обязательно).

В качестве исполнителей поручений могут фигурировать как структурные подразделения, так и конкретные люди. При необходимости определяют сроки исполнения. Сроки не устанавливают для поручений регулярного или нормативного характера. В последнем пункте можно указать на кого возложен контроль за исполнением приказа (но это тоже не обязательно).

Когда предполагается ввести в действие приказ по основной деятельности не с момента его издания, то надо указать срок его введения.

В текст приказа не нужно включать фразу вида «Приказ довести до …». Исполнитель одновременно с проектом приказа готовит лист рассылки произвольной формы (т.е.

его можно изменять как угодно), где и перечисляет нужные структурные подразделения или конкретных лиц, которых необходимо ознакомить. Ведь приказ издается не для того, чтобы его тайно хранить в сейфе.

Есть «специальные люди» в службе делопроизводства, в обязанности которых входит дальнейшая работа с приказами организации после их подписания.

Можно сделать все менее формально. В организации люди часто не возражают ставить отметку об ознакомлении с приказом и без листа рассылки.
 

 
Как оформить приложение
Отдельные массивы информации из-за их большого объема обычно оформляют в виде отдельных приложений к приказам по основной деятельности. Например, утверждаемые приказом другие документы (инструкции, положения, графики, схемы, штатные расписания и т.д.).

Если приложений несколько, то их в тексте приказа нумеруют. Например, «Утвердить порядок приема–передачи, учета и списания основных средств (приложение № 4)».

Непосредственно на первом листе приложения в правом его верхнем углу оформляют отметку по следующему образцу:

Приложение № 4к приказу ООО «Буйвол»

от 16.01.2014 № 12

Как правильно оформить приказ об отмене другого приказа или его изменении читайте в другой статье. Там же будут образцы составления таких приказов.

Если требуется сделать выписку из приказа, тогда посмотрите пример по ссылке в этой статье.

Думаю на сегодня достаточно информации об оформлении приказов. Что еще по данной теме? Далее можно будет почитать о согласовании и регистрации приказов по основной деятельности – это обязательные этапы.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

К записи 216 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/oformlenie-dokumentov/prikazy-po-osnovnoi-deyatelnosti.html

Правила оформления приказов

Приказ представляет собой правовой акт, издаваемый единоначально первым лицом организации, ее руководителем.

Умение следовать правилам оформления приказов и составлять их максимально точно напрямую влияет на эффективность управленческой деятельности.

Данный документ должен четко ставить задачу, определять временные рамки и ответственность сотрудников. С него начинается любое административное действие, поэтому так важно знать все тонкости его оформления.

Правила оформления приказов в делопроизводстве

Большинство компаний, вне зависимости от области деятельности и формы собственности, издает внушительное количество организационно-распорядительной документации. Приказ является одним из основных ее представителей. Правила оформления приказов в небольших компаниях зачастую возлагают ответственность за составление подобных актов на одного человека.

Если же предприятие обладает сложной структурой, большим штатом и разветвленной системой управления, может понадобиться разделение ответственности между разными службами.

Виды приказов и правила их оформления

Согласно практическим правилам современного делопроизводства, в организационно-распорядительной деятельности выделяют три основных вида распоряжений, каждое из которых отличается своими тонкостями оформления:

• По личному составу

Эта группа предназначена для документирования трудовых отношения работодателя и его сотрудников. Правила их оформления определены на законодательном уровне.

Унифицированные формы этих документов разрабатываются по постановлениям Правительства РФ и утверждаются органами статистики.

Данный вид документации сопровождает такие кадровые процессы как прием на работу, изменение должности, предоставление отпуска, поощрение или наложение взыскания, направление в командировку, увольнение.

• По административно-хозяйственной деятельности

К этому виду принадлежат документы, касающиеся правил внутреннего распорядка, эксплуатации помещений и зданий, внутренней связи, транспортного обслуживания и охраны. Их задача — поддерживать организацию в работоспособном состоянии, позволяют оперативно решать текущие вопросы.

