В этой статье:
- 1 Правила оформления должностных инструкций
- 2 Как правильно оформить должностную инструкцию согласно ГОСТу
- 3 Должностная инструкция: оформление по ГОСТу (образец) | Читайте статьи журнала Кадровое дело
- 3.1 Как правильно составить должностную инструкцию: оформление по ГОСТу, образец [year]
- 3.2 Подробнее о должностных инструкциях читайте в статьях:
- 3.3 Каких ошибок избегать при оформлении должностной инструкции по ГОСТу
- 3.4 Каковы требования к оформлению должностной инструкции
- 3.5 Аттестация работников образования в 2017 году будет добровольной и обязательной:
- 3.6 Основные правила оформления должностных инструкций для работодателей
- 4 Порядок составления и оформления должностной инструкции
- 5 Порядок утверждения должностных инструкций для рабочих на предприятиях
- Правила оформления должностных инструкций
- Правила и порядок оформления должностных инструкций в [year] году
- Как правило, в должной инструкции содержатся следующие разделы:
- Порядок оформления должностных инструкций
- Рекомендации ГОСТ по оформлению должностных инструкций
- Как правильно оформить должностную инструкцию согласно ГОСТу
- Что это за документ
- Назначение
- Классификация
- Кто разрабатывает
- Требования к оформлению должностной инструкции согласно ГОСТу в [year] году
- Разделы
- Этапы оформления
- Порядок внесения изменений
- Хранение
- Образец для менеджера по таможенному оформлению
- Должностная инструкция: оформление по ГОСТу (образец) | Читайте статьи журнала Кадровое дело
- Как правильно составить должностную инструкцию: оформление по ГОСТу, образец [year]
- Подробнее о должностных инструкциях читайте в статьях:
- Каких ошибок избегать при оформлении должностной инструкции по ГОСТу
- Каковы требования к оформлению должностной инструкции
- Аттестация работников образования в 2017 году будет добровольной и обязательной:
- Основные правила оформления должностных инструкций для работодателей
- Порядок составления и оформления должностной инструкции
- Правила составления должностных инструкций
- Правила и порядок составления должностной инструкции
- Должностная инструкция — образец оформления
- Общие рекомендации по разработке должностных инструкций
- Порядок утверждения должностных инструкций для рабочих на предприятиях
- Необходимо ли утверждать должностные инструкции приказом
- Ответственный за утверждение и подписание должностных инструкций
- Общий порядок утверждения должностной инструкции
- Приказ об утверждении должностных инструкций
Правила оформления должностных инструкций
Оформление должностных инструкций должно производиться в строгом соответствии с общим порядком оформления нормативно-распорядительных документов. Соблюдение порядка оформления должностных инструкций позволит обеспечить юридическую значимость этого внутреннего регламента.
Правила и порядок оформления должностных инструкций в [year] году
В законодательстве отсутствует такое понятие, как «должностная инструкция», этот вид нормативного документа разрабатывается на локальном уровне — инструкции действуют только в пределах одного конкретного предприятия.
Но в ОКУД — общероссийском классификаторе управленческой документации они упоминаются среди документов, относящихся к классу организационно-распорядительных. Этот класс предназначен для организационно-нормативного регулирования деятельности предприятия.
Таким образом, должностная инструкция является одним из важнейших нормативных документов, регулирующих и регламентирующих трудовую функцию, определяемую конкретной должностью.
Оформление должностной инструкции, хоть и не является обязательным требованием, установленным на уровне закона, как показывает практика, необходимо как работодателю, так и работнику. На должностную инструкцию, как на нормативный документ и тот, и другой могут сослаться в случае возникновения конфликтных ситуаций и трудовых споров.
Она может служить основанием оправдания расходов на заработную плату, если налоговая инспекция потребует обосновать те значения, которые указаны в штатном расписании.
Разработка и оформление должностных инструкций в 2017 году на предприятии может регулироваться в соответствии с теми требованиями, которые работодатель вправе установить самостоятельно. Такой регламент может быть утвержден в виде инструкции или методических рекомендаций.
Как правило, в должной инструкции содержатся следующие разделы:
- Общие положения;
- Должностные обязанности;
- Права по должности;
- Ответственность.
При оформлении должностной инструкции следует учесть, что текст ее не должен быть слишком большим. Если документ расположен на нескольких страницах, каждая из них должна быть обязательно пронумерована.
Для нумерации используются арабские цифры, их проставляют в нижнем колонтитуле, по центру страницы. Нумерация сквозная по всему документу. Для нумерации разделов и подразделов используются римские цифры.
Пункты и подпункты инструкции названий не имеют и нумеруются внутри разделов арабскими цифрами.
