Z отчет и x отчет что это?

Z-отчет в онлайн-кассах: правила отчетности по ФЗ-54 о применении ККТ

С 1 июля 2018 года все ИП и юридические лица перешли на онлайн-кассы согласно Федеральному закону №54 от 2003 года. После перехода на новую систему индивидуальные предприниматели и организации вправе продолжать ведение старого документооборота или отказаться от него. В этой связи возникает вопрос: нужно ли снимать Z-отчёт на онлайн-кассе.

Что представляет собой Z-отчётность

Z-отчёт или отчёт с гашением – это итоговый документ (чек), который выводит с ККТ кассир, закрывая смену. Подводятся итоги, обнуляются данные и после этого нельзя совершать кассовых действий: возвратов, аннулирований и т.д.

Отчёт о гашении кассир-операционист снимает по окончании каждой смены, но не реже чем в 24 часа, учитывая следующие факторы:

• Когда выходной или (и) предпраздничный день и организация не действует, отчётность не снимается.
• Если в определённый рабочий день торговые операции не совершались, отчётность формируется даже с нулевыми показателями. Кассир-операционист в журнале ставит прочерки за весь день. В кассовую книгу записи не производит.

Поскольку все индивидуальные предприниматели и юридические лица перешли на кассовое оборудование онлайн, новая Z-отчётность немного отличается от обычной.

В отчёте о закрытии смены в онлайн-кассе отсутствуют следующие функции:

• Обнуление данных по каждой сессии;
• Запись результатов в фискальной памяти ККТ.

Зет-отчёты онлайн-касс отправляются в Федеральную Налоговую службу в автоматическом режиме.

Важно! На практике при применении ККТ нового образца Z-отчёт (итоговый документ) называют отчётом о закрытии смены. Это одно и то же, так как их функции и содержание идентичны.

Нужны ли Z-отчётности при онлайн-кассах

Документ, аналогичный отчёту с гашением, предусмотрен и в кассовых аппаратах нового образца. Отчёт кассира-операциониста по онлайн-кассе привязан к промежутку времени в 24 часа. ФЗ №54 (п.2, ст. 4.2) об использовании контрольно-кассовой техники гласит, что такое ограничение связано с запретом на формирование кассовых чеков по истечении этого временного периода с момента составления другой отчетности – об открытии смены.

Когда формируется Зет-отчётность (о закрытии сессии) в это время в онлайн ККТ уже не происходят процессы, связанные:

• С обнулением сведений.
• С фиксированием в фискальной памяти итогового результата.

Отчётность в налоговую структуру направится автоматически. Если подтверждения от неё нет, ККТ направит её повторно.

Зет-отчётность обладает рядом особенностей:

• Каждый документ имеет порядковый номер. В журнале кассира-операциониста не должно быть пропусков.
• Повторное формирование или отмена невозможна: чек уже зафиксирован в фискальной памяти техники и на контрольной ленте.
• Если на ККМ не было операций в течение суток, снимают нулевую отчётность.
• На протяжении рабочего дня разрешено формировать любое количество Зет-отчётности. Каждый чек снимается отдельно.
• Когда кассовый документ распечатан, его нельзя снимать повторно, пока не завершится текущая операция по кассе.

Важно! Самый первый чек, формируемый в налоговой службе при регистрации кассовой машины, там и остаётся. Это не повлияет на правильное оформление журнала кассира-операциониста.

Нужно ли хранить Z-отчётность по онлайн-кассе

Все документы, сформированные онлайн-кассой, хранятся в фискальном накопителе не менее 30 календарных дней. Поскольку новая ККТ передаёт налоговым органам все данные через интернет, хранить Z-отчёты по онлайн-кассе нет необходимости.

Образец отчета

В бланке отчётности о закрытии сессии кассиром фиксируется следующая информация:

Лучшие предложения по цене и качеству

• Все данные о движении денег в контрольно-кассовой технике-онлайн в течение всего дня (наличные и безналичные финансовые операции).
• Приходные операции (непосредственно выручка).
• Аннулированные чеки. Они имеют место быть, когда кассир-операционист набрал позициию, но покупка не состоялась по некоторым причинам.
• Операции на возврат денежных средств. Покупатель вернул товар в магазин и ему возвращают деньги наличностью или на пластиковую карту.
• Общие суммы по нарастающей за рабочий день.

В отчётности должны присутствовать указанные ниже сведения:

• ИНН и наименование юридического лица, использующего ККМ.
• Дата и время формирования отчётности.
• Фамилия кассира, его ИНН при наличии.
• Регистрационный номер кассового оборудования.
• Количество чеков, сформированных за смену.
• Число фискальной документации, которая не передана оператору фискальных данных (ОФД).
• Время начала передачи фискальных данных.
• Итог за рабочий день (денежные суммы по чекам по каждому признаку расчёта: возврат расхода по коррекционным чекам, приход, расход).

Важно! Основываясь на данных Z-отчёта по онлайн-кассе, операционист формирует справку и заполняет журнал.

Что делать, если забыли снять отчёт

Несмотря на то, что при пользовании кассовыми аппаратами онлайн кассиров не принуждают вести журналы и снимать Z-отчётность, обязанность по сдаче вырученных наличных денег сохраняется. Формировать документ о закрытии смены необходимо для:

• Контроля за работой операциониста-кассира.
• Быстрой оценки выручки.
• Передачи инкассаторам вырученных денег.
• Отчёта перед налоговым органом.

Можно привести немало примеров из жизни, когда кассиры забывали снять чек о закрытии смены в конце дня или делали это с опозданием. Из практики следует, что налоговая инспекция к такому нарушению дисциплины не относится предвзято, если инцидент случится единожды. Если нарушения станут повторяться систематически, налагаются штрафные санкции.

