Как контролировать сотрудников дистанционно?

Как успешно управлять удаленными сотрудниками: пошаговое руководство

Чем больше сотрудников работает из домашних офисов, тем больше у руководителей поводов волноваться, как этими сотрудниками управлять. Для многих владельцев бизнеса идея отказаться от физического присутствия сотрудников на работе может быть сложной.

Мы уже не раз писали, как перейти на удаленку обычному работнику, в этой статье поднимем тему другой стороны — работотаделя. С новой парадигмой рабочего места возникает необходимость смещать стили управления, создавать новые инструменты для контроля сотрудников, которые работают из дома.

Однако, при наличии подходящих навыков и грамотно выстроенных рабочих процессов выигрывают обе стороны: удаленные работники могут выбирать удобный график, а работодатели – сокращать издержки и находить профессионалов, не привязываясь к географии поиска.

Вместе с тем, обе стороны должны иметь хорошие коммуникативные и личные навыки и качества и иметь желание их развивать — удаленная работа предполагает больше личной ответственности, нежели офисная. Преимущества политики удаленного найма в полной мере оценила технологическая отрасль. Компании-разработчики ПО входят в первую десятку работодателей, предоставляющих работу по гибкому графику и удаленные рабочие места.

На взгляд работодателей из ИТ сектора, такая политика развязала им руки – дала возможность конкурировать за ценные кадры, не ограничиваясь рамками одного региона. Для высококвалифицированных технических специалистов это означает расширение списка потенциальных работодателей без необходимости переезда.  Сотрудники компьютерных и математических областей работают удаленно гораздо чаще, чем их сверстники, выбравшие другие профессии.

Какие типы профессий можно перевести на удаленный режим

Вот некоторые виды работ, которые вы можете поручить удаленным работникам:

• Бухгалтерия
• Обслуживание клиентов
• Маркетинг и реклама
• Разработка и сопровождение веб-сайта
• Графическое редактирование
• Ввод данных
• Написание контента
• Дизайн продукта
• Управление поставками
• Расчет заработной платы
• Разработка программного обеспечения

Универсального рецепта нет – длина списка зависит от вас. Чтобы определить, какие рабочие места будут удаленными, составьте список всех работ, необходимых для вашего бизнеса. Опишите требования для каждой из них и задайте себе вопрос, почему эту работу можно выполнить дистанционно.

Совет!Начните с малого

Чтобы компании было легче понять, что она подразумевает под «удаленной работой», для начала можно рекомендовать гибридный подход – когда сотрудники приходят в офис в одно время и работают из дома – в другое.

Если вы планируете открыть свою компанию, состоящую из одних фрилансеров, не торопитесь нанимать людей, которые живут далеко. Пусть ваши первые сотрудники будут из одного с вами города – это снизит риски для бизнеса. Хорошо, если вы уже знали их раньше.

  Веб аналитик — современная профессия с большими перспективами

Со временем вы можете попробовать нанять удаленного сотрудника издалека. Когда сотрудники физически не могут оказаться вместе – живут в разных городах или даже странах – возможен режим только домашнего офиса.

Полезные советы при поиске удаленного сотрудника

Включите эти пункты в текст вакансии

• Объяснение, почему роль является удаленной. Если требуется техническая поддержка в конкретном часовом поясе, укажите это, чтобы потенциальные кандидаты понимали, почему возможен только удаленный график.
• Наличие командировок. Если работа потребует поездок в головной офис, напишите об этом. Некоторые потенциальные сотрудники на удаленные позиции не готовы путешествовать.
• Опыт работы в качестве удаленного работника. Следует указать, что нужен человек, который уже знает, что такое дистанционное сотрудничество.
• Требования к домашнему офису. Не каждый, кто работает из дома, имеет подходящую в вашем понимании обстановку для работы. Лучше уточнить заранее, что ваш будущий сотрудник имеет неограниченный высокоскоростной доступ в Интернет, у него есть подходящее рабочее пространство. Убедитесь, что кандидаты не рассматривают ближайшее кафе или пляж в качестве домашнего офиса.
• Личные качества. В требованиях к вакансии опишите конкретные навыки, которыми должен обладать успешный кандидат – умение самостоятельно организовывать свой день, работать с минимумом инструкций, четко формулировать, выставлять приоритеты, не теряться в потоке многозадачности, быть на связи.

Ищите подходящих людей

Базовые требования к удаленному сотруднику:

• Релевантный опыт
• Мотивация, заинтересованность в удаленной работе

Реальность такова, что не каждый может работать самостоятельно, без присмотра. При отсутствии прямого контроля многие будут упрощать себе задачи. Часто сотрудники нуждаются в социальной среде и, работая из дома, чувствуют себя изолированными от команды.