Текст инструкции печатается только на одной стороне листа. При этом установлены следующие границы текста: верхняя и нижняя равны 2 см, правая — 1,5 см, левая — 3 см. Как правило для текста используется шрифт Times New Roman Cyr или Arial размером 14 или 12 пт соответственно.
Оформление должностной инструкции, как и всякого юридически значимого документа, должно соответствовать требованиям государственных стандаров. В то же время, поскольку должностная инструкция является внутренним нормативно-распорядительным документом, допускается, например визы согласования проставлять в нижней части обратной стороны на последнем листе. Визироваться инструкция также может полистно.
Единственное условие — все допустимые варианты оформления этого документа установить внутренним регламентом — методическими указаниями или инструкцией по составлению.
Справка
Порядок оформления должностных инструкций
Как правило, разработку и оформление должностных инструкций в 2017 году инициирует руководитель предприятия, издав соответствующий приказ, которым назначаются ответственные за это должностные лица.
Проект документа необходимо согласовать с отделом нормоконтроля и юридической службой. Нормоконтроль проверит, правильно ли оформлен документ, соответствует ли он требованиям стандартов, а юристы оценят его содержание на соответствие положениям действующего трудового законодательства. Если это необходимо, документ может быть согласован с профсоюзным комитетом работников предприятия или иным представительным органом сотрудников.
https://www.youtube.com/watch?v=GW2VT5K3-3M
В некоторых случаях порядок оформления должностных инструкций в организации может предусматривать согласование с руководством других структурных подразделений, в штатном расписании которых есть такая должность, или руководством головной организации, курирующей деятельность предприятия.
После согласования должностная инструкция утверждается руководителем предприятия или назначенным по его приказу иным должностным лицом. Затем документ должен быть прошнурован, пронумерован, заверен печатью предприятия. Хранятся оригиналы должностных инструкций, как правило, в кадровой службе. Их хранение регламентируется внутренним нормативным актом, устанавливающим порядок ведения делопроизводства в организации.
Для ознакомления работнику, с которым заключается трудовой договор, выдают заверенную копию документа. Такие же копии хранятся у руководителей подразделений, которые выдают их работникам, если тем потребуется уточнить выполняемую трудовую функцию.
В действие должностные инструкции вступают с момента утверждения, если иное не оговаривается в их тексте. Юридическую силу документ не теряет до того момента, пока в действие не будет введена новая должностная инструкция. После того, как работник поставил подпись, удостоверяющую факт его ознакомления с инструкцией, ее требования для него становятся обязательными для выполнения.
Рекомендации ГОСТ по оформлению должностных инструкций
Поскольку на государственном уровне оформление должностных инструкций не регламентируется никакими нормативами, при их разработке следует руководствоваться теми общими требованиями, которые устанавливают следующие ГОСТы:
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст).
Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210967-qqq-17-m6-oformlenie-doljnostnyh-instruktsiy
Как правильно оформить должностную инструкцию согласно ГОСТу
Должностная инструкция является внутренним правовым актом организации, главной задачей которого является контроль и оптимизация трудовой деятельности сотрудников.
Представленный документ призван регулировать трудовые отношения между руководством и сотрудниками, исключать потенциальные конфликтные ситуации, путем содержания прав и трудовых обязательств, предъявляемых к работнику.
Каковы особенности должностной инструкции и как грамотно составить внутренний правовой документ предприятия?
Что это за документ
Должностная инструкция представляет собой документ, имеющий юридическую силу, в котором обозначены требования и обязанности, возложенные на сотрудника организации. В соответствии с документом, за каждым сотрудником закреплен набор задач, которые ему необходимо выполнять.
Главным отличием должностной инструкции от трудового договора выступает то, что она не составляется для каждого работника в индивидуальном порядке с указанием его личной информации, а формируется в установленном порядке для тех или иных специалистов.
Таким образом, должностная инструкция является документом, созданным для исключения конфликтных ситуаций, разногласий между начальством и работниками. В ней максимально подробно обозначены особенности сотрудничества, которым должны следовать стороны трудовых отношений.
Трудовой Кодекс не содержит строгих правил оформления должностной инструкции с новым работником. Однако, большинство руководителей требует составления документа. Для служащих государственных предприятий инструкция является главным правовым постановлением, регулирующим их трудовую деятельность.
Назначение
Должностная инструкция представляет собой правовой акт, который создается с целью регламентации организационно-правового положения сотрудника, его обязательств, прав и ответственности. Документ призван создать необходимые условия для эффективного ведения трудовой деятельности.
Документ регламентирует квалифицированные требования к потенциальным претендентам на конкретную должность, функции, выполняемые сотрудником, а также возложенную на него ответственность.
Должностная инструкция позволяет руководители оптимизировать процесс взыскания и премирования работников, разрешения споров и квалификацию персонала.
Классификация
Должностные инструкции, в соответствии с общепринятыми нормами принято разделять на два основных типа: типовые и индивидуальные.
