В этой статье:

Какие бывают виды документов?

Документ и документация в чем разница?

Классификация и виды документов

1. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы

Делопроизводство – вид управленческой деятельности, охватывающий процесс создания документов и организацию работы с ними.

Цели делопроизводства:

  • создание текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации);
  • организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов в процессе делопроизводства).
Рекомендуем!  День ночь отсыпной выходной как это?

Информационные связи организации могут осуществляться письменными и устными средствами.

К средствам письменной (документированной) связи относятся:

  • деловые письма, договоры, соглашения;
  • доклады, отчеты;
  • телеграммы, факсы, телефонограммы и др.;

Устная связь осуществляется при помощи:

  • устных переговоров, совещаний;
  • телефонных переговоров;
  • переговорных устройств и громкоговорящей связи;
  • телеконференций и т.п.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организации является делопроизводство, которое означает организацию информационного сопровождения дел.

цель делопроизводства – информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления (ДОУ).

Из главной цели делопроизводства вытекают основные задачи:

  • создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);
  • регистрация документов;
  • передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения;
  • передача документов для их последующего решения;
  • систематизация документооборота в организации.

Достижения в науке, быстрый рост производства требуют изменений в сфере управления. С целью повышения эффективности управления совершенствуется делопроизводство. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (модемов, факсов, множительной и сканирующей техники), телекоммуникационных технологий, интернета.

Основными принципами современного делопроизводства являются:

  • оперативность в составлении и прохождении документов;
  • высокое качество документов;
  • оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.);
  • применение безбумажных технологий обмена информацией.

Реализации этих принципов в управлении способствуют организационные меры:

  • оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками;
  • оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;
  • создание компьютерных сетей и сетевых технологий;
  • применение специализированного программного обеспечения.

2. Место делопроизводства в структуре управления

Процесс управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических или творческих операций – оценки ситуации, прогнозирования, планирования и принятия решений. Значительно большее количество составляют технические операции и действия по составлению, согласованию, регистрации, контролю исполнения подготовленных документов.

Делопроизводство представляет собой часть технологии управления и обработки документов.

Процесс труда с документами можно подразделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие операции:

  • к техническим относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документов, перемещение документа, контроль исполнения, подписание документов и др.;
  • логические – включают ознакомление с документом, подбор необходимой информации, проведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.;
  • творческие – определяют специфику труда руководителя, состоят из определения состава оптимального решения, документирования принятого решения и пр.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. Приказом руководителя назначаются ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Работники должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, изложенными в инструкции по делопроизводству. Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.

3. Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами

Управление делопроизводством, бумажным и электронным документооборотом осуществляет Государственный комитет по архивам и делопроизводству.

Организация и осуществление государственного надзора за выполнением требований законодательства по архивному делу в части организации хранения и обеспечения сохранности документов, ведению делопроизводства в организациях предприятиях всех форм собственности осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства.

Документирование управленческой деятельности, виды и классификация документов

Вопросы:

  1. Общие понятия о документе.
  2. Классификация документов.
  3. Основные виды документов.
  4. Электронные документы.

1. Общие понятия о документе

Документ – это материальный носитель с зафиксиронной на ней информацией. В качестве носителя может быть бумага, фото- и кинопленка, электромагнитные носители и др.

Деятельность организаций характеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации (далее ОРД).

Документы служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, учета, средством общения между организациями, организациями и гражданами, способом доказательства, т.к. имеют юридическую силу.

2. Классификация документов

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия, их унификации. Классификация документов приведена в Приложении А.

Документы классифицируются по следующим признакам:

1) Служебные и личные.

Личные – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.).

Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц. Служебные документы включают в себя три группы ОРД:

  1. организационные – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;
  2. распорядительные – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;
  3. справочноинформационные – акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др.

Классификации видов документов:

  1. По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные и т.д.
  2. По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.
  3. По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.
  4. По видам документов: типовые, примерные, трафаретные.

Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.

Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. На их основании разрабатываются документы для внутреннего пользования в организации.

Трафаретные документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем. Например, личный листок по учету кадров.

2) По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка).

Подлинники – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный.

Копия – документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом.

Различают разновидности копий:

Отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливаемая одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверенная соответствующим образом.

Дубликат – второй экземпляр документа, выданный в замен подлинника, в связи с его утратой. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

Выписка из документа – копия части документа.

3) По срокам хранения документы подразделяются на три основных группы:

  1. постоянного срока хранения;
  2. долговременного (свыше 10 лет);
  3. временного (до 10 лет).

Классификация документов производится на этапе группировки их в дела.

Дело – это совокупность документов по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом.

Основные виды документов

В управленческой деятельности организаций наиболее часто применяются следующие виды документов:

  1. Приказ – правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
  2. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов касающихся узкого круга должностных лиц.
  3. Указание – правовой акт, издаваемый организацией по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, информационно-методического характера.
  4. Протокол – документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
  5. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов на бумажном носителе и пересылаемых по почте.
  6. Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.
  7. Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя.
  8. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
  9. План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей.
  10. Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу.

Перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов документов приведен в Приложении Б. Требование к документам, наиболее часто встречающимся в делопроизводстве, будут изучаться в процессе изучения дисциплины.

Электронные документы

Под электронным документом понимается форма представления информации, выполненная на компьютере и зафиксированная на магнитном носителе (магнитный диск, дискета, флешка). Все экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью должностного лица. Электронная цифровая подпись – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и принадлежащая конкретному лицу.

Открытый ключ проверки подписи – набор символов доступный для заинтересованных лиц и используемый при проверке достоверности электронной цифровой подписи.

В случае, когда создаются документ на бумажном носителе и электронный документ идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами.

