Аналитик по продажам обязанности

Кто такой аналитик продаж и каковы его обязанности

Аналитик продаж — позиция на стыке двух направлений: маркетинга и информационных технологий. Он ответственен за сбор и анализ данных о продажах в компании, выступает советником при принятии важных решений. Его выводы важны для:

• Составления прогнозов;
• Получения информации о рынках сбыта;
• Исследования конкурентов;
• Повышения продаж и рентабельности деятельности;
• Сокращения издержек.

Требуемые знания и образование

Для аналитика продаж не предусмотрено отдельной специальности в образовании. Для работы по данному направлению обычно учатся на маркетинге, в финансах, получают специальности аудит и бизнес.

Наиболее важные для данного специалиста дисциплины:

• Математика;
• Информатика;
• Статистика;
• Финансы;
• Менеджмент;
• Бухгалтерский учёт.

Последний полезен в ситуациях, когда приходится анализировать корпоративную финансовую отчётность.

В целом, аналитик продаж — в некоторой степени синтетическая специальность, трансформированная под современные запросы рынка. Если раньше им мог быть узкоспециализированный финансит или бухгалтер, то теперь важно умение работать также с цифровыми инструментами анализа.

В любом случае, ему понадобится:

• Аналитический склад ума.
• Внимательность и способность формировать причинно следственные связи, видеть тренды, прогнозировать результат решений в области продаж.
• Умение считать, разбираться в больших объёмах данных, делать выводы.
• Хорошие навыки конкурентного анализа.
• Высокая обучаемость. Среди используемого профессионального ПО — CRM, ERP, платформы закупки и аналитики digital-рекламы. Возможно, оптимизаторы ставок, но только для понимания работы специалистов.

Эффективный инструмент по оптимизации и автоматизации контекстной рекламы

• Забудьте про ручное управление ставками, 
машинное обучение сделает все за вас
• Полная интеграция с Яндекс.Директ и Google Adwords
• Автоматическая оптимизация ставок для получения большего количества лидов
• Бесплатно для клиентов Calltouch

Узнать подробнее

• Высокая дисциплина, организованность.
• Бизнес-интуиция и некоторое понимание психологии — в том числе, для того, чтобы предугадывать ожидания клиентов и партнёров.
• Умение работать как независимо, так и в составе команды.

Что делает аналитик продаж

Аналитик продаж помогает оптимизировать маркетинговые и операционные расходы, прогнозируя и объясняя рыночные тренды, анализируя статистику продаж компании.

Он имеет доступ к информации о:

• Клиентах — в том числе, профили и статистику из CRM.
• Конкурентах — какую линейку продуктов и услуг они предоставляют, каковы показатели их деятельности на основе открытых данных.
• Бюджетах — работая с отчётностью.
• Каналах поставок.

А также к другой важной внутренней информации компании, которая связана с продажами.

Всю эту информацию специалист анализирует и готовит для департаментов рекомендации, касающиеся плана продаж, стратегии роста и маркетинга.

Работа аналитика по продажам основана на данных и требует баланса между анализом рынка, менеджментом бюджета и экспертизой в конкретной индустрии.

Можно выделить несколько главных составляющих деятельности данного специалиста.

Анализ данных о продажах

Это одна из основных обязанностей. Она подразумевает оценку данных о продажах, содержащихся в отчётах за различные периоды. В ней сопоставляются плановые и фактические показатели, проводится корректировка целей, анализируются точки роста. Сюда же относится и анализ конкурентов.

Продажи — это то, вокруг чего, в принципе, строится весь процесс работы данного специалиста и всего отдела продаж.

Данные о результатах работы компании собираются из всех возможных каналов, по которым может поступать информация.

Так, аналитика интересует, в первую очередь, объём проданной продукции в единицах. Возможно, это будут отдельные товары или оптовые партии. Для digital актуально измерение в количестве выполненных и запущенных проектов. Для турагентства — количество путёвок. И далее по аналогичному принципу.

В отчёте необходима сегментация по продуктам. Основная часть — это валовые продажи — в них включены объёмы всех проданных товаров и услуг, различных их пакетов.

Следующий уровень — сегментация по категориям и далее — по наименованиям.

Сравнивая динамику продаж продуктовых линеек и отдельных единиц, можно выяснить, где проседают компетенции продажников или качество товара.

Соответственно, принимаются меры по улучшению качества обслуживания или самого продукта.

Другая плоскость сегментации — хронологическая. Продажи могут быть проанализированы с разбивкой по дням, неделям, месяцам. Так аналитик способен выявить сезонность и оптимизировать под неё продажи.

Аналогично и с денежным эквивалентом. Необходимо ясно видеть зависимость выручки от проданного объёма той или иной категории товаров и услуг.

Разработка целей и прогнозов

Составление планов продаж с использованием статистических данных, разработка планов по экспансии и прогноз рынка в целом. Также может быть поставлена задача оценки стоимости и эффекта внедрения новых технологий, методик работы, расширения штата, его обучения или переквалификации.

Участие в разработке маркетинговых стратегий

Многие бизнес-аналитики работают в тесной связке с отделом маркетинга и принимают участие в разработке стратегии продвижения. На основе его инсайтов маркетинговые кампании корректируются таким образом, чтобы быть релевантаными целевой аудитории.