Типовой вид документа формируется предприятиями отдельных сфер и подразделений. Он является исходным примером для создания индивидуальных должностных инструкций отдельных работников.
По той причине, что образец оформления должностной инструкции не предусмотрен действующими законодательными нормами, ответственное лицо формирует документ на свое усмотрение.
Должностная инструкция может быть представлена в виде одиночного положения, а может выступать в качестве приложения к трудовому договору.
Кто разрабатывает
Должностная инструкция представляет собой документ, имеющий юридическую силу. Она должна быть составлена уполномоченным лицом, в качестве которого выступает руководитель предприятия или начальник отдела кадров.
Нередко к процедуре разработки документа привлекаются специалисты в области юриспруденции или представители узкопрофильного подразделения организации для внесения всевозможных коррективов.
Требования к оформлению должностной инструкции согласно ГОСТу в [year] году
Должностная инструкция представляет собой нормативно-правой акт, характеризующийся специфическими моментами.
Документ необходимо оформлять в трех экземплярах:
- первый нужно передать работнику отдела кадров, прикрепив к штатному расписанию;
- второй экземпляр должен оставаться у руководителя подразделения, так как он обязан проводить контроль качестве выполняемой сотрудниками работы;
- третий экземпляр необходимо передать сотруднику, для которого был предназначен документ.
Должностная инструкция может выступать в качестве дополнения к трудовому договору или издаваться отдельно. В случае необходимости, ее содержание нужно обсуждать с профсоюзом.
Существуют универсальные требования. которые необходимо брать в учет при составлении документа.
Среди них следующее:
Однозначность | Информация должна быть изложена в доступной форме, исключающей возникновение дополнительных вопросов. |
Емкость | Права и обязательства сотрудников должны быть изложены четко и лаконично, но при этом необходимо учесть все трудовые требования, предъявляемые к работнику. |
Логичность | Предъявляемые требования к сотруднику должны быть логично обоснованными и соответствовать нормам ГОСТа 2019. |
Разделы
В соответствии с общепринятым форматом, должностная инструкция должна полноценно раскрывать все вопросы, затрагивающую трудовую деятельность работников.
Документ должен содержать следующие принципиально важные разделы:
- обобщенные положения;
- должностные обязательства;
- права сотрудника;
- документация для руководства при выполнении трудовых обязательств;
- порядок взаимоотношений с работниками;
- ответственность сотрудника;
- критерии, позволяющие дать оценку качеству проделанной работы.
Документ также содержит заключительную часть, которая должна содержать подпись руководителя и дату вступления в силу прописанных положений.
Этапы оформления
При составлении должностной инструкции необходимо придерживаться точной последовательности.
Процесс оформления документа включает в себя следующие этапы:
- предварительная подготовка документа (проверка на наличие требований руководства и нормы профессиональных стандартов);
- согласование инструкции с руководителями ответственных отделов;
- утверждение документа руководителем организации, заверенное его подписью.
Скачать образец должностной инструкции
Порядок внесения изменений
В рабочем процессе обязательства сотрудника могут видоизменятся. Такая ситуация может возникнуть, например, при изменении целей организации или расширении ее услуг.
Во время корректировки сотрудников возникает необходимость внесения исправлений в должностную инструкцию, чтобы в дальнейшем исключить возникновение конфликтной ситуации.
Общая характеристика процедуры внесения изменений соответствует следующим пунктам:
- Процесс подготовки нового документа, который будет соответствовать нюансам трудовой деятельности. Коррективы должны соответствовать Законодательным нормам.
- Издание соответствующего приказа, который является основанием для утверждения новой трудовой инструкции.
- Процедура ознакомления сотрудников с внесенными изменениями и получение их согласие на выполнение новых трудовых обязательств (подпись и согласие в письменном виде).
- Разработка и подписание дополнения к трудовому договору, гласящего об изменениях. Один экземпляр должен хранится у руководителя, а второй необходимо передать работникам.
По завершении формальных процедур, сотрудник должен приступить к выполнению работы в соответствии с новыми условиями.
Должностная инструкция не выступает в качестве личного документа для отдельного работника. Она составляется для конкретной должности, будь то кассир или библиотекарь, документ не содержит имен. При нарушении общепринятого стандарта, при увольнении сотрудника руководителю придется переделать инструкцию.
Хранение
Должностная инструкция должна быть закреплена печатью компании, зашнурована и отдана на хранение в отдел кадров. Сотруднику, а также его начальнику должна быть выдана копия документа, с которой они смогут повторно ознакомится при необходимости.
Образец для менеджера по таможенному оформлению
Должностная инструкция менеджеру по таможенному оформлению прежде всего, должна состоять из «шапки», включающей в себя следующую информацию:
- название документа;
- номер должностной инструкции;
- место составления документа;
- название должности руководителя компании;
- подпись руководителя и дата.