Данная группа отражает административные решения руководства компании, реализует вертикальные принципы управления объектами. Тематика подобных документов определяется организационно-правовой формой компании и спецификой ее деятельности. В основном они затрагивают вопросы производственной деятельности, планирования, финансирования, реализации продуктов, внешнеэкономических связей и т.д.

Скачайте документы по теме:

Правила оформления приказов: нормативная база делопроизводства

В настоящее время в действующем законодательстве не определена единая унифицированная форма этого вида организационно-распорядительной документации. Правила ее оформления регламентируются лишь рядом нормативных документов: госстандартами и методическими рекомендациями.

Часть из них носит исключительно рекомендательный характер и дает работодателю право самостоятельно разрабатывать и утверждать форму данного акта в собственном делопроизводстве. Это позволяет учесть специфику деятельности компании и ее организационной структуры, оптимизировать делопроизводственные процессы, исходя из потребностей организации.

Разработанные в учреждении правила оформления необходимо закрепить в локальном нормативном акте — инструкции по делопроизводству.

Среди нормативных актов, регламентирующих правила подготовки распоряжений можно выделить:

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• Методические рекомендации по внедрению данного государственного стандарта;

Справка

Приказ: правила оформления

Действующая нормативная база по делопроизводству содержит ряд рекомендаций по оформлению приказов. Однако правила их подготовки в конечно счете определяются делопроизводителем самостоятельно. Обязательным считается лишь состав реквизитов, придающих документу юридическую силу. В принятый перечень реквизитов входят:

1. полное наименование компании согласно действующему уставу;
2. организационно-правовая форма;
3. место составления или издания;
4. регистрационный номер, указанный в журнале регистрации;
5. наименование вида документа;
6. заголовок;
7. текст;
8. дата создания;
9. дата подписания
10. подпись руководителя с расшифровкой;
11. отметки о наличии приложений;

Структура приказа

Правила оформления приказа, утвержденные локальным нормативным актом, могут содержать требования к его структуре. В документе принято выделять две основные части, каждая из которых выполняет определенные функции:

Обосновывает распорядительные действия, предусмотренные акте.

Обоснованием для поручений может служить необходимость реализации целей и поставленных перед компанией задач, внутренний нормативный акт, решения вышестоящих административных подразделений или коллективных органов управления (совета директоров), нормативные акты государственного или муниципального уровня. Эта часть служит пояснением к основному тексту и обосновывает принятое управленческое решение.

Констатирующая преамбула может быть опущена в случае, если административное решение не нуждается в дополнительных пояснениях.

Содержит конкретные поручения руководства, которые строятся по принципу: “кому?”, “что?” и “когда?” необходимо сделать.

Оформление этой части начинается со слова “ПРИКАЗЫВАЮ”, которое располагается на отдельной строке и набирается прописными буквами.

Таким образом, распорядительная часть содержит сведения о поручениях руководителя, должностях и фамилиях исполнителей, необходимых сроках выполнения. Сроки не указываются, если распоряжение носит регулярный характер.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210919-qqq-17-m5-pravila-oformleniya-prikazov

Это поможет вам правильно написать приказ — образец оформления

Приказы используются в ежедневной деятельности любого предприятия, поэтому очень важно знать, как правильно написать приказ по тем или иным направлениям работы компании. По статистике от правильности функционирования формализованного администрирования зависит успешность работы компании. К нему относится, в том числе, правильное составление приказов и других документов.

Что такое приказ и каким он бывает?

Приказ – это официальное распоряжение руководителя или уполномоченных на издания документа, который обязателен для исполнения всеми подчиненными.

Сложность составления данного бланка в том, что в нем нужно четко прописывать все моменты: сроки выполнения, ответственных лиц, а если это не сделано, чем часто грешат отечественные руководители, то и спроса быть не может.

Важно! В подобном документе должно быть четко обозначено что, кому, в какие сроки следует сделать, задача должна быть конкретизирована, а также описаны ресурсы для ее исполнения. Если такого нет, то наказывать за невыполнение не представляется возможным.

Существует несколько разновидностей приказа, среди них:

• административно-хозяйственные;
• основной деятельности, затрагивающие основное положение деятельности любого производства;  
• по личному составу: наем работников, увольнения, отпуска, командировки и т.д.