Важно! Если кассир-операционист забыл снять отчёт в конце дня, он обязан составить акт и пояснительную записку.

Документы хранят на случай проведения проверки. Отчётность о закрытии смены, сформированную на следующие сутки, прикладывают в кассовую книгу.

В контрольно-кассовых машинах нового образца предусмотрен документ, аналогичный Зет-отчётности – отчёт о закрытии смены. Он адаптирован согласно изменениям технических характеристик ККМ-онлайн. Важнейшей функцией отчётности является быстрая передача его в Федеральную налоговую службу.

Работа с кассами – База знаний YCLIENTS

Дождитесь, когда Статус ККМ станет Онлайн, затем нажмите кнопку Открыть смену,после этого будет распечатан чек открытия смены.

Примечание:

Перед началом расчетов с покупателями кассир формирует отчет об открытии смены, по окончании расчетов – отчет о закрытии. Между этими отчетами не может пройти более 24 часов (п. 2 ст. 4.3 закона № 54-ФЗ в редакции 01.01.2017).

1.2 Чек продажи

Для печати чека продажи перейдите в Окно визита в раздел Оплата визита и нажмите кнопку Распечатать чек продажи. 

1.3 Чек возврата

1. После печати чека продажи вы не сможете изменить информацию по визиту, которая влияет на сумму оплаты:

• Изменение статуса визита (кроме статусов Клиент пришел и Клиент подтвердил)
• Удаление визита
• Дату и время визита (в том числе и перемещение записи с чеком)
• Клиента
• Добавление или удаление услуг и товаров
• Кнопку Выбрать из списка (услуги и товары)
• Кнопку Добавить услугу
• Изменение количества услуг и товаров
• Изменение стоимости услуг и товаров
• Изменение скидки на услуги и товары
• Удаление услуг и товаров в разделе Статус визита
• Кнопку Оплатить, сумму и кассу в разделе Оплата визита
• Удаление финансовых транзакций в разделе Оплата визита
• Удаление финансовых транзакций в разделе Финансы – Финансовые операции
• Изменение суммы в самой финансовой транзакции в разделе Финансы – Финансовые операции

Не блокируется:

• Длительность визита
• Сотрудник
• Статусы визита Клиент пришел и Клиент подтвердил
• Выбор склада и сотрудника в дополнительной разворачиваемой панели рядом с товаром в разделе Статус визита

2. Если вы уже напечатали чек, но хотите разблокировать визит, чтобы изменить информацию, вам нужно напечатать чек возврата.

Примечание: печать чека возврата производится строго по согласованию с бухгалтером.

1.4 Автоматическая печать чека

Так же чек может распечататься автоматически при быстрой оплате, для этого Вам необходимо убедиться в том что стоит галочка напротив надписи Печатать чек, а затем выбрать необходимый способ оплаты.

1.5 Чек коррекции

Для того чтобы распечатать чек коррекции, необходимо зайти в раздел Финансы — Операции с ККМ и нажать соответствующую кнопку справа в верхнем углу.

В появившемся окне необходимо заполнить необходимые поля и нажать кнопку Распечатать чек коррекции.

Примечание: печать чека коррекции производится строго по согласованию с бухгалтером.

1.6 Х-отчет

Для печати промежуточного отчета без гашения перейдите в раздел Финансы – Операции с ККМ и нажмите кнопку X отчет.

1.7 Z-отчет (закрытие смены)

Для закрытия смены перейдите в раздел Финансы – Операции с ККМ и нажмите кнопку Закрыть смену. У вас автоматически распечатается z-отчет (отчет с гашением) с текущими суммами за день. 

2.1 Настройка ИНН кассира

В связи с внесением поправок в Федеральный Закон № 54, Формат Фискальных Данных 1.05 требует обязательного указания ИНН кассира. Чтобы указать ИНН кассира, перейдите в раздел Настройки – Сотрудники и выберите сотрудника (как правило, администратора). Перейдите на вкладку Доп. Инфо и укажите ИНН сотрудника (12 цифр) в соответствующем поле.

В карточке сотрудника перейдите на вкладку Настройки и привяжите пользователя, который будет кассиром. Чтобы при печати чека отображалось имя этого кассира, сотрудник должен быть авторизован в YCLIENTS под связанным с ним пользователем.

Примечание: Решает ошибку «Привяжите сотрудника к пользователю»

2.2 Настройка системы налогообложения для товаров и услуг

Для того чтобы настроить СНО, необходимо зайти в раздел Финансы — Настройки ККМ и выбрать систему налогообложения.
В пункте Система налогообложения выбрать из выпадающего списка Различная для товаров и услуг в случае необходимости.
Для каждого товара или услуги можно настроить индивидуальную СНО. Для этого перейдите в карточку и в разделе Система налогообложения выберите необходимый параметр.

3 FAQ

Z-отчет в чеке и Отчет по кассе за день в YCLIENTS могут не сходиться по следующим причинам: 

1. Определенная услуга или товар, предоставленные клиенту, включены в несколько чеков.

Такое может произойти, если визиты одного и того же клиента за текущий день «склеены» в соответствии с настройкой Интервал между уникальными визитами, которую можно найти в разделе Настройки – Журнал записи, и в двух и более записях этого уникального клиента была нажата кнопка Распечатать чек.

2.

 Если сегодня распечатать Чек продажи/возврата, например, в записи за вчерашний день, то сумма этого чека отправляется в налоговую сегодня, потому при закрытии смены она будет добавлена к сумме чека, несмотря на то, что в Отчете по кассе за день в YCLIENTS эта сумма будет зафиксирована за вчерашний день.