Как исправить ошибку в электронном больничном листе?

Электронный больничный порядок применения. ошибки оформления — Бухгалтерия

Зачем нужны электронные больничные листы?

В разные сферы жизни регулярно внедряются многочисленные инновационные технологии, значительно упрощающие жизнь граждан. Сюда относится и медицина, поэтому все чаще формируются электронные медицинские карты и больничные листы.

Не все компании принимают от работников такие документы, но их использование считается выгодным для медицинских организаций. Поэтому следует разобраться в правилах работы с документацией.

Предназначение цифровых больничных

Использование электронного больничного дает возможность решать сразу несколько важных задач.

К ним относятся:

• упрощается процедура сотрудничества медицинских учреждений с руководителями разных предприятий, чьи работники заболевают;
• ускоряется взаимодействие ФСС с медицинскими компаниями;
• снижается количество бумаг, участвующих в обороте между разными организациями;
• повышается эффективность контроля над подлинностью тех или иных документов, поэтому процедура выдачи больничных листов становится прозрачной.

По законодательству выписывать такие больничные могут все медицинские организации.

Но для этого должны удовлетворяться некоторые требования:

• руководитель гражданина должен быть зарегистрирован на сайте ФСС, поэтому у него должен иметься личный кабинет на этом ресурсе;
• медицинская организация должна подключаться к информационной системе, специально созданной для предоставления электронных больничных;
• больной должен оформить и подписать согласие, в котором указывается на возможность получения цифровой документации.

Что такое электронный больничный лист и зачем его ввели? Ответы в видео:

Если не соблюдается хотя бы одно из вышеуказанных условий, то выдаваться должен исключительно бумажный больничный.

Законодательное регулирование

Процедура выдачи электронных документов медицинскими организациями регулируется разными нормативными актами. К ним относится:

• ФЗ №86, на основании которого была запущена система использования цифровых документов во всех регионах;
• ФЗ №255 представлен основным законодательным актом, на основании которого работодатели должны страховать своих работников, а в этом законе содержится возможность пользоваться для получения пособий от работодателей больничными, представленными в электронном виде;
• ПП №1567 утверждает инструкцию, на основании которой должны сотрудничать работодатели с медицинскими учреждениями и ФСС;
• Приказ Минздравсоцразвития №624н содержит данные о том, каким способом должны выписываться электронные больничные.

Как правильно оформить справку 2-НДФЛ? Читайте здесь.

Плюсы и минусы

Цифровой больничный лист обладает многими плюсами:

• упрощается процесс оформления больничного;
• невозможно его испортить;
• сложно подделать листок;
• отсутствуют ошибки при расчете пособия;
• ФСС перестает проводить многочисленные проверки компании.

К минусам документа относится:

• невозможно составить документ врачом, вызванным на дом;
• многие пожилые люди не могут понять принцип действия такой документации;
• за счет вирусов или атак хакеров могут изменяться или уничтожаться данные;
• увеличиваются расходы фирм, необходимые для покупки компьютеров и ПО;
• если врач не разберется в правилах заполнения документа, то это может привести к разным проблемам для пациента при внесении неверных сведений.

Поэтому такой способ оформления больничного считается пока не слишком распространенным.

Многие бизнесмены не знают, каким образом должны приниматься электронные документы от наемных специалистов. Процедура считается простой, но для этого важно присоединиться к системе.

Для использования электронной документации выполняются работодателем последовательные этапы:

• первоначально с ФСС составляется специальное соглашение, на основании которого осуществляется взаимодействие с помощью электронных документов;
• оформляется усиленная ЭЦП;
• покупается и устанавливается на компьютер бухгалтера компании необходимое обеспечение;
• в учетную политику компании вносятся нужные изменения, указывающие, что фирма принимает электронные документы, к которым относятся и больничные листы;
• регистрируется личный кабинет на сайте ФСС, для чего предварительно требуется зарегистрироваться на Госуслугах.

Преимущества электронных больничных.

Именно с помощью личного кабинета происходит обмен сведениями с ФСС. Электронный вид больничного листа можно увидеть так же в этом кабинете.

Важно! Работодатели сами выбирают, будут ли они подключаться к этому сайту, но если принимается отрицательное решение, то работники смогут пользоваться исключительно бумажными листами.

Цифровой больничный лист состоит из четырех разделов.

