Возмещение почтовых расходов сотруднику

Компенсация почтовых расходов курьерской службе

Заявления на розыск международных EMS-отправлений принимаются в течение 4 месяцев с даты отправки в соответствии с Регламентом применения Типового соглашения EMS (Берн, 2017 г.

) О результатах поиска Почта России сообщает заказным письмом на почтовый адрес, либо письмом на электронный адрес, указанный в заявлении, не позднее чем через 30 календарных дней с даты подачи заявления по внутрироссийским почтовым отправлениями, и 2-3 месяцев по международным почтовым отправлениям. Если отправление не найдено, Почта обязана выплатить компенсацию. Выплата производится в течение 10 дней.

Для отправлений по России Почта России выплачивает компенсацию за утрату и повреждение содержимого только ценных отправлений. Компенсация выплачивается в размере объявленной ценности и суммы тарифной платы (за исключением комиссии за регистрацию объявленной ценности).

Доставка товаров до покупателей может осуществляться: — своими курьерами; — почтой; — сторонней курьерской организацией. Расходы по налогу на прибыль Если интернет-магазин работает на общей системе налогообложения, то в расходах по налогу на прибыль можно признать: 1. Расходы на оплату труда курьеров – штатных работников (ст.255 НК).

Кроме того, профессия курьера подразумевает разъездной характер работы, поэтому расходы по проезду работодатель обязан возместить. Для безопасного признания таких расходов в одном из локальных нормативных актов вашей организации пропишите перечень должностей работников, которым вы компенсируете проезд, размер и порядок возмещения. В трудовом договоре с курьерами также укажите разъездной характер работы и обязанность работодателя компенсировать расходы на проезд.

2.

Расходы на экспресс-доставку документов

Заключение договора на оказание курьерских услуг подразумевает в большей степени перевозку, то есть соответствует признакам договора о перевозке. Такой договор подразумевает обязательство по перевозке груза по указанному пункту назначения перевозчиком и оплату этих услуг отправителем.

По аналогии с этим документом, договор по экспресс-доставке документов подразумевает, что исполнитель принимает у заказчика корреспонденцию, доставляет ее по указанному заказчиком адресу, вручает указанному заказчиком лицу и т.д.
При этом устанавливается срок, в течение которого исполнитель обязуется доставить корреспонденцию заказчику.

Бухгалтерский учет Бухучет расходов по экспресс-доставке документов рассмотрим на конкретном примере: ООО «Континент» обратилось в компанию ООО «Экспресс-доставка» и заключило договор на доставку корреспонденции.

Бухучет в курьерских организациях 

В январе 2014 года расходы компании составили: — оплата почтовых расходов – 12000 руб.; — зарплата сотрудников курьерской службы – 84000 руб.; — стоимость проездных билетов – 4400 руб.; — стоимость ГСМ в соответствии с путевыми листами – 18000 руб. В бухгалтерском учете расходы по доставке должны быть отражены следующим образом: Д 44 – К 60 – 12000 руб. (отражены почтовые расходы), Д 60 – К 51 – 12000 руб.

(оплачены с расчетного счета почтовые расходы), Д 44 – К 70 – 84000 руб. (начислена зарплата сотрудникам), Д 44 – К 69 – 25368 руб. (начислены страховые взносы 30,2%), Д 71 – К 50 – 4400 руб. (выданы в подотчет деньги на приобретение проездных билетов), Д 44 – К 71 – 4400 руб. (отражены в учете расходы на проездные билеты), Д 71 – К 50 – 18000 руб. (выданы деньги в подотчет на приобретение ГСМ), Д 10 – К 71 – 18000 руб.

(оприходованы ГСМ в соответствии с авансовым отчетом).

Возмещение ущерба

Расходы на курьерскую доставку в интернет-магазине Чеки на приобретение ГСМ при оплате наличными, путевые листы с маршрутами поездок для списания ГСМ, квитанции на парковку, мойку, свидетельства ОСАГО, договоры, акты на ремонт, счета-фактуры, договоры аренды автомобиля с работниками, расчеты норм расхода ГСМ и приказы руководителя, утверждающие эти нормы и т.п. 3.

Договоры со сторонними фирмами, оказывающими курьерские услуги, счета на оплату и акты оказанных услуг, счета-фактуры.

Расходы по оплате услуг курьера КурьероФФ — курьерских служб доставки Реклама на сайте | Условия использования | Политика безопасности | КонтактыЗаказ курьера | Карта сайта | Создание сайта: iBuzzPromo Обращаем Ваше внимание на то, что данный интернет-сайт носит исключительно информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, определяемой положениями ч.

2 ст.

Расходы по оплате услуг курьера

Вопрос Сотрудник организации предоставил в авансовом отчете — оплата курьерских услуг. Подскажите, пожалуйста, как правильно списать расходы на оплату курьера и какие сделать проводки ? Ответ Из вопроса не ясно, что курьер доставлял, кто им являлся — фирма или физическое лицо, каким видом деятельности занимается сама организация, чей сотрудник воспользовался услугами курьера. Допустим в качестве курьера было курьерское агентство, которое оказывало услуги по доставке и распространению безадресных рекламно-информационных материалов.

