Адаптационный лист нового сотрудника

Составляем программу по адаптации персонала

Кадры Программа адаптации персонала — комплекс мер, направленный на более эффективное включение вновь принятых работников в трудовой процесс, который предполагает ознакомление с нормами и правилами корпоративной этики, способами осуществления профессиональной деятельности, установление неформальных связей в коллективе. Расскажем, из чего она состоит и как ее организовать. 6 ноября 2018 Яценко Виктория

Каждый сталкивается с необходимостью устраиваться на новую работу, влиться в коллектив. Этот процесс на языке трудового законодательства называется трудовая адаптация.

Чем быстрее пройдет процесс адаптации персонала, тем проще и логичнее новый человек включится в трудовую деятельность. В противном случае задержавшийся в фазе привыкания человек не сможет наладить отношения с трудовым коллективом и может в дальнейшем стать изгоем среди коллег. Ситуация, конечно, зависит и от самого работника, от его умения находить общий язык с другими людьми, выстраивать взаимоотношения с коллегами, от его профессиональных знаний и умений, уровня его психологической подготовки.

Успешно пройденная профессиональная адаптация персонала может говорить о высоком уровне его морального и материального вознаграждения в дальнейшем, получении социального признания и прочих благах.

Цели и задачи адаптации персонала в организации

Организация управления профориентацией и адаптацией персонала — в первую очередь это работа кадровой службы, а также руководителя того подразделения, где работает новый сотрудник.

Адаптация — это в управлении персоналом важный момент, от которого зависит, какие кадры будут работать в организации, какой будет психологический климат в коллективе и насколько хорошо и производительно работники будут выполнять свои обязанности.

Целями работы по адаптации новых сотрудников являются:

• ускорение процесса введения нового работника в курс дела, ознакомление с его трудовыми обязанностями;
• полное устранение или снижение уровня текучести кадров в организации;
• мотивация работников на заинтересованность в результате, настрой на более качественное выполнение своих трудовых обязанностей, максимальную отдачу своему делу;
• увеличение производительности труда;
• оздоровление психологического климата в коллективе.

Только учет всех перечисленных факторов и работа в этом направлении даст наилучший результат.

Этапы адаптации персонала

Адаптация персонала на предприятии — процесс тонкий и многоэтапный. В каждой организации есть своя программа и собственные выработанные подходы к решению данного вопроса.

Но в целом все возможные этапы адаптации персонала можно подразделить на:

1. Начальный (подготовительный). После приема нового работника руководитель представляет его остальным членам коллектива. Знакомит самого работника с его новым рабочим местом, назначает куратора (более опытного сотрудника, который будет помогать новичку на первых порах работы), заканчивает оформление всех необходимых документов. В этот этап также может входить знакомство с историей предприятия, его структурой, миссией, продукцией, порядками, правилами корпоративной этики.
2. Теоретический (обучение). На этом этапе работника знакомят с теоретической частью его основной работы, функциональными обязанностями и требованиями к дальнейшему выполнению работы.
3. Практический (применение знаний). Непосредственно выполнение каких-то практических заданий: сначала под наблюдением наставника, потом самостоятельно.
4. Заключительный (прохождение испытательного срока). Заключается в подведении итогов работы нового работника. Оценивается, насколько успешно он освоился в новом коллективе, сумел освоить новые для него навыки, влился в коллектив. На этом этапе уже видны сильные и слабые стороны работника, его успехи и неудачи. На основании всего в совокупности руководство принимает решение о его дальнейшей судьбе. Прошел ли он испытание и продолжит ли работать либо нет, и компания в его услугах больше не нуждается.

Исходя из изложенного, можно понять, насколько трудовая адаптация персонала — вещь важная и серьезная, и о том, что это один из показателей, на основании которого принимается решение, останется ли претендент в организации либо будет искать работу в другом месте.