Образец обобщенных положений документа выглядит следующим образом:
- Специалист по таможенному оформлению может быть принят на работу или уволен по приказу руководителя компании _______________________.
- На должность может быть назначено лицо с высшим образованием без требования наличия стажа или лицо со средним специальным образованием и стажем работы не менее 2 лет; курсы по повышению квалификации проводятся один раз в три года; необходим квалифицированный аттестат.
На должность специалиста второй категории может быть назначено лицо с высшим образованием и стажем не менее 2 лет; курсы по повышению квалификации проводятся один раз в три года; необходим квалифицированный аттестат.
На должность специалиста первой может быть назначено лицо с высшим образованием и стажем не менее 2 лет по второй квалификационной категории; курсы по повышению квалификации проводятся один раз в три года; необходим квалифицированный аттестат.
- Выполняя свои трудовые обязательства, специалист должен руководствоваться:
- нормативными актами, касающимися трудовых обязательств;
- методическими материалами;
- уставом компании;
- нормами трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями руководителя компании;
- должностной инструкцией.
- Специалист по таможенному оформлению обязан знать:
- законодательные акты и прочие документы, регламентирующие особенности таможенного оформления и перемещения товаров через границу;
- законодательные нормы, касающиеся внешнеэкономических видов деятельности;
- права и обязательства таможенных агентов и декларантов;
- нормы валютного контроля;
- меры ответственности за нарушение установленных норм в таможенной отрасли;
- таможенные режимы;
- особенности декларирования и разновидности таможенных деклараций;
- особенности заполнения таможенной документации;
- виды и порядок уплаты таможенных платежей;
- основополагающие принципы законодательной базы;
- правила охраны труда.
- В момент отсутствия специалиста по таможенные оформления его обязательства возлагаются на назначенного заместителя, который, в свою очередь, ответственен за исполнение переданных ему трудовых обязательств.
Образец раздела о рабочих обязательствах сотрудников выглядит следующим образом:
- Для надлежащего выполнения трудовых обязательств сотрудник должен:
- оформлять документы на продукцию, перемещаемую через границу и прочие действия, необходимые для таможенного оформления;
- контролировать достоверность данных о перемещаемой продукции согласно документации;
- обозначать код товара на основе установленной номенклатуры;
- определять разновидности налогов, которыми облагается продукция;
- использовать налоговые льготы;
- вести отчетность;
- проводить контроль выполнения правил охраны труда.
Образец раздела о правах сотрудника должен быть составлен следующим образом:
- Сотрудник вправе:
- ознакомиться с проектами руководства, касающимися его трудовой деятельности;
- предлагать руководству меры по усовершенствованию рабочего процесса;
- получать от руководства данные, документы и выписки, касающиеся выполняемой работы;
- участвовать в вопросах охраны трудовой деятельности.
Образец положений об оценке работы сотрудника выглядит следующим образом:
- работа сотрудника может быть оценена только руководителем;
- Сотрудник ответственен:
- неисполнение рабочих обязательств;
- правонарушения в процессе трудовой деятельности;
- причинение материального ущерба;
- игнорирование правил охраны труда.
В заключении документа, руководитель отдела и сотрудники должны оставить подписи, подтверждающие ознакомление с инструкцией.
Внимание!
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Источник: http://buhuchetpro.ru/oformlenie-dolzhnostnoj-instrukcii/
Должностная инструкция: оформление по ГОСТу (образец) | Читайте статьи журнала Кадровое дело
Какие требования предъявляет ГОСТ к должностным инструкциям.
Как правильно составить должностную инструкцию: оформление по ГОСТу, образец [year]
В Трудовом кодексе РФ или в иных нормативно-правовых актах не содержится требований по порядку разработки должностных инструкций: оформление по ГОСТу (образец). Однако стоит учитывать, что составление такого документа полезно не только для работодателя, но и для работников. Как оформить должностную инструкцию
Должностная инструкция, титульный лист: образец
Скачайте документы по теме:
Должностная инструкция, оформленная по ГОСТу, образец относится к важным нормативным документам, которые регламентируют обязанности определенного сотрудника, занимающего ту или иную должность, а также требования к его квалификации, все права и степень ответственности. Кто разрабатывает и оформляет ДИ
Подробнее о должностных инструкциях читайте в статьях:
В письме Роструда от 31 октября 2007 года № 4412-6 оформлению должностной инструкции отводится важное место. Специалисты Роструда указали основные требования к оформлению и содержанию такого документа, а также подчеркнули, что должностная инструкция относится к важнейшему локально-нормативному документу, в котором регламентированы трудовые отношения. Обязана ли организация составлять и заполнять должностные инструкции
В правильно оформленной должностной инструкции содержатся все квалификационные требования к соответствующей должности, а так же полный перечень должностных обязанностей специалистов, границы профессиональной ответственности и полномочий. Можно ли изменять ДИ
Обратите внимание! Оформление должностной инструкции по ГОСТу, образец 2017 года позволит работодателям при возникновении трудовых споров доказать правомерность требований, а также обосновать налоговым инспекторам соответствие произведенных расходов на проведение оплаты труда.
