В этой статье:
- Оформление дел | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»
- Порядок оформления дел
- Правила оформления дел
- Новые статьи
- Формирование и оформление дел
- Оформление дел в архив
- Оформление дел
- 2. Составление заверительной надписи
- 3. Составление внутренней описи документов дела
- 4. Переплет (подшивка) дел
- Как оформлять дела в кадровой службе
- Что такое дело?
- Оформляем шаг за шагом
- Алгоритм оформления дела
Оформление дел | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»
Для успешной работы организации необходимо, чтобы вся структура четко функционировала. В первую очередь это касается правильной организации документов и оформления дел. О том, как правильно формировать дела — читайте в статье.
Из этой статьи вы узнаете:
- порядок оформления дел;
- правила оформления дел в 2016 году;
- как организовать формирование и оформление дел;
- оформление дел в архив.
В любой организации есть ряд документов, к которым необходимо организовать быстрый доступ и правильное хранение. Для этого необходимо освоить порядок оформления дел.
Порядок оформления дел
Порядок оформления дел необходимо соблюдать для правильной организации документов внутри дела. Он включает в себя следующие операции:
- распределение исполненных документов по делам;
- расположение документов внутри дела;
Существует два способа оформления дел в организации: централизованно секретарем организации (службой ДОУ) или несколькими структурными подразделениями. Как правило, в организациях одновременно применяются оба варианта. Так, организационно-правовые и распорядительные документы оформляются секретарем, а бухгалтерские, кадровые и прочие дела – по месту их назначения.
При децентрализованном способе оформления дел за данную процедуру отвечает либо один ответственный сотрудник, либо несколько человек (эффективно при большом документообороте). В случае, когда в каждом структурном подразделении за оформление дел несет ответственность один сотрудник, гораздо проще обеспечить единое оформление и качество формирования во всей организации. Также такой способ легче контролировать.
Несмотря на то, что правила оформления дел обязательны к соблюдению только в государственных организациях, это вовсе не означает, что остальные организации могут их игнорировать. Данные правила можно использовать с целью разработки собственного порядка оформления и формирования дел. В любом случае, годами выверенная систематизация документов станет хорошим подспорьем для любого секретаря в вопросах формирования дел.
Так, в дела группируются в большинстве случаев исполненные документы одного календарного года. Исключение составляют судебные, личные дела и документы выборных органов, которые группируются за период их созыва и т.д. При малом документообороте можно собирать в дела документы за несколько лет. Для этого требуется оформить их в переходящее дело с соответствующими отметками за все годы накопления документов.
Также следует знать, что документы с постоянными и временными сроками должны храниться в разных делах.
Данный подход вполне логичен, ведь иначе при уничтожении дел с истекшими сроками можно случайно избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек.
Исключением является временная группировка в одно дело документов с разными сроками, но касающихся одного вопроса. Перегруппировку необходимо будет выполнить в конце календарного года и при решении вопроса.
Следует помнить, что в дело включается только один экземпляр документа. Не включаются в дела черновики, рабочие варианты (проекты) документов и копии. Также не подлежат оформлению недооформленные или неправильно оформленные деловые бумаги.
В качестве исключения в дело может быть оформлен черновик или проект документа, если он содержит пометку, резолюцию или визу, являющуюся дополнением к основному документу.
Подшивка документов в дела проводится секретарем согласно отметкам исполнителей на документах: «В дело №…».
Правила оформления дел
Существует несколько главных правил, которые помогут избежать путаницы при оформлении дел. Так, не следует допускать разобщения документов по одному вопросу в разные дела.
Вопросы и ответы к ним должны быть оформлены вместе, также, как и сопроводительные письма с документами, к которым они прилагаются. Следует помнить, что деловые бумаги подшиваются в хронологическом порядке, начиная с самых ранних документов.
Именно такой порядок обеспечивает быстрый доступ к последней информации. К тому же таким образом сохраняется возможность наблюдать за раскрытием хода и полноты решения вопроса.
При большом количестве приложений к документу рекомендуется выделять их в отдельный том, а в документе делать соответствующую пометку.
Новые статьи
Также существует алфавитная последовательность. Ее применение целесообразно при группировке анкет, сводок, опорных листов и отчетов, которые поступают из подведомственных организаций (в алфавитном порядке названий компаний). В таком случае каждая группа документов будет отличаться своим составом, что обусловливает и специфику формирования их в дела.
Формирование и оформление дел
После того, как работа по формированию дел окончена, следует приступить к оформлению. В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление. Полное оформление осуществляется в случае, когда срок хранения составляет более 10 лет, а также если речь идет о делах по личному составу. Полное оформление дел включает в себя:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
При частичном оформлении дел (срок хранения которых менее 10 лет включительно) не требует:
- проводить систематизацию документов в деле,
- нумеровать листы дела,
- составлять заверительные надписи.