Большая часть успеха дистанционного управления – это умение найти подходящих людей. Как правило, работать удаленно комфортно тем, кто это делал раньше. Или у которых все хорошо с дисциплиной и мотивацией.

На заметку! Учитывайте разницу между сотрудником, которому иногда разрешают работать из дома и полностью удаленным работником. Это – разный опыт.

В чем сложность управления удаленными сотрудниками?

Когда подчиненные находятся в разных местах, проконтролировать их действия становится сложнее. Вызовы, с которыми сталкивается менеджер удаленной команды:

1. Не видит, как удаленные работники распределяют свое время
2. Традиционные методы контроля качества продукта не работают
3. Общение с удаленными работниками, особенно при наличии культурных различий между менеджером и подчиненным сотрудником
4. Трудно осуществлять наставничество и поддержку профессионального развития удаленных работников
5. Создание сплоченной команды, когда удаленные работники разбросаны по разным городам и/или находятся в разных часовых поясах.

  Профессия художник-иллюстратор

В чем сложности для подчиненного?

Удаленные работники тоже встречают трудности на своем пути:

Им труднее интегрироваться в корпоративную культуру. Удаленные работники могут иметь контакт с их непосредственной командой, но не имеют возможности составить полное представление об организации.

1. Профессиональное продвижение в организации

Удаленные сотрудники как будто выносятся за скобки корпоративной жизни. Такой работник не имеет личных отношений с коллегами, начальством и находится в невыгодном положении, когда речь идет о продвижении внутри компании.

Работающим на дому трудно установить четкие границы между работой и личной жизнью. В некотором смысле они работают всегда. Не зависят от офисных «поглотителей времени» и могут работать дольше своих коллег. Например, когда офис уже закрыт. Важно! Хотя дополнительная производительность удаленного персонала выгодна организации, в долгосрочной перспективе она может привести к выгоранию и оттоку сотрудников.

Как управлять удаленной командой

Многие менеджеры не видят разницы между офисными и удаленными работниками и поэтому относятся к ним одинаково. Это – управленческая ошибка. С удаленными сотрудниками нужно быть на связи постоянно – здесь гораздо больше устных и письменных коммуникаций в режиме сверки ожиданий, как должна выполняться работа.

Использовать подход «сосредоточиться на результатах, а не на процессе» – заманчиво, но не получится. Удаленный работник нуждается в уточнениях от разных специалистов и руководителя.

Будьте на связи

Удаленным менеджерам приходится менять свой стиль управления – меньше полагаться на визуальные эффекты и делать упор на проактивную коммуникацию, регулярность проверок, настройку и корректировку целей. Регулярные виртуальные встречи с удаленными работниками гарантируют, что обе стороны одинаково понимают задание, у работника есть доступ ко всем необходимым ресурсам. Такое общение помогает установить доверие со стороны сотрудников.

Долой микроменеджмент

Будьте осторожны – не попадитесь в ловушку микроменеджмента. Возникает соблазн контролировать каждый шаг, потому что вы не можете наблюдать, как они работают. Однако, идея, что вы должны физически находиться напротив кого-то, чтобы судить о его работе, – в корне неверна.

Вы должны судить о работе по результату, который виден с любого места. Учитесь доверять и позволяйте людям выполнять их обязанности. Важно! Помните, если ваши подчиненные могут давать результат только в том случае, когда вы их контролируете или учите, тогда вам нужно расти как менеджеру.

«Обрастайте» контактами

Сотрудники, которые работают из дома, могут иногда чувствовать себя изолированными. Если у людей нет навыков управления временем и личной дисциплины, они могут стать прокрастинаторами – откладывают дела на потом, постоянно сдвигают сроки, что приводит к стрессу и тревоге.

Существуют способы создавать для своих сотрудников виртуальную среду общения друг с другом. Например, раз в месяц несколько сотрудников, выбранных случайным методом, создают видеоконференцию и обсуждают разные темы. Единственное правило – нельзя обсуждать работу.

  Все о работе бухгалтера на дому

Это делается с целью, чтобы люди могли узнать друг друга, установить эмоциональный контакт с коллегами, не чувствовать себя в изоляции.

На заметку! Каждое утро в понедельник специальная программа спрашивает сотрудников, что они делали в эти выходные, и призывает их обмениваться фотографиями и обновлениями с коллегами. Раз в месяц она спрашивает о том, какие книги читают сотрудники, и предлагает обменяться списками литературы.  