Оформление должностной инструкции по ГОСТу и образцу проводится в форме отдельного документа или приложения к основному трудовому договору.
Работодателю стоит учитывать, что при составлении документа в виде приложения к заключенному трудовому договору любые изменения в инструкцию можно в последующем вносить после оформления и подписания дополнительного соглашения к основному трудовому договору. Как составить должностную инструкцию, если должность не входит в квалификационный справочник
Каких ошибок избегать при оформлении должностной инструкции по ГОСТу
Частая ошибка работодателя заключается в том, что в самом тексте трудового договора указываются следующие условия: «Должностные обязанности специалиста определены ДИ, которая относится к неотъемлемой части трудового договора». При этом инструкция или совсем отсутствует, или же оформляется в форме самостоятельного документа, что само по себе уже является нарушением. Сколько ДИ должно быть у внутреннего совместителя
Поэтому если в заключенном трудовом договоре присутствует формулировка с такими условиями, в образец оформления должностной инструкции предусматривает:
- в первую очередь наличие самой инструкции;
- во вторую очередь документ оформляют в качестве непосредственного приложения к основному трудовому договору, инструкцию необходимо прикрепить или подшить в ТД.
Далее рассмотрим, как правильно оформить должностную инструкцию в форме самостоятельного документа, а не приложения к ТД. Необходимо учитывать, что такую ДИ не стоит оформлять в формальном стиле.
Документ, в первую очередь, разрабатывается для работодателя и самого работника, а не для проверяющих трудовых инспекций, которые не наложат штраф на организацию даже при полном отсутствии в ней должностных инструкций.
Может ли документ, закрепляющий трудовые обязанности, называться ДИ
Каковы требования к оформлению должностной инструкции
Должностная инструкция образец оформления по ГОСТу Р 6.30-2003 носит лишь рекомендательный характер. Унифицированной формы такого документа не разработано и на законодательном уровне заполнение ДИ не регламентировано. Полезная статья: Как определить мероприятия по охране труда, необходимые организации
Как правильно составить должностную инструкцию и заполнить образец каждая компания решает самостоятельно. Порядок составления рационально прописать во внутренних нормативных актах или документах организации. Полезная статья: Как оформить выполнение работ, которые не входят в трудовые обязанности сотрудника
Обратите внимание! Если в правилах внутреннего распорядка, трудовых договорах, других документах сделаны ссылки на ДИ, в этом случае порядок оформления должностной инструкции по ГОСТу или по свободному образцу становится обязательным.
Образец оформления должностной инструкции должен быть:
- прошнурован;
- пронумерован;
- обеспечен сквозной нумерацией;
- все приложения нумеруются;
- документ оформляют на листах формата А4;
- разделы нумеруют римскими цифрами;
- все пункты и подпункты нумеруют арабскими цифрами;
- наименования разделов набирают прописными буквами для большей наглядности.
Стоит учитывать, если по определенной должности рекомендуется в обязательном порядке применять профессиональные стандарты, титульный лист должностной инструкции, образец заполнения содержит соответствующие сведения о том, что документ составлен с учетом требований профстандартов. Образец отметки смотрите здесь.
Документ утверждают приказом генерального директора или уполномоченного лица, который его заменяет.
Скачать чистый бланк
Скачать в .doc
Скачать заполненный образец
Скачать в .doc
Можно ли документ, закрепляющий трудовые обязанности рабочих, называть должностной инструкцией?
Законодательство не дает однозначного объяснения на этот вопрос. В Трудовом кодексе РФ не уточняют, как следует называть документ, который определяет основные обязанности сотрудников в соответствии с возложенной на них трудовой функцией.
Традиционно производится оформление должностных инструкций, которые определяют обязанности сотрудников в рамках той работы, которую на них возложили. Но документ можно назвать и иначе, например, квалификационная характеристика и тому подобное.
Полезная статья: Можно ли сократить должность, обязанности по которой сотрудник выполняет на условиях совмещения должностей
В какой форме нужно знакомить сотрудников с должностной инструкцией, оформленной по ГОСТу, если образец составили как самостоятельный документ?
Существуют три способа ознакомления:
Справка
Аттестация работников образования в 2017 году будет добровольной и обязательной:
- во-первых, многие организации ведут специальный журнал, где присутствуют инструкции, с которыми знакомят работников;
- во-вторых, к инструкции прикладывают лист ознакомления и заполняют его при ознакомлении;
- в-третьих, сотрудника просят расписаться на самой инструкции.
