Контроль свободного времени сотрудников

Системы учета рабочего времени сотрудников

Одним из самых ценных предпринимательских ресурсов является рабочее время, за которое в конечном итоге и получает заработную плату каждый сотрудник. Естественно, необходим постоянный и планомерный учет этого ресурса, а также контроль над ним и его оптимизация. Работодателю нужно в любой момент рабочего времени не только устанавливать факт нахождения сотрудника там, где это предусмотрено (на рабочем месте или где-то еще), но и констатировать занятость именно непосредственными обязанностями.

Долгое время единственной возможностью обеспечить контроль рабочего времени был ручной учет – заполнение табеля. Это трудоемкий процесс, не исключающий ошибок и неточностей вследствие влияния «человеческого фактора» и требующий трудоемкой последующей обработки сведений.

Прогресс предоставляет более эффективные способы учета рабочего времени, основанные на автоматизации, позволяющие качественно улучшить эту процедуру. Они различны по принципам применения и различным функциональным особенностям.

Рассмотрим самые популярные среди автоматизированных систем учета рабочего времени (АСУРВ), оценив их плюсы и минусы для работодателей и персонала.

Какие проблемы могут решить АСУРВ

С помощью более продуктивных систем учета можно не только качественнее и эффективнее контролировать занятость персонала и эффективность его работы. В зависимости от поставленных задач, выбранная руководством автоматика может помочь в достижении таких целей, как:

• регистрация соответствия занятости каждого конкретного сотрудника установленному в организации внутреннему распорядку (опоздания, ранние уходы, долгое отсутствие во время обеденного перерыва или «паузы» в рабочее время);
• видимое укрепление внутренней дисциплины среди персонала;
• серьезное подспорье в ведении статистики и составлении итоговой отчетности;
• более быстрое и простое планирование занятости сотрудников, более обоснованное составление графиков;
• помощь в принятии управленческих решений, касающихся режима дня, кадровых вопросов, внутреннего трудового распорядка и др.;
• значительная финансовая экономия.

Главные принципы действия учетных систем

Автоматизация учета рабочего времени предполагает фиксацию с последующим анализом ряда значимых параметров, которые можно выбрать и установить. Среди них самыми главными выступают:

• автоматизированное временное протоколирование;
• пространственная фиксация;
• информационная оперативность (можно быстро донести информацию, причем персональную, до нужного сотрудника);
• сохранение базы данных.

В основном все АСУРВ рассчитаны на контроль над перемещениями сотрудников в течение определенных временных промежутков.

Это значит, что в памяти систем с каждым работником связывается некоторое территориальное пространство, в котором он должен находиться в течение установленных временных интервалов. В системах учитывается время вступления в установленную зону, нахождения в ней и выхода из нее, а в некоторых АСУРВ – еще и особенности занятости внутри рабочей зоны, то есть эффективность использования рабочего времени персоналом.

Таким образом, можно получить полную картину по установленным в системе критериям:

• соблюдение графика приходов и уходов;
• преобладающие виды нарушений (опоздания, ранние покидания работы, прогулы и пр.);
• фиксация переработок;
• формирование общей картины по подразделениям, временным интервалам, конкретным сотрудникам.

Различные виды АСУРВ

В зависимости от возможностей, принципов функционирования и получаемых результатов, системы учета рабочего времени можно разделить на несколько типов.

Организация видеонаблюдения

Самый простой и в некотором отношении примитивный способ контроля. Заключается в установке оборудования, фиксирующего изображение, иногда совместно со звуком, в различных помещениях компании. Несомненно, некоторая его эффективность для работодателя подтверждена, поскольку видеонаблюдение:

• показывает, чем занят каждый отдельный сотрудник в наблюдаемый момент;
• может восстановить картину нужного временного промежутка;
• позволяет отслеживать контакты персонала;
• дает относительную безопасность от воровства;
• оборудование сравнительно недорого и просто в установке и обслуживании.

