Как хранить персональные данные работников?

Где хранятся персональные данные

Хранение персональных данных – актуальная тема. Законодательство России устанавливает, что руководитель компании обязан обеспечить комплексную защиту персональных данных работников. Если хранение сведений, относящихся к персональным данным, проводится ненадлежащим образом, руководство компании привлекают к административному или уголовному наказанию, согласно КоАП или УК РФ.

Поэтому гарантирование правильного хранения персональных данных, как и безопасность сведений, относящихся к коммерческой тайне, – первоочередная задача службы информационной безопасности частных компаний и государственных учреждений.

Личная информация: что это?

Понятие личных данных закреплено в ФЗ России «О персональных данных», по нормам которого под указанную категорию подпадают сведения, используемые для идентификации гражданина. К персональным данным относят:

• фамилию, имя и отчество;
• дату и место рождения человека;
• сведения о зарплате, банковские счета;
• информацию о состоянии здоровья.

По нормам трудового законодательства РФ, персональные данные подразумевают сведения о сотруднике, получаемые руководителем в процессе трудовых отношений. Это паспорт, трудовая книжка, идентификационный номер, военный билет, справка о прохождении медкомиссии.

Таким образом с момента оформления на работу гражданин передает служащим компании доступ к персональным данным. Работникам отдела кадров компании запрещено распространение персональных данных без согласования с работником или другого, установленного законодательно основания.

Как хранить личные сведения: общие требования

Условия хранения и использования персональных данных установлены законодателем. Несоблюдение требований закона сотрудниками отдела кадров влечет нарушение права граждан на конфиденциальность их личных данных, закрепленного в Конституции РФ.

В соответствии с нормами статьи 87 Трудового кодекса России, порядок хранения и обработки персональных данных сотрудников компании разрабатывается и утверждается руководителем. Та же статья Трудового кодекса регламентирует, что внутренний порядок хранения и использования личных данных сотрудников разрабатывается с учетом законодательных норм. То есть хранится личная информация с учетом требований, закрепленных в Конституции, Трудовом кодексе, ФЗ «О персональных данных» и других нормативных актах.

Сроки хранения документации с персональной информацией сотрудников закреплены Приказом Министерства культуры № 558, принятым в 2010 году. В соответствии с нормативно-правовым актом:

• в течение 5 лет хранятся служебные и докладные записки, приказы и выписки из них, командировочные листы, а также справки, не включенные в личные дела;
• 75 лет – расчетные ведомости и листы о начислении и выдаче заработной платы, премий, пособий и материальной помощи, а также доверенности на получение денег или материальных ценностей;
• на протяжении 3 лет должны храниться заявления о приеме на работу или увольнении, анкеты и автобиографии, рекомендательные письма, документация, касающаяся перевода работника на другую должность или новое место службы.

Для обеспечения безопасности хранения и обработки персональных данных разрабатывается специальный акт, именуемый «Соглашением о неразглашении конфиденциальных данных», который подписывают должностные лица, получившие доступ к персональным данным работников компании: как рядовые сотрудники отдела кадров и бухгалтерии, так и руководители отделов и управлений, включая исполнительного и генерального директора компании.

Где хранить личные сведения

В зависимости от вида персональных данных, различают два носителя конфиденциальной информации:

На практике частные компании дублируют данную информацию. То есть хранение персональных данных осуществляется одновременно на бумаге и в электронной форме. За безопасность и неразглашение персональных данных отвечают отдел кадров и бухгалтерия компании. Бумажные носители персональных данных хранятся в сейфе, за ключ от которого отвечает главный бухгалтер компании или начальник отдела кадров.

Бумажные носители личной информации

В государственных учреждениях и частных компаниях работники отдела кадров ведут личные дела сотрудников традиционным способом (в бумажном варианте). В этом случае на каждого сотрудника заводится папка-накопитель, в которую в хронологическом порядке подшивают информацию, относящуюся к персональным данным, в виде оригиналов и копий. При этом закон не регламентирует единого порядка хранения данных дел в частных компаниях.

Хранение ПДн на бумажных носителях

Преимущества	Недостатки
Облегчение учета личных данных – все они хранятся в одном месте.	Увеличение объема работы – регулярная прошивка, нумерация, внесение данных в опись, сверка предоставленных копий данных с оригиналами, архивирование дел.
Четкая систематизация данных.	Необходимость в дополнительных ресурсах для хранения бумажных данных – приобретение сейфов, выделение специальных помещений для хранения дел.
Быстрый поиск по данной информации.	Обучение персонала навыкам работы с данной категорией дел.
Сложность поиска нужных данных, касающихся отдельного работника.
Увеличение риска распространения конфиденциальных данных.

Информация с персональными данными сотрудников может распределяться по разным бумажным носителям, и подшивается данная документация в отдельные тематические папки-накопители в соответствии с номенклатурой компании.