Правила дистанционного сотрудничества

Чтобы воспользоваться всеми преимуществами удаленного найма, компании учатся применять новые формы организационной поддержки. Хорошо, если ваши сотрудники знают с самого начала, к кому обратиться по любому вопросу, прежде чем отвлечь вас от дел.

Связь

1. Как и когда отвечать на электронные письма?
2. Являются ли обязательными еженедельные телефонные звонки?
3. Критичное время отклика для членов глобальной команды?

Гибкость рабочего графика

1. Существуют ли единые рабочие часы или можно создавать собственные графики работы?
2. Если удаленные работники живут в разных часовых поясах, нужно ли быть на связи вне основного времени?

Возмещение расходов, связанных с бизнесом — Кто оплачивает расходы на мобильную связь? Предоставляется ли ноутбук для работы? Как насчет канцелярских принадлежностей?

Поездки — Должны ли удаленные сотрудники посещать корпоративный офис? Как часто?

Оценка эффективности — Большинству сотрудников важно, как оценивают и компенсируют их труд. Продумайте, как и когда будете давать обратную связь, связанную с оценкой эффективности и компенсацией.

Отчетность — Ежедневный краткий отчет – работа, выполненная за день, план на завтра и список всех проблем, с которыми сталкивается новый сотрудник, – удобный формат для начала удаленного сотрудничества.

Ожидания о сроках — Обязательно уведомите нового сотрудника о соблюдении сроков и об ответственности оперативно оповестить менеджера о непредвиденных проблемах.

Корпоративные правила — Сообщайте новому сотруднику, какое поведение поощряется в компании. Например, принято быть открытым с другими сотрудниками, делиться своими знаниями и работать по запросу.

Инструменты-помощники для организации удаленного сотрудничества

Технологии являются мощным драйвером рынка удаленного найма. В совместной работе их помощь сложно переоценить.

• Система управления удаленными командами (Trello)

Контролирует производительность сотрудников и помогает решать проблемы до того, как они повлияли на результаты.

• Инструменты совместной работы в режиме реального времени/мессенджеры (Skype, Slack)

Для быстрой коммуникации внутри удаленной команды.

• Инструменты для совместного использования файлов (Google Диск, Dropbox)

Позволяет членам виртуальной команды совместно работать над документом. Даже если ваши сотрудники разбросаны по всему миру, создать удаленную команду мечты не так сложно, — были бы желание и грамотный руководитель.

Как контролировать удаленных сотрудников

Нанимая любых сотрудников, в том числе удаленных, руководитель всегда хочет, чтобы они эффективно выполняли ту работу, на которую их наняли. Многие офисные работы – это система многогранных задач. И такие задачи могут быть не выполнены к сроку, если не контролировать сотрудников, ответственных за их выполнение.

С сотрудниками, сидящими в офисе, проще. Руководитель может нагрянуть к ним в комнату, поставить камеры слежения, завербовать «стукачей» или попросить сисадмина отследить действия сотрудников на компьютерах.

С теми, кто работает удаленно, сидя дома, сложнее. Дом – это все-таки личное пространство, в которое так просто не вторгнешься. Как же выстраивать процесс контроля над удаленными сотрудниками, чтобы результат удовлетворял и их, и вас?

Контролируйте исходя из конечного результата и контрольных точек

Контролировать своих сотрудников нужно исходя из ожидаемого результата. И обговаривать этот результат необходимо сразу, как только поручаешь сотруднику какую-то задачу.

Нужно убедиться, что руководитель и исполнитель одинаково понимают, какой результат нужно получить. Если сказать сотруднику только о том, как стоит выполнять задачу, результат может быть не таким, какой вы хотите.

Можно не контролировать, каким именно путем сотрудник идет к результату, потому что люди могут действовать по-разному. Вообще, есть две системы управления. Одна – когда предприниматель считает себя самым умным. Он считает, что то, как он представляет себе путь к результату, – это и есть правильный вариант.

На самом деле, даже если руководитель более компетентен в деле, которое поручает сотруднику, тот может сделать по-другому, и это тоже будет правильно. Если контролировать все действия, постоянно придется говорить, как что-либо делать.

Тогда сотрудник не будет самостоятельным и не захочет брать на себя ответственность. А нужно, чтобы он отвечал за своевременное достижение контрольных точек, в которых можно проверить, правильно ли человек идет к результату и успевает ли в срок.

Не надо рассказывать сотруднику каждое движение. Например, если вы поручили человеку расшифровать аудиозапись и сделать из нее читабельный текст, не надо говорить «Запусти прослушивание записи, прослушай одну фразу, останови воспроизведение, запиши услышанное, снова запусти воспроизведение…».