Минусы для начальства очевидны:

• нет сведений о продуктивности работы персонала (например, на экране человек работает за компьютером, но составляет ли он отчет или находится в соцсетях, увидеть невозможно);
• дается только обобщенная ситуация рабочего дня;
• зная о местонахождении оборудования, его достаточно легко вывести из рабочего состояния или не попадать в зону его действия;
• практически невозможно использовать при большом скоплении людей;
• не очень высокая точность при распознавании.

Персоналу обычно приходится мириться с видеонаблюдением, установленным начальством, плюсы в нем могут найти только сотрудники службы безопасности. Остальным категориям пребывание «под прицелом» камер, как правило, не доставляет удовольствия, разве что может просто войти в привычку.

Биометрика

Система учета, ориентированная на биометрических показателях, индивидуальных для каждого сотрудника, основана на принципе идентификации: сотрудник, попадающий в пространство «рабочей зоны», фиксирует момент своего входа и выхода с помощью какого-либо биометрического идентификатора.

В современных устройствах чаще всего используется отпечаток подушечки пальца, в более сложных приборах – сетчатки глаза, иногда применяется ая идентификация.

Положительные моменты:

• можно точно определить время нахождения в «рабочей зоне»;
• практически невозможно подменить пользователя;
• почти полностью исключается возможность несанкционированного проникновения на рабочую территорию.

Недостатки биометрической системы:

• невозможность отследить эффективность занятости сотрудников (фиксируется только время, а не то, чем занят сотрудник в «рабочей зоне»);
• точность определения местонахождения сотрудника ограничена расположением терминалов системы;
• из-за прохождения контроля персоналу приходится отвлекаться и тратить на это дополнительное время;
• при большом количестве сотрудников у одного терминала процесс идентификации может сильно затягиваться.

«Карточная» система

Принцип действия ее такой же, как и у биометрической, – идентификация. Разница состоит в том, что в качестве идентификатора выступает не биологический фактор, а некая внешняя метка, выполненная чаще всего в виде карточки. Эту карточку для прохождения системы нужно поднести или вложить в считывающее устройство терминала.

Плюсы такие же, как и при биометрике, к ним добавляется относительно меньшая стоимость оборудования.

Соответственно, похожи и минусы: ограниченность зоны контроля, невозможность использования при больших потоках людей, к тому же, в отличие от биометрической АСУРВ, «карточная» система позволяет выполнить подмену гораздо легче (карточку можно подделать, украсть, передать другому человеку).

Программные системы

Во многих компаниях основная занятость сотрудников протекает за компьютером, который сам по себе является «учетной машинкой». Он фиксирует время включения и выключения, а также сохраняет в памяти «историю» пользователя. Этими особенностями можно воспользоваться при учете рабочего времени офисных сотрудников.

Работодательские «бонусы» такой АСУРВ заключаются, помимо общих (учет временных интервалов занятости), в возможности четко отслеживать использование рабочего времени, то есть определять, какие именно ресурсы были задействованы каждым конкретным пользователем и в течение какого времени это происходило.

Ко всему прочему, это самая дешевая система из всех автоматизированных, поскольку не требует дополнительного оборудования. А затраты осуществляются только на интерпретацию данных.

Недостатки этой системы:

• ограниченная сфера применения;
• неприменима для мобильного персонала;
• легко осуществить подмену пользователя;
• при наличии соответствующих умений и навыков данные системы можно сфальсифицировать.

Системы, отслеживающие позиционирование в реальном времени

Такие АСУРВ основаны не на фиксации входа и выхода сотрудника на рабочую территорию, а на определении его положения в заданный момент времени.

Как правило, такие системы применяются для контроля рабочего времени мобильных работников, чьи функциональные обязанности как раз и предусматривают постоянное перемещение, например, водителей, экспедиторов, курьеров. Но можно таким же образом контролировать и сотрудников любой сферы.