Государственные органы и юридические лица, а также физические лица, в функции которых входит работа с электронными документами, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты.

Переход на электронный документооборот обеспечивает значительную экономию финансовых и материальных средств, времени. В настоящее время применяется в области финансовой и статической отчетности, декларировании и других сферах.

Рабочий проект: требования, состав, разделы и оформление

Документ и документация в чем разница?

Рабочий проект (рабочая документация РД) используется для ведения работ на строительной площадке. В качестве основы для разработки комплекта берут проектную документацию. В ней приводится более общее описание проекта. Рабочая же позволяет реализовать решения, уже принятые в проектной документации. Они помогают в качественном выполнении работ, поскольку содержат более детальное описание всех процессов.

Таким образом, главное требование к рабочему проекту заключается в том, чтобы в нем было достаточно информации для качественного и полного выполнения СМР (строительно-монтажных работ). Это касается:

  • количества готовых деталей и конструкций;
  • объемов оборудования и материалов;
  • количества трудовых ресурсов и пр.

Подобное разделение на проектную и рабочую часть может быть связано с возможностью ускорить старт инвестиционного этапа. Проекта хватает для того, чтобы получить разрешение на начало работ, что упрощает весь процесс. Так же на основании этого документа разрабатывается проект производства работ на выполняемые СМР.

к оглавлению ↑

Зачем необходим рабочий проект

Проектная и рабочая документация имеют равноценное значение – застройщик и подрядчик в равной степени несут ответственность за их соблюдением при возведении здания. Из-за схожести проектов существует такой подход, при котором подготавливают сразу рабочую документацию. Ее сдают на экспертизу, а потом просто меняют шифр с ПД на РД.

Именно из такой ситуации можно понять отличия между пакетами документов. К примеру, эксперту по электричеству при экспертизе важны параметры щитков, соответствие потребляемой и входящей мощностей, наличие систем защиты. Все это эксперт должен найти в проектной части.

В то же время специалисту по электрике при проверке неважно, где будут установлены розетки и какие сети к ним будут подведены. Такая информация только увеличит время проведения экспертизы и отвлечет эксперта от действительно важных вещей.

к оглавлению ↑

Особенности с точки зрения экспертизы

При экспертизе изучают проект, не вдаваясь в лишние детали, а также приводят замечания к тем или иным моментам. Их нужно исправить и повторно пройти госэкспертизу, чтобы получить разрешение на начало работ и приступить к формированию рабочего проекта. Если предоставить вместо проектных документов рабочие, это может надолго оттянуть начало строительства.

В целом два вида строительной документации сегодня заменяют такие проектные стадии, как ТЭО (технико-экономическое обоснование), проект и рабочий проект. Сегодня уже нет подобной стадийности. Ее заменяет именно документация, которая делится на общую проектную и более детализированную рабочую части. По согласованию с заказчиком и при согласии экспертной организации готовые комплекты можно предоставить на экспертизу одновременно.

к оглавлению ↑

Еще немного об отличиях рабочего проекта

Частая ошибка застройщиков – работа исключительно для экспертизы. На самом деле это важно в первую очередь для самого застройщика, поскольку в дальнейшем по рабочему проекту будут проводиться все строительно-монтажные работы. При составлении и оформлении приходится руководствоваться не только отраслевыми законодательными нормами, но и дополнительными требованиями от заказчика, которые приводятся в договоре на проектирование.

Если сделать все только для экспертов, в дальнейшем могут возникнуть проблемы не только с доработкой, но и применением документов на практике. По этой причине сначала тщательно разрабатывают принципиальную схему здания, а уже затем прорабатывают детали. Например, в проектной части указывают «ограждение по нормам ГОСТ» с местом его расположения, а в рабочей добавляют используемые материалы, крепления, составные элементы, готовые изделия, оборудование и пр.

к оглавлению ↑

Этапы разработки рабочего проекта

На небольших объектах оба комплекта часто разрабатывают одновременно, а по готовности целиком отправляют на государственную экспертизу. Кроме параллельной разработки проектов, есть другие виды стадийности проектирования:

  • Двухстадийное. Предусматривает, что сначала готовя проектную, а уже затем рабочую документацию.
  • Трехстадийное. Рекомендовано для более сложных проектов. Сначала составляют предпроектное предложение, а уже затем приступают к остальным видам документации и их поэтапной проработке.

Предпроектное предложение обозначается как FEED (front end engineering design). Это базовый проект, который по содержанию очень близок к исходным данным для проектирования. В нем содержится детальный пошаговый план воплощения идеи в жизнь с расчетами и оценкой бюджета. В любом случае, важно соблюдать правило, по которому составление проектной части всегда предшествовало оформлению рабочей.

к оглавлению ↑

Почему часто прибегают к одновременной разработке

Многие специалисты рекомендуют прибегать именно к одновременной разработке пакетов. Причина очень проста – при оформлении проектной части редко обходится без замечаний со стороны экспертизы, которые требуют внесения соответствующих изменений. Иногда их приходится вносить из-за каких-либо неучтенных факторов или возникших пожеланий заказчика. Это и позволяет экономить на цене разработки проекта.

Также в нормативных документах не говорится о строго определенной последовательности составления частей. Поэтому параллельное оформление вполне возможно, как и очередность, при которой за проектной идет рабочая часть. Задача заказчика здесь – составить техническое задание, которое учитывало бы требования СПДС. С одной стороны, это позволяет соблюсти унифицированность документов, а с другой – за счет разработки индивидуального технического задания добиться возможности реализовать уникальный проект.

к оглавлению ↑

Что входит в рабочий проект

Рабочая документация включает:

  • рабочие чертежи, объединенные в комплекты по маркам;
  • документы, которые разрабатываются в дополнение к чертежам.

