Особенности оформления организационно распорядительных документов

Тема 3 Организационно-распорядительная документация

План изложения

31. Особенности распорядительной документации

32. Приказы

33. Распоряжение

34 постановления

35. Решение

36 Указания и решения

31 Особенности распорядительной документации

Независимо от характера и содержания деятельности предприятия, его организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, органы управления предприятия наделяются правом издания распорных ядчих документе.

Распорядительные документы — это документы с помощью которых осуществляется распорядительная деятельность, оперативное руководство в определенной учреждении, организации или на предприятии

Основная функция распорядительных документов — регулятивная; целевое назначение — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать ю аксимальний эффект от деятельности предприятийа.

Решение, зафиксированы в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечь ния организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и другими ресурсам.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от вышестоящей организации в подведомственной, от руководителя организации к руководителю тока уктурного подразделения и работников данной организации и т.д.. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертиі.

В юридическом плане значительная часть распорядительных документов относится к нормативно-правовых актов. В них содержатся конкретные, юридически властные предписания субъектов исполнительной власти.

Конкретность таких пре исив проявляется в том, что их адресатом выступают конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, которые влекут возникновение конкретных административных тивно-правовых относиин.

Основными видами организационно-распорядительных документов являются:

o приказы;

o распоряжения;

o постановления;

o решения;

o указания и постановления

Условно их можно разделить на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности и документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений

На основе коллегиальности действуют:. Правительство Украины, органы местного самоуправления, высшие органы власти, государственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления предприятий (собрание акционеров в. Совет директоров, совет учредителей и др.). В условиях коллегиальности решений выдаются постановления и решенияня.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю.

Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную отв повидальнисть руководителя за принятые решения.

На основании единоличного принятия решений действуют министерства (министр), государственные администрации (главы администраций), директора, председателя правления. В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряженияя. *

32 Приказы

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководитель для решения основных и оперативных задач, поставленных перед данным предприятием, учреждением, органом власти

Часто приказы издают на основании и во исполнение действующих законов, указов, постановлений и решений правительства, приказов и инструкций вышестоящих органов

Приказы также выдаются по вопросам создания, организации, ликвидации, переименования, изменения масштаба деятельности предприятия или структурного подразделения, утверждения (введения в действие) или изменения положений ь, правил, инструкций, планов, структур.

По назначению приказы делятся на два вида:

o приказы по вопросам основной деятельности (общим вопросам), которые, в свою очередь, подразделяются на:

инициативные для оперативного влияния на процессы

возникающие внутри предприятия;

приказы на выполнение распоряжений вышестоящих органов

o приказы по личному составу

Приказ документируется на бланках формата. А4. Формуляр приказа содержит следующие реквизиты:

o название предприятия;

o название вида документа;

o дата, индекс, место составления или издания;

o заголовок к тексту;

o текст;

o подпись;

o визы;

o оттиск печати

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В первой подаются факты и мнения, которые являются основой для издания приказа; во второй перечисляются приписаны действия. Если приказ издается на основе п письменного указания вышестоящей организации (постановление, приказ), то в констатирующей части приказа указываются название вида документа, его номер, дата и заголовкамиок.

Распорядительная часть приказа начинается словом. ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается с новой строки прописными буквами от нулевого положения табулятора. При необходимости текст разделяют на пункты, которые номерують арабс скими цифрами.

В последнем пункте распорядительной части указывают лиц, которым поручен контроль за выполнением приказа

При необходимости отдельным пунктом в конце приказа перечисляют распорядительные документы, которые этим приказом отменяются, изменяются или дополняются

Приказ соглашается с заместителем руководителя организации, с руководителями структурных подразделений, которых касаются пункты приказа, с юристом организации. Для этого ниже подписи руководителя рас ташовуються их визы может осуществляться и внешнее согласование с различными организациями, если приказ затрагивает их интересы, органами государственного контроля, коллегиальными и общественными организациямми.

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если иной срок не указано в тексте. Приказ действует до тех пор, пока он не будет отменен или пока не истечет срок его действия, определенный в самом тексте. Отменить приказы может только уполномоченное лицо или инстанцийія.

С приказом должны быть ознакомлены все названные в нем лица, которые расписываются на одном из экземпляров приказа или специальном бланке

Приказы имеют отдельную самостоятельную индексацию, которая начинается с начала каждого календарного года

Источник: http://uchebnikirus.com/documentovedenie/spetsialne_dokumentoznavstvo_-_kislyuk_kv/organizatsiyno-rozporyadcha_dokumentatsiya.htm

Руководство по оформлению организационных документов

Организационные документы — это комплекс документации, регламентирующей все аспекты деятельности любой компании.

