Личное дело сотрудника требования к его оформлению

В этой статье:

Личное дело сотрудника — образец оформления, состав и правила

Личное дело сотрудника требования к его оформлению

Личное дело – это сгруппированный комплекс информации и документации о работнике предприятия и рабочем стаже. Обязанность по ведению кадрового учета возлагается на работников кадров после подписания распоряжения о начале работы.

Рекомендуем!  Каков порядок оформления трудовой книжки?

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно!

Общие правила систематизации документов и формирование дел

Для достижения оперативной и эффективной работы кадрового отдела, и последующей обработки, хранения, используется номенклатура дел:

  1. Регистр систематизации заголовков личных дел, открытых отделом кадров, с указанием периода их хранения.
  2. Обязательный справочник по классификации полного реестра заведенных дел служащих работников.
  3. Основной регистр учета делопроизводства, который после истечения нормативных сроков хранения личных дел, сдается с томами дел в ведомственный архив, и продолжает служить учетным документом хранения.
  4. Основа для составления информационно-поисковых картотек и справочников.

Выделяют 2 вида номенклатуры:

  1. Типовая номенклатура – это утвержденный состав личных дел определенного предприятия, а также индексации дел в этой отрасли.
  2. Примерная номенклатура – рекомендованный вариант номенклатуры и устанавливает примерный состав и индексы дел.

Для этих двух видов номенклатуры существуют несколько этапов формирования:

  1. Изучение документальной базы учреждения: уставные документы организации, плановой и отчетной документации, должностные инструкции работников, применяемые классификаторы, ведомственные реестры документов номенклатуры прошлых лет, документации, с указанием основных видов деятельности предприятия.
  2. Включает базу документов, подтверждающие полномочия предприятия.
  3. Ведение незаконченных личных дел, переданных для дальнейшего ведения из смежных структурных подразделений при переводе сотрудника.
  4. Систематизация документов служебного пользования составляет в отдельную номенклатуру.

На следующий год номенклатура дел формируется заранее, во второй половине текущего годового периода.

Формирование номенклатуры дел начинается с квалификации отделов организации: к примеру, плановый отдел – 01, бухгалтерия – 02, канцелярия – 03 и т. д.

В 1 столбце документа отражается индексация, составляет которую индексированное подразделение и текущий номер по порядку структурного ведомства.

Во 2 графе отражается последовательность названия дел:

  1. Организационная база документации.
  2. Документация с отражением плановых показателей.
  3. Документация отчетного периода.
  4. Документы об основной деятельности учреждения.
  5. Информационная база для ревизии исполнения целевого направления учреждения.

В 3 графе отражается число страниц кадрового дела, информация этой части документа проставляется при закрытии отчетного года и размером не больше 250 страниц.

Временной период хранения отражается в столбце 4.

Столбец 5 служит для внесения различного рода примечаний.

Основные требования к формированию дел

К формированию дела предъявляют следующие аспекты:

  1. Необходимо группировать документы в рамках одного календарного года.
  2. Группировка информации из документов постоянного и временного пользования ведется раздельно.
  3. В томе используется подлинный экземпляр либо его заверенная копия.
  4. Все документальные элементы, входящие в состав дела, должны удовлетворять государственным требованиям и стандартам.
  5. Личное дело служащего сотрудника должно быть объемом не превышающим 250 страниц, и толщиной не более 4 сантиметров.
  6. Распределение экземпляров производится в хронологическом порядке.

Состав личного дела сотрудника

Составляющие документы личного дела можно подразделить на 3 формальные группы:

  1. Документы при оформлении на работу: анкета, резюме на должность; заявление о приеме на работу; копия документации об образовании; письма с указанием трудовых отзывов; данные о прохождении комиссии в медицинском учреждении; трудовой контракт; приказ о приеме на работу, о назначении на должность, материалы о проведении назначения на конкурсной основе.
  2. Личное дело может дополняться: копиями распоряжений о премировании и поощрениях, переводах и перемещениях и т.д.; копиями материалов, отражающих факт смены анкетной метрики; копиями диплома, полученного в течение работы, прохождения тренингов и повышений квалификационных навыков; различного рода заявлениями и записками; сертификаты аттестации.
  3. Документальные элементы, отражающие увольнение либо окончание трудового контракта.