То есть, выявляя самые эффективные рынки, каналы продаж и коммуникации, аналитик предоставляет ценную информацию, применимую в формировании рекламных стратегий. Также эти сведения становятся полезными для разработки УТП и позиционирования.

Контроль бюджетирования

Предполагает вовлечение в финансовые вопросы компании. Аналитик по продажам не обязательно должен уметь сводить дебет с кредитом. Но ему следует очень хорошо понимать и учитывать на практике реальное финансовое положение компании. Именно на основе этого он будет давать актуальные прогнозы и рекомендации в рамках реальных возможностей организации.

Не будет лишним понимание материальной, производственной деятельности компании. Более ценные решения рождаются на стыке аналитики продаж и физических процессов компании. Например, учитывая вопросы отдачи активов, эффективности оборудования производственного предприятия, можно давать гораздо более продуманные рекомендации.

Отчётность

Аналитик по продажам регулярно предоставляет отчёты о текущей деятельности, прогнозы, и исследования.

Помимо аналитической работы важной составляющей являются коммуникации и даже построение команд. Аналитику придётся время от времени проводить важные совещания, выступать публично, убеждать и приводить аргументацию.

Измерение эффективности анализа продаж

Эффективность работы самого специалиста и его команды оценивается через постановку целей и KPI. Это повышает прозрачность его деятельности и помогает в реальной оценке эффективности.

Для наглядного отображения контрольных параметровиспользуют обычные таблицы в Excel, PowerPoint, либо специальные дашборды.

В них могут отражаться следующие метрики:

1. Динамика объёма продаж. Ключевой параметр.

1. Цели по продажам. Аналитик по продажам может поставить KPI на месяц, квартал, год. Это может быть число новых клиентов, количество сделок, объем продаж в деньгах, в единицах, а также целевые звонки, регистрациии и так далее.

1. Коэффициенты и динамика прироста по сравнению с прошлыми периодами.
2. Конверсии. Важно отслеживать, как, с помощью каких каналов и с какой эффективностью звонки и другие первичные контакты с клиентами превращаются в заключенные сделки.
3. Доля рынка.
4. Общие продажи и удельные на сотрудника. С поправкой на опыт, аудиторию, рынок, на котором работает каждый специалист.
5. Средний чек.
6. Продажи по регионам.

Где полезен аналитик по продажам

Коротко: везде, где есть продажи. Бизнес, нацеленный на реальное управление процессами, а не на хаотичные действия, обязан осуществлять учёт и контроль. Особенно в продажах.

Когда компания активно распространяет свой продукт — товар или услуги, по сделкам непрерывно накапливаются большие объёмы данных. Это тем более требует наличия специалиста, способного привести в порядок цифры и сделать на этой основе практически применимые выводы.

Выводы его должны заключаться в конкретной констатации явлений и в рекомендациях. Крайне важно правильно интерпретировать процессы, связанные с продажами, чтобы видеть их первопричину. Если аналитик справляется с этой задачей, бизнес всегда понимает, какие причины породили те или иные следствия и отразились в изменении динамики продаж.

Понимая истоки процессов, вы понимаете тенденции и строите прогнозы. Задача аналитика по продажам, проведя первоначальный этап анализа, предсказать направление развитие ситуации. Это касается рынка в целом и деятельности компании. То есть, он объясняет, в каком направлении движется бизнес при текущей «архитектуре» процессов.

Если прогноз не устраивает руководство компании, необходимо принять меры по корректировке направления развития. Здесь тоже вступает в игру аналитик по продажам. Имея на руках детальную информацию о происходящем и о перспективах компании, он должен предоставить на согласование конкретные меры по управлению продажам. Задача — улучшить рентабельность и производительность, начав с оптимизации процесса продаж.

Этот специалист берёт на себя своего рода функцию аудита внутри компании. Результаты своих изысканий он должен в лаконичном и понятном виде изложить коллегам, руководству, стейкхолдерам для того, чтобы те приняли эффективное решение.

Иногда аналитика нанимают на аутсорсе. Да, он окажется не настолько погружен в процессы, но для масштаба некоторых компаний это будет приемлемо. Тем более, если услуги или товар в большей степени реализуются через интернет, и все данные сравнительно легко доступны.

В крупном бизнесе с большой и сложной структурой производства, издержек и цепочек продаж такой аналитик будет важным сотрудником в штате. Его деятельность будет включать в себя:

• Анализ рынка и конкуренции. Для повышения доли рынка и охвата компании, поиска возможных направлений развития, формирования стратегии продаж, маркетинга, коммуникаций.
• Анализ отрасли в целом и прогнозы по ней.
• Сбор и анализ данных о продажах. Потенциально — более подробное исследование всех аспектов деятельности компании.
• Оценка влияния макроэкономических и политических рисков.
• Составление отчётов о продажах, исследования рынка, а также других информационных материалов по результатам работы.
• Работа с большими данными вместе с отделом разработки.
• Описание бизнес-процессов, связанных с продажами: поиск клиентов, коммуникация с ними, точки касания, обратная связь, гарантии, программы лояльности.
• Тесная работа с командой менеджеров по продажам и отделом маркетинга, предоставление консультаций и метрик.
• Поиск возможностей для оптимизации бизнес-процессов.