Правила создания бланка

Для издания любого типа такого документа необходима определенная подготовка, которая состоит из таких шагов:

• инициирование издания;
• сбор информации;
• создание проекта;
• согласование;
• правильность оформления;
• подписание;
• доведение до сведения исполнителей и ответственных лиц.

Текст приказа должен включать 2 основных блока.

1. Констатирующий – здесь указывается суть документа, то есть то, что нужно сделать. Тут также описываются причины, которые послужили поводом для его издания. Если основание для издания – это новоизданный закон, то указывается дата его издания и собственно его название. В отдельных случаях эта часть может вовсе отсутствовать, если разъяснять причины издания документа не нужно.
2. Распорядительный – в этом блоке определяются ответственные лица, сроки выполнения сформированной ранее задачи. Понять, где эта часть, можно по обязательному глаголу «приказываю». Данная часть разделяется на пункты и подпункты с указанием ответственного лица и исполнителя. В роли исполнителей могут быть: отдельные сотрудники, целые структурные подразделения и филиалы, а указанные сроки должны быть реальными и достижимыми.

Правила создания:

• приказ может быть написан, как от руки, так и создан на компьютере и распечатан;
• необходимый формат документа А4;
• проект, подготовленный к одобрению, обязательно подписывается: «проект»;
• согласование осуществляется методом визирования. Если проект не прошел одобрение, то обязательно описывается причина отказа.

Обратите внимание! По указанным параметрам форсируют приказы по основной деятельности и административно-хозяйственым направлениям.

По личному составу

Эта группа занимает отдельную нишу. Тут есть свои правила составления, более того, существуют унифицированные формы подобных документов, которые сейчас должны использоваться повсеместно. Оформляться они могут на одно единственное действие и касаются: оформления на работу, перевода, увольнений и командировок. Вместе с тем количество человек, которых касается данное действие, не ограничивается.

Структура подобного документа по личному составу:

• название организации;
• составитель документа;
• название «Приказ»;
• дата и номер создания;
• место издания и заголовок;
• текст в двух блоках;
• подпись;
• визы руководителя в основном – это заместители руководителя по кадрам;
• отметка об ознакомлении с приказом. За это отвечает сотрудник по кадровым вопросам;
• отметка об ответственном лице.

Такие обязательно нумеруются в течение всего года, номер указывается с пометкой «к» — это означает кадры или «л/с» что можно расшифровать как личный состав.

Другие особенности или что еще нужно знать о том, как правильно написать приказ

Любой документ такого рода вступает в силу с момента издания. В отдельных случаях, возможно, вступление в силу позже даты издания, что обязательно указывается в самом тексте, например: вступает в силу с 30 апреля.

Абсолютно все приказы хранятся в архиве. Если вопрос касается основной деятельности, срок их сохранности отмечается как «постоянно», касательно личного состава – 75 лет, административно-хозяйственные – 5 лет.

Для отдельных приказов составляются приложения, необходимость в них возникает, если нужно внести большой объем информации. Если их несколько, то обязательно нужно их нумеровать.

Вывод

Если знать все правила составления приказа, любого вида проблем в их издании не будет. Конечно, очень важно научиться правильно формулировать ключевые блоки документа. Только в этом случае исполнители и ответственные лица смогут действительно выполнить, то что от них требуется.

Источник: https://StranaZakonov.com/dokumenty/eto-pomozhet-vam-pravilno-napisat-prikaz-obrazets-oformleniya

Приказы по основной деятельности организации

Приказы по основной деятельности: как отличать их от других групп приказов

Перечень приказов по основной деятельности (примеры)

Нумерация приказов по основной деятельности предприятия

Особенности соблюдения сроков хранения приказов по основной деятельности

Как правильно оформлять приказ по основной деятельности (образец)

Ответственность за несоблюдение правил хранения приказов

Приказы по основной деятельности: как отличать их от других групп приказов 

В сложившейся системе делопроизводства принято выделять 3 большие группы распорядительных документов:

• приказы по основной деятельности;
• приказы по личному составу;
• приказы по административно-хозяйственным вопросам. 