Непременно в нем содержится информация:

• место трудоустройства человека;
• период, на который выдается больничный в днях;
• квалификация и ФИО лечащего врача;
• коды нетрудоспособности.

Дополнительно имеется раздел, заполняемый работодателем. Сюда вносится название компании, ее адрес и номер регистрации.

Вписывается ИНН работника, его средний заработок за два года работы, страховой стаж, периоды, являющиеся не страховыми, а также дата, когда гражданин сможет выйти на работу. Указывается ФИО руководителя и главного бухгалтера организации.

В электронном листе должны иметься те же сведения, что и в бумажном документе.

Правила заполнения

Процедура внесения сведений в электронный документ делится на этапы:

• выявляется определенное заболевание у гражданина;
• при общении с врачом он должен сказать о необходимости оформления листка нетрудоспособности;
• доктору следует сообщить о том, что компания, в которой работает гражданин, является участником системы ФСС;
• заполняется заявление о согласии использования электронной документации;
• передается врачу СНИЛС;
• доктором составляется запрос в интернете, на основании которого больничному листу присваивается номер;
• заполняется с помощью установленного на компьютере обеспечения документ, причем его номер надо сообщить пациенту;
• как только больничный будет заполнен, врач осуществляет его удостоверение ЭЦП;
• документация далее направляется по интернету в ФСС.

Как заполнить электронный больничный лист? Смотрите видео:

Важно! Нередко требуется продлить больничный, для чего вносятся нужные сведения в электронный документ.

Как только больничный будет закрыт, то делается в листе нетрудоспособности нужная запись, после чего она заверяется ЭЦП врача и медицинского учреждения.

Как действует кадровая служба

Как только работник узнает номер листка, то он должен сообщить эту информацию работодателю. Работники кадровой службы или бухгалтерии запрашивают данные о документе в ФСС.

Могут ли уволить работника, если тот на больничном? Узнаете по ссылке.

Далее происходит автоматический расчет пособия для работника. Специалисту назначается выплата, о размере которой руководитель фирмы сообщает работникам ФСС.

Как оплачивается

Оплата производится таким же образом, что и по обычному бумажному документу. Отличие заключается в том, что средства перечисляются на счет работника сразу после закрытия документа, поэтому не требуется ждать зарплаты или аванса.

Важно! Работники могут убедиться в правильности расчета во время использования калькулятора на сайте ФСС.

Как поступить при выявлении ошибок

Если в электронном документе имеются ошибки, например, неправильно указаны ФИО пациента или использовались неверные данные о сроке больничного, то надо обратиться в медицинскую организацию за дубликатом.

Вносятся изменения на основании запроса, заверяемые ЭЦП клиники.

Что делать, если работодатель не получил

Если фирма не является участником данной системы, то она принимает от своих работников только бумажные листы.

Источник:

Электронный больничный лист в 2018 году: как оформить и заполнять

С 1 июля 2017 года сотрудники могут принести в бухгалтерию электронный больничный лист (ЭЛН). Узнаете, как открыть личный кабинет ФСС, как выглядит электронный больничный, пример и образец заполнения электронного больничного листа.

Закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ ввел в действие электронный больничный (листок нетрудоспособности). Новый формат листка позволит медицинским организациям и работодателям сократить время оформления документа, минимизировать количество ошибок при его заполнении, а также исключит возможность подделки листков временной нетрудоспособности.

Личный кабинет ФСС: электронный больничный листок

Электронные больничные формируют в автоматизированной системе ЕИИС «Соцстрах». Если организация – ее участник, бухгалтер сможет работать с электронными листками тех поликлиник и больниц, которые подключены к системе.

Чтобы осуществить переход на электронные больничные листы, организация должна иметь личный кабинет на сайте ФСС . В нем бухгалтер сможет посмотреть лист сотрудника и заполнит свою часть бюллетеня.

Посмотрите на схеме, как происходит взаимодействие между работником, организаций и ФСС. Сразу станет понятно, как работать с электронными больничными работодателю.

Чтобы подключиться к работе в ЕИИС «Соцстрах», нужна электронная подпись для больничных листов (ЭЦП), которая должна быть совместима с системой ФСС. Ее можно приобрести в аккредитованном удостоверяющем центре, ближайший из которых можно найти на сайте Минкомсвязи.