Настоящий профессионал должен отвечать на неочевидные вопросы. Почему объёмы продаж конкретного продукта неуклонно снижаются весь последний год? Упало ли качество или у конкурентов вышел новый продукт? Возможно, ваш сайт устарел и пользователи не могут разобраться в интерфейсе вашего интернет-магазина. Или же людям не хватает доступных способов оплаты и вы теряете клиентов? Всё это входит в область компетенций аналитика по продажам.

Учитывая обилие коммуникаций и процессов, завязанных на интернет, обязанность его также в том, чтобы отлично владеть софтом для аналитики и запуска продаж в интернете. Обязательно умение работать с CRM и сквозной аналитикой.

Узнать подробнее

Должностная инструкция аналитика

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции аналитика, образец 2019 года. На данную должность может быть назначен человек, имеющий высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция аналитика выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать аналитик. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

I. Общие положения

1. Аналитик относится к категории специалистов.

2. На должность аналитика принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

3. Аналитик принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Аналитик должен знать:

— законы и иные нормативные правовые акты в области осуществления аналитической деятельности;

— порядок выработки практических рекомендаций;

— методы сбора, оценки и анализа информации;

— основы организации труда;

— основы трудового законодательства;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности аналитик руководствуется:

— законодательством РФ,

— Уставом организации,

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Аналитик подчиняется непосредственно ________.

7. На время отсутствия аналитика (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности аналитика

Аналитик:

1. Организует аналитическое и методическое обеспечение проведения исследовательских работ.

2. Проводит аналитическую и научно-исследовательскую работу с целью сбора, оценки и анализа получаемой информации, а также выработки практических рекомендаций.

3. Осуществляет мониторинг публикаций, в том числе в российских и зарубежных средствах массовой информации, дает им оценку.

4. Составляет необходимую отчетную документацию.

5. Координирует деятельность соисполнителей при совместном выполнении работ с другими структурными подразделениями организации.

6. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

7. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

8. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

9. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

III. Права аналитика

Аналитик имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

— по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,

— о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

IV. Ответственность аналитика

Аналитик несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция аналитика — образец 2019 года. Должностные обязанности аналитика, права аналитика, ответственность аналитика.

Системный аналитик: обязанности и должностная инструкция

Современная деятельность невозможна без системного анализа. Специалист, решающий задачи компании, оперирует всеми доступными технологиями и повышает спрос на автоматизированные процессы. Системный аналитик – это куратор и организатор как на всем предприятии, так и в отдельных его отделах.

Данная профессия предполагает сбор информации о производственных процессах и описание функционала ПО. Необходимо, чтобы системный аналитик знал сферы деятельности, экономику, менеджмент и информационные технологии. Подобная должность сейчас часто встречается в:

• компаниях, интегрирующих ПО;
• телекоммуникационных организациях;
• больших финансовых обществах;
• консалтинговых агентствах.

Системный аналитик должен владеть компьютером и английским языком на высшем уровне, иметь рабочий опыт от полутора лет и высшее образование в сфере информатики. Иногда приветствуются дополнительные знания нотаций, баз данных и современных веб-разработок. Очень часто подобные специалисты вырастают из программистов и консультантов.

Особенности для отдела продаж

Профессионал в этом виде деятельности анализирует потребительский спрос и рынок, предсказывает популярность и востребованность продукции, строго следит за прибылью и убытками, а также составляет отчёты для формирования закупок и товарного ассортимента.

Системный аналитик по продажам повинен делать следующее:

• определять объемы и структуры продаж, работая со статистикой;
• отслеживать сезонные колебания в реализации товаров и популярность позиций;
• прогнозировать спрос, цены и число сделок;
• составлять планы закупок и продаж;
• контролировать отклонения от принятых показателей;
• вести отчетность и предоставлять ее руководящему звену в виде диаграмм, графиков или таблиц.

Права и ответственность

Для того чтобы выполнять свои функциональные обязанности, системный аналитик отдела продаж имеет права на:

• получение требующейся информации от сотрудников и менеджеров;
• внесение предложений руководству;
• контроль всех изменений деловых процессов и программного обеспечения.

Если специалист не будет исполнять свои обязанности либо он плохо будет делать свою работу, то он понесет дисциплинарную или материальную ответственность перед гендиректором предприятия по трудовому договору и внутренним нормативным документам.

1. Общие положения

1.1. Должность имеет отношение к разряду специалистов.

1.2. В качестве системного аналитика по продажам назначен профессионал с высшим или средним профобразованием и дополнительной подготовкой по маркетингу и менеджменту, а также имеющий необходимый опыт в этом роде деятельности.

1.3. Назначением и освобождением от должности сотрудника занимается гендиректор.

1.4. Системный аналитик отдела продаж должен руководствоваться:

• методиками и нормативами в области маркетинга и менеджмента;
• организационным уставом;
• правилами трудового режима внутри подразделения;
• распорядительными и приказными документами гендиректора и своего начальника;
• данным должностным руководством.