Все ксерокопии подлежат заверению служащим отдела кадров.

Особенности формирования личного дела сотрудника

Создание дела подразумевает несколько операций:

  1. Расположение проработанной информации, основываясь на применяемую номенклатуру.
  2. Распределение документации внутри личной папки в соответствующем порядке.
  3. Составление титульного листа на лицевую сторону папки.

Существует самостоятельная папка делопроизводства для каждого служащего, с указанием названия предприятия, ведомственного структурного подразделения.

Ниже ставится индекс и точный заголовок, прописанный в номенклатуре дел. Прописывают дату начала ведения и период сохранения папки.

Этапы формирования личного дела

Процесс формирования личного дела происходит в 2 делопроизводственных этапа:

1 этап

Происходит в процессе приема на работу после подписи трудового контракта и приказа о приеме. На этом этапе документы распределяются в соответствующем порядке:

  1. Внутренний регистр документации.
  2. Копия документов об образовании.
  3. Трудовой контракт (договор).
  4. Выписка (копия) изданного приказа о приеме на должность.

2 этап

Заключает в себя распределение поступающей документации в период всей рабочей деятельности.

Все поступающие документы подлежат проверке и заверке копий сотрудником кадрового отдела.

Вся документация должна подкрепляться в хронологической последовательности.

После прекращения трудовой деятельности, личное дело, заполненное в соответствии с этими этапами, служит первоисточником по восстановлению утраченной трудовой книжки служащего.

Образец обложки личного дела

Личное дело необходимо заводить отдельно для каждого работника. Составленное дело лучше всего прошить либо сброшюровать.

Оформление личного дела

На титульном листе необходимо отразить нужную информацию:

  1. Фамилии и инициалов сотрудника в именительном падеже.
  2. В случае смены фамилии, этот факт необходимо отразить в заголовке.
  3. Общая картотека дополняется заглавными буквами начала фамилии рабочего, под которыми оно далее будет храниться.
  4. Необходимо занести даты составления распоряжения о начале работы либо увольнении рабочего.
  5. Нормативный срок сохранности 75 лет, что касаемо руководящего состава, то срок хранения таких дел неограничен.
  6. Обязательное условие при оформлении личного дела является нумерация его страниц.

Образец титульного листа:

Регистрация и хранение личных дел работников

Для упрощения работы кадровой службы применяется система регистрации и хранения дел. Это обеспечивает сохранность и информационную конфиденциальность.

Личные дела работников регистрируются в инвентарные книги учета кадровой информации.

В рекомендательном составе, журнал может включать графы:

  1. Номер регистрируемого дела.
  2. Фамилия и инициалы регистрируемого работника.
  3. Дата принятия личного дела на регистрационный учет.
  4. Работник, ответственный за ведение дела.

Для сохранности личных дел, хранение необходимо организовать в надежном помещении, оборудованном металлическими закрывающимися шкафами либо сейфами. Ежедневно, после окончания рабочего дня, кадровый работник, ответственный за сохранность личных дел, обязан проверить полное наличие томов, закрыть и опечатать хранилище.

Проверка и ознакомление с личным делом сотрудника

При каждой организации ежегодно создается ревизионная комиссия по проверке наличия и правового состояния личных дел сотрудников. Результаты проверки подробно отражаются в каждом деле работника. При обнаружении факта утраты личного дела либо несоответствующего уровня его состояния формируется акт проверки и осуществляется служебное выяснения обстоятельства пропажи.

В установленном порядке в соответствии с действующим законодательством, проверку и беспрепятственное нахождение на территории предприятия имеют право контролирующие, надзорные и правоохранительные органы, а именно:

  • Прокуратура РФ;
  • Министерство внутренних дел РФ;
  • Государственная трудовая инспекция;
  • Работники архивов;
  • Работники ГИБДД.

Любая проверка должна проводиться на основании распоряжения, и запротоколирована.

Перед проведением подобных процедур, на имя руководителя организации должно поступить официальное письмо.

В ежегодном порядке, работник организации должен быть ознакомлен со своим личным делом. Также, каждый работник может в любой момент потребовать ознакомления с его кадровыми материалами, и внести дополнения и изменения основываясь на документальные материалы, подтверждающие информацию.