Удачный пример адаптации

Адаптация персонала в организации, на примере одной из компаний, происходила следующим образом. Более опытным работникам отводилась роль наставников. Работник, отвечающий за систему приспосабливаемости новичков, ежедневно выгружал из учетной системы данные о людях, которым нужно скоро выходить на работу. Вручную назначали для каждого своего наставника.

Они должны были работать парно. Наставники выбирались из любого подразделения, кроме того, где будет в дальнейшем работать новичок. Попарно работать удобнее с учетом разного графика загруженности и проще общаться с незнакомыми людьми.

После утверждения наставников им направлялись автоматические уведомления, в календарь добавлялось напоминание о дне выхода нового сотрудника.

За день до этого новичку звонил наставник для заочного знакомства и чтобы в дальнейшем новичок связался с ним по приходу в офис для встречи и обсуждения рабочих моментов. Наставник должен был проверить, все ли готово для приема нового сотрудника, убедиться в организации рабочего места, напомнить начальнику отдела, куда устраивается новичок, о выходе нового сотрудника.

В первый день пара наставников встречает новичка утром, рассказывая о доступной информации на корпоративном портале. На это уходит пара часов. Эта встреча дает понять сотруднику, что его ждали. Во все остальные дни при возникновении вопросов он может связываться со своими наставниками, задавать им вопросы для решения любой ситуации, от поломки стула до конфликтной ситуации с другим коллегой, и они помогают их решить. По окончанию испытательного срока сотрудник должен оценить работу наставников и их помощь. Наставникам за это начисляются баллы, которые в дальнейшем влияют на их материальное поощрение.

Методы адаптации персонала

Программа исследования системы адаптации персонала выделяет следующие формы адаптации персонала:

• наставничество (оказание помощи на начальном этапе работы более опытным сотрудником путем консультирования, ввода в курс дела, помощь в знакомстве с коллективом);
• посещение тренингов и семинаров (обучение и развитие определенных навыков работника, например, коммуникативных, навыков ораторского мастерства, подготовка презентаций, развитие стрессоустойчивости и прочее);
• беседа (ознакомительная беседа новичка с менеджером по персоналу, руководителем, сотрудником отдела кадров, при которой сотрудник получает ответы на имеющиеся у него вопросы);
• специализированная программа (например, обучающие фильмы или командные ролевые игры, направленные на сплочение коллектива);
• экскурсия (обзорная экскурсия по организации, ее структурным подразделениям, территории, ознакомление с историей компании, сотрудниками, корпоративной культурой);
• запрос обратной связи (по завершению периода привыкания и прохождения испытательного срока работнику предлагают заполнить анкету-отзыв);
• прочие методы (корпоративные мероприятия, аттестации, тестирования, обучения и т. д.).

Виды адаптации персонала

Адаптация бывает следующих видов:

• профессиональная предусматривает обучение новым специальным навыкам, получение нового или повышение уже имеющегося умения или профессионального навыка. Данный вид зависит от желания и умения новичка обучаться, стремления к новым знаниям, его обучаемости. Сюда же входит подготовка рабочего места и обеспечение всеми необходимыми материалами;
• социально-психологическая подразумевает приспосабливаемость человека к работе в новом коллективе, под руководством нового начальника, подчинение сложившимся в организации традициям, нормам и правилам поведения;
• организационная основывается на понимании работником того, что от него требуется, работе с должностными инструкциями, определении его места в структуре предприятия, участии в производственном процессе.

Только комплексный подход к профессиональной и психологической адаптации ведет к успешному прохождению испытательного срока работником и экономии затрат компании на поиск, обучение и оценку персонала.

Из чего состоит программа по адаптации

Адаптационная программа для сотрудников представляет собой план введения работника в должность. Этот документ нужен для применения единообразного подхода к процедуре адаптации в подразделениях организации. Документ является обширным списком действий для адаптирующегося работника и для его куратора, который будет помогать приспособиться к новым трудовым условиям.