Приказ по основной деятельности издается руководящим лицом и служит для обеспечения основной и оперативной деятельности компании. Данные приказы выпускаются в целях реализации принимаемых управленческих решений и ведутся отдельно от приказов иных групп.

Можно обозначить основной критерий отнесения распорядительного документа именно к рассматриваемой группе приказов: в его содержании отражена основная (производственная) деятельность организации согласно положениям учредительной документации (устава и т. д.).

Приказы же по личному составу отражают все стороны трудовых правоотношений между работником и работодателем (вопросы трудоустройства и увольнения, командировок, перевода на другую должность, дисциплинарных взысканий и т. д.), а приказы по административно-хозяйственным вопросам связаны с решением таких задач, как:

• соблюдение внутриорганизационных регламентов деятельности;
• эксплуатация зданий и помещений;
• транспортное обслуживание;
• создание и обеспечение функционирования внутренней связи;
• вопросы безопасности (см. пп. 773–893 Перечня типовых управленческих архивных документов…, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, далее — перечень № 558).

Таким образом, зная тематику распорядительной документации, относимой к приказам по личному составу и административно-хозяйственной деятельности, можно методом от противного выделить в массиве всех издаваемых приказов группу именно по основной деятельности организации.

Перечень приказов по основной деятельности (примеры) 

Основным нормативным документом, регламентирующим принципы систематизации распорядительных документов, содержащим также указания о сроках хранения приказов в зависимости от их групповой принадлежности, является перечень № 558 (см. п. 1.2 указаний по применению перечня № 558).

Перечислить не только все виды приказов по основной деятельности организации, но и общие тематические группы не представляется возможным в связи с тем, что производственная деятельность в каждой организации обладает собственной спецификой.

Руководствуясь положениями перечня № 558, в качестве примера можно обозначить следующие тематические группы приказов по основной деятельности:

• об определении структуры организации и ее изменении;
• введении, утверждении и изменении локальной документации (инструкций, правил, распорядков и т. д.);
• определении штатного расписания и его изменениях;
• организации новых филиалов, представительств и упразднении существующих;
• создании коллегиальных и совещательных, контрольных (ревизионных), научных, экспертных, методических, консультативных органов;
• утверждении планов развития деятельности;
• осуществлении контроля за текущей деятельностью предприятия;
• определении финансовой политики организации;
• определении научно-технической политики деятельности;
• установлении режима функционирования предприятия и внесении изменений в него;
• принятии регламента проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, организации воинского учета, комплекса мероприятий по гражданской обороне, охране труда и т. д. 

Вопреки распространенному ошибочному мнению, к приказам по основной деятельности (а не по личному составу) также относится распорядительная документация о назначении руководителя и главного бухгалтера организации (см. п. 1 ст. 40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Нумерация приказов по основной деятельности предприятия 

Существует практика деления данных документов на подгруппы по тематике. Однако это удобно далеко не всегда, т. к. регистрационные номера приказам по основной деятельности обычно присваиваются в порядке их поступления в течение календарного года.

Как правило, к порядковому номеру такого приказа не добавляются буквенные индексы, но в зависимости от устоявшегося в конкретной организации документооборота возможен и такой вариант (см.

также статью «Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве»).

Стоит отметить, что указанная выше практика нумерации носит исключительно рекомендательный характер. Ранее согласно п. 2.7.1.3 Типовой инструкции по делопроизводству…, утвержденной приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 № 536 (утратил силу), правило нумерации приказов в течение календарного года носило императивный характер, но теперь правовой основы для нумерации не существует.

При этом упомянутые правила продолжают использоваться и сегодня в связи с удобством применения в учете документов, в т. ч. при ведении журнала регистрации (подробную информацию по ведению журнала регистрации таких приказов вы найдете в нашей статье «Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности»).

Особенности соблюдения сроков хранения приказов по основной деятельности 

Важно! Распорядительная документация, относящаяся к приказам по основной деятельности, подлежит постоянному хранению. 

В указаниях по применению перечня № 558 даны следующие разъяснения по вопросам хранения таких документов.