Оформление, содержания, требования и состав рабочей документации приводятся в ГОСТ Р 21.1101-2013 об СПДС. У каждого комплекта рабочих чертежей есть свое обозначение. Что касается прилагаемых документов, то к ним относятся:

  • чертежи на используемые изделия (И);
  • локальная смета (ЛС);
  • спецификация на изделия, материалы и оборудование (С);
  • чертежи на нетиповые изделия (Н);
  • опросные листы и габаритные чертежи (Л).

Список документов определяется СПДС, а конкретизируется уже заданием на проектирование, которое учитывает особенности и сложность выполнения проекта. Они передаются заказчику вместе со всеми рабочими чертежами.

к оглавлению ↑

Особенности составления

Рабочая документация является логическим завершением всех принятых ранее решений, поэтому с ней взаимодействуют уже на стройплощадке. В этом разделе, как правило, нет текстовой части, поскольку при проведении СМР ее никто не читает. Вся подобная информация приводится на самих схемах и чертежах в качестве указаний.

Для каждого проекта будет своя степень деталировки – все зависит от степени сложности объекта. Но очень важно отобразить в рабочей части все, что описано в проектной. Она является своеобразной основой, которую затем детализируют для качественного выполнения СМР.

При одновременной разработке (если это требование задания на проектирование) двух видов документации важно учитывать, что на проектную должно приходиться 40% от базовой цены, а на рабочую 60%. В целом эти пропорции не являются жестко закрепленными. Суммарный процент базовой цены определяется по согласованию с заказчиком.

к оглавлению ↑

Список разделов

В рабочей части проекта уже нет некоторые разделов, представленных в проектной, поскольку в последней много внимания уделяют общему описанию. Это касается:

  • ПОС – проекта организации строительства.
  • ООС – перечня мер по охране окружающей среды.
  • ИТМ – мероприятий гражданской обороны и пр.

Конкретный состав разделов рабочего проекта зависит от требований застройщика (заказчика). Их определяет сложность проекта, а также то, насколько детально необходимо представить решения проектной части. Информация об этом приводится в техническом задании.

Так, в каждом проекте будут разные разделы, причем они могут сильно отличаться. К основным составляющим относятся:

  • АД – автомобильные дороги;
  • АР – архитектурные решения;
  • АИ – интерьеры;
  • АС – архитектурно-строительные решения;
  • ГП – генеральный план;
  • ПЖ – железнодорожные пути;
  • ТК – технологические коммуникации;
  • ТР – сооружения транспорта;

к оглавлению ↑

Другие разделы

Архитектурно-строительные разделы:

  • АЗ – антикоррозионная защита;
  • ГР – гидротехнические решения;
  • КМ – металлические конструкции;
  • КД – конструкции деревянные;
  • КМД – конструкции металлические деталировочные.

Электротехнические разделы:

  • ЭМ – силовое электрооборудование;
  • ЭН и ЭО – освещение наружное и внутреннее;
  • ЭС – электроснабжение.

Разделы водоснабжения и канализации:

  • ВК – внутренние сети канализации и водоснабжения;
  • НВК – наружные сети водоснабжения и канализации;
  • НВ – наружные сети водоснабжения;
  • НК – наружные сети канализации;
  • ПТ – системы пожаротушения.

Технологические разделы:

  • АЗО – антикоррозионная защита трубопроводов, газоходов, технологических аппаратов;
  • ТК – технологические коммуникации;
  • ТХ – технология производства;
  • ПУ – меры по пылеудалению.

Еще в список могут входить разделы слаботочных и теплоэнергетических систем, а также отопления, вентиляции и кондиционирования.

к оглавлению ↑

Основные нюансы оформления рабочей документации

Весь пакет рабочей документации брошюруется. В качестве первой страницы выступает титульный лист, выполняемый по форме 13 Приложения П ГОСТ Р 21.1101-2013. После него должно идти содержание альбома с полным перечнем всех представленных документов. Его форма приведена в Приложении Г ГОСТ Р 21.1102-2013. Документы в содержании должны быть указаны в том порядке, в котором они представлены в пакете. Графические части записывают полистно. Само содержание и обложка не включаются в оглавление.

Все листы альбома подвергаются сквозной нумерации, начиная с титульного листа (его не нумеруют). Согласно требованиям к рабочей документации, номер должен располагаться в правом верхнем углу рабочего поля листа. Если же сквозная нумерация не используется, то в графе «Примечание» указывают количество листов каждого документа, а в конце приводят их общее число. Также в содержании должны быть графы «Обозначение» и «Наименование».

к оглавлению ↑

Частые ошибки при разработке

Для рабочей части предусматривается минимальный, но в то же время достаточный объем информации, которая нужна для выполнения СМР или изготовления нужных деталей и изделий. Важно, чтобы в документах не было избыточных и повторяющихся данных, если только это не обосновано особенностями работ. При разработке необходимо тщательно следить за этим моментом.

Нередко ошибки связаны с подсчетом объемов работ:

  • Земляных. Стоит обратить внимание на расстояние основанием откоса и фундаментом, поскольку оно важно для выполнения работ в пазухе котлована. Еще нельзя забывать, что мокрые грунты – это и те, что расположены на определенном расстоянии выше уровня грунтовых вод.
  • Каменных. Важно учесть объемы кладки отдельных элементов и работы с инвентарными лесами.
  • С деревянными конструкциями. Ошибки здесь часто связаны с подсчетом проемов по габаритам на плане, а не по обводу наружной части коробок.