Документация, касающаяся персональных данных сотрудников, общего назначения (анкеты, автобиографии, приказы, доверенности, трудовые договоры) хранится в отдельных накопительных папках. Хранят папки с личными данными в сейфах, располагая в алфавитном порядке или согласно номеру регистрации. Хранение персональных данных таким способом требует меньше трудозатрат сотрудников кадровой службы. 

Электронные носители личной информации

Хранение персональных данных на электронных носителях предполагает использование автоматизированных баз данных и защищенных информационных систем. Обработка конфиденциальных данных на электронных носителях имеет ряд преимуществ, однако в таком способе есть и недостатки.

Хранение ПДн на электронных носителях

Преимущества	Недостатки
Снижение расходов на приобретение дополнительных ресурсов для хранения данных.	Необходимость создавать резервные копии баз данных.
Отсутствие необходимости в специальных помещениях для хранения.	Высокая стоимость оборудования и программ, обеспечивающих безопасность персональных данных, которые хранятся на электронном носителе.
Высокая скорость поиска, обработки и использования данных.	Необходимость в обучении персонала навыкам администрирования для пользования электронными данными.
Защищенность конфиденциальных данных от несанкционированного доступа.	Сотрудники, получившие доступ к данным, должны уметь работать с электронными носителями информации.
Неограниченный срок хранения данных (в отличие от бумажных носителей).
Автоматическая архивация данных.

Для защиты электронных баз данных и хранящейся на них личной информации:

• внедряют уровни доступа сотрудников к данным хранилищам;
• ограничивают свободный вход работников без специального допуска в помещения, где установлено оборудование для обработки данной информации;
• четко регламентируют хранение, обработку и учет данной информации и электронных носителей.

Рекомендации для работодателя

Чтобы не допустить нарушения конфиденциальности личной информации сотрудников и избежать привлечения к ответственности, руководителю компании следует проверить:

• получено ли согласие сотрудников на хранение и обработку данной информации;
• ознакомлены ли под подпись сотрудники с внутренними актами, регламентирующими порядок использования данной информации;
• уровень защиты личных сведений;
• соответствие внутренних актов по обработке и хранению конфиденциальной информации нормам закона.

Каждый из методов хранения личной информации имеет ряд преимуществ и недостатков. Поэтому на практике сочетают оба метода: ведут личные дела и дублируют сведения на электронных носителях.

Источник: https://searchinform.ru/resheniya/biznes-zadachi/zaschita-personalnykh-dannykh/hranenie-personalnyh-dannyh/gde-khranyatsya-personalnye-dannye/

Трудовой кодекс РФ. Глава 14. Защита персональных данных работника

Персональные данные работника — информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Обработка персональных данных работника — получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.

Статья 86. Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты

В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:

1) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

2) при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

3) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

4) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;

5) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

6) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;

7) защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

8) работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

9) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;

10) работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Статья 88. Передача персональных данных работника

При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;

предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Статья 89. Права работников в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя

В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на:

полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;

свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

определение своих представителей для защиты своих персональных данных;

доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;

требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований настоящего Кодекса или иного федерального закона. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

Статья 90. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника

Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Источник: https://www.SuperJob.ru/trudovoj-kodeks/14-zaschita-personalnyh-dannyh-rabotnika.html

Хранение и использование персональных данных работников

Энциклопедия МИП » Трудовые споры » Защита прав работников » Хранение и использование персональных данных работников

Чтобы обезопасить граждан от неправомерного использования личных данных трудовым законодательством разрабатываются специальные нормативные акты.

Трудовые отношения предусматривают составление специальной документации и заключение трудовых договоров, распоряжений и приказов. Обязательным условием для подписания данных бумаг является внесение достоверных личных данных сторон (инициалов, фактического адреса, сведений о рабочей квалификации, должностных обязанностях и др.).

Чтобы обезопасить граждан от неправомерного использования личных данных трудовым законодательством разрабатываются специальные нормативные акты, в которых регламентируется обработка, передача и защита информации о сотрудниках работодателем. Поэтому все работодатели обязаны соблюдать порядок хранения и использования персональных данных работников.

Хранение персональных данных работников

Специальное нормативное положение, в котором определяются правила по распоряжению личной информацией сотрудников работодателем, предусматривает соблюдение определенных требований:

• конкретная форма, в которой хранятся личные данные сотрудников, должна соответствовать всем требованиям и полностью идентифицировать субъекта личной информации;
• срок сохранения информации не должен превышать времени, которого будет достаточно для воплощения целей, в соответствии с которой требуется обработка;
• данные необходимо уничтожать непосредственно после достижения всех целей, для которых была организована обработка информации;
• информация должна быть удалена в случае отсутствия необходимости дальнейшей обработки и использования данных.

Обработка, передача и защита личных сведений сотрудников поручается ответственному оператору, который должен соблюдать все правила и специальное законодательное положение. Если же по каким-либо причинам должностное лицо не может самостоятельно выполнять свои прямые обязанности, то он должен поручить обработку и защиту информационных данных иному сотруднику на основании официально заключенного договора.