Документы, имеющие соответствующую отметку о необходимости их постоянного хранения (к ним относятся все документы по основной деятельности) в общем случае должны быть переданы организацией в соответствующий государственный (муниципальный) архив для последующего постоянного хранения (см. п. 3.3.1 указаний по применению перечня № 558).

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/kadrovoe_deloproizvodstvo/prikazy_po_osnovnoj_deyatelnosti_eto_kakie_prikazy/

Заголовок к тексту

Заголовок для текста приказа, касающегося основной деятельности организации, должен быть кратким, и его необходимо выровнять по центру листа. Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?», он пишется без кавычек, к примеру: О назначении ответственного, О согласовании проекта и т.д.

Изложение основания приказа

Как правило, текст приказа начинают с преамбулы, то есть с того, что излагают причины и основания для подготовки данного приказа. Приказ может начинаться с таких фраз как, например: в соответствии, в целях, во исполнение, во избежание и т.п.

Если необходимо, можно оформить ссылку на документ, послуживший основанием для приказа. Делается это в следующем формате: вид документа – автор – дата – номер – название. К примеру, таким образом: В соответствии с приказом Министерства финансов от 27.05.2011 «…заголовок документа».

Преамбула приказа обычно завершается словом «приказываю». Оптимальным вариантом будет написание данного слова вразрядку и без перехода на новую строку (пример вы можете увидеть в образце приказов). Данный прием используется в документах федеральных органов власти, и он даже закреплен в их инструкции по делопроизводству.

Однако в других организациях может быть принято слово «приказываю» писать заглавными буквами, а также с новой строки и без разрядки. Данный вариант также допускается.

Распорядительная часть

В тексте приказа, касающегося основной деятельности, должны содержаться предписываемые действия. Большое значение здесь имеет конкретика, а также возможность осуществления в последствие контроля над исполнением приказа. Очень удобно, чтобы перечень действий в распорядительной части приказа был представлен в виде отдельных пунктов, хотя это и не обязательно.

Исполнителями поручений могут выступать не только конкретные люди, но и целые структурные подразделения предприятия. В случае необходимости в приказе могут быть определены сроки исполнения. Однако для поручений, носящих регулярный или нормативный характер, сроки не устанавливаются. Последний пункт может послужить для указания лица, на которое возлагается контроль исполнения приказа, хотя и это не является обязательной частью документа.

Если приказ предполагается ввести в действие не с того момента, как документ будет издан, то в тексте должен быть указан срок его введения.

Нет необходимости для включения в текст документа таких фраз как «Приказ довести до…».

Одновременно с подготовкой проекта приказа исполнителю нужно составить лист рассылки в свободной форме, в котором должны быть перечислены конкретные сотрудники или целые структурные подразделения, которые должны быть ознакомлены с документом.

Ведь приказ издается именно для того, чтобы передать его людям из службы делопроизводства, которые должны будут начать работать с данным документом после его подписания.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Возможен и менее формальный вариант ознакомления заинтересованных лиц. Зачастую сотрудники ничего не имеют против того, чтобы поставить отметку о том, что они ознакомились с приказом, даже если и не было листа рассылки.

Как оформить приложение

Большой объем той или иной информации чаще всего оформляется как отдельное приложение к приказу касательно основной деятельности. Это могут быть положения, штатные расписания, схемы, инструкции, графики и иные документы, утверждаемые приказом.

Если имеется сразу несколько приложений, то они должны быть пронумерованы в тексте приказа. К примеру: «Утвердить порядок учета и списания оборудования (приложение №3)».

В правом верхнем углу первого листа приложения необходимо сделать отметку следующего образца:

Приложение №3

к приказу ЗАО «Мимоза»

от 24.07.2014 №36

В другой нашей публикации вы сможете прочесть о том, как оформить приказ об отмене другого приказа правильно. Здесь же вы найдете информацию о том, как оформить изменения к приказу, а также сможете посмотреть образцы составления приказов.

Если вам необходимо сделать выписку из приказа, обратите внимание на пример, представленный в статье по данной ссылке.

В других наших публикациях вы сможете найти массу полезной информации осогласовании и регистрации приказов по основной деятельности, ведь эти этапы обязательны в делопроизводстве.