Слежение за местонахождением осуществляется с помощью оборудования, например, GPS, которое может быть установлено на самом рабочем месте (как, например, на борту рабочего автомобиля) либо представлять собой трекер, который всегда с собой у отслеживаемого сотрудника.

Позитивные стороны такой АСУРВ:

• позволяет наиболее точно проанализировать соотношение времени и пространственных перемещений персонала;
• можно комбинировать с системой видеонаблюдения;
• легко сохраняются и фиксируются данные контроля;
• высокая точность определения местоположения;
• работает и с большими человеческими массивами;
• работая, не отвлекает персонал от непосредственных обязанностей.

Сложности, связанные с такими системами:

• достаточно дорогое оборудование;
• необходимость постоянного технического обслуживания;
• в случае выхода оборудования из строя его не всегда можно оперативно заменить, а утраченные данные – восстановить.

Выбор той или иной АСУРВ должен быть обусловлен конкретными целями и проблемами предпринимателя, его финансовыми и технологическими возможностями, характером выполняемой персоналом работы.

Система учета рабочего времени персонала

Система учета времени персонала является специальной системой, позволяющей точно определить количество отработанных часов, выполнение работниками своих обязанностей. Системы, позволяющие вести такой учет, являются общей частью системы контроля доступа на предприятие, ведения статистики и кадрового учета.

Наша компания предлагает проектирование и установку систем, позволяющих вести контроль учета времени, прихода и ухода персонала на свои рабочие места.

Такие системы могут являются частью общей системы учета доступа и безопасности, они способны выполнять ряд следующих задач:

• вести полный учет прихода, ухода сотрудников, контроль причин отсутствия;
• формировка отчетов по предприятию, отдельным подразделениям, конкретным сотрудникам в требуемом разрезе данных (приход или уход с рабочего места, время отсутствия, причина отсутствия, больничный и другие данные);
• установка уровней допуска сотрудников к офисам, на определенную территорию, в лаборатории, цеха;
• формирование, корректировка графиков работы коллектива;
• интеграция данных с другими системами, используемыми на предприятии.

Виды систем учета рабочего времени

Учет рабочего времени персонала может вестись по различным направлениям:

1. контроль своевременного прихода конкретного работника на работу;
2. выявление нарушителей дисциплины, всех опаздывающих, не выходящих на рабочее место;
3. контроль нахождения на рабочем месте на протяжении рабочего дня – помогает выявить всех сотрудников, нарушающих дисциплину, покидающих рабочее место, дать соответствующую оценку соблюдению графика, времени обеденного перерыва;
4. контроль времени ухода в конце рабочего дня для обнаружения подозрительных несанкционированных задержек, ухода раньше времени;
5. учет фактически отработанного времени, отпускных дней, больничных, различных производственных простоев;
6. учет всех прогулов.

Контроль персонала может производиться при помощи различных систем:

• пропускная система контроля доступа для прохода на рабочее место;
• биометрический контроль для входа в офисы, лаборатории, на производство;
• карточные турникеты и шлагбаумы;
• другие методы контроля.

Все результаты, получаемые в ходе сбора информации такими системами, передаются руководителям подразделений и кадровой службы для дальнейшей обработки, начислении заработной платы. По результатам получения данных о прогулах и других нарушениях принимается решение о дисциплинарных мерах, увольнениях и прочих действиях.

Кроме того, контроль учета времени позволяет составить эффективный рабочий график для рационального использования рабочего времени, планировать отпуска, выполнять другие действия, необходимые для повышения работоспособности и результативности на предприятии.

Установка систем по учету времени дает возможность получать требуемую информацию в автоматическом режиме. Это не только повышает ее точность, но и делает учет максимально эффективным.

Система по учету за рабочим временем отличается такими главными принципами работы:

1. оснащение всех входов, выходов на предприятие, пунктов пропуска специальным учетно-контрольным оборудованием;
2. обеспечение всех работников компании личными идентификаторами различного типа (обычно это карточные пропуска);
3. установление штатного расписания, графика работы, территории работы каждого отдельного сотрудника, контроль контрольных точек, по которым осуществляется подробный учет рабочего времени;
4. фиксация перемещений по территории предприятия сотрудников.