Важнейшим условием данного документа является указание специальной обязанности, в соответствии с которой обеспечивается обработка, передача и защита личной информации при соблюдении конфиденциальности и полной безопасности. 

Кто имеет право обрабатывать и использовать персональные данные

Должностные лица, которые сталкиваются с обработкой и сохранением личной информации сотрудников, должны исполнять специальное положение. Подобные документы и правила составляются работодателем, а также чаще всего издаются в форме должностных инструкций, коллективных и индивидуальных трудовых договоров и др.

Положение или распоряжение включает правила защиты данных сотрудников, устанавливает перечень лиц, которым подлежит обработка и эксплуатация информации, срок обработки, основания и условия предоставления информации и др.    

Хранение и использование личной информации сотрудников входит в компетенцию должностных лиц, которые назначаются непосредственно работодателем. В обязанности данных граждан входит соблюдение всех норм по обработке и распоряжению личными данными подчиненных. Законодательными актами регламентируется срок, правила, а также перечень лиц на руководящих должностях, которые должны работать с личной информацией сотрудников:

• главный специалист, который занимается защитой данных;
• заместитель директора, в обязанности которого входит администрирование персоналом;
• менеджер по управлению персоналом;
• начальных отдела кадров.

На предприятиях и в компаниях обработка и сохранение личной информации также поручается рядовым работникам, например, бухгалтерам, инженерам по защите информации, управлению и подготовке кадров, документоводам, специалистам по защите данных и др.

Рядовые исполнительные должностные лица также сталкиваются с использованием и защитой информации в процессе выполнения своих обязанностей, например, секретари, референты, инспекторы и др., которые принимают заявления и различные документы.  

Порядок хранения персональных данных работников

Должностное лицо обязано соблюдать специальное положение, в котором регламентируется обработка, сохранение и защита личной информации, личных дел сотрудников. Правила и порядок эксплуатации должны соблюдаться стороной работодателей.  Данные лица должны обеспечить выполнение следующих функций:

• составление и хранение первичной документации, которая издается в унифицированной форме;
• сохранность бумаг, в которых ведется учет рабочих кадров;
• хранение документации, в которой учитывается специфика распределения рабочего времени;
• сохранность пакета документов, в котором ведется расчет об оплате труда рабочему персоналу.

Порядок и срок сохранения личной информации гражданских служащих определяет трудовое законодательство, а также специальное ведомственное положение.

Срок хранения

Специальное положение о сохранении и защите личной информации регламентирует срок, в пределах которого допускается использование и хранение личных данных. Соответственно, трудовые книжки и дубликаты, которые не были забраны или в случае смерти работников, размещаются в активах предприятиях на срок до востребования. Если же такие документы относятся к классу невостребованных бумаг, то они размещаются в архивах компаний на срок не менее пятидесяти лет.

Положение, в котором определяется специфика индивидуального учета в системе пенсионного страхования, устанавливает срок сохранения личных данных граждан работниками государственного пенсионного фонда.  Срок хранения таких бумаг составляет не менее шести лет. Данные документы должны соответствовать следующим требованиям:

• содержать в себе какие-либо данные об индивидуальном счете лица, которое застраховано программой социального страхования;
• быть оформлены в установленной письменной форме и заверены соответствующими подписями граждан;
• быть представлены в электронной форме, так как юридическая сила таких документов должна подтверждаться электронной цифровой подписью, при условии соблюдения законной процедуры подписания;
• содержать в себе данные о всех страховых взносах лиц и страховом стаже граждан;
• предоставляться работодателями в государственные заведения по пенсионному страхованию с целью индивидуального учета граждан в общей системе обязательного страхования для предоставления социальных пенсий.  

Иные документы, которые содержат в себе данные о пенсионном страховании, хранятся в архивах пенсионных учреждений не мене трех лет. Соответствующие документы подлежат уничтожению, когда срок их хранения истекает.

В таком случае уничтожение бумаг возможно исключительно после факта ознакомления застрахованным лицом со всеми данными о лицевом счете и страховом стаже.

Акты, в которых указываются случаи расследований профессиональных заболеваний должны храниться не менее 75 лет в активах государственного учреждения, которое специализируется на санитарно-эпидемиологическом надзоре и вело дело о расследовании конкретного происшествия. Работодатели должны хранить следующие документы на протяжении 45 лет с копиями и материалами расследования:

• акты о несчастных случаях на производстве;
• акты о несчастных случаях, которые касаются группы лиц;
• документы о расследовании тяжелого несчастного случая;
• бумаги о несчастных случаях сл смертельным исходом и др.