к оглавлению ↑

Критерии правильно выполненной рабочей документации

К рабочей документации предъявляются несколько важных требований:

  • Полнота комплекта, а в случае строительства общественных и производственных зданий – наличие разделов по расчету мощностей и технологических линий, а также мер по безопасности в чрезвычайных ситуациях.
  • На чертежах должны быть изображены все детали, используемые в СМР.
  • Оформление должно соответствовать СПДС, не допускаются ошибки в обозначениях.
  • В спецификации должны указываться все используемые материалы.
  • Должны быть правильно подсчитаны все объемы работ.

Ввиду множества особенностей составления рабочей документации лучше обращаться в профильные организации. Большой опыт работ позволяет им разрабатывать документацию в соответствии с учетом всех требований и в максимально сжатые сроки.

Документ и документация в чем разница?

Документ и документация в чем разница?

Документ представляет собой материальный объект, в котором содержится определенная информация. Слово имеет латинские корни и переводится как «доказательство, образец, свидетельство». Рассмотрим далее, какие бывают типы документов.

Терминология

В законодательстве содержится определение документа. В соответствии с ней, он представляет собой материальный носитель информации, зафиксированной в нем в форме текста, изображения, звукозаписи либо их сочетания. Практически все типы документов имеют свои реквизиты. По этим элементам можно идентифицировать носитель. Он используется для передачи сведений в пространстве и времени для хранения и последующего применения. Данное определение характеризует документ в узком смысле. В широком смысле в качестве такого носителя информации могут выступать различные объекты. Например, документами можно считать книги, скульптуры и так далее.

Основные характеристики

В настоящее время существуют различные типы документов. Все они имеют свою специфику, отличительные черты. Однако их все объединяет одно назначение — они применяются для передачи какой-либо информации. Важнейшими носителями сведений считаются документы гражданина.

Они выступают в качестве удостоверений, позволяющих идентифицировать того или другого человека, указывающих на его принадлежность к какому-либо объединению или возможности осуществлять ту или иную деятельность. В информационных системах, с одной стороны, документ как материальный объект характеризуется комплексом значений его свойств (реквизитов, атрибутов), то есть его метаданными.

Вместе с этим описывается содержание присутствующих и закрепленных в нем сведений. Это, как правило, осуществляется посредством индексов или кодов. Например, врачи, заполняя определенные медицинские документы, используют шифры вместо слов.

Делопроизводство

Различные типы документов могут касаться одного вопроса. В ряде случаев для упрощения работы с ними их объединяют. Совокупность носителей, посвященных какому-либо вопросу, называется документацией. В процессе ее создания и оформления осуществляется запись информации. Она выполняется по определенным правилам. Особенно это касается случаев, когда создаются документы предприятия. В организации в обязательном порядке должен быть человек, который будет фиксировать информацию на носители. Любые, в том числе общие документы компании, выступают в качестве источника тех или иных сведений.

При несоблюдении установленных правил важная информация может быть потеряна. В ходе документирования необходимо учитывать существующие законодательные нормы, соблюдать общегосударственные требования по составлению и оформлению сведений.

Для более полной реализации предписаний издаются специальные инструкции, правила, устанавливается порядок делопроизводства. Так, бухгалтерские документы оформляются по ПБУ. В этих Правилах установлены основные требования отчетности. Для упрощения работы используются бланки документов, утвержденные на правительственном уровне.

Их использование обязательно для всех организаций, действующих в тех или иных сферах.

Классы документов

Все носители тех или иных сведений можно разделить по различным признакам. Так, по происхождению выделяют личные и официальные документы. К первым относят носитель информации, созданный человеком за пределами его профессиональной деятельности. К личным документам относят переписку, дневники, мемуары и так далее. Они все создаются в рамках частной жизни лица. Официальными считаются документы, которые составляются, оформляются и удостоверяются в соответствующем порядке физическим либо юрлицом.

В этой категории выделяют группу личных носителей сведений. К ним, в частности, относят документы, которые позволяют идентифицировать человека (вид на жительство, паспорт), удостоверяют образование и специальность (аттестат, диплом), трудовой стаж и так далее. Делопроизводственные службы осуществляют работу обычно с официальными носителями сведений. Большинство из них относятся к сфере управления. Они создаются для реализации таких функций и задач, как планирование, финансирование, учет (бухгалтерские документы), снабжение, контроль и так далее. В текущей деятельности компании используются служебные носители информации.

Категории по способу внесения сведений

В зависимости от того, как осуществляется запись информации, выделяют документы:

  • Письменные. Это текстовый носитель, сведения в котором фиксируются разными видами письма.
  • Рукописные. В такой документ сведения вносятся от руки.
  • Текстовые. На таком носителе присутствует речевая информация, зафиксированная с помощью любой звукозаписывающей или письменной системы.
  • Электронные. Эти документы создаются с использованием компьютера.
  • Машинописные. На такие носители письменные знаки наносят с помощью технических средств.
  • Изобразительные. Документы этой категории иллюстрируют информацию, путем иллюстрирования какого-то объекта.
  • Фотографические — созданные с помощью фотоприемов.
  • Кинематографические — аудиовизуальные или изобразительные документы.

В управленческой деятельности компаний используются текстовые носители информации, которые созданы машино- или рукописным, а также электронным способами. Делопроизводственные службы осуществляют их обработку и хранение. Документы также могут быть:

  • Беловыми. В таких документах текст составлен без помарок и исправлений или перенесен с другого носителя.
  • Черновыми. Такие документы отражают работу редактора либо автора над текстом.

В зависимости от отношения к управленческому аппарату организации различают входящие, внутренние и исходящие носители сведений. Они, как правило, имеют свой порядковый номер.

Объем содержания и ограниченность доступа

В зависимости от количества вопросов, которые освещает текст, различают простые и сложные документы. К первым относят, к примеру, заявления, письма и прочее. В их тексте затронут один вопрос. Сложные документы могут быть направлены нескольким должностным лицам, структурным подразделениям, учреждениям сразу. К ним, в частности, относят решения, постановления, приказы, инструкции и прочие. Часть из них используется как юридические документы.