Для работника наиболее сложным периодом становятся первые два-три месяца, совпадающие, как правило, с его испытательным сроком. Часто длительность программы равна по продолжительности этому периоду.

Для оптимально сформированной программы характерны следующие признаки:

• четкое планирование;
• ясное содержание;
• строгое распределение ролей и задач.

Документ может состоять из двух частей: общей и индивидуальной.

Примерная структура следующая:

1. Общая часть, которая помогает формированию общего представления о предприятии, его особенностях, иерархии, установленных взаимоотношениях между подразделениями, распределении функционала, трудовых условиях и т. п.

Состоит из:

• ориентирующей вводной беседы;
• личного ознакомления с предприятием и персоналом;
• знакомства с местом осуществления трудовых обязанностей;
• ориентирующей беседы с руководителем, возглавляющим структурное подразделение.

2. Индивидуальная часть, которая формируется непосредственным руководителем, курирующим введение в должность работника. Она согласовывается с руководителем по направлению деятельности и начальником отдела кадров. Эта составляющая помогает работнику получить подробные сведения о деятельности организации, а также о прямых функциональных обязанностях сотрудника.

Состоит из:

• плана вступления в должность;
• плана оценки этапов вступления;
• определения куратора-наставника;
• отчета сотрудника по результатам выполненной работы, информации об оценках и отзывах наставников и руководителя.

Как выглядит план

Единый установленный алгоритм разработки документа отсутствует. Причина — необходимость ориентировать документ на конкретные условия в организации.

Однако есть ряд признаков, общих для разных программ:

• включают несколько этапов;
• имеют похожие цели.

План может включать следующие позиции:

СрокДействияПривлекаемый персонал

День адаптации № 1	Сообщить коллективу об обновлении состава и приходе нового работника. Обеспечить наличие информации для нового работника — сведения, которые будут представлены работнику в первый день, включая контактные телефоны сотрудников, удостоверение, пропуск, ПК, телефон, оргтехнику. Подготовить набор необходимых канцелярских принадлежностей. Познакомить с организацией, целями, задачами деятельности, историей. Выдать путеводитель для новичка, находящегося в периоде адаптации (при наличии). Оформить и заполнить требующиеся кадровые документы. Представить нового работника. Познакомить с местом работы, необходимым ПО, подключенным сетям коммуникации, паролями доступов. Провести инструктаж по соблюдению требований ОТ. Проинформировать об общем рабочем графике.	Отдел кадровСпециалист по охране труда
Неделя адаптации персонала № 1	Закрепить наставника, подробно познакомить с работниками подразделения. Изучить терминологию, применяемую в организации. Изучить положение о подразделении. Изучить документы, необходимые в трудовой деятельности. Изучить должностные обязанности. Изучить алгоритм взаимодействия с иными подразделениями. Ознакомиться с правилами документооборота организации. Разработать план работы на период адаптации. Ознакомиться с критериями оценки эффективности деятельности. Сформировать график обучения в течение срока адаптации. Подключиться к обучающим тренингам в учреждении.	Руководитель подразделения, наставник
Месяц адаптации № 1	Выполнить запланированные для адаптирующегося сотрудника задачи. Предоставить отчет об исполнении. Сдать экзамен по основным приобретенным умениям и навыкам. Провести анализ результатов трудовой деятельности адаптирующегося работника. Сформировать список задач на остальной период адаптации.	Руководитель подразделения, наставник
Месяцы адаптации № 2-3	Выполнять поставленные задачи. Скорректировать при необходимости план задач на период адаптации. Провести анализ работы по результатам адаптации. Подвести итоги периода адаптации сотрудника. Оценить результаты пройденного периода адаптации.	Руководитель подразделения, наставник

Результатом успешно реализованной программы адаптации станет показатель длительности работы сотрудника в конкретном учреждении. Успех адаптационной процедуры во многом зависит и от второй стороны, участвующей в процессе, — руководителя или наставника. именно их желание помочь новичку поможет последнему освоиться в организации как можно быстрее.