Тогда затраты на оплату таких услуг следует отнести в целях исчисления налога на прибыль организаций к рекламным расходам.

Расходы на курьерскую доставку в интернет-магазине

Их владельцами могут быть как организации, так и индивидуальные предприниматели. Согласно ОКВЭД торговля через интернет-магазины имеет код 52.61.2 – розничная торговля через телемагазины и компьютерные сети. Сайт в интернете – это только «витрина» магазина.

Чтобы покупатель получил товар, что называется в руки, его нужно еще доставить.
Правила дистанционной торговли Дистанционная торговля регулируется Правилами продажи товаров дистанционным способом, которые утверждены Постановлением Правительства РФ от 27.09.2007г. №612. Согласно п.

26 товар передается покупателю по месту жительства или другому адресу, который он указал.

ООО «Экспресс-доставка» оказало услуги по договору ООО «Континент» на сумму 7500 рублей (в т.ч. НДС 18%). 30 ноября 2017 года ООО «Континент» оплатило данные услуги. Рассмотрим проводки, которые должен сделать бухгалтер ООО «Континент»: Д 60.1 К 51 (50) – оплата за услуги экспресс-доставки; Д 26 К 60.1 – Затраты на экспресс-доставку списаны в общехозяйственные расходы; Д 19 К 60.1 – НДС к возмещению.
Если рассматривать расходы по доставке корреспонденции, пользуясь услугами почты, то состоять они будут из следующих затрат:

• Понесенным при отправке письма в почтовом отделении;
• Понесенным при приобретении почтовых конвертов, марок.

В зависимости от этих расходов различают проводки: Д 50.3 К 60 (71) – отражены затраты на приобретение денежных документов.

Внимание

Заявление на возмещение расходов на почтовые

За неисполнение, либо ненадлежащее исполнение обязательств по оказанию почтовых услуг Почта России несет ответственность перед своими клиентами. Для получения компенсации нужно подать заявление на возмещение ущерба.

Заявление по российским и международным отправлениям можно заполнить на сайте, распечатать и подать в любом почтовом отделении. Для подачи заявления нужно приложить чек (или его копию), выданный при отправке, а также предъявить удостоверение личности. Подать заявление может получатель, отправитель или доверенное лицо одного из них.

Заявления на розыск внутренних и международных почтовых отправлений принимаются в течение шести месяцев с даты отправки. Заявления на розыск международных EMS-отправлений принимаются в течение 4 месяцев с даты отправки в соответствии с Регламентом применения Типового соглашения EMS (Берн, 2017 г.)

О результатах поиска Почта России сообщает заказным письмом на почтовый адрес, либо письмом на электронный адрес, указанный в заявлении, не позднее чем через 30 календарных дней с даты подачи заявления по внутрироссийским почтовым отправлениями, и 2-3 месяцев по международным почтовым отправлениям. Если отправление не найдено, Почта обязана выплатить компенсацию. Выплата производится в течение 10 дней.

Для отправлений по России

Почта России выплачивает компенсацию за утрату и повреждение содержимого только ценных отправлений. Компенсация выплачивается в размере объявленной ценности и суммы тарифной платы (за исключением комиссии за регистрацию объявленной ценности).

Если была произведена опись вложения, Почта выплачивает компенсацию в размере объявленной ценности недостающей или испорченной части вложения, указанной отправителем в описи.

Если же отправление было без описи вложения, Почта выплачивает компенсацию в размере части объявленной ценности почтового отправления пропорционально отношению массы недостающей или испорченной части вложения к общей массе отправления (не учитывая массу упаковочных материалов).

В случае невыплаты (неосуществления) почтового перевода денежных средств, Почта выплачивает компенсацию в размере суммы перевода и суммы тарифной платы.

В случае утраты, порчи или повреждения иных регистрируемых почтовых отправлений, Почта выплачивает компенсацию в двукратном размере суммы тарифной платы. В случае утраты, порчи или повреждения части их вложения — в размере суммы тарифной платы.

Для международных отправлений

В случае утраты, порчи или повреждения международных регистрируемых отправлений (письмо, бандероль, мелкий пакет) Почта России выплачивает компенсацию в размере 30 СПЗ и суммы тарифной платы (за исключением платы за заказ). В случае утраты, порчи или повреждения части их вложения — в размере фактической ценности недостающей или испорченной части, но не более 30 СПЗ.

В случае утраты, порчи или повреждения мешка «М» выплачивается компенсация в размере 150 СПЗ и суммы тарифной платы (за исключением платы за заказ).

Компенсация за утрату или повреждение ценных отправлений составляет сумму объявленной ценности и сумму тарифной платы (за исключением комиссии за регистрацию объявленной ценности).