Документы, входящие в состав дела, подшиваются в твердую картонную обложку или переплетаются. При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста всех документов, а также их реквизитов. Перед прошивкой необходимо удалить все металлические скрепления (булавки и скрепки).
Дела постоянного хранения (особо ценные документы) рекомендуется хранить в закрытых твердых папках или в коробках. Если в деле имеются невостребованные личные документы (трудовые книжки, военные билеты или удостоверения уволившихся сотрудников), то следует поместить их в конверт, который также подшивается в дело. При большом количестве подобных документов следует изъять их из дела и составить отдельную опись.
В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Оформление дел в архив
Оформление дел в архив производится в соответствии с графиком приема дел, составленным сотрудниками архива. Данный график должен быть согласован с руководителями подразделений и утвержден руководителем организации. Для передачи в архив составляется опись дел (в двух экземплярах), с указанием сроков хранения и номенклатурой.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись. Сотрудник архива и ответственное лицо подразделения (из которого в архив передают дела) должны осуществить проверку правильности формирования, оформления дел, а также соответствия их количества, указанному в описи.
При обнаружении отсутствия дел должна быть составлена соответствующая справка.
При оформлении на обоих экземплярах описи дел должны ставиться отметки о наличии данного дела. В конце описи указываются (цифрами и прописью) количество фактически принятых дел, номера отсутствующих, дата приема-передачи и подписи ответственных лиц. Следует отметить, что при оформлении в архив особо ценных дел рекомендуется проверять количество листов.
Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210576-qqq-16-m7-oformlenie-del
Оформление дел
АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
Факультет автоматики и электромеханики
Кафедра «Информатика»
Специальность 350800
«Документоведение и
документационное
обеспечение управления»
КУРСОВАЯ РАБОТА
по курсу: «Архивоведение»
на тему:
«ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ»
Выполнили: студенты гр. ДАД -21
специальности 350800
Мамишева С.Н.
Баширова Н.Г.
Проверила: старший преподаватель
Сарсенова Ж. Ж.
Астрахань 2009
Введение. 3
1. Нумерация листов дела. 5
2. Составление заверительной надписи. 7
3. Составление внутренней описи документов дела. 10
4. Переплет (подшивка) дел. 13
5. Оформление обложек дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения15
6. Составление и оформление описей дел структурных подразделений организации21
Заключение. 28
Список литературы.. 30
Введение
Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствие с установленными правилами.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив.
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.
Оформление дел — полное или частичное, производят в зависимости от роков хранения дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения. Частичному (неполному) — дела ременного хранения (до 10 лет включительно).
Полное оформление дела[1] включает в себя:
— нумерацию листов;
— составление заверительной надписи;
— составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;
— переплет или подшивку;
— оформление обложки.
1. Нумерация листов дела
Нумерацию листов в делах осуществляют для закрепления порядка расположения документов после систематизации и для обеспечения их сохранности.
Нумеруют все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи.
Листы внутренней описи нумеруют отдельно.
Нумерацию листов производят в развернутом виде.
В правом верхнем углу, не задевая текст документа, черным графитным карандашом проставляют порядковый номер. Чернила и цветные карандаши для нумерации применять запрещается.
Сложенные листы разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. Также нумеруют лист любого формата, подшитый за один край. Листы большого формата (более ф. А4) за середину подшивать запрещается.
Чертежи, диаграммы, фото и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист, на котором документы наглухо наклеены, нумеруют как один лист: в правом верхнем углу.
Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа дела запрещается.
Если на документ наклеены одним краем фотографии, диаграммы вырезки и т.п., то нумеруют сам документ и наклеенный на него специфический документ(ты), каждый в отдельности.
Конверты с вложениями нумеруют следующим образом: сначала конверт, затем поочередно каждое вложение.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией можно не нумеровать, если она совпадает с порядковым расположением листов в деле.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют в каждом томе отдельно.
Если в процессе нумерации были допущены отдельные ошибки, допускается употребление литерных номеров. К примеру, если два листа подряд пронумерованы под одним и тем же номером, или лист(ы) пропущены при нумерации, то можно применить литерные номера.
Пример:
20, 20а, 206, 21, 22 и т.д.
При большом количестве ошибок в нумерации листов проводят их перенумерацию. При этом старые номера аккуратно зачеркивают наклонной чертой и рядом ставят новый номер. К делу составляют новую заверительную надпись. Старую надпись зачеркивают и сохраняют в деле.