Положение об адаптации персонала, образец

Скачать

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Проводим адаптацию работников с помощью наставников

Наставничество нельзя назвать новой системой. Судя по опросам крупных организаций работодателей, она уже зарекомендовала себя как эффективный метод адаптации и обучения персонала как при приеме на работу, так и при переводе на новую должность.

Плюсы наставничества неоспоримы, ведь хорошо налаженная система снижает уровень стресса при приеме на работу, делает процесс знакомства с трудовым коллективом и корпоративной культурой организации более результативным, ускоряет освоение должностных обязанностей. Особенно это актуально в тех случаях, когда в большинстве своем персонал организации — это работники с минимальным опытом работы или без него (выпускники вузов).

Как правильно внедрить в организации систему наставничества, наверняка знает то небольшое количество руководителей, у которых она действует. Однако подавляющее большинство работодателей не представляют, что для этого нужно сделать и с чего вообще начать.

В рамках статьи постараемся дать ответы на организационные вопросы по системе адаптации работников (стажеров) с помощью наставничества.

1 этап. Вводный. Подготовительный (1–3 дня)

На этом этапе адаптации для новых работников (стажеров) проводятся мероприятия, направленные на подготовку рабочего места, технического оборудования и т. д.

Наставник также готовится и составляет проект индивидуального плана работы на период адаптации работника (пример 1). При необходимости для работы задействуют дополнительное техническое оборудование.

2 этап. Ознакомительный (1–2 дня)

Название этого этапа говорит само за себя: в это время новый работник знакомится с трудовым коллективом своего подразделения. Кроме того, проверяется степень готовности рабочего места, оформление кадровых документов, работник ознакамливается со всеми необходимыми при приеме на работу локальными нормативными актами и другими документами, проходит инструктажи по охране труда и т. д.

3 этап. Адаптационный. Программа обучения новичка (1–3 месяца)

Это основной этап: работнику разъясняют профессиональные вопросы, оказывают организационную, информационную, профессиональную и психологическую поддержку. В это же время проходит обучение, направленное на быстрое и эффективное вхождение нового работника в должность.

4 этап. Оценочный. Завершающий

На этом этапе выясняются результаты деятельности работника и наставника в течение периода адаптации. При этом применяется комплексный подход, сочетающий в себе:

• подведение итогов совместной работы наставника и новичка;

• анкетирование нового работника;

• заполнение листа оценки наставника.

В некоторых случаях для новых работников (стажеров) могут быть предусмотрены задания или тесты, направленные на оценку уровня полученных знаний, степень владения информацией, необходимой для работы.

По завершении адаптационного периода работника приглашают на итоговую аттестацию в форме собеседования (тестирования) с руководителем отдела. Оценивать адаптационный процесс может также аттестационная комиссия.

Результаты адаптации определяются в соответствии с контрольными мероприятиями, которые включают в себя тестирование и (или) собеседование в соответствии с заданиями, указанными в индивидуальном плане адаптации.

Не позднее трех рабочих дней после даты окончания программы адаптации руководитель структурного подразделения и (или) наставник готовят оценочный лист результатов работника после прохождения испытания. С оценочным листом работника нужно ознакомить под роспись.

Если в период наставничества новый работник показал высокие результаты в работе и успешно выдержал аттестацию (собеседование), его считают успешно прошедшим адаптацию и испытание и принимают на дальнейшую работу. Руководитель отдела информирует его о продолжении трудовых отношений.

Если работник показывает неудовлетворительные результаты и не проходит аттестацию (собеседование), то в отношении него можно установить новый срок наставничества или уволить в порядке, установленном трудовым законодательством.

Эффективность работы наставника оценивается по результатам работы работника, в отношении которого было установлено наставничество, по степени реализации индивидуального плана и программы по адаптации.