Стоимость установки систем контроля за персоналом

Наименование услуг Ед. изм. Цена, RUR.

Установка магнитного (электронного) замка на деревянную дверь	шт.	1190
Установка магнитного (электронного) замка на металлическую дверь	шт.	1780
Установка электромеханического накладного замка на деревянную дверь	шт.	1590
Установка электромеханического накладного замка на металлическую дверь	шт.	2400
Установка электромеханического врезного замка на деревянную дверь	шт.	1990
Установка электромеханического замка на металлическую дверь	шт.	2900
Источники бесперебойного питания и их монтаж для электронных замков	шт.	1070
Установка эл. розетки накладной	шт.	490
Установка кнопки накладной	шт.	395
Установка кнопки врезной	шт.	640
Установка считывателя для СКУД	шт.	780
Установка программного обеспечения автономного контроллера СКУД	шт.	1780
Монтаж сетевого контроллера системы СКУД	шт.	2170
Программное обеспечение сетевой системы контроля за доступом	От 5900

Этапы монтажа оборудования систем контроля персонала

Монтаж системы учета времени персонала является сложной, ответственной задачей, требующей предварительного планирования.

Это расчеты и правильный выбор типа контролирующих устройств и турникетов, дополнительное оборудование и его интегрирование в общую систему безопасности здания с ведением последующей статистики прохода и времени для каждого отдельного сотрудника. По этой причине установкой занимаются только квалифицированные специалисты, имеющие большой опыт работы в данной области.

Оборудование для контроля и управления персоналом является сложным оборудованием, которое может обеспечить проход одновременно со сбором необходимой информации и передачей ее на управляющий пункт.

Конструкция оборудования может включать в себя следующие узлы:

• считыватели для электронных или магнитных карт;
• турникеты для прохода или рамки;
• аппаратно-программные комплексы.

Перед тем, как начать монтаж терминалов учета рабочих часов сотрудников, необходимо правильно определить место установки, в этой точке подготовить основание с бетонированием площадки для рамки или турникета.

Слой бетона должен иметь толщину от 15 см, при этом марка бетонной смеси должна быть не ниже М400, что обеспечивает максимальную надежность всей конструкции. Перед установкой стоек необходимо дополнительно проверить горизонтальность основания, надежность закладных.

Монтаж системы контроля учета рабочего времени требует соблюдения следующих этапов:

1. проверка всех комплектующих системы;
2. устройство анкерных отверстий для монтажа центральной стойки;
3. подготовка кабель-канала (если управление открывающими створками будет электрическим, также необходима прокладка кабельных трасс для передачи данных о сотруднике, разрешении или запрете доступа на территорию);
4. монтаж стойки, основной конструкции;
5. крепление пропускных элементов, ограничительных планок или створок;
6. установка считывателя карт, брелоков или биометрического контроля;
7. проверка оборудования, наладка бесперебойной работы;
8. сдача объекта.

Стоимость монтажа и самого оборудования полностью зависит от выбранного типа технического оснащения. Например, биометрические системы учета рабочего времени являются одними из самых дорогих, но при этом они обеспечивают максимальную точность, безопасность и эффективность оборудования.

По этой причине многие сегодня отдают предпочтение именно биометрическим системам, как наиболее современным и обеспечивающим высокое качество работы.

Преимущества сотрудничества с «Интеллект Безопасность»

«Интеллект Безопасность» предлагает системы учета доступа, турникетов различного типа для больших и малых объектов и систем контролирования рабочего времени.

Нашим заказчикам мы предлагаем:

• широкий выбор оборудования;
• индивидуальное проектирование;
• возможность интегрирования с общими системами безопасности;
• гарантия качества на все выполняемые работы;
• привлекательные цены и выгодные условия сотрудничества.