В случае утраты или повреждения простой посылки выплачивается компенсация в размере 40 СПЗ и 4,5 СПЗ за каждый килограмм посылки. Также выплачивается сумма тарифной платы.

В случае утраты, порчи или повреждения части международного отправления Почта России компенсирует ее фактическую сумму, но не более суммы, установленной за полное хищение или повреждение отправления.

Почта России не несет ответственности за нарушение сроков доставки, утрату и повреждение отправлений:

• если эти события произошли в результате стихийного бедствия
• если отправления были изъяты компетентными органами
• если утрата или повреждение посылки произошли по вине отправителя: из-за неправильной упаковки или свойств отправляемых предметов

За нарушение контрольных сроков пересылки посылок Почта России выплачивает неустойку клиенту – юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю, заключившему договор с предприятием, которая составляет 0,1% от платы за услугу по пересылке за каждый день задержки, но не более полной стоимости услуги.

Статьи по теме

Работник что-то купил для компании и заплатил свои деньги. Такая ситуация знакома многим бухгалтерам. Давайте разберемся, как принять такую покупку к учету и какие документы для этого оформить.

Главные новости ноября для бухгалтера

Из этой статьи вы узнаете:

• Нужно ли оформлять авансовый отчет задним числом
• Как документально оформить возмещение затрат сотруднику
• Как отразить в бухучете поступление ценностей, купленных за счет работника

Как оформить документы, если своими деньгами за что-то заплатил директор, а не обычный сотрудник – читайте в статье.

Можно ли оформить авансовый отчет задним числом

Если работник что-то купил и заранее денег вы ему не выдавали – оформлять возврат суммы через авансовый отчет неправильно. Ведь по факту такой документ составляют работники, которые предварительно получали деньги на нужды компании (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Указанием ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Авансовый отчет показывает, на что сотрудник израсходовал деньги компании. А если из кассы сотруднику ничего не выдавали – отчитываться не за что.

Если же работник берет деньги на покупку заранее нужно оформить авансовый отчет.

Важно! С 1 июня 2014 года выдавать деньги под отчет можно не только штатным сотрудникам. Кому еще? Читайте в отдельной статье.

Какими документами оформить возврат денег работнику

Если ваш работник уже что-то купил и пришел в бухгалтерию за возмещением денег – возьмите от него заявление о компенсации расходов (образец приведен ниже). К заявлению работник должен приложить документы, подтверждающие траты: кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д.

Директору «Альфы»А.В. Львовуот менеджера

А.С. Кондратьева

Возмещение расходов по прохождению медкомиссии при приеме на работу

Подскажите, пожалуйста: при приеме на работу работник прошел медкомиссию 20 февраля 2015г..Принес квитанцию об оплате 20 июля 2015г. Забыл. Может ли бухгалтер возместить расходы, если есть служебная записка , подписанная директором, возместить расходы от 20.07.2015г.?

Согласно ст. 213 ТК РФ медицинские осмотры и психиатрические освидетельствования осуществляются за счет средств работодателя. Если у вас имеется служебная записка работника (с чеками), подписанная руководителем, то почему не можете оплатить работнику мед.осмотр?

Из журнала Кадровое дело

Вопрос: В течение какого срока нужно возместить затраты работнику при прохождении медосмотра при трудоустройстве на работу?

Ответ: Конкретный срок оплаты документов о прохождении предварительного медицинского осмотра законодательством не регламентирован.

Если работник был направлен на медицинский осмотр работодателем и прошел его за свой счет, то работник должен написать заявление с просьбой возместить его затраты на прохождение предварительного осмотра и приложить к заявлению оригиналы квитанций , других платежных документов об оплате медицинского осмотра.

В соответствии с частью 1 статьи 1102 Гражданского Кодекса РФ лицо, которое без установленных законом, иными правовыми актами или сделкой оснований приобрело или сберегло имущество (приобретатель) за счет другого лица (потерпевшего), обязано возвратить последнему неосновательно приобретенное или сбереженное имущество (неосновательное обогащение), за исключением случаев, предусмотренных статьей 1109 ГК РФ.

С учетом указанной нормы имеются основания для вывода о том, что со стороны работодателя имеет место неосновательное обогащение за счет работников.

По письменному требованию работника , прошедшего за свой счет мед. осмотр, и предоставившего работодателю первичные учетные документы, подтверждающие расходы на мед. осмотр, расходы должны быть возмещены в разумный срок. Требование работника о возмещении расходов на мед. осмотр должно быть рассмотрено в срок , не превышающий 10 дней ( 235 ТК РФ)

Мы полагаем, что разумным сроком удовлетворения требований работника можно признать выплату работодателем компенсации работнику не позднее ближайшего дня, установленного для выплаты заработной платы в организации (аванса или зарплаты за вторую половину месяца, – который из них ближе), если иное соглашение не будет в письменной форме достигнуто работником.