Роль наставника

Цель работы наставника — вывести нового работника на 100%-ную продуктивность в максимально короткие сроки.

Во время адаптационного периода на наставника возложены основные задачи:

1. Совместно с руководителем отдела (подразделения) подготовить индивидуальный план адаптации работника.

2. Установить профессиональные контакты с трудовым коллективом.

3. Передавать свой практический опыт и развивать клиентоориентированность работника.

4. С помощью своих знаний, умений и навыков ускорять процесс ознакомления работника с особенностями работы по должности.

5. Развивать у новых работников позитивное отношение к работе и т. д.

Работа под руководством наставника

Наставник — квалифицированный специалист, профессионал или опытный работник, у которого другие работники могут получить совет, рекомендацию.

На время адаптации работник прикрепляется к наставнику, что оформляется приказом по основной деятельности.

Текущая деятельность наставника по адаптации работника выполняется согласно утвержденному в организации положению по адаптации и наставничеству.

Процесс обучения работника должен содержать минимум теории, внимание нужно акцентировать на практическую деятельность организации. Кроме того, сам процесс обучения проводится на рабочем месте работника, то есть затрагивает реально возникающие ситуации с клиентами и коллегами.

Таким образом, работник в период адаптации под руководством наставника:

• участвует в разработке индивидуального плана адаптации;

• выполняет работы в соответствии с планом;

• самостоятельно изучает научно-техническую литературу, нормативную и методическую документацию, достижения науки и техники по выбранному направлению научно-исследовательской или производственной деятельности;

• совершенствует приемы и методы выполнения работ.

Желательно, чтобы в течение адаптации руководитель проводил контрольные проверки. Это позволит не только следить, как новый работник осваивает работу, но и видеть его отношение к работе: насколько серьезно он подходит к своим обязанностям, как относится к организации, поручениям.

И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом

Адаптация нового сотрудника

Один из способов борьбы с «текучкой кадров» в компании — подготовка грамотной корпоративной системы адаптации новых сотрудников. В новой статье приводится множество полезных примеров и решений, которые помогут новому работнику преодолеть адаптационный период эффективно. Среди них — составление особой программы введения в должность, назначение куратора по адаптации и много другое.

Итак, к вам пришел на работу новый сотрудник. Вы его (или их) выбрали среди всех остальных, но что же дальше?

А дальше начинается процесс, который, по сути, может сократить текучку кадров, — это процесс адаптации. Часто именно этот этап работы очень недооценивается в компании, особенно это относится к малому и среднему бизнесу, так как в больших компаниях есть службы, отвечающие за найм и адаптацию персонала, но даже в них не происходит все гладко.

Для любого человека перемены — это стресс, и новая работа не исключение.

Он должен привыкнуть к новым правилам игры в новой компании, познакомиться и привыкнуть к новому коллективу, узнать правила, по которым живет компания. И для того, чтобы новый сотрудник быстрее влился в коллектив и начал с максимальной эффективностью работать, руководству компании следует обратить внимание на такую серьезную процедуру, как адаптация.

В нашей практике бывали случаи, когда именно недостаточное внимание к процессу адаптации в компании приводило к потере интересных и полезных работников. Часто бывает так, что человек приходит на работу, но никто ему даже не покажет, где его рабочее место, что он должен делать, какой режим работы и т.д. От растерянности и неопределенности он уходит искать новое место «под солнцем».

Или вот ситуация: человек приходит, ему дают стол и говорят — работай, а что «работай», как «работай» — не понятно. В такой ситуации, конечно, «выживают» те, кто сумел приспособиться.

Программы адаптации на различных предприятиях выглядят по-разному, ведь они разрабатываются с учетом особенностей этих компаний, но цель у всех одна — тщательный подход к новому сотруднику, чтобы сделать его адаптацию наиболее эффективной и комфортной.