Мы предлагаем Вам полный комплекс работ по проектированию и установке для сотрудников систем учета рабочего времени. Стоимость рассчитывается в индивидуальном порядке, получить подробную информацию можно, позвонив нам по телефону+7 (495) 249-48-83.

Наши специалисты проконсультируют Вас по всем вопросам установки комплектов безопасности, помогут подобрать оборудование, предоставят предварительный расчет.

Заказать монтаж систем по контролю времени и персонала

Лучшие системы контроля сотрудников и учета рабочего времени [year]

Системы контроля персонала позволяют руководителям и собственникам бизнеса точно знать, как работают наёмные сотрудники и чем они заняты на своих компьютерах в рабочее время.

Сотрудники службы безопасности смогут анализировать действия сотрудников и выявлять тех, чья деятельность вредит компании или противоречит политикам безопасности.

Инженеры IT-отдела будут точно знать, какая деятельность пользователей наблюдалась до возникновения проблем и сбоев на их компьютерах, смогут быстро восстановить забытые пароли и случайно стертые данные.

Как работают системы мониторинга персонала

Схема работы всех систем примерно одинакова. На компьютеры сотрудников устанавливается небольшая программа, называемая агентом. Агент собирает информацию о действиях пользователя на ПК.

Для каждой программы объем собираемой информации свой (с возможностями каждой системы по сбору информации вы можете ознакомиться в таблице сравнения).

Далее агент передает информацию на сервер или сохраняет ее на компьютере сотрудника. Выделенный сервер, безусловно, удобнее, так как он позволяет намного быстрее генерировать отчеты и просматривать информацию, даже если компьютер сотрудника выключен.

Однако если организация небольшая (1-5 ПК) и сервер физически отсутствует (или отсутствует человек, который бы смог его настроить), то можно обойтись и хранением информации на компьютерах сотрудников. Именно так работает продукт от Mipko и StaffCop Standart.

И, наконец, руководитель может воспользоваться программой-просмотрщиком собранной информации, чтобы ознакомиться с результатами деятельности сотрудников. Это может быть анализ отчетов, просмотр онлайн-трансляций с мониторов сотрудников, анализ нарушений и прочее. В качестве клиента используется либо web-интерфейс, доступный через любой web-браузер (например, Стахановец для онлайн-наблюдения требует Internet Explorer), либо специальная программа для просмотра.

Клиент подключается к серверу и получает всю необходимую информацию для отображения. В случае с Mipko и StaffCop Standart клиент опрашивает все агенты и собирает информацию с них. Это прекрасно работает, если число компьютеров у вас не больше пяти и все они установлены в одной локальной сети. В противном случае могут возникнуть проблемы с быстродействием.

Как осуществляется учет рабочего времени

Системы контроля сотрудников делятся на три основных типа. Первые — Kickidler -делают основной упор на записи действий персонала за компьютером на видео, онлайн-наблюдение и контроль нарушений. Безусловным плюсом такого подходя является тот факт, что от видео спрятаться невозможно. Минус – для хранения видео необходимо достаточное место на диске (как утверждает производитель, от 190 Мб до 1,2 Гб в день на сотрудника в зависимости от того, чем он непосредственно занят на рабочем месте).

Другие — StaffCop, Lanagent и Стахановец – собирают максимальный объем данных о действиях пользователя (письма, файлы, сообщения) и предлагают использовать для их анализа отчеты. Плюс такого похода в том, что путем поиска по полученным и отправленным письмам, сообщениям и прочему можно найти возможные нарушения сотрудника. Минус – очень тяжело проанализировать большой объем информации. К тому же непонятно, кто этим должен заниматься – сотрудники службы безопасности или специально нанятый персонал, который, кстати говоря, тоже может быть не без греха.

Третья группа —  системы УРВ —  сохраняют минимум данных: только посещенные сайты и запущенные программы. Такого рода программы, к которым относятся CrocoTime, BitCop, WorkTime Monitor и Yaware, делят активность на продуктивную, непродуктивную, нейтральную и формируют отчеты, в которых работодатель сможет увидеть, на что тратили время его подчиненные.