Является ли журнал регистрации ДИ обязательным документом для всех организаций? Нет, не является. Его ведут компанией по желанию. Форму журнала можно скачать здесь.
Основные правила оформления должностных инструкций для работодателей
Должностная инструкция, на примере оформления должны соблюдаться соответствующие правила:
- сначала заполняют основную текстовую часть, в которой определяют трудовую функцию по определенной должности, для которой и составляется ДИ;
- документ оформляют с учетом квалификационных справочников, а так же профессиональных стандартов. Причем использование справочников и профстандартов носит обязательный характер, если по определенной должности установлены льготы или компенсации, соответствующие ограничения (часть 2 статьи 57 ТК РФ) или строгие требования к квалификации (часть 1 статьи 195.3 ТК РФ). В этом случае раздел по квалификационным требованиям инструкции соответствует рекомендациям, указанным в справочнике или профстандартах;
- образец правильного оформления должностной инструкции содержит структурные разграничения;
- документ максимально точно описывает фактическую трудовую деятельность и возложенные функции на работника, его трудовые обязанности;
- должностная инструкция составляется коллегиально. Ее оформление не стоит поручать только работнику отдела кадров. В разработке и оформлении документа в обязательном порядке должны участвовать как непосредственный руководитель, так и руководители более высокого уровня. При таком способе оформления рабочий документ будет максимально точно и полно учитывать специфику по каждой должности и применяться в качестве основного инструмента регулирования трудовых отношений между сторонами;
- при разработке должностной инструкции по правилам оформления и заполнения образца необходимо учитывать цели, которые компания планирует достичь с помощью ДИ. Такие цели подразделяются на общие и специальные. В основе лежит регулирование вопросов управления персоналом, создание нормативно-правовой базы, помогающей решать сложные и спорные вопросы, урегулировать трудовые конфликты. Должностные инструкции традиционно учитываются при проведении аттестации, оценки, помогают рационально разделить трудовые обязанности.
Источник: https://www.kdelo.ru/art/377924-doljnostnaya-instruktsiya-oformlenie-17-m10
Порядок составления и оформления должностной инструкции
— Коммерческое право — Порядок составления и оформления должностной инструкции
Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции; утверждает эти документы руководитель организации. При необходимости они могут быть согласованы с юридической службой или другими структурными подразделениями. Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под расписку, которую располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования.
Расписка включает слова «С инструкцией ознакомлен (на)», личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления. Руководитель подразделения Личная подпись Расшифровка подписи С должностной инструкцией ознакомлен Экземпляр получил.Личная подпись работникаДата Расшифровка подписи Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы: 1. Общая часть (общие положения) 2. Функции 3. Должностные обязанности 4. Права 5.
Ответственность 6.
Внимание
В отличие от трудового договора, тут указываются права, вытекающие из функций структурного подразделения и организации. Например, участие в проектах и разработках, принятие решений в соответствии с полномочиями, обучение и повышение квалификации.
- Список документов, которыми должен руководствоваться сотрудник: приказы, инструкции, нормативные акты.
- Порядок взаимодействия с другими сотрудниками. Указывается основной круг лиц, порядок подчиненности или руководства, сроки и регламент предоставления информации и ответов на запросы.
- Ответственность сотрудника.
При указании мер ответственности обязательна ссылка на соответствующий нормативный акт (ГК, ТК или УК).
Квалификационная характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела: Должностные обязанности — перечисляются функции, которые полностью или частично выполняются работником, занимающим данную должность.
Должен знать — излагается обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей.
Требования к квалификации — в этом разделе перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также требования к стажу.
Первые два раздела квалификационной характеристики могут быть полностью использованы при составлении должностной инструкции в конкретной организации, с учетом присущей ей специфики работы.
- Зачастую обязанность по составлению должностной инструкции возлагается не на сотрудника отдела кадров, а на руководителя структурного подразделения, поскольку ему лучше известна специфика работы.
- Оформляется как приложение к трудовому договору или отдельным документом.
- Если в компании есть профсоюз, необходимо согласовать с ним проект должностной инструкции.
- Документ утверждается руководителем предприятия, подписывается начальником отдела кадров и руководителем соответствующего подразделения.
3 Основные пункты должностной инструкции:
- Общие положения: назначение документа, категория должности, порядок приема на работу, кому подчинятся сотрудник, требования к образованию и профессиональным навыкам.
- Описание должностных обязанностей: ежедневных, еженедельных, ежемесячных.
- Права сотрудника.
Правила составления должностных инструкций
Важно
Раздел «Ответственность» устанавливает меру ответственности работника за несоблюдение положений должностной инструкции и требований, предусмотренных законом Раздел может содержать как общие ссылки на законы, так и конкретизировать порядок наложения взыскания.