Далее, чтобы работать с больничным, нужно зарегистрировать руководителя и организацию через госуслуги. Руководитель регистрируется в качестве физлица с подтвержденной учетной записью. Это последний третий уровень, который даст доступ ко всему функционалу портала. Чтобы его получить, руководитель сначала должен подтвердить личность. Для этого ему нужно:

• обратиться в Центр обслуживания;
• получить код подтверждения личности по почте;
• воспользоваться усиленной квалифицированной электронной подписью или универсальной электронной картой.

Затем организация создает свою учетную запись на портале госуслуг. Порядок регистрации прописан на сайте gosuslugi.ru/legal-entity.

Чтобы работать в информационной системе, надо заключить соглашение с ФСС по электронным больничным листам. В нем будет прописан регламент обмена электронными документами между страхователем, ФСС и медорганизацией. Бланк можно скачать на сайте регионального отделения фонда. Его надо заполнить, подписать руководителем и подать в свое отделение ФСС.

Как подготовить сотрудников к переходу на электронные больничные листы

Если организация готова работать с электронными больничными листками нетрудоспособности, работодателю необходимо объявить об этом сотрудникам. Объясните сотруднику, что для оформления электронного больничного врач сначала должен получить письменное согласие пациента.

Кроме того, работник может сам отслеживать свой больничный и начисления по нему. Для этого нужна учетная запись третьего уровня на портале госуслуг. Получить ее можно так же, как это сделал руководитель.

Также сотрудников можно предупредить о том, что электронные больничные не обязательны, и бухгалтерия по-прежнему работает и с бумажными листками.

Как оформить больничный в медорганизации

Чтобы оформить электронный лист, врач попросит сотрудника дать письменное согласие. Смотрите типовую форму информированного добровольного согласия на формирование листка нетрудоспособности в форме электронного документа и обработку персональных данных.

Скачать бланк письменного согласия

Врач оформит больничный и выдаст сотруднику распечатанный талон. В талоне будет указано:

• номер листка нетрудоспособности;
• период нетрудоспособности;
• дата, когда сотрудник должен прийти на повторный прием к врачу.

Этот талон сотрудник должен передать работодателю. Когда врач закроет больничный, бухгалтер рассчитает пособие и заполнит свою часть больничного листка.

Как заполнить электронный больничный лист в программе

Заполнить электронный лист работодателю можно с помощью программы для подготовки расчетов либо в личном кабинете страхователя на сайте ФСС.

Специальная программа для заполнения больничного – это «АРМ Подготовка расчетов для ФСС». Скачать программу можно на сайте ФСС.

Электронные больничные листы в 2018 году: пример

Чтобы обработать больничный на сайте фонда, нужно войти в личный кабинет страхователя под логином и паролем, который получила организация на портале госуслуг.

Система запросит подтверждение для доступа к электронно-цифровой подписи. Выбрать сертификат надо из списка, если их несколько. В личном кабинете будет список всех листков нетрудоспособности сотрудников организации. Бухгалтер сможет получить информацию только о закрытых листках. 

Затем надо запросить нужный больничный в базе данных ФСС. Для этого вводят номер листка и СНИЛС сотрудника, а затем выбирают кнопку «Получить ЛН».

На экране появится больничный. Бухгалтер может его сохранить, распечатать, экспортировать и т. д. Искать листы можно также при помощи фильтров: по ФИО сотрудника, СНИЛС, статусу и номеру больничного листа.

Чтобы внести данные, нужно открыть вкладку «Заполняется работодателем». Заполните эту часть листка так же, как и бумажный бюллетень. Внесите:

• наименование организации, регистрационный номер, код подчиненности, ИНН, инициалы руководителя и главбуха;
• средний заработок для пособия, средний дневной заработок сотрудника, страховой стаж, нестраховые периоды, даты и сумму пособия.

Источник: https://buchgalterman.ru/zakony/elektronnyj-bolnichnyj-poryadok-primeneniya-oshibki-oformleniya.html

Как исправить ошибку в электронном больничном листе?

В случае наступления болезни, каждый гражданин должен обратиться к лечащему врачу, а официально трудоустроенный работник – еще и попросить открыть лист нетрудоспособности. От правильности заполнения данного документа напрямую зависит желание ФСС компенсировать работодателю часть его расходов. Но, больничный лист заполняется людьми, для которых, как известно, свойственны ошибки. Что же делать, если в бланке была допущена неточность? Существуют ли способы внесения корректив?