Плюс подобных систем в их простоте и малом объеме данных для хранения и передачи. Поскольку конфиденциальная информация не передается, то руководителю можно не бояться за ее сохранность. Однако мы не можем не отметить целый набор минусов.

Во-первых, такой функционал реализован в системах первой и второй группы (но не везде одинаково хорошо, смотрите таблицу сравнения). Во-вторых, подобного рода программы бесполезны для службы безопасности и IT, поскольку такие системы не могут дать ответ, что именно делал человек в той или иной программе или на сайте.

И, в-третьих, эти программы очень просто обмануть, симулируя активность.

Итоги сравнения

Система учета рабочего времени и контроля сотрудников Kickidler сумела продемонстрировать уникальный функционал, которого нет в полном объеме у конкурентов (предлагаемый конкурентами вариант использования не подходит для промышленного использования).

Уникальным функционалом программного комплекса является возможность наблюдать онлайн за сотрудниками всей компании одновременно. К уникальному функционалу также можно отнести и запись видео активности сотрудников. На наш взгляд, такой комплекс возможностей вместе с гистограммой нарушений, возможностью удаленного управления и мощными отчетами по эффективности использования рабочего времени позволит решить весь комплекс задач, стоящих перед руководителями и службой безопасности.

Для очень небольших компаний, в которых нет собственного системного администратора, а уровень знаний приходящего весьма низок, где нет возможности выделить отдельный сервер, хорошо приживется Mipko Employee Monitor. Пусть набор возможностей данного продукта гораздо скромней, зато установить его сможет человек, далекий от сферы IT.

Если для вас важен объем собираемой информации и есть команда, готовая её проанализировать, StaffCop Enterprise предоставит вам эту возможность. Система заточена под аналитику, что позволяет работать с достаточно большими объемами данных.

Функционал BitCop, CrocoTime, SearchInform и Yaware практически одинаков (только Yaware позволяет делать скриншоты) и, как показывает опыт, обычно недостаточен для полноценного контроля сотрудников, а не просто составления табелей рабочего времени. Плюсом BitCop, CrocoTime и Yaware является возможность размещения данных в облаке, то есть установка подобного рода программ крайне проста и сводится к установке только агентов.

Возможности LanAgent и Стахановец во многом схожи с StaffCop, однако интерфейс этих двух программ сильно устарел и нуждается в серьезном обновлении.

NeoSpy как и Mipko ориентирован на небольшие компании, однако по набору функционала и удобству использования Mipko в настоящее время выигрывает у конкурента.

Как отбирались программы

В настоящее время на российском рынке присутствует большое количество систем контроля сотрудников. Сравнить все между собой – задача практически невыполнимая.
Поэтому мы сделали следующее:

• исключили из сравнения системы контроля нахождения в офисе (при проходе в офис необходимо приложить к считывателю карточку или палец, и система отмечает присутствие сотрудника в офисе);
• взяли только небольшое количество систем с минимальным функционалом (таких как CrocoTime, BitCop и Yaware), поскольку все подобные продукты очень сильно похожи друг на друга и обладают минимумом отличий. За кадром остались такие продукты, как Дисциплина, ОфисМетрика и многие другие. Честно говоря, уследить за подобными системами очень тяжело – из-за простоты их изготовления буквально каждый месяц появляется несколько новых);
• не стали сравнивать классические кейлоггеры (Keylogger занимается перехватом нажатых клавиш на компьютере).

Как готовился этот обзор

Мы установили все отобранные продукты на наших виртуальных машинах и в течение недели тестировали их работу. Нашей целью было не выявление каких-либо ошибок в работе систем, а определение того, какую пользу эти программы смогут принести бизнесу: собственникам и руководителям компаний, руководителям, службе безопасности, отделу кадров и IT-отделу.

По результатам тестирования была составлена таблица сравнительного функционала, представленная в данном обзоре.