Многие руководители организаций нередко задумываются над необходимостью организации картотеки сотрудников. Но как можно понять из данной статьи, это не только весьма целесообразно, но и поможет руководителю организовать более эффективную кадровую политику.

Источник: https://corphunter.ru/biznes/lichnoe-delo-sotrudnika.html

Личное дело работника согласно ТК РФ — Управление персоналом

Личное дело сотрудника требования к его оформлению

Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих.

Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи.

Из чего состоит (структура)

Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:

  • согласие на обработку персональных данных;
  • копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
  • заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
  • справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
  • трудовой договор (экземпляр работодателя);
  • копию приказа о приеме на работу;
  • договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
  • договор о материальной ответственности и т. д.

В период работы досье пополняют:

  • аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
  • копии документов о повышении квалификации;
  • копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.

При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.

Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.

Сколько хранить

Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.).

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д.

Источник: https://gosuchetnik.ru/kadry/kakie-dokumenty-khranyatsya-v-lichnom-dele-rabotnika

Личное дело работника какие документы входят в состав личного дела

Ответственность за ведение личных дел Вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, поэтому работодатели должны соблюдать нормы и требования Закона о персональных данных и гл. 14 ТК РФ. Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуем оборудовать отдел кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел.

Помните, что в силу ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, предусмотренном федеральными законами. Согласно пп. «в» п. 6 ч. 1 ст.

Важно

Хранение и учет личных дел работников Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве организации либо в территориальном архиве.

Поскольку гл. 14 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по защите персональных данных, с целью ограничения доступа к личной информации работников посторонних лиц личные дела необходимо хранить в сейфах либо шкафах.

Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел. Право доступа к личным делам сотрудников могут иметь лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов.


Учет личных дел может вестись в специальном журнале (такой вариант используется в случае большого количества хранимых в организации личных дел работников).

Образец личного дела работника

ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);

  • справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
  • справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
  • трудовой договор (оригинал работодателя);
  • приказ о приеме на работу.

Во второй группе будут личные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях.

Личное дело работника

ТК РФ и другими федеральными законами о защите персональных данных. Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Как правило, личные дела заводятся: — на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.

); — на работников, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер), а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).
Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы.

В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике.

Также можно включить сюда сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении, а также подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, можно хранить:

  • копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
  • объяснительные записки,
  • служебные записки,
  • различные акты и уведомления.

Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении. На что очень важно обратить внимание Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много.

Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то личные дела могут стать многотомными в пересчете на одного сотрудника.

Образец оформления внутренней описи личного дела Внутренняя опись документов личного дела ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── (фамилия, имя, отчество работника) N п/п Наименование документа Кол-во листов Дата выдачи документа Кому выдан документ Дата возврата документа Подпись работника кадровой службы 1 2 3 4 5 6 7 1 Дополнение к личному листку по учету кадров 2 Личный листок по учету кадров 3 Автобиография 4 Копия диплома об образовании 5 Трудовой договор … И т.д. Наименование должности лица, составившего опись (подпись) (расшифровка подписи) Дата Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения, учет которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).

Что должно быть в личном деле работника: образец

При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».

Состав личного дела Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих.

Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

Состав личного дела работника

Ведение личных дел работников является обязательным не для всех категорий работодателей. Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом.

Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным. Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке? Какие документы могут храниться в личных делах? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье.

Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию; 2) документы, фиксирующие прием на работу: — собственноручно написанное заявление о приеме на работу; — автобиографию; — личный листок по учету кадров; — копию приказа о приеме на работу; — экземпляр трудового договора; — копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу; 3) документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации: — справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований); — копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст.

Размер штрафа для гражданских лиц составляет от 500 до 1 000 руб., для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб.

Если работник, ответственный за хранение, обработку и использование персональных данных других работников, злоупотребляя своими служебными полномочиями, распространяет сведения, хранящиеся в личном деле, о частной жизни других работников без их согласия, он может быть привлечен к уголовной ответственности.

Так, за незаконный сбор или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих личную или семейную тайну, либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации ст.

Источник: http://tr777.ru/lichnoe-delo-rabotnika-soglasno-tk-rf/

Оцените статью
U-Alfa.ru Интернет журнал
Добавить комментарий