1.5. Системный аналитик по продажам должен обладать следующими знаниями по:

• осуществлению коммерческой и предпринимательской деятельности;
• ведению бизнеса, конъюнктуре и рыночной экономике;
• назначению, характеристикам, классификациям и ассортименту товаров;
• основам маркетинга;
• формированию товарного спроса и закономерностям рыночного развития;
• рекламе;
• психологии и принципам продаж;
• производственной технологии;
• патентному и торговому законодательству;
• установлению партнёрских контактов;
• обработке информации с помощью технических устройств;
• их эксплуатации;
• по основам трудового законодательства;
• охране труда.

1.6. Системный аналитик должен подчиняться непосредственно своему начальнику.

2. Функциональные обязанности и цели

2.1. Осуществление информационной поддержки службы продаж.

2.2. Формирование отчётности.

2.3. Проведение оценки мероприятий по продажам.

2.4. Изучение особенностей реализуемых товаров и анализ потребительских требований по результатам исследований.

2.5. Проведение ассортиментной оценки.

2.6. Осуществление рыночного анализа и определение целевой аудитории.

2.7. Прогноз продаж и планирование производства и закупок.

2.8. Разработка минимизации убытков.

2.9. Оценка оперативных данных по дефициту, остаткам и продажам.

2.10. Осуществление контроля над спросом и продажами, а также определение и анализ потребительского отношения к товарам.

2.11. Выявление неудовлетворительных товарных параметров и покупательских требований с последующим сообщением об этом руководству и исправление ошибок.

2.12. Отслеживание цен и спроса на подобные товары конкурентов.

2.13. Подготовка отчётности о проделанной деятельности.

3. Права

3.1. Ознакомление со всеми требующимися для работы документами.

3.2. Предоставление руководству предложений об улучшении деятельности, оперативном производственном управлении.

3.3. Получение от руководящего звена информации по своему роду деятельности.

3.4. Подписание и визирование документации в рамках собственной компетенции.

3.5. Личное запрашивание информации по своей должности.

3.6. Требовать обеспечить все необходимые условия.

Должностные инструкции представляют собой внутренние документы организационно-распорядительного характера. В них описывают функциональные обязанности сотрудника, его ответственность и полномочия. Разрабатывают такую документацию руководители и их заместители, после чего инструкции согласовывают с юристами.

Данные бумаги составляют в количестве 3-х экземпляров. Первый будет находиться у кадровика, второй – у начальника отдела, а третий – у системного аналитика.

Документы для скачивания (бесплатно)

Рекомендуем другие статьи по теме

Аудит продаж. Как превратить лидов в сделки за три шага

*Все истории основаны на реальных событиях.

Интернет-маркетолог Иван Иванов запустил крутую акцию, чтобы привлечь посетителей на открытие фитнес-центра. Прийти захотели 30 человек, все оставили свои контактные данные. Но персонал фитнес-центра не перезвонил НИ ОДНОМУ лиду.

Иван Иванов посчитал деньги, которые клиент потратил на акцию. И два дня плакал, хотя в провале акции не виноват.

«ЛидМашина» строит интернет-маркетинг для клиентов с 2010 года. Но когда качественные лиды теряются где-то в чертогах разума менеджеров по продажам, маркетерам приходится вмешиваться (пример номер раз, пример номер два), хотя расследовать, правильные ли люди работают в отделе продаж клиента — точно не их компетенция.

Как работает аудит продаж?

Мы задумались, из чего состоит работа с клиентом и продажи, и нашли ответ. Сначала он был сложным, потом мы его упрощали, упрощали и, наконец, пришли к неделимому ядру.

Блок первый: половина успеха — правильные люди

Во многих компаниях не выстроена система подбора. На работу берут первых откликнувшихся на вакансию и безработных жен сотрудников. Почему-то никому не приходит в голову пригласить балерину работать грузчиком, а вот менеджером — пожалуйста.

Бывает и такое, что сотрудник идеальный и полностью подходит, но работает не на 100% эффективно. Может у него нет мотивации; &mdashпроцента от продаж? Может ему нужна похвала от руководства? А может он не владеет техниками переговоров и ему нужно просто почитать Кэмпа?

Интернет-маркетолог Катя устала терять лидов и решила узнать, насколько хорошие менеджеры по продажам работают в одном из наших проектов на ROI-маркетинге «Уральский Завод Трубной Изоляции».

Вместе с руководством компании мы составили идеальный портрет сотрудника для этой должности, выделили основные качества, которыми обязательно должен обладать менеджер по продажам и провели большое исследование.

Часть наших исследований основана на методиках HR-специалиста Светланы Ивановой. Например, нам нужно найти в команду человека, который будет лоялен к руководителю (скажем, заместителя). Но мы НЕ спрашиваем его: «Вы будете лояльны к руководителю?» Он, конечно же, ответит «да»!

Мы спрашиваем «Почему так много агрессивных руководителей?» Зачастую соискатель начинает рассказывать, что действительно почти все руководители плохие, либо проецирует этот вопрос на себя и упоминает предыдущее место работы, где начальник был «не очень».