Если эти сроки будут нарушены , работник вправе требовать в судебном порядке возмещения уже не только этих расходов, но и процентов за пользование его денежными средствами , и компенсации морального вреда и стоимости услуг адвоката, если он его привлечет к участию в процессе .

Бланк заявления на возмещение расходов ФСС: бланк [year]

Возмещение расходов работнику

Сайт журнала «Зарплата в учреждении»

Электронный журнал «Зарплата в учреждении»

Анализ действующих норм

По общему правилу деньги на хозяйственные нужды выдаются сотруднику учреждения по его письменному заявлению, подписанному руководителем Это установлено пунктом 213 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее – Инструкция № 157н).

Суммы, выданные сотруднику по такому заявлению, отражаются на счете 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н).

Согласно нормам трудового законодательства, при использовании работником с согласия и ведома работодателя в интересах учреждения личного имущества работнику производится возмещение расходов работника, связанных с использованием активов. В случае когда сотрудник использовал свои личные денежные средства на оплату услуг, приобретение товаров, но при этом не получил предварительно аванс на это, работодатель возмещает понесенные им расходы.

Через подотчетное лицо учреждение может внести наличными стоимость имущества (работ, услуг) другому юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю в сумме, не превышающей предельного размера расчетов наличными деньгами, устанавливаемого Центральным банком РФ.

В настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами по одной сделке составляет 100 тыс. руб. При расчетах с поставщиками и подрядчиками следует учитывать также требования Федерального закона от 21 июля 2005 г. № 94ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

Отражение ситуации в бухгалтерском учете

В соответствии с Инструкцией № 157н в целях отражения принятых обязательств перед работником учреждения может применяться как счет 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам», так и счет 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами».

По мнению чиновников, изложенному в письме Минфина России от 30 сентября 2011 г. № 02-06-05/4406, в связи с тем, что в Инструкции № 157н не предусмотрена обязанность отражения расчетов с сотрудником учреждения в указанном случае на счете 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами», не будет ошибкой отражение таких обязательств учреждения на соответствующем счете аналитического учета счета 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам».

Учитывая, что в соответствии с пунктом 6 Инструкции № 157н учреждение формирует свою учетную политику исходя из отраслевых или иных особенностей, оно вправе самостоятельно при формировании учетной политики определить счет, на котором отражаются обязательства учреждения перед сотрудником в случае возмещения произведенных им расходов без предварительного получения денег под отчет.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Вместе с тем финансовое ведомство обращает внимание, что, согласно Инструкции № 157н, сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах счета 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.

Деньги под отчет выдают по распоряжению руководителя учреждения, как правило, на основании письменного заявления получателя, в котором должны содержаться назначение аванса, расчет его размера и срок, на который выдаются деньги.

В заявлении о выдаче сумм под отчет бухгалтер делает отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам, указывает соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и коды КОСГУ, соответствующие счетам.

Письменное заявление необходимо и в том случае, когда аванс не выдан, а расходы необходимо произвести. Заявление нужно для согласования предстоящих расходов с руководителем учреждения. Для доказательства того, как израсходованы денежные средства, подотчетное лицо представляет Авансовый отчет ( ф. 0504049 ), на оборотной стороне которого указывает фактически потраченные суммы с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Правила заполнения авансового отчета

Форма авансового отчета и порядок ее заполнения утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Согласно указанному порядку, подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1–6 на оборотной стороне о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии бюджетного учреждения авансовый отчет проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованности расходования средств. На оборотной стороне авансового отчета заполняются графы 7–10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте (по курсу ЦБ РФ). Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение ее в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производится по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Согласно пункту 6 Инструкции № 157н, учреждения в учетной политике должны утвердить правила документооборота учетной информации для отражения в бухучете. Таким образом, необходимо утвердить срок представления авансового отчета. Как правило, он составляет три дня.

Бухгалтерские записи

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо в Журнале операций по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071) (п. 218 Инструкции № 157н).

Операции по счету отражаются в журналах по расчетам с подотчетными лицами обособленно в части расчетов по выданным денежным средствам и расчетам по полученным денежным документам (п. 219 Инструкции № 157н).

Разберем порядок отражения операций по погашению кредиторской задолженности перед сотрудником на примерах.

Пример

Делопроизводитель отдела кадров бюджетного учреждения Иванов И.И. за счет личных денежных средств оплатил услуги по отправке заказной корреспонденции (письма).

Cтоимость услуги составила 320 руб. Иванов представил авансовый отчет с приложением к нему кассовых чеков, реестра отправленной корреспонденции.

Расходы по отправке корреспонденции возмещены работнику из кассы учреждения по факту произведенных расходов (за счет средств субсидии на выполнение государственного задания).

В учетной политике бюджетного учреждения закреплено следующее. Обязательство учреждения в сумме произведенного расхода сотрудником, не получившим предварительно денежных средств, отражается на счете 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Пример

В связи с производственной необходимостью (авария) сотрудник учреждения приобрел материальные запасы на сумму 800 руб. Заявление на выдачу денег под отчет сотрудник не писал. Для целей отражения принятых обязательств перед сотрудником бюджетного учреждения в соответствии с учетной политикой используется счет 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам».