Нормативные акты о защите данных

При разработке локальных нормативных актов, которые касаются защиты личной информации сотрудников, учитывается законодательное положение, а также специфика работы предприятия. В соответствующих нормативных актах регламентируются следующие положения:

• перечень личной информации сотрудников, которые нужны работодателю для выполнения всех трудовых обязанностей;
• список лиц, которые имеют право получать личные данные;
• правила хранения, обработки, передачи, защиты и предоставления личной информации;
• должностное лицо, которое имеет право хранить персональные данные сотрудников, а также осуществлять контроль за процессом сохранения информации.

Помимо обязанностей работодателя, нормативные акты включают перечень прав и обязанностей сотрудников, которые касаются необходимости предоставления достоверной информации, а также обеспечения надежного хранения данных и соблюдения конфиденциальности. 

Источник: https://advokat-malov.ru/zashhita-prav-rabotnikov/hranenie-i-ispolzovanie-personalnyh-dannyh-rabotnikov.html

Как защитить персональные данные сотрудников и не попасть на повышение штрафов с 1 июля [year] года

ФИО и любая другая личная информация о гражданине – это персональные данные. Если у компании есть сотрудники, либо хранятся персональные данные клиентов или других физических лиц, она должна выполнять требования Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных». За их соблюдением строго следит Роскомнадзор. Требований много, и ответственность за их несоблюдение предусмотрена серьезная.

Как защитить персональные данные сотрудников и клиентов и правильно организовать работу с персональными данными, чтобы избежать штрафов, читайте в нашей публикации.

Что такое персональные данные?

Согласно закону № 152-ФЗ, персональные данные – это любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу. То есть о персональных данных можно говорить, если по информации или ее совокупности можно понять, о ком именно идет речь. Если же идентифицировать личность нельзя, то такие сведения нельзя отнести к персональным данным.

Исчерпывающего списка персональных данных в законодательстве не приводится. Относятся данные к персональным или не относятся, решается в каждой ситуации отдельно.

Но обычно к ним принято относить:

• фамилию, имя, отчество;
• адрес проживания;
• электронный адрес;
• номер телефона;
• дата рождения;
• место рождения;
• национальность;
• вероисповедание;
• место работы;
• должность;
• рост;
• вес;
• и т.д.

Как должен защищать персональные данные отдел кадров

Обязанности в сфере защиты персональных данных отделом кадров четко прописаны в главе 14 Трудового кодекса РФ и ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ.

Итак, кадровым сотрудникам следует:

1. Проходить обучение, повышать квалификацию по обработке персональных данных (если работодатель ответственно относится к вопросу соблюдения кадровой службой законодательства о персональных данных – он потратится на учебу).
2. Осуществлять все действия с персональными данными (документами, содержащими персональные данные) только с письменного согласия работника. Кстати, сообщение информации о работе того или иного сотрудника кредитным организациям по телефону также должно быть произведено только с письменного согласия работника.
3. Знакомить перед заключением трудового договора сотрудников с локальным нормативным актом, определяющим порядок обработки персональных данных в компании.
4. Соблюдать режим ограниченного допуска к персональным данным (разграничивать доступ между специалистами по кадрам в соответствии с функционалом, использовать в работе запирающиеся шкафы, сейфы, запирающие и блокирующие устройства).

Как избежать претензий со стороны контролирующих органов и сотрудников

Во-первых, необходимо выяснить состав физических лиц, чьи персональные данные обрабатываются.

Если компания имеет дело лишь с персональными данными:

• сотрудников, работающих по трудовым договорам;
• работающих по договорам ГПХ;
• и иными физическими лицами.

Когда обработка персональных данных отделом кадров ограничивается лишь фамилией, именем и отчеством – достаточно разработать единый комплексный документ, определяющий политику компании в области обработки персональных данных, как работников, так и иных лиц, вступающих в отношения с компанией и чьи персональные данные обрабатываются.

Если круг субъектов и перечень персональных данных шире (например, компания занимается обработкой и хранением персональных данных своих клиентов), то ограничиться локальными нормативными актами не получится. В таком случае Закон № 152-ФЗ обязывает компанию:

1. уведомить Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные данные;
2. подготовить перечень документов, определяющий порядок обработки и защиты персональных данных. Перечень таких документов достаточно обширный. Практика показывает, что это:
   • Приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных;
   • Документ, определяющий политику оператора в отношении обработки персональных данных;
   • Согласия сотрудников на обработку персональных данных (в т.ч. на передачу третьим лицам и получение у третьих лиц);
   • Документ, содержащий положения о принятии оператором правовых, организационных и технических мер для защиты персональных данных;
   • Документы по организации приема и обработке обращений и запросов субъектов персональных данных;
   • Документы, определяющие категории обрабатываемых персональных данных, особенности и правила их обработки без использования средств автоматизации;
   • Документ, устанавливающий требования к ведению журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию;
   • Документ, устанавливающий требования к хранению материальных носителей содержащих персональные данные;
   • Документ о классификации информационных систем;
   • Список лиц, которым необходим доступ к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, утвержденный оператором или уполномоченным лицом;
   • Документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников.