Это работает, потому что в самом вопросе мы закладываем свое негативное отношение — провокацию. Мы задали много подобных вопросов сотрудникам УЗТИ, погрузились в бизнес-процессы и выяснили, что только два менеджера по продажам из четырех подходят под портрет идеального сотрудника. Половина!

После этого посоветовали кадровые передвижения, изменение по материальной и нематериальной мотивации. Нашли бизнес-тренера, чтобы подтянуть те качества кандидатов, которые не дотягивают. Подобрали одного сотрудника с более подходящими параметрами.

Спустя полгода компания снова обратилась к нам, чтобы найти хороших кандидатов.

На данный момент одного неподходящего сотрудника перевели в другой отдел, поменяли материальную мотивацию — добавили «мягкий оклад» — бонус за корректное заполнение CRM-системы и документации. Провели серию тренингов, после чего менеджеры стали общаться с клиентами раскрепощеннее.

А сотрудник, которого нашли мы, до сих пор отлично работает и успешно продает по базе лидов, которая другим менеджерам компании казалась мертвой. Сейчас стажировку в компании проходит еще один подходящий кандидат, которого мы отобрали.

Важно помнить, что отдел продаж — это двигатель бизнеса. Чем правильнее подобраны люди, тем больше и прибыльнее бизнес. Они должны быть настолько крутыми, чтобы вы про себя говорили: «Горшочек не вари», а на деле увеличивали производство и/или средний чек в два раза.

Для клиентов в блоке «Люди» мы:

• рассказываем, как подбирать персонал, обучать и адаптировать новых сотрудников. Анализ проводится по системе Игоря Манна «МОТОР»;
• рассказываем, как поменять материальную мотивацию, спланируем нематериальную для каждого сотрудника (корпоративная культура, поздравления, обратная связь, корпоративный отдых и т.д.);
• составляем портрет идеального сотрудника, делимся методиками собеседований и анкетами для тестирования сотрудников. Повышаем эффективность при наборе новых людей;
• составляем рекомендации по должностным передвижениям и план развития по каждому сотруднику: как влиять на его мотивацию, насколько он соответствует должности, какие книги нужно прочитать, какие курсы или тренинги пройти. По каждому слабому качеству сотрудника рекомендуем по 5 книг, которые подобрал Игорь Манн;
• описываем проблемы в работе с точки зрения сотрудников и предлагаем, как их решить.

Блок второй: инструменты и инфраструктура отдела.

Самый популярный для большинства предпринимателей и РОПов блок. Продажи работают плохо? Закажу в агентстве скрипты продаж. Но чтобы выкопать траншею, недостаточно сменить ложку на лопату — нужно еще и уметь ею пользоваться.

Существует много возможностей, которые помогут улучшить процесс продаж. Подходите к вопросу системно: внедряйте CRM, стройте правильную воронку продаж, совершенствуйте общение менеджеров, производства и руководителей, введите базу успешных и неудачных сделок, создайте крутое КП, а еще лучше — презентацию продукта и т.д.

У компании «Мастер-фломастер» мы увидели такую воронку продаж.

Между ХХХХХХХХХ и возвратом большой перепад. Что случается при переходе между ХХХХХХХХХ и возвратом? Почему такая низкая конверсия из одного этапа в другой?

Обычно перепады в воронках помогают выявить слабое место в продажах, но это и не воронка вовсе. Это — адский котёл, и он уже как следует нагрелся. А ответ прост — между этими этапами нет связи вообще.

Обратите внимание на этап «без контактов». На нём висят сделки на сумму 38 млн рублей. Что это значит? Почему так много? Непонятно. И это тоже непорядок. Названия этапов воронки должны быть прозрачными и понятными.

Лучший способ проверить, насколько хороша воронка, — взять человека со стороны и попросить его рассказать, как выглядит процесс доведения клиента до контракта. Если подопытный запинается, просит воды, лоб его покрывается испариной, а на глазах проступают слёзы, значит, у вас проблемы с воронкой (а у подопытного — с нервной системой).

С воронкой мы в конце концов разобрались и привели её в порядок. В результате получилась не одна, а целых три воронки, их этапы больше не смешивались между собой, и разобраться в них теперь легко:

Для клиентов в блоке «Инструменты» мы:

• составляем сравнительную таблицу сильных и слабых сторон конкурентов в продажах на основе тайного покупателя и анализа скорости обслуживания по телефону, почте, сайту;
• проверяем шаблоны КП и посоветуем, как их улучшить;
• составляем отчет об ошибках в настройках CRM и предлагаем, как их доработать. Рекомендуем конкретных подрядчиков и указываем ориентировочные бюджеты доработки;
• рассказываем, как ускорить, упростить и автоматизировать общение между сотрудниками и отделами (продажи, производство, бэк-офис, руководитель);
• анализируем воронку продаж и советуем, как настроить ее так, чтобы сократить риск потерять клиентов;
• рассказываем, как улучшить внутренние материалы продавца, предлагаем шаблоны и описываем ошибки в инфраструктуре.

Блок третий: работа

Надо всегда помнить, что человек и инструменты — это еще не гарантия хорошей работы. Можно выкопать траншею не там где надо, натереть мозоли или воткнуться в асфальт и сломать лопату. Если использовать инструменты неправильно или не полностью, часто можно потерять время и деньги.