В.Н. Трофимова,

эксперт по бюджетному учету

Приказ о возмещении расходов сотруднику. Образец и бланк [year] года

Приказ о возмещении расходов сотруднику — это официальное распоряжение директора. На основании документа работнику возмещаются все финансовые средства, которые были потрачены им из собственного кармана на нужды компании в период нахождения в командировке или в других обстоятельствах.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о возмещении расходов сотруднику .docСкачать образец приказа о возмещении расходов сотруднику .doc

Что должно быть отображено

В шапке документа должно содержаться следующее:

• полное название организации;
• дата, когда был составлен приказ;
• регистрационный №;
• заголовок;
• формулировка: «На основании отчетных документов, предоставленных… (здесь пишется полное ФИО сотрудника) ПРИКАЗЫВАЮ»;
• текст;
• подпись лица, несущего ответственность за исполнение приказа, и ее расшифровка;
• подпись директора и ее расшифровка;
• подпись сотрудника (которому необходимо возместить расходы) и ее расшифровка в графе ознакомления.

В самом тексте должна быть указана следующая информация:

1. ФИО сотрудника, которому надо возместить затраты.
2. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник, а также его должность, разряд, класс, квалификация.
3. Формулировка: «Выплатить в качестве возмещения расходов сверх аванса, полученного в связи с нахождением в … с… по… год …руб….коп…(сумма прописью)».
4. Основание и перечисление подтверждающих документов.
5. Формулировка: «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на … (должность и ФИО ответственного лица)».

Гарантии для кадров организации

В статье 167 ТК РФ прописаны немаловажные моменты, на которые стоит обратить внимание, когда составляется приказ. Если компания решила отправить своего работника в командировку, то за ним в обязательном порядке сохраняются должность и среднемесячная оплата труда, кроме того, организация должна компенсировать все затраты.

Из вышесказанного следует, что для кадров организации (которые были отправлены в служебную командировку) установлены следующие гарантии:

• Сохраняется рабочее место.
• Сохраняется прежний оклад.
• Директор организации покрывает все расходы на нахождение в командировке.

Какие расходы должна компенсировать организация

Опираясь на статью 168 ТК РФ, организация, решившая отправить кого-либо из своего рабочего персонала в командировку, должна в обязательном порядке компенсировать:

1. Транспортные расходы:
   • если сотрудник использовал свою личную машину;
   • если сотруднику пришлось взять в аренду собственность, например, автомобиль;
   • если сотруднику пришлось ездить на общественном транспорте или воспользоваться услугами такси.
2. Расходы на снятое жилое помещение по договору найма.
3. Суточные (затраты работника на личные нужды, например, питание).
4. Другие расходы:
   • мобильная связь;
   • интернет;
   • обмен валюты.

Обратите внимание! Приказ о возмещение расходов должен оформляться только после того, как сотрудник приехал из командировки.

Сколько лет хранится документ в архиве

В архиве любой организации приказы хранятся:

В первом случае хранятся те приказы, в которых сотрудники были отправлены директором в международные командировки и командировки по РФ, срок которых составляет не более 10 дней. А что касается второго случая, то столько времени хранятся такие приказы о возмещении расходов, в которых было указано, что сотрудник отправляется:

• в командировку по РФ на срок от 10 до 60 дней;
• в международные командировки на срок от 10 до 60 дней.

Требования, которые необходимо соблюдать при заполнении документа

Во время составления приказа специалист должен соблюдать следующие требования:

• Придерживаться установленного законом расстояния между краями страницы и текстом.
• Документ издается на белом и высококачественном листе бумаги формата А4.
• Прописывать дату документа арабскими цифрами
• Компенсируемая сумма должна быть написана цифрами и прописью.
• В документе должны быть все подписи плюс их расшифровка.
• Печать.

Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа

Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:

• неправильно написать название организации;
• не проставить или написать неправильно дату составления документа;
• не указать регистрационный номер;
• не написать компенсируемую сумму прописью;
• неправильно написать ФИО сотрудника, которому необходимо возместить расходы;
• не указать должность;
• не указать ответственное лицо;
• внести поправки простым карандашом или ручкой другого цвета;
• написать текст неразборчивым почерком;
• сделать много исправлений в документе;
• сделать орфографические ошибки;
• неправильно указать сумму, которую необходимо возместить;
• искусственно состарить документ;
• затереть ластиком текст.

Как исправить допущенные ошибки

Если в документе была обнаружена ошибка, то необходимо выполнить следующее:

1. Переписать/перепечатать документ. Воспользоваться таким способом можно, если ошибка была замечена:
   • до того, как была поставлена подпись руководителя;
   • в момент подписания.
2. Издать новый приказ. Но перед тем как приступить к изданию нового, необходимо создать приказ, аннулирующий приказ, в котором присутствуют различного рода ошибки. В нем должно содержаться следующее:
   • регистрационный №;
   • дата, когда он был составлен;
   • название документа;
   • начало текста, начинающееся со слов: «Признать утратившим силу» или «Считать недействительным»;
   • основания для отмены;
   • кто несет ответственность за исправления;
   • подпись.