Утверждение нового больничного листа произошло несколько лет назад. Сам бланк документа имеет несколько степеней защиты, чтобы никто не смог его подделать, ведь на основании именно этой бумаги руководитель производит выплату пособия по временной невозможности выполнять свои должностные обязанности, часть которого в дальнейшем компенсируется Фондом социального страхования.

Специалисты упомянутого государственного учреждения очень внимательно подходят к проверке бланка, и, в случае выявления существенного недочета на любой его стороне, могут ответить отказом на заявку о перечислении средств. В данном случае, можно передать документацию на рассмотрение суда. Кстати, в последнее время подобный порядок приводит к отмене решений, принятых ФСС, но лучше все-таки избегать ошибок еще на этапе внесения необходимой информации.

Каждый больничный лист включает в себя 2 раздела, один из которых заполняется лечащим врачом, а другой – работодателем.

Доктору не разрешается исправлять допущенные ошибки. Он должен придерживаться следующего порядка: заменить бланк на новый, оформленный должным образом, без каких-либо недочетов.

Часто случается так, что серьезная оплошность обнаруживается уже на этапе сдачи листа нетрудоспособности специалисту по кадрам или бухгалтеру. В данном случае ответственное должностное лицо обязано отказать в принятии испорченного бланка, а работник должен отправиться по адресу последнего лечения и затребовать предоставление исправленного дубликата.

Опытный работодатель, наверняка, сможет отличить серьезную ошибку от технического недочета, не имеющего никакого отражения на порядок определения пособия в связи с нетрудоспособностью. Кроме того, не нужно внимательно приглядываться к случайным опискам, заполненным рукописно и не влияющим на итоговый смысл документа.

Допустимой оплошностью считается:

• замена арабской цифры римской;
• помарка или ошибка, не противоречащая фактическому заболеванию сотрудника;
• использование шариковой ручки для заполнения бланка;
• указание прописных букв или какого-либо знака препинания.

Лечащий врач обязан исправить допущенную ошибку. Работодателю тоже позволено корректировать заполненный документ.

Срок, отводимый на исправление ошибок, допущенных в больничном листе, не регламентирован законодательством, но лучше не откладывать данное мероприятие в дальний ящик, ведь ФСС может в любой момент явиться на порог учреждения с выездной проверкой.

Последствия внесения неправильной информации

В действующем законодательстве содержится последовательность заполнения больничного листа, как для медицинского учреждения, так и для работодателя. Несоблюдение установленного порядка может привести к отрицательному ответу фонда социального страхования на заявление с просьбой о возмещении части выплаченного пособия в связи с нетрудоспособностью.

Читайте так же:   Правила заполнения и образец больничного листа

Неточности могут быть самыми разнообразными: от неправильного цвета используемых для заполнения чернил до заполнения ячеек прописными буквами, вместо допустимых печатных. Кстати, не все ошибки можно исправить, в некоторых случаях необходимо производить замену бланка.

Неустранимыми обычно считаются неточности, допущенные лечащим врачом, а вот с работодателя спрос проще – он может зачеркнуть ошибку и указать на другой стороне актуальную информацию.

Распространенные ошибки и способы их корректировки

В связи с тем, что не во всех случаях допускается внесение исправлений, ФСС определила список недочетов, позволяющих произвести корректировку сведений, внесенных в официальный бланк:

• некоторые слова написаны при помощи прописных букв;
• отдельные символы не «вписываются» в границы ячейки;
• печать поставлена так, что перекрывает часть занесенной информации;
• небольшая помарка, дополнительная точечка или галочка;
• лишний пробел между инициалами;
• отдельные ячейки остались пустыми (в них не проставлены прочерки);
• полное наименование места официального трудоустройства указано с использованием кавычек;
• не соблюдена правильная последовательность внесения места нахождения организации.

Каждая из вышеприведенных ошибок на практике обычно признается техническим недочетом.

Внимание! Инструкция, утвержденная ФСС, содержит информацию о том, что бланк, сложенный напополам или в несколько раз, должен признаваться действительным.

Лишние строки

Очень часто происходит так, что специалист по кадрам или бухгалтер, отвечающий за своевременную выплату денежных средств сотрудникам, указывает дату начала работы неправильно.

Многим кажется, что здесь должна содержаться информация о том, когда подчиненный обязан вновь приступить к исполнению обязанностей, оговоренных должностной инструкцией. На самом деле строка подлежит заполнению только в самых крайних случаях, например, болезнь работника пришлась на промежуток между подписанием трудового договора и его аннулированием. В данном случае необходимо указать дату, когда сотруднику полагалось выйти на свое рабочее место.