Кто-то может действовать по-другому. Допустим, конспектировать в реальном времени или стенографировать. Либо запустить воспроизведение на скорости 0,75 и тоже записывать, не останавливая прослушивание.

Способы разные, но человек в любом случае выполнит задачу.

Плюсы и минусы компьютерных программ для контроля удаленных сотрудников

У многих людей процесс контроля удаленных сотрудников ассоциируется с компьютерными программами. Некоторые из этих программ настолько суровы, что фиксируют, сколько времени человек провел за компьютером, какие программы и сайты открывал, на какие адреса отправлял сообщения, что скачивал или распечатывал.

Так можно понять не только насколько интенсивно работает сотрудник и как часто отвлекается от работы, но и не сливает ли он кому-то коммерческую тайну. Однако с такими программами человек чувствует себя рабом, прикованным цепью к гребной скамье на галере. И это отнюдь не мотивирует его на плодотворную работу.

Конечно, если у сотрудника почасовая оплата, то есть смысл с помощью программ контролировать, сколько часов он провел за работой. Но лучше все-таки найти возможность контролировать именно результаты этой работы, ну и еще своевременность завершения каждого этапа.

Если вы все-таки контролируете время, не забывайте учитывать рутинные действия. Например, поиск информации, открытие и закрытие программ и сайтов с последующим ожиданием загрузки, – все это тоже отбирает время.

А деловая переписка и созвоны между сотрудником и руководителем, клиентом или другим сотрудником, с которым человек совместно выполняет задачу, могут вообще занять целый рабочий день. А потом иногда ни руководитель, ни сам сотрудник не могут понять, на что ушло огромное количество времени.

Что стоит использовать в любой фирме, так это CRM-систему. Особенно если у вас есть хотя бы один удаленный сотрудник. Но даже общение между людьми, сидящими в офисе в соседних комнатах, эффективнее всего именно через такую систему.

В ней можно быстро совещаться по рабочим вопросам, не отвлекаясь на посторонние раздражители. Каждый сотрудник может оперативно отчитываться о проделанной работе, сообщать о проблемах, задавать вопросы сразу нескольким коллегам. И руководителю удобно координировать работу офисных и удаленных сотрудников.

KPI и другие показатели. Как оценить эффективность удаленного сотрудника

Показатели для оценки эффективности сотрудников могут быть самые разные. Например, для удаленного отдела продаж можно учитывать количество холодных звонков за день или неделю, количество продаж или сумму, заработанную фирмой на этих продажах.

И нельзя дать однозначный совет, что из этого лучше. Потому что у каждой компании своя ситуация. Двигайтесь интуитивно и проверяйте, какой вариант приведет к лучшим результатам.

При выборе KPI руководствуйтесь тем, что для вас наиболее важно, и что в большей степени зависит от самого сотрудника и в меньшей – от внешних обстоятельств. Например, число холодных звонков может снизиться из-за того, что некоторые разговоры будут длинными. Но именно эти разговоры с большей вероятностью приведут к продажам.

Иногда могут быть эффективны более сложные варианты KPI. Каждый сотрудник в течение месяца участвует в выполнении трех-пяти задач. Исходя из задач на месяц, ставятся более мелкие задачи на неделю. И каждой из этих задач присваивается вес, равный какому-то количеству процентов от зарплаты сотрудника.

В результате каждый видит, как именно он зарабатывает свои деньги и какие задачи более важные и приоритетные. А еще на уровне недельных задач как раз удобно контролировать и корректировать действия сотрудника, чтобы он не потратил много времени и усилий на неправильные действия.

Сейчас компании, которые хотят остаться на плаву, очень быстро развиваются. И, с одной стороны, стоит еще больше ускорить процесс корректировки работы сотрудников – в том числе удаленных, которых становится все больше.

С другой стороны, руководитель – не нянька и не надсмотрщик с плеткой. И не Яндекс или Гугл, чтобы давать ответы на все вопросы. Ищите баланс в контроле работы удаленных сотрудников. И пользуйтесь советами, которые прочли в этой статье.

Как обеспечить контроль удаленных сотрудников

Число специалистов, которые работают, не посещая офисов, ежегодно растет на 10-15 процентов. Как контролировать удаленных сотрудников, обеспечив эффективный менеджмент, чтобы производительность труда оставалась на высоком уровне? Такой вопрос часто возникает в вертикальных интегрированных системах, где переход к гибким условиям труда считается достаточно болезненным шагом. В организациях такого типа традиционным инструментом контроля и мотивации служит процесс откручивания или закручивания гаек.