Итак, если сотрудник потратил свои денежные средства на нужды организации во время служебной командировки, то компания обязана возместить ему все. Для этого необходимо правильно и грамотно составить приказ. В нем фиксируется максимальная денежная сумма, которую работник потратил из своего кармана на нужды компании. Но перед тем как издать приказ, работник в течение двух недель должен подать заявление о возмещении расходов вместе с подтверждающими документами.

Возмещение расходов по авансовому отчету — сроки, проводки, заявление, документы, компенсация

Согласно нормам трудового законодательства, при применении сотрудником с согласия работодателя сотруднику производится компенсация расходов, связанных с использованием активов. В ситуации, когда работник применил свои личные деньги на выплату услуг, покупку товаров, но при этом не получил за это аванс, начальник компенсирует понесенные им затраты.

Что это такое

Отчет о применении средств, отпущенных на командировку, либо под отчет относится к сводным учетным бумагам. Данные бумаги показывают действия, которые записаны в первичных бумагах и соответственно со ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV могут писаться для контроля и упорядочения анализа информации.

Они обобщают показатели начальных бумаг, давая вероятность понизить число учетных записей на счетах. Начальными бумагами есть проездные билеты, счета за проживание во время командировки, накладные и т.д.

Когда оформляется

Авансовый отчет составляется в ситуации, когда работнику на приобретение чего-нибудь для необходимостей организации были выданы средства заранее под отчет. Средства должны выдаваться на основе расходного кассового ордера, который пишется при присутствии заявления от подотчетного, подтвержденного начальником.

Заявление должно содержать сумму и период использования средств. Авансовый отчет отправляется работником в бухгалтерию в период трех дней после последней даты периода. Дальше он проверяется и утверждается начальником.

Таким образом, если работник сначала приобрел товар, а потом запросил компенсации затрат, оформлять авансовый отчет отдельным документом неправильно, ведь этого работника уже нельзя называть подотчетной особой.

Правила заполнения

Нормы написания авансового отчета определены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Согласно назначенному порядку, подотчетные особы приводят данные о себе на внешней стороне отчета и заполняют пункты 1-6 на обратной стороне о потраченных ими суммах с приложением бумаг, которые удостоверяют затраты.

Бумаги, приложенные к отчету, нумеруются подотчетной особой в порядке их записи в бумаге.

В бухгалтерии бюджетной организации авансовый отчет проверяется на правильность оформления и присутствие бумаг, которые подтверждают затраты, обоснованности затрат денег. На обратной стороне отчета прописываются пункты 7-10, которые содержат данные о затратах, принимаемых компанией к бухучету.

Проверенные авансовые отчеты заверяет начальник компании. Суммы, оплаченные в зарубежной валюте, считаются как в зарубежной валюте, так и в эквиваленте рубля. Выплата суммы долга в зарубежной валюте подотчетными особами и отображение ее в отчете в рублевом эквиваленте делается по курсу ЦБ России.

Как оформить возмещение расходов по авансовому отчету?

Возмещение расходов по авансовому отчету оформляется при присутствии общего распоряжения о вероятности совершения таких приобретений сотрудниками. Это может быть приказ, в котором описаны особы либо посты, которые могут делать приобретения от лица компании.

Либо можно включить подобный пункт в политику учета, кадровую политику либо политику обращения финансовых средств. В этих же внутренних актах можно прописать и правила оборота документов для компенсации расходов.

Поскольку при приобретении товара за собственные деньги работник выступает от имени компании, то соответственно со ст. 183 ГК России нужно приложить документы, которыми будет закрепляться сделка.

Ими могут быть:

• Заявление сотрудника о компенсации затрат, подтвержденное начальником.
• Отчет о потраченных деньгах с прикрепленными документами на приобретение и оплату.
• Приказ от имени начальника о компенсации затрат работника.

Возмещение затраченных сотрудником средств делается после того, как проконтролированный кассиром отчет будет утвержден начальником организации. Предоставление необходимых бумаг важно не только для сотрудника, но и для начальника.

Так как они являются основой для включения понесенных сотрудником затрат в состав издержек, которые будут учитываться при обложении налогами дохода организации.

Если компания использует кассовый метод начисления затрат, то произведенные затраты учитываются по факту выплаты товаров и услуг. Впоследствии затраты учитываются в том отчетном времени, когда будет утвержден отчет по авансу.

При наличии перерасхода сумма превышения считается в затратах организации лишь после того, как она будет оплачена сотруднику организации. Таким образом, если перерасход выдан после отчета по авансу, то издержки учитываются по факту оплаты средств сотруднику в определенном налоговом периоде.