При составлении должностной инструкции, в первую очередь, следует руководствоваться сведениями, которые содержит Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее — Справочник), утвержденный Постановлением Минтруда России № 37 от 21.08.1998, в нем перечислены квалификационные характеристики на разные должности.
Каждая такая характеристика включает сведения по трем разделам: должностные обязанности, необходимые ля эффективного выполнения трудовой функции знания и требования к квалификации.
При составлении должностных инструкций можно взять за основу соответствующие типовые документы. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых инструкций существенно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их.
Так как должностная инструкция является документом, регламентирующим правовое положение работника в конкретной организации, то ее необходимо составлять для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием. Помимо названных документов, при разработке должностных инструкций следует опираться на положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции — взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, т.
к. обязанности каждого работника вытекают из задач и функций структурного подразделения.
Правила и порядок составления должностной инструкции
Например, перечень должностных обязанностей работника отдела кадров может выглядеть следующим образом. Инспектор отдела кадров обязан; 1. Сохранять конфиденциальность служебной информации, а также персональных данных о работниках организации (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни), 2. Выполнять указания и распоряжения руководителя кадровой службы, директора организации.
3.
Обеспечивать сохранность служебных документов, бланков, печатей, штампов и соблюдать правила их использования. 4. Соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц. 5. Тщательно контролировать качество изготовления и оформления документов по личному составу работников организации, а также документов, представляемых на подпись директору 6.
Соблюдать сроки исполнения документов, заданий и поручений руководства, 7.
Должностная инструкция — образец оформления
Сюда же входят требования к опыту работы, стажу трудовой деятельности по данной специальности. В этом разделе следует перечислить, если они имеются, и требования в отношении специальных знаний и навыков: нормативно-правовых, владения компьютером или иностранными языками.
Кроме того, в этом разделе следует дать перечень основных организационно-правовых документов и нормативных актов, которыми работнику следует руководствоваться при выполнении должностных обязанностей.
Если должность – руководящая в разделе следует привести перечень структурных подразделений или тех должностей сотрудников, которые непосредственно подчиняются данной штатной единице.
В этот раздел следует включить все положения, уточняющие статус должности, а также порядок назначения и освобождения от должности, замещения данного работника и исполнения его обязанностей в случае болезни, отпуска или временного отсутствия.
Общие рекомендации по разработке должностных инструкций
Для кадровых служб, например, характерны связи с территориальными отделениями Пенсионного фонда России, отделом соцобеспечения, военкоматом, Центром занятости и др. Санкина П.В.,канд. ист, наук, доц. кафедры документоведения РГГУГазета «Ведомости» Д. А.
Общеотраслевые квалификационные требования Минтруда России разработаны вне связи со структурой конкретной организации, особенностями её деятельности и поэтому содержат только наиболее характерные обязанности и определяют минимальный уровень профессиональной подготовки по той или иной должности. должностной инструкции во многом определено государственными нормативными документами.
В их числе Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и; других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 (далее — Квалификационный справочник), в котором содержится регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.
Справочник является нормативным документом и рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.
Порядок пересмотра должностной инструкции».
В нем устанавливают или срок действия инструкции (например: «Инструкция подлежит пересмотру 1 раз в год»), или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых: изменение организационной структуры, пересмотр штатного расписания, появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и др. Данный раздел располагают в заключение должностной инструкции. Более информативно выглядят инструкции, в которых устанавливаются виды ответственности за каждый вид выполняемой работы.
Источник: http://prodhelp.ru/poryadok-sostavleniya-i-oformleniya-dolzhnostnoj-instruktsii/
Порядок утверждения должностных инструкций для рабочих на предприятиях
Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Порядок утверждения должностных инструкций в организациях
Работодатель обязан оговаривать условия рабочего процесса и знакомить работника с ними перед приемом на работу, для этих целей нужно проводить инструктаж.
При наличии для данного процесса отдельного локального акта соблюдается порядок утверждения должностных инструкций и их оформления.
При этом законодательство не обязывает работодателя применять должностную инструкцию, так как этот документ не является обязательным, однако ТК РФ в ст. 8 дает право на его создание, а также описывает процесс оформления, чтобы тот в свою очередь был наделен законной силой.
Необходимо ли утверждать должностные инструкции приказом
Сам процесс создания на предприятии должностной инструкции как внутреннего локального акта еще не обеспечивает ей статус официальной документации. Так как без соблюдения процесса ее составления и утверждения акт не будет наделен юридической силой.
Важно: поэтому решив создать инструкцию, работодатель обязан придерживаться установленных требований ст. 8 ТК РФ в формировании с последующим утверждением.
При этом инструкция с течением времени может изменятся, так как происходят перемены в технологических и организационных вопросах на предприятии. В таком случае также соблюдается установленный процесс ее оформления и утверждения.