Источник: https://delo-pro.ru/oformlenie-dokumentov/prikazy-po-osnovnoy-deyatelnosti-kak-pravilno-sostavit.html

Список приказов по основной деятельности

Среди внутренней документации компании приказы по основной деятельности составляют основную часть. О том, как правильно их оформить, и что они собой представляют, – прямо сейчас.

Бланк приказа о вступлении в должность директора (Word)

Бланк приказа об утверждении штатного расписания (Word)

Бланк приказа о передачи функций (Word)

Бланк приказа о запрете курения (Word)

Бланк приказа о назначении ответственного (Word)

Бланк приказа о передаче права подписи (Word)

Назначение и классификация приказов

Из названия следует, что данные приказы связаны с основной, т.е. текущей деятельностью компании. Определяют их как все те документы, которые остаются после отсеивания таких видов, как:

1. Приказы по личному составу – это вся внутренняя документация, которая связана с отражением трудовых отношений как с каждым сотрудником, так и с коллективом в целом. К ПЛС относятся нормативные документы фирмы, регулирующие:

• прием и увольнение с работы;
• премирование;
• взыскания;
• дисциплинарные наказания;
• отправка в текущий и внеплановый отпуск;
• командировки и т.п.

1. Приказы, регулирующие отношения в сфере административно-хозяйственной деятельности фирмы (ПАД). Сюда относятся документы, в которых содержатся указания по использованию собственности компании, материальному обеспечению, охране объекта – т.е. все задачи, касающиеся материальной стороны работы и управления фирмой.

Таким образом, приказы, касающиеся основной деятельности фирмы (ПОД), содержат самую разнообразную группу документов, которая в свою очередь разделяется на 8 подгрупп:

1. Структурные – они касаются регулировки внутренней иерархии в компании, ее структуре как единой системы. В основном такие документы регулируют образование и прекращение работы филиалов, обособленных подразделений, создания и ликвидации новых отделов или отдельных групп в пределах уже существующих отделов. Также к этой группе относятся приказы в связи с поглощением компанией более мелких фирм или в связи со слиянием с более крупными компаниями. Таким образом, если юридическое лицо имеет небольшое количество штатных работников и не имеет своих филиалов, то его структурные виды деятельности практически отсутствуют.
2. Нормативные – по сути, это все внутренние документы, которые имеют регламентирующий характер: внутреннее законодательство фирмы. Именно здесь прописывается режим работы, распорядок дня, основания для премирования, принципы оплаты труда, инструкции для каждого конкретного сотрудника и т.п. В этой связи не стоит путать их с ПЛС: например, само положение о премировании – это ПОД, а приказ о премировании конкретного работника – это ПЛС.
3. Организационные близки к нормативным, но они содержат не сами нормы работы компании, а описывают конкретные задачи, которые стоят перед отдельными сотрудниками, отделами или всем штатом в данный момент. Например, руководство заявляет о переходе на сменный график работы целого отдела, вводит новое штатное расписание или объявляет о создании комиссии, которая будет расследовать несчастный случай и т.п.
4. Надзорные регламентируют очередные плановые или внеплановые проверки, имеющие целью контроль работы отдела или всей фирмы, а также проведение переаттестации, сдачу годовой бухгалтерской отчетности, организацию инвентаризации и т.п.
5. Отчетные – очень важная подгруппа ПОД: именно эти документы интересуют проверяющие органы прежде всего. В эту категорию входят все виды отчетности – не только финансово-экономического характера (бухгалтерские), но аналитические сводки, отчеты по выполнению планов отделами с приложениями, поясняющими план на аналогичный период в будущем, а также статистические отчеты (на крупных предприятиях).
6. Финансовые приказы – это не бухгалтерские документы, а те приказы, которые намечают финансовую стратегию, планы продаж на будущий обозримый период, анализ финансовых рисков развития в той нише, где находится компания и т.п. Т.е. сюда относятся все документы, которые описывают финансовые планы руководства на конкретный период.
7. Обеспечительные приказы – все документы, которые касаются вопросов материального снабжения деятельности компании: от закупок расходных материалов до приобретения необходимого сырья, офисной техники и т.п.
8. Информационные – самая разнообразная подгруппа, которая по сути включает в себя все документы, не вошедшие в предыдущие 7 групп. Обычно это нормативные приказы, регулирующие регистрацию документооборота, помещение дела в архив, особенности оформления внутренних бумаг и т.п.