Программа введения в должность

Программа введения в должность имеет достаточно общий характер. программы зависит от следующих условий:

• содержание работы нового сотрудника;
• статус и уровень ответственности;
• личные особенности работника;
• рабочее окружение.

Участники программы:

• Линейный руководитель обеспечивает создание и реализацию программы введения в должность;
• Сотрудники, которые могут оказать реальную поддержку и помощь в адаптации сотрудников;
• Коллеги, работающие в одном отделе или в смежных подразделениях.

Организация процедуры адаптации

Мы обычно рекомендуем начать первый рабочий день нового сотрудника немного позже, чем обычно, чтобы все сотрудники уже были на своих местах и занимались своей непосредственной работой. Это позволит завершить все формальности без суеты и спешки. Обычно новый сотрудник посещает отдел кадров и в первую очередь обеспечивает заполнение необходимых документов.

После этого новый сотрудник знакомится со своим куратором (не обязательно непосредственного руководителем). Это человек, который отвечает за реализацию программы адаптации. На этот элемент хочется обратить особое внимание, так как часто он вовсе упускается из виду.

Очень важно, чтобы был назначен ответственный (куратор) за адаптацию нового сотрудника, и он персонально несет ответственность за, то чтобы человек быстро и эффективно влился в коллектив и начал продуктивно работать. В системе мотивации куратору полагаются дополнительные бонусы за успешную адаптацию сотрудника.

Итак, с куратором определись, что же дальше?

А далее новый сотрудник получает нужные ему для работы материалы (материалы готовятся заранее, чтобы не было потери времени и лишней суеты), затем он направляется на свое рабочее место (которое, к слову, должно быть полностью готово и определено заранее) и куратор представляет его коллегам.

И только после этого они начинают знакомить его с организацией.

Список нужных тем, по которым нужно провести обучение с сотрудником, мы описали ниже:

• Подробная история компании и ее развитие;
• Органы управления и организационная структура;
• Наиболее важные документы компании (например, миссия, стратегия, управление качеством и т.д.);
• Описание бизнеса предприятия;
• Правила работы с клиентами;
• работы, описание работы, пределы полномочий, ответственность;
• Система качества;
• Сотрудничество с другими отделами или людьми;
• Правила по охране труда на предприятии (инструкция);
• Перечень документов, которые новый сотрудник должен изучить в первую очередь;
• Задачи на испытательный срок.

Одним из возможных и эффективных способов предоставления информации о продукте, о компании, является создание документа, состоящего из обычных рекламных материалов и материалов, подготовленных специально для конкретного работника.

Желательно, чтобы процесс адаптации завершился тогда, когда можно подвести предварительные итоги адаптационного периода и понять какие мероприятия по повышению эффективности работы сотрудника нужно запланировать.

Чек-лист необходимых действий при первичной адаптации нового сотрудника:

Действие	Отметка о выполнении
Описание работы по должности готово и соответствует действительности (функционал, права, обязанности);
Определить официального наставника (куратора) по адаптации;
Договориться с кем-то из его будущих коллег о неформальной помощи;
Проверить готовность рабочего места;
Дать предварительную информацию всем сотрудникам о прибытии нового сотрудника;
Подготовить все информационные материалы, которые будут переданы сотруднику в первый рабочий день;
Подготовить необходимые административные процедуры; (Перечень документов в ОК, анкеты и т.д.)
Расписать задачи испытательного срока с критериями оценки;
Написать расписание встреч с сотрудниками, взаимодействие с которыми необходимо в работе нового сотрудника;
Позвонить сотруднику за день до его официального начала работы и убедиться, что все в порядке.

Приведем вам пример стандартной программы адаптации для новых сотрудников на своем рабочем месте в первый день работы.