Но в рамках одного соглашения сумма произведенной работником оплаты не должна быть больше 100 тыс. руб. За вероятным увеличением лимита следит ответственная особа, назначенная начальником организации. Нарушение назначенного порядка может быть основанием для притягивания должностных лиц к ответственности административного характера.

Хорошим вариантом избежать придирок налоговой службы в части НДС может быть дополнительное оформление доверенностей перечню работников на внезапные приобретения от имени компании. Для дорогих приобретений необходимо побеспокоиться о том, чтобы продавец на основе доверенности выписал начальные бумаги на имя компании, а не работника.

Но часто спонтанные приобретения для рабочих необходимостей работники совершают на маленькие суммы. Это могут быть канцелярские товары, какие-то расходные материалы, оплата незначительных хозяйственных услуг. В таких ситуациях налоговые риски небольшие.

Возмещение расходов по командировке

На основе приказа о направлении подчиненного в командировку бухгалтерия производит расчет аванса. В приказе пишется назначение платежа. Сумма аванса считается исходя из настоящих потребностей, обусловленных периодом и местом командировки.

Часто бывают случаи, когда работник едет в командировку без отпуска отчета по авансу, а при возвращении получает компенсацию своих затрат. В такой ситуации такой подчиненный не считается подотчетным лицом, и отчитываться он обязан не по авансовому отчету, а по отчету о потраченных средствах.

Авансовый отчет – это документ, который заверяет использование средств, выданных до поездки.

Нужно помнить о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Компенсацию суточных обеспечивает ст. 168 ТК России. К отчету о потраченных деньгах нужно приложить заявление на компенсацию затрат, дальше выпускается приказ начальника на компенсацию.

Скачать образец авансового отчета можно по ссылке:

Сроки подачи

Сроки сдачи авансовых отчетов назначаются локальным актом начальника. Строгих ограничений по данному поводу закон не содержит, но сроки должны быть разумными.

Сроки подачи авансового отчета определяются зависимо от того, для чего выданы подотчетные средства:

• На командировочные расходы. Если под отчет выданы наличные – до конца пятого банковского дня, который следует за днем, когда работник закончил командировку. Если расчеты производились после снятия их с карты — до конца третьего банковского дня, который следует за днем, когда работник закончил командировку.
• Для исполнения производственно-хозяйственного поручения до конца пятого банковского дня, который следует за днем, когда работник закончил выполнение поручения.

Если в кассе организации нет необходимой суммы, то стороны могут договориться об оплате средств по частям. При этом начальник должен помнить, что за не вовремя выполненные обязательства сотрудник может претендовать на компенсацию ущербов.

Ограничения сотрудникам

Соответственно с п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 №  3073-У выручка компании, полученная наличными в кассу, может быть истрачена только на обусловленные нужды:

• Социальные оплаты и заработная плата.
• Оплата страховки.
• На персональные нужды частного предпринимателя.
• Оплата за товары, работы, услуги.
• Выдача средств под отчет.
• Выдача средств за отданные товары, которые оплачиваются наличными.
• Оплаты банковским платежным агентом.

Поэтому для компенсации затрат работникам нужно использовать другой источник оплат либо намеренно снять финансовые средства со счета или перекинуть их на карту банка работника.

Бухгалтерский учет

После того как работник получил подтверждение затрат от начальника и принес все оправдательные бумаги, действие должно отражаться на счетах бухгалтерского учета.

Компенсацию затрат при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными особами, поэтому счет 71 применять не нужно.

Ведь расчеты производятся с работниками по другим действиям. В данной ситуации используется счет 73 «Расчеты с персоналом по другим действиям».

Здесь применяются такие проводки:

• Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, уплаченные работником;
• Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;
• Дт 73 Кт 50 — компенсированы из кассы сделанные работником затраты.

При командировочных и других затратах сотрудника пишется авансовый отчет. К нему прикрепляются необходимые документы. По авансовому отчету подчиненному возмещаются все расходы, связанные с рабочими нуждами. Неиспользованная часть аванса возвращается в той валюте, в которой был выдан аванс.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Компенсация расходов сотруднику предприятия | Доступно о важном

При выполнении своих служебных или должностных обязанностей нередко возникает ситуация, когда работник осуществляет траты из собственных средств. Естественно он вправе рассчитывать на их возмещение. Компенсация расходов сотруднику предприятия полагается в сумме, не превышающей действительно понесенные им расходы. Доплаты и надбавки имеющие поощрительный характер не относятся к компенсационным выплатам.

Компенсация расходов сотруднику. Основные виды

Как уже подчеркивалось, что возмещению подлежат траты сотрудников, совершаемые им при выполнении своих должностных обязанностей. Законодательством утвержден основной перечень расходов работника, за которые он вправе требовать компенсацию. Но в последнее время, нередко работодатели прибегают к стимулированию своих сотрудников на занятия спортом, обучение или другие действия, которые могут привести к повышению его профессиональных навыков, и соответственно увеличить его продуктивную деятельность и принести нанимателю дополнительный доход.