Они устанавливают порядок ее создания и правила работы, определяют административную структуру, регулируют права и обязанности сотрудников, организуют их труд. Оформление организационных документов требует знания действующего законодательства.

Только при соблюдении всех существующих требований они будут обладать юридической силой, необходимой для разрешения конфликтов.

Организационно правовые документы компании

Организационно правовые документы служат юридической основой деятельности компании.

Они содержат обязательные для исполнения положения, базирующиеся на нормах административного права, а их составление и оформление требует юридической подготовки и знания действующей нормативной базы.

При  их составлении и утверждении важно соблюдать все обязательные формальности. Переработка принятой редакции текста осуществляется крайне редко: в случае реорганизации фирмы или развития нового направления.

Принципы составления и оформления организационно правовых документов

Для оформления большей части организационных документов используется общий бланк компании. Состав обязательных реквизитов может варьироваться, но базовые правила остаются неизменными.

Разработка организационно правовой документации требует соблюдения следующих принципов:

• Текст должен быть максимально лаконичным и, при этом, точным и ясным;
• Не допускается возможность неоднозначного толкования;
• Тон изложения должен быть нейтральным и вместе с тем убедительным;
• Допускается использование только устойчивых, общепринятых словосочетаний и сокращений;
• Текст должен соответствовать требованиям служебно-делового стиля речи;
• В основе проекта должны лежать факты и конкретные реальные предложения;
• Проект не должен дублировать другие организационно правовые акты и противоречить им;
• Оформление должно соответствовать действующим государственным стандартам и законодательным нормам;

Виды организационно правовых документов

В современном делопроизводстве все организационно правовые документы разделяют на две группы в зависимости от их назначения и сферы применения.

Лежат в основе правовой деятельности юридических лиц. Создаются в момент образования компании и не имеют срока действия. Определяют название юридического лица, его местонахождение, порядок управления и форму собственности. Оформлением таких бумаг занимается юридическая служба, а их содержание в обязательном порядке согласовывается с учредителями. К этому виду относятся:

Учредительный договор

Устанавливает порядок деятельности учредителей при создании юридического лица, определяет условия передачи имущества и участия в совместной деятельности, распределяет прибыль и убытки между участниками, утверждает устав.

Устав организации

Регламентирует порядок образования учреждения и его компетенцию, определяет его структуру, устанавливает задачи, функции и права, а также порядок ее работы. Для некоторых организаций (например, банков) требования и оформлению устава регламентируются законодательно. Положения об уставах юридических лиц различных форм собственности содержатся в Гражданском Кодексе РФ и соответствующих Федеральных законах.

Организационные

К этой группе причисляют документы, регламентирующие порядок работы учреждения, организующие труд ее работников.

Положение о структурных подразделениях

Данный акт устанавливает статус каждого подразделения, определяет его функции, права, обязанности и ответственность.

Штатное расписание

Содержит перечень всех должностей организации с указанием их количества, а также включает сведения о размере должностных окладов. Оформление соответствует законодательно установленной унифицированной форме Т-3.

Регламент

Данный акт устанавливает порядок деятельности руководства компании, ее коллегиального или совещательного органа. С помощью регламента определяют статус управляющего органа, а также порядок планирования, подготовки, оформления, рассмотрения материалов, принятия решений и их доведения до исполнителей.

Инструкции

Регулируют административные, финансовые, технологические, научно-технические аспекты деятельности предприятий, их структурных подразделений и должностных лиц

Должностные инструкции

Регламентируют правовое положение работника, его обязанности и ответственность. Служат инструментом для оценки работы предприятия и используются при подборе и расстановке кадров.

Скачайте документы по теме:

Организационные документы: действующие ГОСТы

В действующем законодательстве фигурируют 2 основных государственных стандарта, регламентирующих составление и оформление организационных документов:

ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210931-qqq-17-m5-oformleniyt-organizatsionnyh-dokumentov

1.4 Составление и оформление организационно-распорядительных документов

    Основные(административные) функции управленияобслуживает система организационно-распорядительнойдокументации (ОРД).Система ОРД включаетв себя:

    -организационные документы (уставы,положения, инструкции, правила и т.д.).

    -распорядительные документы (приказы,распоряжения, указания, решения и т.д.).

    -справочно-информационные документы(письма, акты, протоколы, докладные иобъяснительные записки, справки, сводки,заявления, планы, отчеты и т.д.).

Составление и оформление основных видов документов

    Какотмечалось ранее, в любой фирме должносуществовать три вида бланковорганизационно-распорядительныхдокументов:

    — бланкдля оформления любых видов ОРД, кромеписьма (“единый” бланк);

    — бланкписьма;

    — бланкиконкретных видов документов.