Тот же порядок распространяется на строку, гласящую о нестраховых периодах. Должностные лица, ответственные за заполнение больничного листа со стороны работодателя, регулярно пытаются внести сюда сведения о периодах, не принимающих участия в определении величины среднего заработка – время лечения, уход за ребенком и т.д.

Наверняка, причина таится в том, что местом расположения данной строки является поле, следующее за страховым стажем… На самом деле, существует единственный верный вариант заполнения – продолжительность военной или иной службы.

Можно ли исправить в больничном листе излишне заполненные строки? Да, порядок действия в подобной ситуации изложен в письме ФСС № 15-03-14/05-12954, датированном 18 октября 2012 г.

При внесении исправлений запрещено использование каких-либо корректирующих средств. Излишне внесенные сведения необходимо просто зачеркнуть при помощи черной пасты, а на обратной стороне больничного написать фразу, свидетельствующую о том, что в строке не должно быть никакой информации. Завершиться все должно выражением «Исправленному верить», подкрепленному подписью ответственного должностного лица и печатью учреждения.

В случае внесения в больничный лист неправильной информации о средней величине дневного заработка или об общем размере пособия, а также в случае ошибочного определения страхового стажа сотрудника, следует действовать в аналогичном с предыдущим вариантом порядке. То есть, ошибку следует зачеркнуть, а на обороте указать актуальную информацию, заверенную надписью, подписью и печатью.

А иногда бывает так: гражданин устроился на новое место работы, исправно выполнял обязанности, прописанные в должностной инструкции в течение 6 месяцев, а потом заболел. Спустя неделю он сдал листок нетрудоспособности и вернулся на свое рабочее место.

На следующий день он встретил бывшего напарника, который и посоветовал ему взять справку о доходах за предшествующие 2 года на прежнем месте работы. В данном случае, конечно, изменится общая сумма пособия. Как же исправить сложившуюся ситуацию? На самом деле, ничего страшного не произошло, так как законодательство не возбраняет корректировку больничного листа, если она ведет к увеличению итоговой суммы пособия.

Неверное название организации

В поле, где указывается место официального трудоустройства пациента, лечащий врач очень часто допускает ошибки. Многие граждане даже поднимают вопрос о том, чтобы Правительство разрешило заполнять это поле работодателю.

Но, к сожалению, в настоящее время это невозможно, так как каждый должен вносить необходимые сведения только в свою часть. Это же правило касается и исправления ошибок.

Работодатель может зачеркнуть неверные сведения и вписать актуальные только в том случае, если он сам принимал решение в отношении данного поля.

В больничном листе предусмотрено 2 ячейки для внесения информации о месте, где гражданин исполняет должностные обязанности: в одном – медицинской организацией (со слов работника), а в другом – ответственным должностным лицом работодателя.

Распорядиться о корректировке неточности руководитель учреждения может только в том случае, если ошибку допустил его подчиненный. А вот заполнение наименования места работы вместе медицинского учреждения считается нарушением установленного порядка заполнения документа и может стать причиной отрицательного ответа ФСС.

Наилучшим решением является предотвращение ошибок в данном поле, например, путем снабжения сотрудников памятками с точным наименованием организации, на благо которой они трудятся.

Повторные исправления

Лицо, ответственное за заполнение больничного листа, должно очень внимательно относиться к своим обязанностям, так как в соответствии с действующим законодательством, наличие 2-х исправлений, требует аннулирования документа.

Ранее работодатель мог исправлять бланк, подтверждающий уважительность причины отсутствия на рабочем месте много раз. В современном больничном листе место для внесения актуальной информации очень ограничено, следовательно, у должностного лица организации отсутствует техническая возможность внести необходимые изменения.

Действующие нормы требуют, чтобы бланк больничного листа заменялся, если в нем имеется более 2-х исправлений.

Но, правило не было бы правилом, если бы в нем отсутствовали исключения. Например, как должен поступить работодатель, если речь идет не об очевидной ошибке, а об обстоятельствах, открывшихся спустя какое-то время. Подобная ситуация по определению требует внесения более чем 2-х корректировок. В данном случае ФСС дал разрешение на произведение необходимых расчетов на отдельном листе бумаги, служащем приложением к бланку.

Источник: https://radugaopt.ru/kak-ispravit-oshibku-v-elektronnom-bolnichnom-liste/