Руководитель компании не понимал, почему только одному из пяти продавцов удается делать хороший результат, а остальные отстают на 30% или больше. Основная часть продаж совершается по телефону, и мы начали с объема телефонного трафика и количества лидов, которое обрабатывает каждый менеджер.

Оказалось, что лучший продавец «наговаривал» в день в среднем 110 минут чистого телефонного трафика, а его ближайшие коллеги — от силы 70. Причин высокой работоспособности было несколько:

1. Крутой продавец лучше освоил CRM, не пугался в ней работать, поэтому не было пропавших клиентов, которым он забыл поставить задачу.
2. Крутой продавец знал, как распределить разные типы задач по рабочему дню, чтобы не переключаться слишком часто.
3. Крутой продавец понимал, что каждому клиенту нужно уделять чуть больше времени, задавая дополнительные вопросы (почему? зачем?), при этом понимая контекст проблемы своего лида, а не просто отгружая то, что у него попросили неквалифицированные клиенты.

Вся работа сотрудников была видна по статистике звонков и выполненных задач, но руководитель продаж в неё заходить не любил, так как привык руководить по старинке, без CRM.

Может ли крутой продавец работать еще лучше? По статистике целый рабочий день холодного обзвона дает от 210 до 240 минут реального общения с клиентом. Сделаем скидку на реальные внутренние процессы (составление КП, договоров, встречи, планерки и т.д.) — получается, реальный предел самого классного продавца составляет 140 минут. Значит, и ему есть куда расти.

Для клиентов в блоке «Работа» мы:

• прослушиваем звонки каждого менеджера по продажам или тайного покупателя, составляем отчет об ошибках в переговорах и предлагаем, как их исправить;
• следим, как продавцы ведут данные о клиенте и используют ключевые функции CRM. Рассказываем, как дисциплинировать и обучать менеджеров;
• разбираем успешные и неудачные сделки, выявляем сильные и слабые стороны каждого менеджера;
• рассказываем, как оптимизировать распорядок дня продавцов и увеличить продуктивность;
• рассказываем, что делать в нестандартных ситуациях (менеджер или РОП заболел, уволился, потеряли заказ клиента);
• составляем схему работы менеджера по отработке возражений, которая поможет работать в дальнейшем с самыми частыми отказами клиентов.
• советуем подходящую модель обучения для менеджеров;
• рассказываем, как оптимизировать работу менеджера с документами, КП, счетами, визированием документов, письмами.

Почему аудит продаж работает именно так?

Как мы уже писали выше, три блока аналитики продаж (люди, инструменты, работа) — неделимое ядро. Если убрать один из блоков, мы получим стандартную плачевную ситуацию в бизнесе.

Например, исключим «Инструменты». Получится стандартный отдел продаж 90х, когда всё записывали на вечно пропадающих бумажках, звонили с сотового телефона, не вели базу клиентов, отправляли убогие коммерческие предложения по факсу с типичным текстом «Обязательно дочитайте наше предложение до конца».

Теперь выкинем из схемы «Работу» и получим типичный «хипстерский» отдел продаж, где вроде и люди все классные, и инструменты есть, но никто не пашет, а выручка дай бог равна убыткам. Вспоминается анекдот про мужика, который продает 1 рубль по 90 копеек: «оборот страшный, но прибыль пока не считал».

Если исключить «Людей», будет совсем плохо. Именно так появляются стандартные руководители-невротики, которые оглядываются на конкурентов и думают: «То ли лыжи не едут, то ли я не такой классный руководитель». Скорее всего дело в сильных кадрах, которых нет. А нет их именно потому, что не построена система подбора сильных людей.

Пора заняться аудитом продаж!

В нашей практике не было ни одного отдела продаж, в котором все три составляющие были бы идеальными. Всегда есть, куда расти.

Если вам надоело терять нажитых непосильным трудом лидов и вы не доверяете РОПу, звоните сюда: 8 800 700-04-51 или отправьте свои контакты в форме ниже.

Аналитик продаж: чем он занимается и что входит в его обязанности

Аналитик продаж — человек, который отговорит руководство торговать мороженым в Гренландии и уггами в июле. Знает, какие товары продаются хорошо, а какие собирают пыль на складе. Без гадальных карт и хрустального шара предсказывает всплеск популярности на никому не известные бренды. Словом, это незаменимый сотрудник, от рекомендаций которого зависит стратегия компании.

Аналитик отдела продаж — специалист, который оценивает спрос на товары и анализирует рынок. Делает выводы, какая продукция популярна или будет востребована в ближайшее время. Отслеживает, какие позиции из прайса компании приносят прибыль, а какие не пользуются спросом и торговля ими приносит убытки. На основе отчетов аналитика продаж компания формирует ассортимент товаров и готовится к закупкам.

Как метко выразились в сети, это человек, который “готовит сани летом, а телегу зимой”. Представим конец месяца в компании, продающей бытовую химию. Аналитик приходит с отчетом к руководству и комментирует: “Средства для мытья окон лучше не докупать в ближайшие месяцы. Уже осень и дожди, до весны спрос упадет. Новый немецкий шампунь оправдал ожидания и продается хорошо. Стоит его рекламировать и закупать больше. Последнее время набирает популярность масло для тела из ореха макадамии. Рекомендую включить его в ассортимент”. Это очень упрощенная иллюстрация, зачем компании нужен такой специалист.