Внедрение «удаленки» предполагает предоставление самостоятельности по организации своего рабочего времени, улучшению собственных показателей производительности труда. Для обеспечения эффективности удаленным сотрудникам необходимо предоставить:

• понятную и действенную систему координат;
• ключевые показатели эффективности.

Контроль удаленных сотрудников проводится с помощью системы KPI. Сотрудникам устанавливают количественно-качественные показатели и в конце определенного периода времени оценивают показатели выполнения плана и качества представленных работ.

С системой координат, в основе которых лежит структурированная обратная связь, дело обстоит значительно сложнее. Благодаря такой системе персонал узнает:

• в правильном ли направлении продвигается работа;
• руководитель имеет возможность обеспечить поддержание дисциплины в рядах удаленных сотрудников.  

Понятные координаты вводятся с помощью внедрения электронной формы, которую необходимо заполнять всем работающим специалистам в один и тот же временной период. В форме содержатся пункты по оценке эффективности и качества своей работы, а так же деятельности коллег. У каждого работника появляется возможность проводить сравнительную характеристику оценки своей деятельности с оценкой, которая получена от коллектива. На основании этого формируется адекватное восприятие своей работы.  

Задачей менеджера по работе с персоналом и руководителя является определение способов, как удаленно контролировать сотрудников, чтобы сотрудники были обеспечены обратной связью и на основании полученных результатов стремились к улучшению показателей своей работы.  

Как контролировать сроки и качество сотрудников удаленной работы

Для каждой должности разрабатывается своя форма контроля выполняемости и качества. Необходимо учитывать, что независимо от того, как осуществляется контроль удаленных сотрудников, нет необходимости устанавливать точное время работы. В первую очередь работодатель обязан своевременно обеспечить работников «удаленки» техническими заданиями и установить сроки их исполнения.

Удаленный сотрудник самостоятельно определяет, когда ему удобно работать – ночью, днем, вечером. После чего выполненную работу проверяет руководитель и производится оплата в соответствии с установленными расценками. При нарушении установленных сроков, если работа не сделана своевременно, работодатель вправе применять систему штрафов, которая заранее будет оговорена с сотрудниками, работающими удаленно.

Наиболее агрессивным способом контроля является установка специального программного обеспечения, обеспечивающего фиксацию действий удаленного работника. Работодатель будет знать, работает ли сотрудник в течение установленного времени, какие сайты посещает в свое рабочее время. На такой контроль согласится небольшое количество сотрудников при условии обеспечения высокого материального вознаграждения.    

Какие варианты оформления удаленного сотрудника рационально использовать

Как оформить удаленного сотрудника, чтобы не нарушить действующее трудовое законодательство? Общая рекомендация такова:

С удаленными сотрудниками заключают трудовой договор	Взаимоотношения регулируются трудовым законодательством.
С удаленными сотрудниками заключают гражданско-правовой договор	Взаимоотношения регулируются соответствующими положениями договора подряда, договора оказания услуг или выполнения работ.

Способы оформления удаленного сотрудника зависят от масштабности поручаемой работы. Например, для одноразовых проектов удобнее заключить гражданско-правовой договор, где предметом договоренности служит определенный конкретный результат. После завершения всех работ составляют акт о выполнении и приеме. Этот документ послужит основанием для проведения оплаты.  

Долгосрочное сотрудничество закрепляется трудовым договором. Новая глава 49.1. ТК РФ регулирует работу удаленных сотрудников. В основе таких взаимоотношений лежит обмен электронными документами. Кандидату направляют подписанный работодателем экземпляр трудового договора и затем получают отсканированный и подписанный документ. С этого момента трудовые отношения считаются оформленными.

Справка

Многие нюансы удаленной работы не прописаны в трудовом законодательстве. При составлении договора необходимо максимально точно сформулировать все условия сотрудничества и прописать отдельными пунктами:

1. о характере работы (дистанционный);
    
2. о порядке использования необходимого оборудования для выполнения работы (указать, предоставляется ли такое оборудование работодателем или сотрудник обязан применять личное);
    
3. о выплате различных компенсаций работнику (за связь, интернет и т.д.);
    
4. о порядке предоставления отпуска;
    
5. о других условиях, которые считаются значимыми в регулировании трудовых отношений между сотрудником и работодателем.

Работа удаленно: отзывы сотрудников

Отзывы сотрудников об удаленной работе положительные. Существует и отрицательная сторона деятельности. Ее так же необходимо учитывать тем, кто мечтает трудиться дистанционно, не посещая ежедневно офис.