К примеру, локальные нормативные акты организации — приказы, распоряжения. Среди них есть и технические документы. Например, это могут быть регламенты, стандарты, инструкции и так далее. В зависимости от ограничения доступа документы могут быть несекретными, секретными и для служебного пользования.

Последние могут свободно использоваться при необходимости сотрудниками данной компании. Для работы с секретными документами необходимо получение специального разрешения. Использование их осуществляется по установленным правилам. Многие из них также используются как юридические документы.

Секретные и служебные носители информации помечаются соответствующими грифами.

Способ изложения

По этому критерию документы разделяют на:

  • типовые;
  • трафаретные;
  • индивидуальные.

В последних содержание изложено в форме связанного текста. Автор (составитель, исполнитель) индивидуальных документов подготавливает оригинальное изложение, касающееся одного либо нескольких вопросов для исполнения определенной управленческой задачи. Такие носители информации представляют собой литературный текст. Трафаретные документы отличаются формализованным изложением. В них используются предварительно подготовленные фразы либо отдельные фрагменты повторяющегося текста и присутствуют пропуски для внесения переменных сведений. К самым распространенным видам таких документов относят справку или анкету.

Переменная информация вписывается в них обычно от руки. Для постоянной информации существуют специальные бланки документов. Например, это могут быть благодарственные письма, декларации и так далее. Типовыми документами пользуются для фиксирования повторяющихся сведений. Тексты составляются по образцу.

Например, это могут быть правовые документы (соглашения, договора), инструкции, правила и так далее. Метод типизации в делопроизводстве используется для составления форм текстов — образцов (эталонов). На их основе уже создаются те или иные документы. Типовым называют текст-образец.

Впоследствии на его основании излагаются тексты с аналогичным содержанием.

Степень подлинности

Документы могут быть оригинальными, дубликатами и копиями. Подлинниками называют единственный или первый экземпляр. Это, как правило, юридические документы, которые удостоверены подписью уполномоченного лица, грифом утверждения, оттиском печати и регистрационным индексом. В подлиннике в обязательном порядке присутствуют сведения, которые подтверждают его достоверность. Так, правовые документы, например, содержат информацию об авторе, месте, времени создания.

Дубликатом называют повторный экземпляр. Такой документ также имеет юридическую силу. Дубликаты оформляются при утере оригинала. Например, в случае потери трудовой книжки, работодатель обязан выдать сотруднику повторный экземпляр. Копия полностью или частично воспроизводит информацию с подлинника. Такой документ не обладает юридической силой. Копия приобретает ее при нанесении на нее соответствующих реквизитов.

Например, копия доверенности, заверенная у нотариуса, имеет юридическую силу.

Прочие критерии

В зависимости от срока, в течение которого информационные носители присутствуют в учреждении, выделяют: документы постоянного, временного (до десяти лет) и долговременного (больше 10 лет) хранения. Те или иные периоды устанавливаются Федеральным архивом и закрепляются в соответствующих перечнях. В зависимости от способа передачи различают:

  • Телефонограммы.
  • Телексы.
  • Электронные сообщения.
  • Телеграммы.
  • Письма.
  • Факсограммы.

Для передачи одних используется офисная техника (факс, например).

Назначение информационных носителей

Документы, отобразив (зафиксировав) те или иные сведения, обеспечивают, таким образом, их накопление и сохранение, возможность передачи заинтересованным лицам, многократное использование. Носители информации считаются одним из обязательных элементов внутренней структуры организации, учреждения, компании, посредством которого обеспечивается взаимодействие подразделений. На основании той или иной информации принимаются различные решения.

Сведения выступают как доказательства исполнения распоряжений, источник обобщений, материал для справочно-поисковой деятельности. Документ в управленческой работе является и предметом, и результатом труда, поскольку решение, которое принято, записывается, фиксируется в нем. Задача делопроизводителей следить за сохранностью, своевременной сдачей, выдачей информационных носителей.

Если работа касается бумажных или электронных документов, то специалисты должны соблюдать установленные требования при их оформлении.

Основные признаки

К внешним параметрам документа относят те, которые отражают его размер и форму, способ записи, а также элементы оформления. Автором выступает юрлицо или человек, составивший текст. В документе присутствует несколько элементов, которые именуются реквизитами. В частности, к ним относят:

  • Наименование.
  • Адресата.
  • Автора.
  • Дату.
  • Текст.
  • Резолюцию.
  • Подпись.
  • Гриф утверждения, согласования и так далее.

В различных документах используются разные наборы реквизитов. Некоторые имеют ограниченное количество обязательных элементов. Количество реквизитов зависит от цели создания, назначения, требований к форме и содержанию документа, а также способа записи сведений.

Формуляр

Он представляет собой совокупность реквизитов. Формуляр, который используется для определенного вида документов (распоряжения, приказа), называется типовым. Он характеризуется определенным набором реквизитов, которые располагаются в строгой последовательности.

К примеру, в формуляр заявления включают: адресата, автора, наименование документа, текст, личную подпись, дату. Один носитель информации считается единичным экземпляром. Однако деятельность организации оформляется и фиксируется в комплексе целого ряда документов.

Они или их группы взаимодействуют определенным образом и соответствуют управленческим функциям. Совокупность носителей информации, которые взаимосвязаны по своему наименованию, назначению, признакам, сфере распространения, а также единым требованиям, предъявляемым к их оформлению, формируют систему документации.

В настоящее время в деловом обороте компаний официальная информация помещается на бумажные и электронные носители.

Формы и форматы электронных документов. В чем разница?