Любые особенности нумерации оговаривают в заверительной надписи дела.
2. Составление заверительной надписи
Заверительную надпись (рис.1) составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.
Лист-заверитель дела может быть заранее изготовлен с помощью множительной техники и вложен в дело последним листом, перед переплетом или подшивкой[2].
Если дело было переплетено или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.
В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или последнем чистом листе[3].
Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала.
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_____________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано
(цифрами и прописью)
листа(ов)
в том числе: литерные листы
пропущенные номера_________________ + листов внутренней описи_________________________
Наименование должности лица, Расшифровка
составившего заверительную надпись Подпись подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
В заверительной надписи указывают:
— номер дела, к которому составлена надпись;
— количество (цифрами и прописью) пронумерованных листов;
— количество листов внутренней описи (при ее наличии); отдельно, через знак «+»;
— номера литерных листов и пропущенные номера;
— номера листов с наклеенными наглухо чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;
— номера листов с наклеенными за край чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;
— номера листов-чертежей, фото и т.п.;
— номера конвертов с вложениями и количество вложений;
— номера поврежденных листов и листов с какими-либо другими особенностями;
— должность составителя с расшифровкой подписи;
— дата составления.
Все последующие изменения в физическом состоянии (повреждения, плесень и т.п.) и в составе дела (дополнительные вложений новых документов, замена копий и т.п.) отражают в заверительной надписи.
При необходимости составляют новую надпись со ссылкой на соответствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняет в деле.
3. Составление внутренней описи документов дела
Для учета и обеспечения сохранности документов, помещенных в особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.п. составляют внутреннюю опись документов дела (рис.2).
Наличие внутренней описи в тех или иных категориях дел оговаривается специальными инструкциями и положениями, а также в инструкции по ведению делопроизводства в данной организации.
Внутренняя опись содержит:
— номер дела, документы которого внесены в данную опись;
— номера документов дела;
— индексы документов;
— даты документов;
— вид документа и краткое содержание документа;
— номера листов, на которых расположен документ;
— примечание.
К описи составляют итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество листов самой внутренней описи и количество включенных в дело документов.
Опись подписывает составитель с расшифровкой подписи и датой составления.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ______________
Итого _____________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись Расшифровка
документов дела Подпись подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
В графе «Примечание» отражают со ссылками на соответствующие акты изменения в составе дела (при изъятии, включении, замене документов). При необходимости составляют новую итоговую запись внутренней описи и новую заверительную надпись дела.
Бланки внутренней описи целесообразно изготавливать с помощью множительной техники. Заполняют их перед подшивкой или переплетом дела. Если дело переплетено без внутренней описи, составленная опись может быть подклеена за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
4. Переплет (подшивка) дел
Документы, составляющие дела, переплетают или подшивают, за исполнением случаев, когда в документе после переплета или подшивки дела невозможно полностью прочесть текст, визы, даты и др. реквизиты документов.
Подшивать целесообразно дела, количество листов в которых не превышает 20-30 листов, а также в случаях, когда необходимость подшивки оговорена специальной инструкцией. Подшивают документы в четыре прокола в твердую обложку из картона.
Источник: https://mirznanii.com/a/166328/oformlenie-del
Как оформлять дела в кадровой службе
Порядок важен во всем, особенно , что касается делопроизводства в компании. Правильно организованное делопроизводство это лицо компании перед трудовой инспекцией. Алгоритм создания дел в кадровой службе подробно описывается в статье.
Оформление дел обеспечивает сохранность документов, облегчает поиск нужных материалов, помогает создать благоприятное впечатление о работе кадровой службы при проверках трудовой инспекции. Вам будет намного проще работать с документами, если они будут находиться в оформленном деле. Мы поможем вам узнать о правилах этого процесса и подробно расскажем о каждом этапе.
Во-первых, это необходимо в целях соблюдения законодательства. Федеральным законом об архивном деле* установлено, что при ликвидации негосударственных организаций документы по личному составу передаются «в упорядоченном состоянии» на хранение в соответствующий архив**. Следовательно, в дальнейшем оформленные дела легче будет передать на архивное хранение.
Во-вторых, оформление дел способствует обеспечению сохранности документов. Сформированные в дело, пронумерованные и учтенные документы гораздо лучше защищены от утраты, чем разрозненные бумаги.
В-третьих, проделанная работа поможет оперативно получать необходимую информацию. С помощью оформленной обложки, внутренней описи мы получим возможность быстрого и удобного поиска нужного документа. Для кадровиков — реальная практическая помощь в работе.
Что такое дело?