Концепция удаленной работы разработана Джеком Ниллесом в 1972 году. Американец высказал идею, что совсем необязательно весь персонал держать в офисе. Передавать технические задания и получать результаты можно с помощью средств связи. В настоящее время широко применяются компьютеры и глобальная всемирная сеть.    

Необходимо учитывать, что дистанционная работа и фриланс отличаются. Имеется только одна общая черта – это использование интернета в качества средства связи. Фрилансеры – это свободные работники, работающие на разные компании или индивидуальных клиентов. Удаленные работники заключают контракт с одной компанией, часто имеют фиксированный рабочий день и выполняют поставленные задачи, создают проекты по поручению руководителя.

Плюсы и минусы дистанционной работы:

Свобода перемещения. Сотрудники, работающие удаленно, в качестве рабочего места могут использовать любые помещения, где есть интернет	К минусам можно отнести необходимость поиска хорошего интернет соединения
Возможность создать удобное рабочее место. Трудиться в комфортной одежде, не заботясь о деловом костюме, прическе, макияже	Необходимость трудиться в одиночестве, не общаясь в неформальной обстановке с коллегами
Экономить время, которое традиционно затрачивается на поездку в офис и обратно	Если работодатель не обеспечил сотрудника всем необходимым оборудованием, он не вправе требовать соответствующих вещей. Например, при возникновении форс-мажора: поломки компьютера, временного отключения электроэнергии или неожиданном землетрясении в месте, где живет сотрудник, трудовая деятельность может быть приостановлена. Это нужно всегда стоит учитывать.
Выбирать работодателя из любого города, не ограничиваться поиском работы только в своем городе, регионе
Иметь больший уровень мотивации, часто рабочий день специалиста, который трудится дистанционно, продолжается и по окончанию смены в офисе, если сотрудник заинтересован в быстром выполнении порученного задания

Возможно, вам будет интересно узнать:

Увольнение дистанционного работника и прекращение трудовых отношений проводится:

1. по соглашению сторон;
    
2. по инициативе работника;
    
3. по инициативе работодателя при ликвидации организации, сокращении численности штата или несоответствия сотрудника занимаемой должности;
    
4. при отказе работника от продолжения трудовых отношений при смене собственника, подведомственной подчиненности, реорганизацией предприятия;
    
5. при отказе от дальнейшей деятельности по причине изменений существенных условий договора.

При расторжении договора работнику предоставляют гарантии, компенсации, которые предусмотрены главой 27 Трудового кодекса РФ, другими нормами трудового законодательства, иных федеральных законов.

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Возможно, вам будет интересно узнать:

Как контролировать сотрудников, которые работают удаленно

В интернете есть масса материалов, поющих дифирамбы удаленной работе. Но как бы удобно ни было делать бизнес с командой удаленных специалистов, существует риск провала проекта только потому, что сотрудники не выполнили вовремя поставленные задачи и здесь возникает резонный вопрос: «Как контролировать сотрудников, которые работают удаленно?» Попробуем разобраться в нашей статье.

Как наладить удалённую работу сотрудников

Если Вас интересует предпринимательство, попробуйте свои силы в 10-дневной бизнес-игре «Твой Старт», в которой Вы начнете зарабатывать на своем деле, используя свои таланты и сильные стороны!

Наладить удаленную работу сотрудников в компании не просто. Для этого вам нужно найти таких сотрудников, которые умеют выполнять задачи в срок и нести ответственность за их выполнение. А для этого нужно уметь работать из дома без строгого взора начальства, а также уметь планировать свой день.

К сожалению, большинство взрослых людей не обладают такими навыками и делают свою работу, что называется, из-под палки. Конечно, многое зависит от внутренней и внешней мотивации сотрудника. Тем не менее, следует учитывать определенные моменты, работая с удаленными сотрудниками.

1. Подготовьте инструменты и материалы для работы. Прежде чем отпускать сотрудников в свободное плавание, подготовьте фундамент для работы. Вам нужно создать общую рабочую среду, возможно это будет CRM-система или другая платформа, общий чат для разных отделов и доступы удаленных сотрудников к необходимым документам компании.

Возможно, вам понадобятся какие-то инструкции, которые могут подготовить действующие сотрудники. На основе этих инструкций можно создать базу знаний для действующих и будущих сотрудников. Материалы помогут в самостоятельном поиске решений определенных задач.

2. Определитесь с графиком работы. Определите, в какие часы будут работать ваши удаленные сотрудники. Если удаленный сотрудник должен быть на связи с вами в ваши рабочие часы, то обозначьте это. Если ваш сотрудник готовит тексты для блога и лендингов, и вам не важно, в какое время эта задача будет выполнена, важен лишь конечный результат, то ставьте просто дедлайн к каждой задаче.