Вопросы о том, чем отличается форма электронного документа от формата, появились с тех самых пор, когда Федеральная налоговая служба дала добро на использование в налоговом учете электронных первичных документов. Произошло это более трех лет назад. Тем не менее, данные понятия путают до сих пор. Давайте разбираться, что есть что.

Что такое форматы электронных документов?

Чтобы ответить на этот вопрос, начнем с небольшой классификации. Весь перечень документов, используемых сегодня в организациях, можно разделить на две группы:

  1. Документы, которые можно использовать и в бумажном, и в электронном виде (товарная накладная ТОРГ-12, счет-фактура, универсальный передаточный документ, акт выполненных работ, счет на оплату, договор поставки и др.).
  2. Документы, которые разрешено применять исключительно на бумаге (копия счета-фактуры, предоставляемая агентом принципалу, товарно-транспортная накладная (ТТН), декларация соответствия и др.).

Типы документов. Документ: понятие и виды :

Документ и документация в чем разница?

Документ представляет собой материальный объект, в котором содержится определенная информация. Слово имеет латинские корни и переводится как «доказательство, образец, свидетельство». Рассмотрим далее, какие бывают типы документов.

О стандартах документации

Документ и документация в чем разница?

Документация – такая штука, к которой мало кто питает тёплые чувства: скучно, занудно, однообразно. И, тем не менее, иногда не возникает сомнений в её необходимости: ведь кому-то после вас этим пользоваться или, тем паче, модифицировать. И тогда появляется вопрос: как сделать документацию правильно? Существует тьма статей на тему «как писать документацию», но если вы решили взяться за неё в первый раз, то в новой для вас области не сразу понятно, дело ли пишет автор, или отсебятину выдумывает.

Для того чтобы сформировать своё мнение без перелопачивания статей, можно пойти двумя путями: довериться некому авторитету или посмотреть в стандарты – уж там-то с наибольшей вероятностью проблему обдумали со всех сторон.

Кто-то может сказать «а-а, стандарты! они ещё более адово скучные, чем сама документация!». Ну, не будем врать, есть немного ? Но если у вас документ в электронном формате – найти необходимое не составляет труда.

И кроме того, ну надо же размочить раздел стандарты уже, а то висит пустой, даже обидно.

Наши

Обратимся сначала к ГОСТ-ам. Они расстраивают датами разработки (впрочем, похоже, за эти годы в документировании не многе изменилось) и радуют бесплатностью.

ГОСТ Р ИСО 9127-94 «Документация пользователя и информация на упаковке для потребительских программных пакетов» – наиболее приглянувшийся мне стандарт из наших. Довольно кратко (весь документ – около 20 страниц) указаны основные требования к составу и содержанию документации пользователя.

Официальная страница. Скачать PDF.

ГОСТ Р ИСО/МЭК 15910-2002 «Процесс создания документации пользователя программного средства» — стандарт больше отвечает не на вопрос «Что» должно быть в документе, а «Как» должен создаваться документ. Дополнительно есть подробное описание стиля документа с примером – довольно удобная штука для создания шаблона: один раз запариваешься (и забиваешь в шаблон всё: от выравнивания до формата подписей рисунков), а потом клепаешь документы все одного вида, а не с заголовками разного шрифта.

Официальная страница. Скачать PDF.

ГОСТ-ы серии 19.хх – серия ЕСПД, страсть, какая древняя (в среднем, документы созданы в 78-м году), но зато такие же лаконичные, как в ГОСТ 9127, требования ко многим видам документов.

Ознакомиться.

ГОСТ 34.602-89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы» — стандарт на ТЗ. Спасибо Jazzist.

Буржуйские

Не было предела моему возмущению, когда я узнала, что международные стандарты не бесплатные. Это как правила дорожного движения сделать платными. Но в принципе, может и резонно: организации-то не государственные. Хотят – могут и деньги брать за свою работу. К счастью, многие стандарты можно скачать по-привычному, по-пиратски.

IEEE Std 1063-2001 «IEEE Standard for Software User Documentation» — в документе обозначены требования к структуре, содержимому и формату инструкций пользователя.

Официальная страница.

IEEE Std 1016-1998 «IEEE Recommended Practice for Software Design Descriptions» — рекомендации к документам, описывающим архитектуру программного обеспечения, то бишь к техническому описанию.

Официальная страница. Особливо понравилась табличка-экстракт основного содержания документа (здесь вольный перевод):

Тип обзора Атрибуты Примеры представления
Декомпозиция Разбиение системы на структурные составляющие Определение, тип, назначение, функции, зависимые сущности Иерархическая диаграмма декомпозиции, словесное описание.
Описание зависимостей Описание связей между сущностями и системными ресурсами. Определение, тип, назначение, зависимости, ресурсы. Структурные схемы, диаграммы потоков данных, схемы транзакций.
Описание интерфейса Список всего, что может потребоваться знать проектировщику, программисту или тестеру для того чтобы использовать структурные составляющие системы. Определение, функции, интерфейсы. Файлы интерфейса, таблицы параметров.
Описание деталей Описание внутреннего устройства частей сущности. Определение, обработка данных, данные. Блок-схемы, N-S диаграммы, PDL

ISO/IEC FDIS 18019:2004 «Guidelines for the design and preparation of user documentation for application software» — рекомендации по созданию документации пользователя. Так сказать, советы «хозяйке на заметку». Довольно приятное руководство с большим количеством примеров (имхо, больше подходит для чтения до или в самом начале создания документации, так как подходит к процессу основательно, от самого планирования). Также в приложениях есть чеклисты «что не забыть сделать в процессе разработки документации» и «что должно быть в документе»
Официальная страница.

ISO/IEC 26514:2008 «Requirements for designers and developers of user documentation» — довольно свежий и, судя по содержанию, полезный документ. Но, как раз, видимо, ввиду его свежести, этот стандарт нигде не найти бесплатно. По крайней мере, мне этого сделать не удалось.