Должностные обязанности аналитика отдела продаж:

• Работа со статистикой для определения структуры и объемов продаж. Отслеживание:
  • самых популярных товарных позиций;
  • сезонных колебаний в продажах.
• Прогнозирование количества сделок, спроса на разные товарные категории и суммы среднего чека. Составление плана продаж и закупок.

  Контроль отклонений от плановых показателей.

• Составление отчетов и предоставление руководству в наглядном виде — таблицы, графики, диаграммы и т. д.

В некоторых компаниях в обязанности аналитика отдела продаж входит и определение эффективности sales-менеджеров.

В этом случае он занимается также наблюдением за этим отделом и оценкой работы его сотрудников.

Большую часть времени специалист работает с отчетами. Данные получает от руководителя отдела продаж, из CRM или других систем, в которых бизнес ведет учет. Аналитик предоставляет отчет не только в запланированное время, но и в любой момент по требованию руководства. Иногда на него ложатся обязанности по разработке и внедрению методов сбора статистических данных.

Приведем пример самого распространенного и простого отчета — план-факт анализ. В нем сопоставляются запланированные показатели с фактическими. Исходя из него, специалист понимает, было ли продаж меньше или больше по сравнению с прогнозом. Выясняет, по какой причине изменился сбыт и какие факторы повлияли на изменение показателей. Цель — сделать выводы и скорректировать стратегию, чтобы получать больше прибыли. Простейший план-факт анализ может выглядеть так:

На примере видно, что компании есть смысл закупать больше кексов, трубочек, круассанов и их рекламировать. А вот слоеные пирожные лучше приобретать меньше или вообще отказаться от них. Но это только в случае, если нет сезонного спада, а консультанты и реклама работают на все сто. Поэтому в некоторых компаниях аналитик продаж следит за работой отдела продаж, чтобы понимать, как сценарии разговоров и обслуживание влияют на закрытие сделок. О других отчетах, которые могут пригодиться специалисту, читайте в статье “Что такое аналитика продаж и управленческий учет для интернет-магазина”.

Что должен знать аналитик продаж:

• складской учет и движение товара;
• документооборот;
• программы для работы с текстовыми документами и таблицами, бухгалтерской документацией, CRM;
• методы работы со статистикой для анализа, прогнозов, выводов, рекомендаций.

В зависимости от компании требования к аналитику продаж могут меняться, а с ними — его функции и задачи. Например, специалист, который работает в сети гипермаркетов, должен понимать принципы трейд-маркетинга. Чтобы анализировать динамику продаж с учетом того, как оформление витрины, выкладка товара, дегустация влияют на покупательскую активность.

Если компания продает и рекламирует товары или услуги в интернете, специалисту нужно дополнительно знать инструменты веб-аналитики. В этом случае он сверяется с отчетами из Google Analytics и Яндекс.Метрики. Обращает внимание на конверсии по достижению соответствующих целей в системе. Например, цели по посещению покупателем страницы благодарности за покупку, которая открывается, когда товар заказан.

Если настроен модуль  электронной коммерции в системе аналитики, то аналитик продаж работает и с ним. Модуль показывает, сколько продано товаров, доход, какие позиции продаются лучше всего и т. д. Также специалист следит за тем, как меняется посещаемость сайта и отдельных разделов. Видит, на страницы с какими товарами чаще всего заходят. Это преимущество перед офлайн-торговлей. Путь потребителя фиксируется в аналитической системе. Так специалист видит, что спрос есть, даже если товар не купили.

Если более 30% обращений от покупателей поступает в компанию по телефону, то аналитику продаж пригодятся данные коллтрекинга — сервиса отслеживания звонков. Этот инструмент определяет, из какой рекламы перешел клиент перед звонком, вплоть до ключевого слова. Специалисту, который анализирует спрос на товары, call tracking поможет понять, по каким позициям чаще всего звонят. Обращая внимание на ключевые слова, которые генерируют звонки, специалист выясняет спрос на товары.

Еще один способ — работа с категориями звонков. Они настраиваются самостоятельно, в зависимости от ассортимента компании. Ниже пример категорий звонков для магазина женской обуви:

Координатор отдела продаж обязанности

Статьи Координатор отдела продаж обязанности

Продажа — сложный процесс общения с клиентом, в котором участвуют не только менеджеры.

Эффективную работу подразделения обеспечивает команда коммерсантов, руководитель и его ассистент, координатор отдела, секретарь и аналитик.

В крупных компаниях на каждую должность находится сотрудник, а в небольших обязанности часто совмещаются. Например, функции ассистента (секретаря) и администратора может совмещать один человек. Разберемся, что входит в обязанности на каждой должности.

Обязанности ассистента руководителя отдела продаж

Помощник руководителя — его “правая рука”. На это место выбирают сотрудника, понимающего как работает отдел. Его задача — “разгрузить” руководителя, взяв на себя ответственность за рутинные обязанности. Ассистент следит за соблюдением графика встреч, своевременным поступлением информации и отчетности, отвечает на письма и звонки начальника.