Для начала давайте вспомним, что входит в понятие «дело». Делом считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку***. Следовательно, при оформлении дела вам предстоит оформить его обложку.
Основной реквизит в оформлении обложки — заголовок дела. Полный перечень заголовков дел по личному составу отражен в номенклатуре****. Нам нужно будет перенести заголовки дела из номенклатуры на его обложку.
А также выполнить еще несколько перечисленных далее несложных операций.
Оформляем шаг за шагом
Оформление дел включает в себя комплекс работ по технической обработке документов: составление внутренней описи и заверительной надписи, подшивка (переплет) дела, нумерация листов, оформление обложки*****.
К этому можно добавить, что дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. В этом случае не предусмотрено нумеровать листы в делах, подшивать лист — заверитель дела и помещать дело в жесткий переплет.
Теперь подробно остановимся на каждом этапе оформления дела.
Алгоритм оформления дела
Составляем внутреннюю опись. Внутренняя опись — это оглавление, перечень материалов, помещенных в дело. Внутренняя опись содержит информацию о заголовках документов и о номерах листов, на которых расположен каждый документ. Внутренняя опись составляется для учета документов в деле и помогает оперативно найти необходимый документ.
Каким бы полным ни был заголовок дела, по нему не всегда однозначно можно определить содержание документа. Например, из заголовка «Личное дело» прямо не вытекает, что в соответствующем деле содержится автобиография, копии документов об образовании, копии приказов по личному составу или что-либо еще. А открыв личное дело и прочитав внутреннюю опись, вы будете точно знать, какие документы вы сможете найти в личном деле сотрудника.
Поэтому для кадровика очень удобно для повседневной работы иметь внутреннюю опись в личных делах сотрудников (образец на стр. 43).
Составляем заверительную надпись. Заверительная надпись учитывает количество листов в деле и фиксирует особенности их нумерации.
Кроме того, все изменения в составе и состоянии дела (повреждения, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе дела, который располагается в конце каждого дела.
Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления (образец на стр. 43).
Основные нормативно-правовые акты, в которых закреплен порядок оформления дел:
|
Подшиваем (переплетаем) дело. Подшивка в папку скоросшиватель или переплет в жесткую корочку обеспечивает сохранность документов, включенных в дело. Как правило, для переплета документов организация приглашает специалиста.
Но можно переплести дело и самостоятельно. Прежде всего вам необходимо в документах, составляющих дело, сделать четыре прокола. Обычно отверстия проделывают шилом, ручной дрелью или специальным дыроколом.
Затем документы прошивают крепкой ниткой и помещают в твердую обложку.
Нумеруем листы. Нумерация необходима для того, чтобы обеспечить сохранность документов дела и закрепить порядок их расположения. Количество листов в деле указывают на обложке. Необходимо пронумеровать все листы, кроме листов внутренней описи и листа с заверительной надписью. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Номера листов проставляются в правом верхнем углу простым карандашом.
Если вы найдете ошибку в нумерации листов, можно их перенумеровать. Старые номера зачеркните и рядом поставьте новые номера. Если вы обнаружите пропущенные номера, поставьте дополнительные номера. Дополнительные, ранее пропущенные номера называют литерными. Они содержат порядковый номер предыдущего листа и буквенное обозначение.
Сведения обо всех последующих изменениях в нумерации заносятся в лист-заверитель дела.
Оформляем обложку. Обложка каждого дела оформляется по установленной форме (образец на стр. 45). На верхнем поле обложки указывается в именительном падеже наименование организации. Если у организации есть официальное сокращенное название, оно указывается в скобках. После чего указывается наименование структурного подразделения.
Если наименование организации или подразделения менялось в течение периода, который охватывает дело, на обложке приводятся оба названия. Прежнее название указывается в скобках. На обложке необходимо указать порядковый номер дела по описи (архивный шифр) и индекс дела по номенклатуре. Из номенклатуры также переносится на обложку дела срок хранения документов.
На делах постоянного срока хранения пишется: «Хранить постоянно». Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки дела. Обязательно нужно отразить информацию о дате дела. Почти всегда датой дел являются крайние даты документов дела. Например, крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении сотрудника.
И не забудьте указать количество листов в деле. Эти сведения проставляются на обложке под графой «Дата» (образец выше).
* Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
** П. 10 ст. 23 гл. 5.
*** Пункт 2.2.2.71 ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28.
**** Подробнее о том, как составлять заголовки дел, читайте в № 3, 2005 на стр. 34.
***** Данный порядок предусмотрен Основными правилами работы архивов организаций, подготовленными ВНИИДАД и одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Источник: https://www.kdelo.ru/art/68089-kak-oformlyat-dela-v-kadrovoy-slujbe