Если обработку персональных данных по поручению компании выполняет провайдер, (например, аутсорсинговая бухгалтерская компания), то вышеперечисленный перечень документов дополняется:

1. Письменным поручением на обработку персональных данных. Такое поручение может быть внесено в основной договор об оказании услуг и должно включать не только поручение провайдеру осуществлять от имени компании обработку персональных данных, но и цели такой обработки, перечень действий с ними, их состав, а также обязательство провайдера соблюдать конфиденциальность и безопасность персональных данных, а также требования к их защите.
2. Согласиями на передачу персональных данных провайдеру – от каждого сотрудника

Как видим, перечень документов, регламентирующий обработку персональных данных, достаточно обширный. Чтобы не перегружать документооборот огромным количеством локальных нормативных актов (приказов, положений, инструкций и т.д.), а процесс приема на работу в бесконечный процесс ознакомления с локальными документами, рекомендуется утвердить один документ, регламентирующий все аспекты работы с персональными данными в компании.

Как проверить свою бухгалтерскую компанию на предмет защиты персональных данных

Все ранее перечисленные требования относятся и к провайдеру, в том числе, компаниям, оказывающим услуги бухгалтерского аутсорсинга.

Добросовестный провайдер:

• По запросу клиента предоставит выписку из федерального реестра операторов персональных данных (компания-провайдер попадает в этот реестр после уведомления Роскомнадзора).

Важно!

Проверить провайдера на соблюдение порядка уведомления Вы можете самостоятельно на сайте Роскомнадзора: https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/operators-list/.

• Ознакомит со своей Политикой в отношении персональных данных клиентов.
• Включит в договор обслуживания условия о поручении и обязанности провайдера осуществлять обработку персональных данных от имени компании, а также обязанности, связанные с защитой этих данных.

Важно!

Провайдер не обязан брать согласия с субъектов персональных данных, которые он обрабатывает в связи с исполнением договора на обслуживание, поэтому обязательно возьмите письменные согласия с работников на передачу персональных данных провайдеру.

Ответственность за нарушение закона 152-ФЗ

Возможные нарушения в области защиты персональных данных и суммы штрафов мы привели в таблице:

За что могут штрафоватьСумма штрафа

Персональные данные обрабатываются не в тех целях, на которое дано согласиеНапример, персональные данные работника обрабатываются в целях расчета заработной платы, ведения кадрового делопроизводства, но никак не для оформления кредита, открытия лицевых счетов в банках, продажи чего-либо. В согласии на обработку персональных данных обязательно указываются цели обработки – это требование Закона 152-ФЗ.	от 30 000 до 50 000 руб.
Обработка персональных данных отделом кадров без письменного согласия (когда оно, естественно, требуется)	от 15 000 до 75 000 руб.
Политика по обработке персональных данных не опубликована или отсутствует в свободном доступе (на стенде, на сайте и т.д.)	от 15 000 до 30 000 руб.
Оператор персональных данных не отреагировал на запрос сотрудника (субъекта персональных данных)Например, на электронную почту приходит регулярная рассылка с сайта ***, принадлежащего компании ААА. Получатель рассылки направляет в компанию ААА запрос о подтверждении факта обработки его персональных данных, их состава, целей такой обработки и т.д. В течение 30 дней компания ААА должна дать официальный ответ. Если такого ответа не последовало, то это нарушение.	от 20 000 до 45 000 руб.
Нарушены условия защиты бумажных документов, содержащих персональные данные Например, произошла утечка данных вследствие случайного доступа постороннего лица, уничтожение персональных данных, их распространение и т.д.	от 25 000 до 50 000 руб.

Что говорят суды о плохо защищенных персональных данных

• В тексте договора об оказании бухгалтерских услуг отсутствовали существенные условия об обеспечении конфиденциальности и безопасности персональных данных при их обработке, не был приведен перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, а также не указаны требования к защите обрабатываемых персональных данных. Компании выписали предписание устранить нарушение (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 29.04.2013 по делу № А44-5910/2012).

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/kak-zashchitit-personalnye-dannye-sotrudnikov-i-ne-popast-na-povyshenie-shtrafov-s-1-iyulya-2017-god/

Как бизнесу правильно хранить персональные данные клиентов?

На основании внесенных правок в закон о хранении, использовании «Персональных данных», у бизнесменов возникают вопросы. Многие до сих пор не могут разобраться в том, как правильно хранить полученную информацию и не нарваться на штрафные санкции. Бизнесмены давно научились получать подтверждение от клиентов на сохранение данных. Но как же их все-таки нужно правильно хранить, не нарушая установленные законы РФ?

Под закон о ПД попадают любые данные, касающиеся личной информации клиентов или сотрудников фирмы. Также нередко возникает вопрос, который касается общения с клиентами в мессенджерах, ведь многие не понимают, как в данном случае работает закон.

Персональные данные – что это, зачем они хранятся?