1. Вместе с новым работником изучить его трудовые обязанности;
2. Объяснить требования конфиденциальности информации;
3. Объяснить правила внутреннего распорядка;
4. Обсудить стиль управления, особенности культуры, традиций, норм и т.д., принятой в организации;
5. Ознакомить его с основными процедурами и политикой в области человеческих ресурсов;
6. Познакомить его с организационной структурой и структурой подчиненности (если это необходимо);
7. Ознакомить с инструкцией правил охраны труда;
8. Ознакомить с инструкцией по оказанию первой медицинской помощи;
9. Ознакомить его с процедурой коммуникаций с коллегами, руководством и клиентами;
10. Ознакомить его с требованиями к внешнему виду;
11. Ознакомить его с требованиями системы охраны, открытия и закрытия офиса;
12. Объяснить систему подчиненности;
13. Дать ему информацию личного характера: расположение столовой, туалеты, комната для отдыха, место для курения, и т.д.;
14. Дать ему информацию о традициях отдела или группы, в которых работник будет работать.

До конца периода адаптации:

1. Познакомить его со специальными процедурами, которые свойственны его специфике работы;
2. Ознакомить его с особенностями его работы в отделе или организации;
3. Проанализировать компетенцию и разработать индивидуальную программу перспективного обучения;
4. Объяснить, как работает административная система организации, используемые правила и процедуры;
5. Ознакомить его с требованиями и стандартами работы;
6. Ознакомить его с системой отчетов.

Поскольку процедура адаптации не регулируется какими-либо специальными правовыми нормами, все изложенное выше имеет добровольный характер.

Для каждой организации эта процедура имеет исключительно индивидуальный характер, это внутреннее дело организации — решить, чтобы они хотели добавить, а что — удалить.

К Вам приходят люди, с которыми Вы условно договорились, что подходите друг другу как компания и работник. Но так как в этом соглашении никто до конца не уверен, работодатель не знает навыков сотрудника, сотрудник условий труда — то логично, что есть такое понятие, как испытательный срок, по истечении которого две стороны уже четко понимают свои намерения по отношению друг к другу.

Взять сотрудника на испытательный срок для большинства компаний — не проблема. А с чем действительно есть проблемы — это понять и донести то, чего Вы ждете от человека в этот месяц, и как Вы будете оценивать кандидата по истечении испытательного периода.

Ситуация из практики:

— Так что, берем Сергея на работу, месяц подходит к концу?

— Ну, не знаю, вроде парень хороший, но что-то не так. Вроде и делает что надо, но как-то непонятно.

Что это значит? Только одно — Вы не определили задачи, которые стоят перед новым сотрудником на период испытательного срока, не определили критерии, по которым будете оценивать его работу.

Соответственно, ни Вы, ни сотрудник не понимаете, от чего толком зависит успешность прохождения этого самого срока. От этого и сложность объяснения, почему человек не прошел его, и сложность в обосновании самому себе, почему он не подходит, — но самое интересное, что ни Вы, ни кандидат не могут сосредоточиться на главном.

Итак, как определить и поставить ЗИС (задачи испытательного срока)?

Краткий чек лист:

Действие

Задачи соответствуют принципам SMART:

— Измеримая

— Достижимая, ориентируемая на конкретные действия

— Реалистичная, уместная, полезная и ориентированная на конкретные результаты

— С четкими сроками исполнения

— Определить результат, который Вы планируете получить

— Определить человека, который будет оценивать выполненные результаты (это не обязательно должен быть один человек, это могут быть сотрудники разных подразделений)

Примеры, не SMART-задачи:

1. Расширить клиентскую базу;
2. Провести обучение сотрудников;
3. Повысить уровень обслуживания клиентов и т.д.