Таким образом, приказы, регулирующие основную деятельность фирмы, – это группа документов, которые условно объединены в одну категорию. Выделение связано по методу «от противного» – все, что не вошло в ПЛС и ПАД, причисляют к ПОД. Самые распространенные документы в этой категории, которые встречаются в любой компании, следующие:

• об учреждении штатного расписания, его корректировке или полном изменении;
• о введении порядка работы каждого сотрудника: режим, рабочие часы, количество смен, время для регламентированного перерыва и т.п.;
• о введении в действие любого локального акта в компании, например, правила безопасности труда на том или ином объекте, положение о премировании и т.п.;
• об инвентаризации всех имущественных объектов компании с установлением порядка проведения инвентаризации, полного перечня номенклатуры с номерами и т.п.;
• о введении в действие графика текущих отпусков каждого сотрудника;
• о порядке работы комиссии, организованной для расследования обстоятельств несчастного случая.

Приказы по основным видам деятельности хранятся в организации бессрочно, в то время как по личному составу, а также административно-хозяйственные – в течение 5 лет. Поэтому в содержании одного документа лучше не смешивать разные вопросы – тогда придется хранить слишком много фактически ненужных бумаг.

Как правильно оформить документ: пошаговая инструкция

Пример такого документа представлен на рисунке.

Структура приказа вне зависимости от вида основной деятельности компании, которую он регулирует, одинакова:

1. Полное название организации – здесь нужно указать не только аббревиатуру, но и оригинальное название. Все реквизиты, контакты и прочие сведения о фирме прописывать не следует, поскольку приказ предназначен только для внутреннего использования в компании.
2. Наименование, т.е. собственно «Приказ». Лучше сделать все буквы прописными и разместить в середине – как и в большинстве аналогичных документов.
3. Реквизиты документа, т.е. дата издания/вступления в силу (иногда это разные дни), номер (согласно единым правилам внутренней нумерации), место издания (это актуально для крупных компаний, у которых есть местные структурные подразделения и филиалы). Рядом с номером документа можно поставить обозначение ОД, которое причисляет приказ к регулирующим основную деятельность. Делать это необязательно, хотя в целях удобства рекомендуется всегда применять соответствующую маркировку каждой бумаги.
4. Собственно тема приказа, которая одновременно служит главным заголовком, предваряющим весь текст.
5. Основание для введения поправки или новой нормы: «В связи с оптимизацией», «Во исполнение приказа» (т.е. ссылка на решение вышестоящего органа управления компании или конкретного должностного лица), «В целях приведения системы или отдельных элементов в соответствие с ГОСТ (или другого нормативного документа)», «В связи с производственной необходимостью» и т.п.
6. Слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
7. Собственно описание приказа и приведение ответственных лиц (ФИО и должности) за его исполнение. Бывают и случаи, когда конкретных ответственных нет, поскольку изменение достаточно масштабное и касается всего коллектива в целом. Тогда прописывается, что сам директор оставляет контроль исполнения за собой.
8. ФИО, подпись уполномоченного лица. Здесь следует обратиться внимание, что печать организации на приказе не ставится – это внутренний документ, поэтому одной подписи считается достаточным, что он действительно вышел официально от имени компании. Т.е. приказ по основному виду деятельности действует только на основании подписи директора.

Таким образом, по сути такой приказ состоит из всех разделов, типичных для этого вида документов:

1. Реквизиты, наименование фирмы (вводная часть).
2. Констатирующая (описательная) часть, к которой приводится заглавие (т.е. какую сторону отношений регулирует приказ) и основание для введения нововведения: «В целях совершенствования…».
3. Собственно распорядительная часть, которая следует после слова «ПРИКАЗЫВАЮ». Именно здесь описываются нововведения, срок их исполнения и должностные лица, которые несут ответственность за реализацию идеи.
4. Приложения – при необходимости вынести крупную информацию – номенклатуру, пофамильные списки, другие большие блоки за пределы текста приказа. Все приложения нумеруются (если их будет несколько) и являются неотъемлемой частью приказа.