Согласно прописанным законам, определение понятия «Персональные данные» очень расплывчато. Оно подразумевает под собой совокупность личной информации, благодаря которой можно опознавать гражданина.

ПД можно считать отдельные категории или совокупность пунктов:

• Фамилия, имя, отчество человека.
• Дата, место рождения.
• Адрес проживания.
• Телефонный номер.
• Фотографии.
• Электронная почта.
• Семейное положение, наличие детей, родственников.
• Полученное образование, место работы.
• Уровень дохода.
• Любые ссылки на страницы в социальных сетях, аккаунты на сайтах.

Любое получение подобной информации значит, что ваш бизнес собирает сведенья о пользователях, клиентах. А это, в свою очередь, означает одно – их необходимо правильно хранить.

Как хранить персональные данные?

Согласно закону ФЗ-152, любые лица, имеющие доступ к какой-либо категории персональных сведений других граждан, не имеют права осуществлять распространение полученного третьим лицам. Распространение возможно лишь в ситуациях, если сам субъект дал на это согласия.

Чтобы обеспечить качественную защиту потребуется:

1. Хранить все собранные ПД в защищенном, надежном месте – обезопасить их от любых утечек информации или взлома.
2. Первичную базу сбора информации необходимо содержать на территории Российской Федерации.
3. Все сведенья разделяются на категории и, соответственно, степень их защищенности зависит от полученной категории.
4. Сохранять необходимо лишь выбранные данные, необходимые для дальнейшей работы. Всю ненужную информацию следует сразу же удалять, чтобы избежать наказания в виде штрафа.

Открывая бизнес по предложению услуг сотовой связи, становясь провайдером интернета или интернет-компанией, по действующим законам, придется хранить помимо ПД еще и копии переписки пользователей.

На какие категории разделяют персональные данные?

Согласно Постановлению правительства РФ №1119, все персональные данные гражданина можно разделить на три основные категории. По этим категориям в конечном итоге определяется и их уровень защиты:

1. Специальная категория – данные о личной, интимной жизни гражданина, его религиозные, политические и философские взгляды на жизнь. Также сюда относятся сведенья о гражданстве.
2. Биометрическая категория – снимки гражданина, его рост, вес, отпечатки пальцев. В общем, это физиологические и биологические сведенья про человека.
3. Общая категория – все персональные данные, которые гражданин самостоятельно предоставил в открытый доступ (к примеру, заполнение информации «о себе» в социальных сетях).
4. Другие категории – любые данные, не подходящие под три предыдущие категории.

По количеству субъектов, чьи данные хранятся одновременно, разделяют:

• Менее 100 000 граждан.
• Более 100 000 граждан.

Исходя из этой информации, можно определить какой уровень защиты требуется использовать.

Какие существуют угрозы для ПД?

Угрозами для ПД считаются любые ситуации, ведущие к возможной потере или раскрытию личной информации о пользователе. Среди актуальных выделяются:

• Сбои в работе, уязвимости для проникновения злоумышленников в операционной системе.
• Нарушение работы программного обеспечения, поддерживающего защиту данных.
• Человеческий фактор – оператор может заработаться и забыть выключить компьютер, случайно открыть доступ для посторонних лиц, недосмотреть за возникающей проблемой.

Уровни защиты персональных данных

При разделении защиты на уровни образуется четыре основных степени. Четвертая степень считается базовой защитой, для обеспечения безопасности которой требуется:

1. Обезопасить от посторонних помещение, в котором содержится вся информация – дверь должна постоянно быть закрытой, доступ только у доверенных лиц. Установленное видеонаблюдение, график дежурства, разработка системы контроля за входящими и выходящими.
2. Все носители, на которых содержится информация, должны быть спрятаны в сейфе и зашифрованы.
3. Составление перечня лиц, имеющих доступ к информации – постоянный контроль за их деятельностью.

Все последующие уровни защиты использую базовые принципы, но при этом добавляют новые способы защиты:

• На третьем – назначается ответственное за контроль лицо, которое будет отвечать за их сохранность.
• На втором – доступ к просмотру электронного журнала контроля имеют только уполномоченные лица.
• На первом – устанавливается сигнализация, происходит регистрация любых изменений, связанных с ПД.

Уровень подбирается исходя из количества охраняемой информации и ее категории.

Какое наказание следует за несоблюдением закона?

Во-первых, могут сильно пострадать ваши клиенты, чьи данные могут быть обнародованы, использоваться для шантажа или разжигания конфликтов. Самое безобидное, но в то же время надоедливое – это спам (звонки и смс-сообщения с рекламой).

Помимо клиентов организации пострадает и сама компания, ведь при несоблюдении установленных законов может последовать административная, уголовная или гражданская ответственность.  По такому делу назначается проверка, после вынесения вердикта у компании могут:

• Забрать все оборудование.
• Полная или частичная остановка деятельности фирмы.
• Наложение штрафов, удаление собранных данных.
• Также могут отозвать лицензию на сбор, обработку и хранение ПД.