Важно также, в каком часовом поясе работаете вы и ваши удаленные сотрудники. Старайтесь строить график работы таким обращом, чтобы всем было удобно работать в одно время, если этого требует ваша деятельность.

3. Обеспечивайте обратную связь. Удаленных сотрудников часто демотивирует ощущение, что они работают «в стол». А это случается, когда они не получают обратную связь о проделанной работе. Старайтесь на планерках и общих созвонах озвучивать результаты выполненной работы каждого удаленного сотрудника. Например, вот эта статья с блога вышла в ТОП Google по такому-то запросу.

Вы также можете проводить один раз в неделю или один раз в две недели созвон с вашими сотрудниками для обсуждения дальнейшей работы и планов, а также для решения возникающих проблем в ходе выполнения задачи.

4. Система мотивации — это важный пункт для удаленных сотрудников. Многие компании уходят на путь поиска удаленных сотрудников по той простой причине, что уровень зарплат в регионах ниже и можно найти квалифицированных и опытных сотрудников, готовых работать за меньшие деньги, чем в столице. Желание сэкономить на зарплатах приводит некоторых предпринимателей к поиску удаленных сотрудников.

Поэтому важно разработать такую систему мотивации и оплаты труда сотрудников, чтобы они «горели» своим делом и у них было жгучее желание работать на результат. Это может быть окладная часть и проценты с продаж, если сотрудник связан с продажами. Или это может быть оклад и бонусы за своевременно проделанную работу и за выполнение дополнительных задач.

Как контролировать удаленных сотрудников

Благодаря современным средствам коммуникации удаленные сотрудники всегда на связи, даже если их стиль жизни — путешествия. Тем не менее, на начальном этапе сотрудничества требуется контроль за сотрудниками, ведь все люди разные, кто-то сам умеет себя легко организовать, а кому-то требуется четкая постановка задач.

1. Планерки. Проводите планерки с сотрудниками и планируйте рабочую неделю или месяц, чтобы сотрудник знал, какие задачи стоят перед ним и мог сам распределить свое время на выполнение этих задач. Не стоит думать, что удаленные сотрудники только и думают о вашем проекте и готовы сиюминутно выполнить только что поставленную задачу. Поэтому заранее оповещайте сотрудника о предстоящем плане.

Именно на совместных планерках вы можете выяснить, с какими проблемами и трудностями сталкиваются удаленные сотруднки при выполнении задач. Также, знакомясь ближе с сотрудниками, вы будете знать, что от каждого члена команды можно ожидать.

Мы рекомендуем при постановке задач обязательно назначать контрольные точки проверки результатов. В случае невыполнения сотрудником задач, вы можете быстро подключить других специалистов.

2. CRM-система позволяет контролировать удаленных сотрудников. Вы ставите задачи в системе, а сотрудник после выполнения всех этапов задачи делает отметку о выполнении, так вы легко и просто будете контролировать все процессы, происходящие в компании. CRM-система позволяет также контролировать менеджеров по продажам и знать, как они ведут переговоры путем прослушивания телефонных звонков, интегрированных в CRM.

3. GoogleDocs. Контроль удаленных сотрудников можно легко осуществлять через GoogleDocs, если у вас проект совсем небольшой, но перед вами стоит достаточно много задач, которые требуют вашего участия.

Дело в том, что в GoogleDocs в режиме реального времени можно записывать список выполненных задач, или делать список предстоящих дел и зачеркивать выполненные, оставлять комментарии на полях и заметки для сотрудника, выделяя их красным цветом. Конечно, это все будет не удобно для большого коллектива, но для компании из 1-2-х сотрудников вполне даже подойдет, тем более можно сэкономить на CRM-системе. Google-календарь напоминает о запланированных задачах, которые ждут своего выполнения.

4. Автоматический учет рабочего времени CrocoTime. Сервис по учету рабочего времени CrocoTime позволяет управлять удаленными сотрудниками и даже целыми отделами. Встроенный тайм-трекер напоминает сотруднику о незавершенной задаче, от которой он отклонился в ходе ее выполнения и предлагает завершить ее. Понятная система отчетности позволяет оценить объем работы, выполненной сотрудником.

________________________________________________________________________________________

Как контролировать работу сотрудников? Обзор методов удалённого мониторинга

«Как контролировать работу сотрудников?», – глобальный вопрос, который никогда не теряет актуальности. Проблемные люди есть, наверное, в любой компании:

• Кто-то прокрастинирует;
• Кто-то занимается подработками;
• Кто-то и вовсе потихоньку переводит клиентов из фирмы на свой личный номер.