Официальная страница. Это были стандарты, наиболее тесно связанные с документированием. Они могут пригодиться как начинающему техпису, так и, например, фрилансеру, который «и швец, и жнец, и на дуде игрец». Уточнения, дополнения и полезные ссылки приветствуются)

UPD

Проектная и рабочая документация

Документ и документация в чем разница?

Проект, предполагающий в ходе своей реализации капитальное строительство или реконструкцию зданий и сооружений, должен документально оформляться надлежащим образом. При этом часто возникает вопрос, что такое проектная и рабочая документация, и чем они друг от друга отличаются. Некоторые знатоки утверждают, что эти понятия суть одно и то же. Попробуем разобраться далее, так ли это.

Проектом можно назвать комплект материалов и документов, подготовленных в результате проектирования. В свою очередь проектирование – это определенная последовательность действий, процесс, в результате которого создается прообраз или прототип требуемого объекта. Соответственно, для этого производятся специальные расчеты (экономического и технического характера), разрабатываются сметы, калькуляции, пояснительные записки, чертежи, схемы.

Проекты бывают индивидуальные или же типовые. Часто в ходе подготовки отдельного проекта для индивидуального использования автор использует типовые решения, применяемые в различных зданиях. Исходя из специфики задач, поставленных заказчиком, все разрабатываемые проектные решения можно подразделить на такие виды:

  • новое строительство;
  • модернизация, реконструкция, техническое перевооружение, расширение уже сооруженных объектов;
  • капитальный ремонт, восстановление, усиление зданий.

До вступления в силу Постановления Правительства Российской Федерации от 16 февраля 2008 года № 87 законодательно предусматривалась определенная стадийность при разработке проекта. Сначала готовилось «технико-экономическое обоснование» (ТЭО), затем «проект» и только после этого «рабочий проект». Теперь же используются другие понятия: «рабочая документация» и «проектная документация».

На специализированных форумах часто ведутся оживленные дискуссии по вопросу: рабочая документация и проектная документация разница между ними. Мнения бытуют самые разнообразные, но для того чтобы понять суть, стоит обратиться к нормам законодательства.

Исходя из статьи 48 Градостроительного кодекса России, под проектной документацией понимается определенный набор документов, содержащий ряд материалов в виде текста, схем и карт. В таких материалах указаны определяющие конструктивные, архитектурные, инженерные и технологические решения, используя которые предполагается проведение работ по реконструкции или строительству сооружения или их частей. Это же касается и капитального ремонта зданий в случае, когда речь идет о работах, при которых оказывается воздействие на конструктивные элементы и могут быть изменены характеристики безопасности и надежности объекта.

Проектные документы относительно некоторых видов работ, которые могут повлиять на безопасность сооружения, имеют право выполнять лишь юридические лица или индивидуальные предприниматели, имеющие соответствующий допуск, подтвержденный свидетельством. Список работ, имеющих влияние на безопасность капитальных объектов, перечислен в нормативном документе – приказе Минрегиона от 12 декабря 2009 года № 624. Вообще же готовить проектную документацию может любое физическое или юридическое лицо, чаще всего на договорных основах. При этом исполнитель несет ответственность за соответствие ее техническим регламентам.

В состав проектной документации входит 13 утвержденных разделов:

  • пояснительная записка;
  • планировка отведенного участка земли;
  • решения архитектурные;
  • решения объемно-планировочные и конструктивные;
  • данные об инженерных сетях (водо- и электроснабжение, водоотведение, кондиционирование и вентиляция воздуха, отопление и тепловые сети, газоснабжение, связь);
  • организация строительства (проект);
  • демонтаж капитальных объектов (проект);
  • охранные мероприятия относительно окружающей среды;
  • меры по пожарной безопасности;
  • доступность для инвалидов;
  • энергоэффективность и оснащенность приспособлениями учета энергоресурсов;
  • сметные материалы;
  • иные требуемые материалы.

Рабочая документация, исходя из Постановления Правительства РФ № 87, это пакет документов, разрабатываемый для того, чтобы было возможно внедрить технические, архитектурные или технологические решения непосредственно в процессе строительства. Ее содержание и состав определяется застройщиком, исходя из уровня детализации составных частей проектной документации, и указывается в проектировочном задании.

Законодатель не указал на четкую очередность подготовки этих двух пакетов документов. Поэтому можно составлять их одновременно, или же рабочую документацию готовить после согласования проектной. Если все бумаги разрабатываются одновременно, то на государственную экспертизу, по согласованию между экспертной организацией и заказчиком, можно подавать оба пакета.

По рекомендациям Минрегиона, базовая цена проектирования, которая рассчитана с применением справочника, содержащего базовые цены на работы, может быть разбита таким образом:

  • проектная документация – около 40%;
  • рабочая – до 60%.

Вместе с тем, это соотношение не является жестко закрепленным и может изменяться в любую сторону в зависимости от полноты разработки бумаг, специфики возводимого объекта. Главное – договоренность проектировщика и заказчика.