Ответственный за утверждение и подписание должностных инструкций
В создании требований к должности участвует специальная комиссия, созванная на основании приказа руководителя. В ее состав включаются специалисты соответствующих подразделений предприятия, работа которых сопряжена с контролем рабочего и технологического процесса в подразделениях, например:
- юрист
- кадровый работник
- начальник охраны
- главный или рядовой бухгалтер
Возглавляет комиссию сам руководитель, он же и подписывает готовый вариант инструкции после тщательного изучения и согласования отдельных моментов.
При этом приказ об утверждении будет издан отделом кадров – согласно прямым обязанностям подразделения.
Важно: кроме приказа допускается применение грифа «Утверждаю» в таком случае вариант с изданием распоряжения пропускают и его не создают.
Общий порядок утверждения должностной инструкции
После разработки должностной инструкции ее согласовывают и утверждают. В ходе этого изучают каждый пункт инструкции на содержание актуальной информации. Подготовленная к утверждению должностная инструкция согласно порядку, складывается из разделов, представленных в таблице ниже.
Пункты |
Детальная информация |
Общие положения |
В этот раздел должны вносится главные сведения относительно вида должности, квалификации и опыта сотрудника, уровень подчиненности и прочие особенности, такие как порядок назначения сотрудника и замещения должности |
Функция |
Указываются функции, положенные к исполнению работником |
Должностные обязанности |
Конкретизируются задачи поставленные перед работником, при этом указывается вариант их исполнения — самостоятельно или коллективными усилиями |
Права |
Которыми наделяет руководство подчиненного, а также права согласно законодательным нормам |
Ответственность |
|
Кроме этого в процессе утверждения важно учесть производственные нюансы, так как инструкция может дополнительно содержать следующие пункты:
- режим работы
- порядок аттестации и оценки уровня
- взаимоотношения и связи по должности
- порядок утверждения и изменения
Перед утверждением после согласования документ нужно пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью.
Сам процесс утверждения можно выполнить в два способа:
- утвердить посредством приказа
- посредством печати с грифом «Утверждаю», которая ставится в правом верхнем углу документа
Должностная инструкция разрабатывается в качестве самостоятельного документа или пунктов трудового договора/приложения к нему. При использовании первого варианта издается приказ об утверждении, во втором случае сначала создается приложение к договору, а затем распоряжение об его утверждении.
Кроме этого на коммерческом предприятии порядок утверждения документа может разрабатываться руководством индивидуально, например, если штат небольшой, достаточно только грифа или же в случае с громадным предприятием утверждать единую для всех инструкцию, а не каждую в отдельности.
Приказ об утверждении должностных инструкций
Приказ утверждения не является обязательным документом, однако его применение должно выполняться в случае отсутствия использования других утверждающих моментов. С этой целью необходимо внести положение в локальные акты предприятия о применении в качестве утверждающего элемента именно приказа.
При этом в положении об использовании приказа нужно обозначить случаи, когда он применяется, например:
- в случае внесения изменений в должностные инструкции, что требует дальнейшего утверждения
- разработка и формирование новой инструкции для вновь прибывших специалистов
Составление документа не представляет сложности, в процессе его формирования следует использовать общепринятые нормы создания таких распоряжений с учетом положений делопроизводства.
Важно: так как приказ имеет отношение к локальной документации организации, в его формировании следует учитывать ряд требований, обусловленных ГОСТом 6.30-2003.
Согласно указанному ГОСТу должны соблюдаться структура и нюансы формирования документа. В частности, он должен составляться с учетом следующих пунктов:
- название организации
- место и дата составления
- порядковый номер
- наименование документа с обоснованием, в связи с чем он издан
- ссылка на законодательные нормы
- само распоряжение руководителя
- подпись директора и сотрудников, которых касается распоряжение в документе
При этом приказ, обычно имеющий унифицированную форму, в данном случае ее лишен, поэтому издается он произвольно с соблюдением норм деловой документации.
После издания документ должен регистрироваться в соответствующем журнале, с внесением его порядкового номера и даты формирования.
Хранится он после издания на предприятии, в качестве дополнения к личным делам и трудовым договорам сотрудников, как документ, не вошедший в них, 75 лет на основании п. 657 Приказа Минкультуры № 558.
Должностная инструкция в тот или иной момент должна присутствовать на предприятии, так как законодатель обязывает работодателя провести ознакомительную работу с сотрудниками, особенно если работа опасная и тяжелая или предполагает материальную ответственность.
При этом о проведении ознакомления в качестве доказательства следует получить подпись работника.
Поэтому в формировании указанного документа и его утверждении, чтобы она имела юридическую силу, нужно придерживаться определенных требований законодательства и учитывать нюансы производства.
Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Источник: http://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/poryadok-utverzhdeniya-dolzhnostnyh-instruktsij.html