Далее каждому из производителей было отправлено письмо с результатами сравнения и с предложением внести аргументированные изменения в таблицу. Также мы предложили производителям систем учета рабочего времени разместить небольшой обзор, описывающий их систему и дать разрешение на использование скриншотов программ на нашем сайте.

Некоторые производители откликнулись на наше предложение —  некоторые нет. В итоге получился обзор, в создании которого участвовала как независимая экспертная группа, так и некоторая часть разработчиков систем контроля сотрудников.

Данный обзор состоит из информации, найденной в открытых источниках, и выводов авторов обзора, являющихся оценочным суждением.

Современные системы учета рабочего времени сотрудников

Построение системы учета рабочего времени гарантирует справедливое начисление заработной платы, повышает дисциплину труда и ответственность персонала, обеспечивает непрерывность трудового процесса. Без решения этой задачи невозможно налаживание эффективной системы мотивации, так как, не имея объективных показателей сложно осуществлять отбор ключевых сотрудников, ценных в любое время.

1. Информационные технологии должны работать на Вас

Любой руководитель на определенном витке развития бизнеса сталкивается с ситуаций когда времени на эффективное управление персоналом попросту не остается. Здесь на помощь приходят информационные технологии и системы автоматизации. Они принимают на себя множество рутинных и крайне трудоемких операций, освобождают руководителей от необходимости лично контролировать персонал и предоставляют им исчерпывающую и полную информацию.

Компании, чьи HR-менеджеры вручную заполняют табель учета рабочего времени, теряют на этом 9% от фонда оплаты труда; потери рабочего времени в расчете на одного сотрудника — 43 минуты (затраты на простановку времени прихода/ухода, подсчеты, неизбежные ошибки).

Бумажные бланки учета рабочего времени, журналы посещений, отметки у вахтера, составление вручную графиков работы и отчетов — все это прошлый век. И в нашей стране, и за рубежом в управлении персоналом успешно используются системы учета рабочего времени (СУРВ).

Приборы учета рабочего времени — единственный способ получить абсолютно реальную картину использования рабочего времени на Вашем предприятии, полностью исключающий, какие либо подтасовки и человеческий фактор.

На сегодняшний день практически любой современный терминал учета способен решить проблемы связанные с опозданиями, прогулами или отсутствием сотрудников на рабочем месте. Полученная экономия позволяет быстро покрыть затраты на установку необходимого оборудования и программного обеспечения.

2. Биометрия: точность и надежность гарантируются

На рынке Украины представлены системы учета рабочего времени с различными методами идентификации пользователей: по электронным картам, замкам, кодовые и биометрические.

Наиболее эффективны биометрические системы. Они фиксируют приход/уход сотрудника по предъявлении уникального параметра, который нельзя забыть, потерять или «одолжить на время». В свою очередь, на биометрическом рынке преобладают решения, основанные на идентификации по отпечаткам пальцев. Сотрудник просто касается сканера отпечатков пальцев, а система выводит на экран фото работника, его ФИО и время фиксации соответствующего события (прихода на работу или ухода с нее).

Подобные системы хранят и обрабатывают не изображения отпечатков пальцев, а их цифровые модели — шаблоны; восстановить реальное изображение отпечатка из его модели нельзя, что допускается украинским законодательством. Основным преимуществом биометрии является невозможность передачи ключа либо карты доступа третьим лицам, т.е. отметить приход на работу или уход с нее за своего коллегу будет невозможно. Если же палец поврежден, это не проблема: всегда можно заранее зарегистрировать на каждого сотрудника отпечаток «резервного» пальца.

Новейшей технологией в биометрии являются системы распознавания образов (лиц) пользователей. Прибор фиксирует черты лица с помощью инфракрасной камеры и сохраняет модель в базу данных. Когда пользователь обращается к терминалу, система захватывает изображение и выполняет сравнение между имеющейся в базе моделью и новым изображением. Для обеспечения наивысшей безопасности мы рекомендуем использовать данный метод в сочетании с идентификацией по отпечатку пальцев.