Все случаи объединяет одна общая особенность: в каждом из них вы, как работодатель, теряете деньги. Именно этих потерь и помогает избежать грамотно организованный контроль над работой сотрудников.

Причём контроль желательно вести постоянно, потому что иначе люди будут хорошо выполнять свои обязанности только в вашем присутствии – а в то время, пока вы не смотрите, вернутся к привычному образу действий. В этой статье рассмотрим несколько способов осуществления такого контроля.

Как контролировать работу сотрудников удалённо?

Удалённый контроль актуален всегда: и в обособленном подразделении, и в сети филиалов – если вы не находитесь за плечом каждого своего работника в режиме 24/7, система дистанционного наблюдения за персоналом точно лишней не будет. Есть три основных инструмента для построения такой системы, подробнее о каждом из них ниже.

наблюдение

Один из самых распространённых способов контроля: на производстве и в офисах с помощью камер можно отслеживать, находятся ли люди на местах и чем они занимаются, определять проблемные ситуации и т. д. Вариантов организации видеонаблюдения очень много – от базового, когда речь идёт о простой записи видео, до расширенного, с использованием модулей автораспознавания различных событий (проверка пересчитываемых кассиром денег, сигналы о конфликтных ситуациях, отметки входа-выхода сотрудников на территорию и т. д.);

Контроль доступа (СКУД)

Позволяет получать точную информацию о том, когда сотрудник пришёл на работу, когда ушёл. В расширенном виде – если контроль ведётся не только на входе, но и во внутренних помещениях – даёт возможность определять, где конкретно работник находился в тот или иной момент дня. Отлично сочетается с наблюдением в офисах с помощью камер, некоторые решения непосредственно с ним интегрируются и позволяют в один клик найти нужный фрагмент видео;

Системы учёта рабочего времени

Система учета рабочего времени Kickidler и другие сервисы, которые устанавливаются на компьютеры персонала и отслеживают активность пользователя. Ни камеры, ни СКУД не позволяют надёжно контролировать работу сотрудников на компьютере – следить за экраном каждого из сотрудников через камеры очень неудобно и, в общем-то, бесперспективно. Тем более, программы для учёта рабочего времени эту проблему решают полностью: пока человек находится у клавиатуры, Kickidler записывает всю его активность – какое приложение открыто, какой интернет-трафик идёт, какие кнопки нажимаются. 

На основании этих данных формируются подробные отчёты по каждому сотруднику и каждому подразделению, создаются аналитические сводки – в общем, Вы получаете всю информацию, которая нужна для оценки продуктивности работающего за компьютером человека.

Как контролировать работу сотрудников на производстве?

Основные методы контроля за работой сотрудников на производстве остаются теми же, что и в случае с офисом: это видеонаблюдение (возможно, дополненное специальными модулями) и контроль доступа. Kickidler можно использовать для наблюдения за линейным персоналом, кроме того – при отсутствии СКУД – систему можно настроить для контроля времени прихода-ухода, выхода на перекуры и т. д.

Как контролировать работу сотрудников в 1С или Битрикс?

Каждая из систем предлагает собственные модули для контроля над пользователями: в 1С учёт рабочего времени можно организовать на базе 1С:Предприятие, в Битрикс – на основе интегрированного в CRM решения «Учёт рабочего времени». Каждый из этих модулей предлагает все необходимые базовые функции: отслеживает приход-уход сотрудника, его активность в приложении и т. д.

Недостаток у обоих решений один и тот же – ограниченный (относительно профильных, специально разработанных) набор функций и ориентация на работу только с «родной» системой. Если Ваши сотрудники хотя бы иногда работают не только в Битрикс или 1С, мы рекомендуем использовать комплексные решения: Kickidler отслеживает всю активность за компьютером, в том числе и действия в 1С или Битрикс.

А самые лучшие результаты даёт сочетание разных систем:

• Модули 1С и Битрикс детально отслеживают активность в соответствующих системах;
• Kickidler предоставляет данные о всей деятельности человека за компьютером и даёт мощные возможности для аналитики по расходованию рабочего времени, личной эффективности и т. д.

В конечном счёте, лучший контроль – комплексный. В основном вы пользуетесь Kickidler, а при возникновении вопросов к тем или иным сотрудникам дополняете картину за счёт данных с камер, СКУД и встроенных в CRM решений. Такая система помогает надёжно контролировать работу сотрудников, затрачивая на это минимум времени и сил.

Автоматизированный учет рабочего времени Kickidler