Данные расходы компенсируются сотруднику по договоренности сторон и желательно что бы они были отражены в трудовом договоре. В противном случае будет сложно доказать правомерность требований на возмещение, при обращении в судебные инстанции. Рассмотрим наиболее характерные траты сотрудников, по которым возможны компенсационные выплаты.

Компенсация расходов сотруднику в командировке

Служебные командировки – это выполнение должностных обязанностей или других действии по обеспечению деятельности предприятия вне места постоянной дислокации. При этом если работа имеет разъездной характер это не является командировкой.

Необходимо учитывать, что не все расходы, осуществляемые в командировке работником, подлежат компенсации. А только те что осуществляются для выполнения порученного задания. Это могут быть затраты на проезд как месту выполнения работ, затраты на проезд в местном транспорте, оплата проживания и т.д. Естественно если сотрудник захочет сходить во время командировки в кинотеатр, то оплачивать это он будет из своего кармана.

 

Командировка	Предельная сумма расходов
Территория Российской Федерации	700 рублей
Страны СНГ	2500 рублей
Зарубежная командировка	2500 рублей

Существует такое понятие как суточные расходы – это минимально оговоренная в законодательстве или трудовом договоре сумма расходов в командировке, которая не требует документального подтверждения. Т.е. эти денежные средства сотрудник вправе потратить по своему усмотрению, но как правило она предполагает организацию питания работника.

Компенсация расходов сотруднику на автомобиль

Данный тип возмещения иногда еще называют компенсация расходов на топливо, что несколько неправильно, на самом это понятие намного шире и может состоять из различных, заранее оговоренных условий, как можно полнее отраженных в трудовом договоре. Здесь может учитываться множество нюансов. Все зависит от договоренностей между руководством и работником. Как правило в случае использования наемным работником личного автотранспорта для выполнения производственных задач и должностных обязанностей предполагается компенсация расходов сотруднику на ГСМ.

Дополнительно могут возмещаться амортизационные расходы, связанные с обслуживанием и ремонтом автомобиля. Так же могут попадать под компенсацию расходы, связанные с оформлением полиса ОСАГО или какого-либо другого варианта страхования как самого автомобиля, так и ответственности владельца. Практике наших юристов встречался случай, когда в трудовом договоре была прописана компенсация расходов сотрудника на замену резины. Для отчетности в данной ситуации необходимо предоставить документ, подтверждающий соответствующие расходы работника.

Компенсация расходов сотруднику на связь

В отдельных случаях если работник при выполнении должностных обязанностей корме корпоративных телефонов использует сотовую или мобильную связь с помощью своего личного смартфона допускается возможность компенсации данных видов расходов. В данной ситуации подтверждением является распечатка телефонных разговоров, предоставляемая оператором мобильной связи.

Важный момент при этом наличие именно детальной распечатки с указанием абонентов и городов, с которыми осуществлялась связь. Оптимальным вариантом для работодателя будет заключение прямого договора с оператором на предоставление услуг связи. В этом случае затраты будут вычитаться из валового дохода.

 ОТОБРАЖЕНИЕ РАСХОДОВ НА СОТОВУЮ СВЯЗЬ В БУХГАЛТЕРИИ

Дебет	Кредит	операции
Корпоративная связь
20 (26, 44)	60	Отражена стоимость услуг оператора сотовой связи (в части, не превышающей установленный лимит)
73	60	Отражена стоимость услуг оператора сотовой связи (в части, превышающей лимит расходов, установленный для конкретного работника)
50 (50, 70)	73	Возмещена работником сверхлимитная сумма расходов на сотовую связь
91-2	73	Сверхлимитная сумма расходов на сотовую связь списана на прочие расходы (в случае невозмещения работником)
Компенсация расходов на сотовую связь
20 (26, 44)	73	Начислена компенсация сотруднику
73	50 (51)	Выплачена компенсация сотруднику

Компенсация расходов сотруднику предприятия за поднаем жилья

Нередко возникает ситуация что тот положительный вклад, который может принести или приносит определенный сотрудник настолько существенен, что приходится прибегать к мотивации и удержанию данного работника в штате предприятия. Одним из таких удерживающих факторов является компенсация расходов сотруднику за аренду жилья.

Особенно это актуально, когда наниматель находится в другом городе, а потенциальны работник не имеет в этой местности собственной жилплощади. В этом случае вполне уместна денежная компенсация расходов сотрудника связанных с переездом. Документальным подтверждением всех расходов являются договора аренды и проездные документы.

Мы вкратце остановились на некоторых вариантах компенсации сотрудникам их расходов связанных с выполнением их профессиональных обязанностей, а также рассмотрели некоторые варианты, которые больше относятся к поощрительным выплатам, но тем не менее проводятся по статьям компенсационных выплат. В дальнейших статьях мы неоднократно будем возвращаться к этим вопросам.

Видио о компенсации расходов сотруднику и особенностях бухучета