3. Контроль доступа – берем безопасность в свои руки

Кроме удобства, системы контроля доступа (СКД) способны обеспечить разграничение пользователей по группам (скажем, руководители, сотрудники службы безопасности, системные администраторы), и присвоить каждой из них помещения, и период пребывания, когда доступ в них разрешен.

Терминал информирует о результатах распознавания звуковыми сигналами, цветовой индикацией и выводит на дисплей ФИО сотрудника, время фиксации прихода/ухода. Если в офис попытается пройти нежелательный посетитель (например, бывший сотрудник) или будет предпринята попытка несанкционированно демонтировать биометрический терминал, он немедленно подаст сигнал тревоги.

4. Корпоративные решения: крупным компаниям – комплексные решения

Большая численность персонала и подконтрольных помещений требуют особых решений, позволяющих централизованно управлять как безопасностью, так и учетом труда. В таких случаях предусмотрены все необходимые опции.

Встроенные программные серверы позволяют передавать информацию из территориально удаленных филиалов в головной офис, где формируются централизованные отчеты. Предусмотрена удаленная регистрация сотрудников.

Сведения о них (включая данные об отпечатках пальцев) вносятся с помощью утилиты удаленной регистрации и транслируются в центр; Сразу же после регистрации сведения о сотруднике поступают в пункты учета рабочего времени, память терминалов контроля доступа и программные серверы в удаленных филиалах.

5. Интеграция: действуйте системно

Современные системы быстро встраивается в уже имеющиеся на предприятии системы и комплексы безопасности и расчета заработной платы. Так, внедрение биометрии вовсе не означает, что нужно демонтировать «старую» систему контроля доступа: биометрические терминалы легко встраиваются в нее благодаря поддержке интерфейсов Wiegand и RS. ПО для разработчиков позволяет быстро интегрировать систему в имеющуюся платформу, например 1С.

В интернет-магазине time-control.ru вы найдете широкий ассортимент систем учета рабочего времени и систем контроля доступа на основе биометрических и карточных терминалов.

Методы контроля рабочего времени

Понятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.

Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.

Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным. Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.

Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы – проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.

Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени

Мониторинг рабочего времени – это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка. Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя. Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.

Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.

Зачем вести учет рабочего времени

Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:

• Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.
• Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.
• Определять время окончания работы.
• Выявлять прогульщиков.
• Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.

На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса – 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.

Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:

• человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.
• форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т.д.

Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.

Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте. Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников – с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.

Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте. 

Как контролировать работу сотрудников в Интернете и на компьютерах через один интерфейс? Узнать.

Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:

• выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;
• телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;
• скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;
• содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;
• присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения.

Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.

Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:

• итоговые – оценка результатов завершенного проекта в целом;
• промежуточные – контроль проделанной работы за указанный срок;
• периодические – подведение итогов по прошествии определенного периода времени;
• избирательные – нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.

Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.

Способы контролировать рабочее время

Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов. Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.

Другой вариант – ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.

Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.

Более привычный способ – установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.

Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании – система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего – это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах.

IT-решения для контроля рабочего времени

Контролировать работу небольшого коллектива вручную – посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.

Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.

Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.

Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:

• нарушителей дисциплины – сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.
• работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.
• сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и – в крайнем случае – нервным срывом.
• сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.

Возможности «КИБ СёрчИнформ» еще шире. В модуле ProfileCenter можно анализировать психологические особенности сотрудников и создавать группы риска, за которыми нужен особый контроль.

Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.

Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.

Как выбрать IT-решение для контроля рабочего времени

При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.

Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция – возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.

Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую. Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.

Оценить возможности «КИБ СёрчИнформ» можно во время 30-дневного триала. Для бесплатного теста предоставляется программа с полным функционалом. Оставить заявку на тест. 

Особые случаи контроля рабочего времени

Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.

Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.

В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.

Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.

Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.

Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.