В обязанности ассистента руководителя отдела продаж также входит выполнение поручений руководителя. Каждый управленец выстраивает собственные отношения с помощником. В круг задач может входить бронирование билетов в случае командировок, подготовка к переговорам, общение с коллективом от лица руководителя и другие задачи.

Ассистент — универсальный специалист. Он разбирается в продажах, финансах, подготовке кадров, тайм-менеджменте, ведении переговоров, знает иностранные языки. Одно из главных качеств такого специалиста — стрессоустойчивость, поскольку нагрузка значительна. Руководитель может дать поручение в любое время дня и ночи, отправить в командировку или дать срочную и сложную задачу.

Должность помощника руководителя — одна из самых значимых и интересных. Ассистент первым узнает важные новости и всегда находится в центре событий. Правда, если начальник не в духе, первым попадет также помощнику.

Проведите экспресс-аудит отдела продаж самостоятельно по 23 критериям и определите точки роста продаж!

Ассистент отдела продаж, в обязанности которого входит помощь руководителю, в перспективе может получить повышение при продвижении начальника по карьерной лестнице. Место в Компании предоставляет большие возможности и значительную ответственность. Опоздание начальника на встречу с партнером может привести к потери многомиллионной сделки.

Ассистент отдела продаж обеспечивает связь между начальником и коллективом, решая часть вопросов с сотрудниками от лица начальства. Его задача — дать руководителю возможность заниматься непосредственно управлением, а не рутиной.

Администратор отдела продаж — обязанности

Этот сотрудник компании берет на себя ответственность за документооборот и решение ежедневных задач, сопровождающих продажи. В крупной компании, насчитывающей более сотни менеджеров по продажам, без этой должности не обойтись. Контроль договоров и отчетов должен быть, а если этим будут заняты менеджеры, времени на продажи не останется.

Администратор контролирует готовность бумаг на подпись, ведет протоколы совещаний, следит за соблюдением сроков, а также оформляет справки для сотрудников, дополнительные соглашения и другие бумаги.

Администратор отдела продаж, обязанности которого заключаются в обеспечении бесперебойного потока информации между сотрудниками, также принимает претензии от клиентов, помогает связаться с нужным сотрудником или решить другой текущий вопрос.

Важно следить за своевременным поступлением информации, поскольку пропуск события из жизни рынка и конкурентов может обойтись в круглую сумму.

Аналитик отдела продаж — обязанности

Еще один человек, без которого работа отдела не будет эффективной — аналитик. Его основная задача — анализ рынка и сбыта. Специалист предсказывает тенденции, определяет какие из товаров компании востребованы на рынке.

Чтобы сделать вывод об успешности сбыта продукта, проводится анализ результатов работы за прошлые периоды, оцениваются действия конкурентов, статистика и информация из открытых источников. Также аналитик оценивает сезонные колебания спроса и продажи конкретных товаров (товарных групп).

Подготовка специалиста зависит от специфики компании. В пекарне будет анализироваться спрос на пончики и пироги, для работы в интернет-магазине понадобятся знания Google-Analytics и Яндекс.Метрики. В отношении b2b — немного другая история. Этот рынок сложнее, здесь нужно анализировать не только собственные результаты и сведения с рынка, но и политические и экономические тенденции.

Аналитик отдела продаж, обязанности которого тесно связаны с планированием, представляет информацию руководству по первому требованию. Сведения должны быть “упакованы” в диаграммы и таблицы для удобства восприятия.

Чтобы справиться с такой работой потребуются аналитические навыки, умение работать с большим объемом информации, внимание к деталям, навык построения прогноза и понимание процесса продажи.

На плечи аналитика также ложится отслеживание показателей эффективности работы менеджеров по продажам. Учитываются результаты отдельных коммерсантов, отделов в целом. Также проводится анализ результатов телефонных переговоров. Например, выясняется какой товар пользуется большим спросом и хватает ли его на складе.

Координатор отдела продаж — обязанности

Как и предыдущие, должность относится к административным, то есть специалист не занимается продажами. Координатор обеспечивает слаженность работы отдела продаж с другими подразделениями компании, отслеживает сроки поставки и поступление денег на счет. Также работа сотрудника может подразумевать подготовку отчетов.

Координатор отдела продаж, обязанности которого носят не только административный, но и аналитический характер, помогает уменьшить нагрузку на руководителя и менеджеров, выполняя часть рутинной работы. Он помогает составить график встреч для коммерсантов, следит за выполнением договоренностей и обрабатывает информацию по клиентам.

Менеджеры по продажам — основа любого отдела. Именно от них зависит прибыль компании. Но работать эффективно они не могут без помощников — администратора, координатора и других специалистов, которые дают коммерсантам возможность заниматься продажами, а не анализом, подготовкой и заполнением бумаг.

© Константин Бакшт, генеральный директор «Baksht Consulting Group».

Лучший способ быстро освоить и внедрить технологию построения отдела продаж — посетить тренинг К. Бакшта по управлению продажами «Система продаж».

Проведите экспресс-аудит отдела продаж самостоятельно по 23 критериям и определите точки роста продаж.

Отправить