Организационные документы

    Организационныедокументы представляют комплексвзаимоувязанных документов, регламентирующихструктуру, задачи и функции предприятия,организацию его работы, права, обязанностии ответственность руководителей испециалистов предприятия [2-4].

    Наиболеераспространенные виды организационныхдокументов -это уставы, положения, в томчисле о структурных подразделениях,инструкции, правила, договора, контрактыи т.д..

    Устав- свод правил, регулирующих деятельностьорганизаций, учреждений, обществ играждан, их взаимоотношения с другимиорганизациями и гражданами, права иобязанности в определенной сферегосударственного управления, хозяйственнойили иной деятельности [2-4].

    Общиетребования к порядку его составления,оформления и содержания даны в частипервой Гражданского кодекса РоссийскойФедерации [8].

    Структуратекста устава меняется в зависимостиот его разновидности. Устав организациивключает:

    — общиеположения,

    — целии задачи,

    — права,

    -деятельность,

    -имущество,

    -управление,

    -реорганизация и ликвидация.

    Уставакционерного общества содержит разделы:

    — общиеположения,

    -акционерный капитал,

    — порядокдеятельности,

    — права,

    -управление,

    — учёти отчетность,

    -распределение прибыли, прочие накопления,

    -прекращение деятельности.

    Уставыпредприятий, учреждений, организацийутверждаются вышестоящими органами(министерствами, администрацией субъектовфедерации), устав юридического лицаутверждается его учредителями(участниками) и подлежит государственнойрегистрации в установленном порядке.Устав относится к обязательнымучредительным документам при созданиинегосударственных коммерческихорганизаций [8].

    Положение- правовой акт, определяющий порядокобразования, правовое положение, права,обязанности, организацию работыучреждения, структурного подразделения(службы). Положение об организациивключает разделы [2-4]:

    — общиеположения;

    — основныезадачи;

    — функции;

    — праваи обязанности;

    -руководство;

    -взаимоотношения и связи;

    — контроль,проверка и ревизия деятельности;

    -реорганизация и ликвидация.

    Структуратекста положения о структурномподразделении (службе) строго неопределена. На основе практическогоопыта выработана следующая структураположения о подразделениях:

    — общиеположения;

    — основныезадачи;

    — функции;

    — праваи обязанности;

    -ответственность;

    -взаимоотношения.

    Отдельнуюгруппу положений составляют положения,регулирующие совокупность организационных,трудовых и других отношений по конкретномувопросу. Например: Положение одокументационном обеспечении управления[2].

    Инструкция- правовой акт, содержащий правила,регулирующие организационные,научно-технические, технологические,финансовые или иные специальные стороныдеятельности учреждений, организаций,предприятий, их подразделений, служб,должностных лиц.

Инструктивный характерносят такие виды документов, как правила,регламенты и др. [2-4]. Первым разделоминструкции является раздел “Общиеположения”, в котором указываются целииздания, области распространения,порядок пользования и другие сведенияобщего характера.

Текст инструкциидолжен содержать четкие формулировкис распорядительными словами типа“должен”, “следует”, “необходимо”,“имеет право”, “не допускается”,“рекомендуется”, “запрещается” ит.д.

Текст инструкции излагается оттретьего лица (“исполнитель долженпредставлять документы на подписьвместе с материалами, на основаниикоторых они готовились”) или в безличнойформе (“срок хранения документовопределяется по Перечню”) [2-4].

    Примернаядолжностная инструкция секретаря-референтаприведена в Приложении 1.

    Договор- соглашение двух или нескольких лиц(сторон) об установлении, изменении,прекращении гражданских прав, обязанностей,каких-либо отношений. Договор оформляетсяна листах бумаги А4.

    Для тогочтобы договор был действительным (имелюридическую силу) он должен содержатьследующие реквизиты [2-4]:

    -наименование вида документа

    — датудокумента

    -регистрационный номер документа

    — текстдокумента

    -юридические адреса сторон, между которымизаключаются соглашения

    — подписидолжностных лиц каждой из сторон

    — печатикаждой из сторон; — визы согласованиядокумента.

    Количествоэкземпляров определяется количествомсторон, заключивших договор, но не менедвух экземпляров (по одному для каждойиз сторон).

    Впредпринимательской практике принятоиспользовать термин “договор” длясоглашений, оформляющих отношения междусторонами внутри страны.

    Соглашения,заключенные между сторонами, принадлежащимиразным странам, принято называтьконтрактами. контракта посравнению с договором более сложное.Он дополнительно включает статьи,отражающие вопросы международной сделки(условия пересечения границ грузом,таможенные пошлины и т.д.).

    Болееподробно вопросы оформления договорабудут рассмотрены в третьем разделекурса.

Источник: https://StudFiles.net/preview/3320675/page:10/