Чем отличаются пакеты документов

Если объяснить отличия межу наборами документов простыми словами, без сложной терминологии, то можно прийти к следующим выводам:

  • Основой любого инвестиционного проекта является именно проектная документация, которая может включать в себя графическую и текстовую часть. В ней указаны самые главные технические решения, доказывающие как техническую возможность, так и экономическую целесообразность внедрения конкретного инвестиционного проекта. Именно этот пакет документов подается застройщиком на государственную экспертизу и утверждается после ее положительного заключения. Исключение составляет только строительство индивидуальных жилых домов. Следует отметить, что исключительно по проектным документам сооружение возвести нельзя, так как они носят относительно общий характер, не содержат всех необходимых деталей и спецификаций.
  • Для того же, чтобы строительная организация могла качественно выполнить свою работу, ей потребуется более детально описанное задание: что конкретно, как и из каких материалов строить. Эти данные содержатся в рабочей документации, которая детализирует все решения проектировщиков и состоит из текстового описания работ и многочисленных схем, чертежей, графиков, спецификации всех компонентов и готовых изделий. Объем информации должен быть достаточен для проведения строительно-монтажных работ, обеспечения стройки требуемым количеством сырья, оборудования, материалов и готовых изделий, рабочих и инженерных кадров.

Закономерно возникает вопрос: если все эти действия составляют проектный этап, то зачем он был разделен на две части. Ответом может быть то, что таким образом законодатель хотел ускорить стартовую фазу инвестиционного цикла. Для получения разрешения на ведение строительных работ, вполне хватит качественной проектной документации, которую можно экспертно изучить, не вдаваясь в излишние детали. После проведения государственной экспертизы и исправления всех замечаний, можно прорабатывать рабочие моменты.

Во время проведения мероприятий строительного контроля проверяется соответствие выполненных работ требованиям как проектной, так и изготовленной на ее основе рабочей документации. Кроме того, изучается соответствие градостроительному плану, инженерным изысканиям и техническим регламентам. Застройщик и подрядчик в равной степени несут ответственность за соблюдением в процессе капитального строительства норм законодательства, проектных и рабочих документов.

Поскольку четкой последовательности изготовления указанных двух пакетов документов не определено, то можно выделить такие виды стадийности проведения проектирования:

  • Одностадийное. Оба пакета разрабатываются параллельно, это то, что раньше носило название «рабочий проект», т.е. утверждаемая часть с рабочими приложениями.
  • Двухстадийное. Происходит последовательная подготовка пакетов. Приблизительно соответствует ранее действовавшим понятиям «ТЭО» и «рабочая документация».
  • Трехстадийное. Актуально только для объектов III (индивидуальные проекты), IV и V категорий сложности. Кроме вышеозначенных фаз, включает еще предпроектное предложение (FEED).

Требование только одно – разработка рабочей документации не может предшествовать проектной.

Обсуждение вопроса в среде специалистов

Изучая специализированные форумы в интернете, можно обратить внимание на то, как по-разному понимают и относятся к проектной стадии разные специалисты. Деление на две части и требования к этим частям не всеми воспринимаются адекватно.

Вот, к примеру, один из комментариев в обсуждении темы: «Конечно, я знаю про 87 Постановление. Но, чтобы не усложнять жизнь, лучше полностью подготовить рабочую документацию и поставить на нее гриф ПД. А после экспертизы просто сменить штампы с ПД на РД».

Такой подход создаст сложности для экспертов, поскольку в поданных бумагах будет слишком много деталей, которые будут только усложнять и замедлять процесс экспертизы, а также отвлекать специалистов от действительно важных вещей, которые могут повлиять на безопасность сооружаемого объекта. Например, эксперту по электричеству важно знать соответствие потребляемой и входящей мощностей, наличие систем резервирования и защиты, параметров щитков и силовых кабелей. А информация о том, где будут установлены розетки и какие к ним будут подведены цепи, на этом этапе совершенно излишня.

Некоторые застройщики считают, что проект готовится исключительно для экспертизы, и убеждают в этом планировщиков. На самом деле, все эти бумаги нужны в первую очередь самому заказчику, который впоследствии может делать с ними, что ему угодно. А если делается «бумажка для экспертов», то это впоследствии может стоить застройщику серьезных денег на доработку ее для практического применения. Должна быть тщательно проработана принципиальная схема здания и ее описательная часть, а, уже опираясь на принципиальную схему, можно прорабатывать конкретные детали.

Так, в проектной части можно указать «ограждение по нормам ГОСТ» и схематически указать место его расположения, а в рабочей части уже детально расшифровать, из какого материала оно будет сооружено, с использованием каких креплений, какие будет иметь составные элементы. Точно так же, показав в проекте схематично расположение перестенков, в рабочей части описываются их особенности: наличие и количество используемой арматуры, спецификацию применяемого материала, расположение дверных или оконных проемов.

Однако если в процессе детализации рабочих документов возникнут заметные разногласия с уже утвержденной проектной документацией, то в нее следует вносить обоснованные изменения и снова заходить на экспертизу касательно модифицированной части.

Впрочем, этот вопрос является очень болезненным для многих участников проектирования, ведь непросто понять, когда изменения достигают уровня, требующего повторной экспертизы.

Это отдается на рассмотрение заказчику, однако он же будет нести и всю меру ответственности (уголовной или административной), если нарушение будет выявлено госстройнадзором или при неправильном решении наступят серьезные последствия, угрожающие здоровью и жизни людей.

Как правило, обращают внимание не на изменения в инженерных системах, а именно в самом капитальном объекте, особенно в несущих конструкциях.

Если же экспертам вместо общих проектных подсунули детальные рабочие схемы, заменив гриф «П» на «Р», то впоследствии любая переделка в чертежах или пояснениях будет влечь за собой повторную экспертизу и сильно тормозить весь процесс. В идеале самые основные и принципиальные показатели, отмеченные в экспертном заключении, а также документах уровня «П» и «Р» должны сходиться. Также предусмотрено, что непредвиденные расходы (неучтенные затраты) не должны быть больше, чем 2% от официальной сметной стоимости сооружения. Правда, это не касается строительства, ведущегося за государственный счет.

Поэтому важно отнестись со всей ответственностью к обеим фазам проектных работ, чтобы не тратить драгоценное время и деньги на доработки и уточнения.

Отзывы, комментарии и обсуждения