Также, в случае, когда недовольный клиент подает иск, выполнение всех правил, может помочь выиграть разбирательство.

Сбор персональных данных через мессенджеры

Если ведение бизнеса и запрос на сбор ПД происходит с помощью различных месседжеров, то тут подключается третья сторона – операторы чата. По факту, все хранение данных происходит на сервере компании мессенджера, но ответственность все равно лежит на владельце бизнеса.

В таком случае важно проверить, как защищаются полученные данные и можно ли доверить их хранение чат-центру.

Как работать без третьей стороны при сборе ПД в мессенджерах?

Сделать подобное достаточно просто, для этого предпринимателю необходимо организовать on-premise (in-house) переподключение, чтобы вместо чат-центра данные переправлялись на личный сервер.

Такой вариант считается доступным и надежным в перенаправлении и единоличном хранении полученной информации от пользователей. Но в то же время расходы на установление подобного оборудования, создания и настройку софта, требуются дополнительные инвестиции. Пользоваться слугой стоит при условии большого количества получаемой информации -если масштабный бизнес напрямую зависит от клиентов, ведь они могут написать жалобу из-за утечки предоставленных данных.

Введенные изменения, ужесточившиеся правила в законе «О хранении персональных данных» заставило бизнесменов всерьез задуматься об улучшении безопасности. Для лучшего понимания, как сохранить информацию и не нарваться на санкции, требуется изучить все изменения в законе, разобраться в категориях данных и уровнях их защиты.

Источник: https://biznesovo.ru/biznes-i-zakon/kak-biznesu-pravilno-hranit-personalnye-dannye-klientov

Хранение и обработка персональных данных. Инструкция

Персональные данные — это практически любая информация о физическом лице. Поэтому если Ваша организация работает с людьми, о которых Вы так или иначе информацию собираете, то эта инструкция будет Вам полезна.  Она затронет следующие аспекты: получение согласия на обработку, уведомление субъекта персональных данных об обработке данных, уведомление Роскомнадзора, трансграничная передача данных, необходимость хранить персональные данные в России и организационные требования к оператору.  Так что наберитесь терпения.

Законодательство о персональных данных в России аморфное — неясного в нем больше, чем доподлинно известного. Помимо «аморфности» законодательство еще вводит сложные и трудоемкие алгоритмы работы с персональными данными, что автоматически делает работу по его соблюдению более сложной, а данную инструкцию —  более объемной.

Получение согласия

По общему правилу, если Вы обрабатываете (например, храните обращения граждан), то всегда лучше иметь согласие лица на обработку его персональных данных. Примерную форму такого согласия можно найти по ссылке.

Естественно, в работе правозащитных организаций иногда получить согласие человека невозможно. Например, при похищении человека или при применении пыток к заключенному. В законодательстве есть ряд исключений, которые позволяют обрабатывать персональные данные без согласия. Поэтому при работе с такими обращениями важно понимать, в какую категорию исключений они могут попасть (на случай, если к Вам после публикаций придет Роскомнадзор с проверкой). Но их немного:

Если обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, и если получение согласия субъекта персональных данных невозможно. Как только угроза жизни или здоровью прекращается, обработка должна быть прекращена. При этом понять, когда, по мнению Роскомнадзора, угрозу можно считать прекращенной, например, при жалобах на пытки в СИЗО, не совсем ясно. Очевидно одно, что в течение короткого времени, данное исключение будет позволять работать с персональными данными, но если есть перспектива долгосрочной работы над обращением, лучше взять согласие.    

Если есть договор между организацией и лицом (например, родственником пропавшего), в котором бенефициаром (человеком, в пользу которого договор исполняется) является лицо, чьи персональные данные подлежат обработке. Это может быть договор оказания услуг (например, юридических, и например, на безвозмездной основе). Поэтому если получение согласие от субъекта персональных данных никак невозможно, то рекомендуем заключить подобный договор с родственником. В таком случае, Вам будет, что предъявить Роскомнадзору при внеплановой проверке.

Однако если Вы обрабатываете данные, которые относятся к категории «специальные персональные данные» (это данные относительно расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни), то нужно обязательно брать согласие человека.

Уведомление Роскомнадзора

Помимо получения согласия на обработку персональных данных есть еще одна бюрократическая сложность. В некоторых случаях необходимо уведомлять Роскомнадзор о том, что Ваша организация обрабатывает персональные данные. Как только такое уведомление Роскомнадзор получает, Вашу организацию могут включить в список плановых проверок.  Само уведомление заполнить несложно. Его форму можно найти здесь. (ссылка на  ).