Оборотная сторона документа

Любой ПОД вне зависимости от назначения имеет оборотную сторону; на ней приводятся должности и ФИО сотрудников:

1. С которыми согласована редакция документа.
2. Которые должны быть ознакомлены с ним под подпись.
3. Который составил сам приказ. В крупных компаниях генеральный директор даже физически не может ознакомиться и тем более разработать весь поток документов, в которых нуждается фирма. Поэтому он делегирует часть своих полномочий доверенному лицу – другому сотруднику. Чаще всего это заместитель.

Журнал регистрации приказов

Для ПОД существует специальный журнал, в котором регистрируются только эти приказы. Он имеет одноименное название – журнал регистрации приказов по основной деятельности.

Как правило, это 64-страничная брошюра формата А4 в картонной обложке, стилизованной под архивные документы (золотистого цвета). Левый край немного больше, как и в случае со всеми другими документами – поле используется для создания отверстий для подшивания в архив.

Записи в этот документ заносятся по стандартной форме, как показано на образце.

Номера всегда ставятся по порядку. Особое внимание следует обратить на поля «дата» и «название документа» – ошибки здесь недопустимы и с точки зрения удобства нахождения, и в плане проверок представителями разных органов. Также следует учесть, что названия приказов следует делать по возможности краткими, чтобы потом можно было легко отыскать их среди множества подобных бумаг.

Регистрировать документ нужно сразу после его подписания, потому что именно этот факт подтверждает юридическую силу приказа. Если же бумага вышла, но не зарегистрирована, формально она не существует, как можно понять из ГОСТ Р 51141-98 (там описывается, что именно регистрация фиксирует факт создания приказа).

Журнал регистрации ведется в течение календарного года. При этом на каждый год в обязательном порядке заводится новый журнал вне зависимости от состояния наполнения книги. Если в одном экземпляре места уже не осталось (что бывает только в случае с крупными организациями), заводится продолжение журнала, на котором указывается «Часть 2».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ПОД и ПЛС всегда регистрируются как отдельные документы – т.е. в содержании оного приказа не может быть элементов другого. Вместе с тем ПОД и ПАД могут быть объединены в один документ на усмотрение должностных лиц фирмы.

Как хранятся ПОД

Несмотря на то, что организация обязана хранить все ПОД, вне зависимости от срока давности, допускается отправить на длительное хранение те документы, к которым нет необходимости обращаться в текущей деятельности.

Порядок в данном случае достаточно прост:

1. В конце каждого календарного года уполномоченные сотрудники оценивают, нужно ли будет обращаться к приказу или фактически он утратил актуальность.
2. Все документы, утратившие силу, отправляются в специальное хранилище или передаются в архив.
3. Об этом факте составляется информационный приказ по основному виду деятельности, который как обычно регистрируется в журнале.

Примеры распространенных видов приказов [year]

Далее приводятся образцы наиболее распространенных видов ПОД, которые составляют основную долю в документообороте практически каждой компании.

1. О вступлении в должность директора (генерального директора, начальника филиала и т.п.).
2. Об утверждении штатного расписания (введении нового, поправок к старому, учреждении в 1 раз).
3. О передаче функций (на примере сотрудника, осуществляющего кадровое делопроизводство).
4. Об учреждении, поправках или введении новой редакции документа «Правила внутреннего трудового распорядка».
5. О графике работы компании в отдельные периоды (например, во время майских праздников).
6. О регламенте действий всех сотрудников в случае обнаружения пожара.
7. О запрещении курения.
8. О назначении ответственного (на примере лица, отвечающего за пожарную безопасность).
9. О передаче права подписи (на примере права подписи во всех кадровых документах).
10. О досрочном прекращении исполнения обязанностей руководителем.

ссылкой:

Источник: https://2ann.ru/prikazy-po-osnovnym-vidom-deyatelnosti/