В каких случаях можно не уведомлять Роскомнадзор:

1. При обработке персональных данных работников организации
2. Если персональные данные включают только  фамилии, имена и отчества субъектов персональных данных.
3. Если персональные данные обрабатываются для исполнения договора, который был заключен между организацией и субъектом персональных данных. Если Ваша организация не заключает договоры, но у Вас есть письменное обращение доверителя в Вашу организацию, то такое обращение также можно рассматривать в качестве основания для неуведомления Роскомнадзора.  Обращаем внимание, что в случае заключения договора, в котором субъект персональных данных является бенефициаром (как, например, при похищениях и насильственных исчезновениях), а не стороной, то такой договор не освобождает от необходимости уведомления Роскомнадзора.  
4. Если данные обрабатываются без использования средств автоматизации. Многие общественные организации пользуются примерно следующим спектром офисных программ — Word, Excel, Power point + СПС типа Консультант. Мы полагаем, что обработка персональных данных с использованием данных программ не является обработкой с использованием автоматизации (почему мы так считаем, можете прочитать здесь). Таким образом, уведомлять Роскомнадзор об обработке не требуется. Однако судебная практика еще окончательно не ответила на этот вопрос. Поэтому если желаете перестраховаться, то лучше подать уведомление в Роскомнадзор.     

Трансграничная передача персональных данных

Закон устанавливает, что трансграничная передача персональных данных – это передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.  Чаще всего правозащитные организации осуществляют трансграничную передачу в случае отправления жалоб в Европейский суд по правам человека или в органы ООН.

Требования законодательства таковы, что если трансграничная передача осуществляется не в безопасную страну (список безопасных стран можно посмотреть здесь), то необходимо или иметь договор с субъектом персональных данных, который бы предусматривал возможность такой передачи, или необходимо получить отдельное согласие на такую трансграничную передачу.

Хранение персональных данных на территории России

Может быть, помните, что начиная с лета 2014 года было много шума из-за принятия закона о персональных данных (№242-ФЗ)? Этот закон обязывает операторов персональных данных обеспечить запись, хранение (и прочие операции) персональных данных граждан РФ с использованием баз данных на территории РФ с 1 сентября 2015 года.

 Это означает, что персональные данные наших соотечественников должны храниться на российской территории. Однако это не означает,  что за рубежом они не могут храниться вовсе. Согласно позиции Министерства связи, хранение данных за пределами РФ является возможным, если первоначальная обработка осуществлялась на территории РФ. Другими словами, можно иметь две базы данных – одна в России, а другая – за рубежом.

При этом Роскомнадзор, скорее всего, не сможет проверить, насколько эти базы  идентичны.

Организационные требования к НКО

Огромное внимание Роскомнадзор уделяет правильно составленным обязательным документам. Поэтому рекомендуем Вам в самое ближайшее время разработать и утвердить следующие документы:

1. Правила обработки персональных данных (скачать образец)
2. Порядок доступа работников в помещения, в которых проводится обработка персональных данных
3. Документ о назначении лица, ответственного за организацию обработки персональных данных.

С правилами обработки персональных данных необходимо ознакомить всех работников НКО под роспись. Документы, содержащие персональные данные, должны храниться в запирающихся шкафах.

Закон также требует, чтобы персональные данные уничтожались тогда, когда их хранение уже не является необходимым. Например, жалоба была выиграна в Европейском суде, решение ЕСПЧ было исполнено, значит, данные нужно уничтожить. А об уничтожении составить акт.  

Более того, мы Вам ранее рассказали, что закон требует, чтобы хранение  и обработка велась в России, поэтому необходимо иметь документы, подтверждающие размещение баз данных на технических площадках (ЦОД, сервера) в России. Это могут быть либо собственные серверные мощности, либо арендованные.

Источник: https://hrdco.org/manual/hranenie-i-obrabotka-personalnyh-dannyh-instruktsiya/

Как хранить персональные данные работников?

Хранение персональных данных – актуальная тема. Законодательство России устанавливает, что руководитель компании обязан обеспечить комплексную защиту персональных данных работников. Если хранение сведений, относящихся к персональным данным, проводится ненадлежащим образом, руководство компании привлекают к административному или уголовному наказанию, согласно КоАП или УК РФ.

Поэтому гарантирование правильного хранения персональных данных, как и безопасность сведений, относящихся к коммерческой тайне, – первоочередная задача службы информационной безопасности частных компаний и государственных учреждений.

Хранение и использование персональных данных работников

Энциклопедия МИП » Трудовые споры » Защита прав работников » Хранение и использование персональных данных работников

Чтобы обезопасить граждан от неправомерного использования личных данных трудовым законодательством разрабатываются специальные нормативные акты.

Трудовые отношения предусматривают составление специальной документации и заключение трудовых договоров, распоряжений и приказов. Обязательным условием для подписания данных бумаг является внесение достоверных личных данных сторон (инициалов, фактического адреса, сведений о рабочей квалификации, должностных обязанностях и др.).

Чтобы обезопасить граждан от неправомерного использования личных данных трудовым законодательством разрабатываются специальные нормативные акты, в которых регламентируется обработка, передача и защита информации о сотрудниках работодателем. Поэтому все работодатели обязаны соблюдать порядок хранения и использования персональных данных работников.