Пример разработанных задач на испытательный срок для менеджера по закупкам:

1. Разработать порядок и график выполнения задач на испытательный срок. Согласовать и утвердить с руководителем в течение 3 дней с момента вступления в должность.
2. Разработать товарную матрицу наличия на складе. Определить минимальный складской остаток по данным товарам и обеспечить его наличие. Согласовать и утвердить с руководителем.
3. Разработать плановый показатель обеспеченности склада на основе матрицы. Согласовать и утвердить с руководителем.
4. Создать попозиционный прогноз закупок на ближайшие 2 месяца. Согласовать и утвердить с руководителем.
5. Выработать плановый показатель оборачиваемости в разрезе товарных групп. Предоставить руководителю обоснование.
6. Выработать инструмент контроля плановых показателей. Согласовать и утвердить с руководителем.
7. Подготовить для руководства обоснованные предложения о привлечении новых поставщиков.
8. Довести показатель «выполнения заказов» до 97%.
9. Ввести отчет задолженности перед поставщиками на еженедельной основе. Задача считается выполненной при предоставлении отчета не менее 4 недель подряд без опоздания по срокам.
10. Проанализировать продажи по каждому товару, выявить низко оборачиваемые товары. Совместно с руководителем утвердить план сбыта по данным товарам. Определить группы товаров, которые необходимо ввести или вывести из ассортимента.
11. Изучить и знать весь товарный ассортимент и особенности товаров.
12. Предложить возможные доработки программного обеспечения для улучшения качества процесса закупки. Предоставить список, обсудить с руководителем.
13. Провести переговоры с 15 ключевыми поставщиками на предмет снижения цены. Добиться снижения цен закупок на ключевые позиции не менее 2%. Результаты переговоров предоставить руководителю.

Лучше вести этот файл в понятном и зафиксированном формате, например, в экселе. Формат распечатывается сотруднику под роспись, чтобы он был у него на виду, чтобы он понимал, на чем надо держать фокус своего внимания.

При приеме на работу сотрудника Вы проговариваете все задачи и описываете свои ожидания. Также важно на данном этапе правильно объяснить работнику систему мотивации.

Часть из испытательных задач может быть отражена и в мотивации сотрудника.

Кроме этого — это исключает ситуацию, при которой новый сотрудник может сослаться на то, что ему что-то не сказали или он чего-то не знал. У него уже определены задачи, и даже если ему не хватает информации для решения его задачи, он должен найти способы запросить, найти эту самую информацию у других сотрудников. Это также будет характеризовать его как сотрудника, то, как он умеет решать поставленные задачи.

Кроме качества выполнения достаточно четких задач, Вы на протяжении испытательного срока оцениваете также и личные качества сотрудника. Например: трудолюбие, инициативность, знания и умения, профессионализм, коммуникабельность, аналитические способности и т.д.

Надеемся, что данная статья помогла Вам разобраться, как облегчить свой путь по выбору сотрудника, основываясь не только на интуиции и ощущениях, но также и на конкретных фактах исполнения задач, поставленных перед сотрудником.

Адаптация в команде: чеклист для внедрения новых сотрудников

Для новичка первые дни или недели в компании могут вызвать неловкость или замешательство. Однако если продуманно организовать его адаптацию, то вы сумеете минимизировать факторы, которые способны повлиять на производительность нового сотрудника и его желание работать у вас.

Чтобы обеспечить плавное вливание в коллектив, нужно учесть немало повседневных действий. В сумме они дают ту заботу и контроль, которые помогут новичку наладить продуктивное общение с коллегами и внести свой вклад в успех компании.

Поэтому вам нужно составить чеклист.

Это список действий, необходимых для плавной адаптации. Они кажутся простыми, но легко забываются, и их нужно систематизировать. С помощью такого навигатора вы сумеете максимально быстро активировать новичка и добиться его синергии с коллективом.

Также чеклист облегчит вам знакомство с каждым другим новичком. Составив заранее шаблон задач, вам станет легче постоянно вливать новые кадры в отдел или в компанию.

В зависимости от размера, культуры компании и других ценностей адаптация персонала в организации может протекать по-разному. Приветствие новоприбывших можно сделать выгодной для организации традицией, одновременно утверждая ваш бренд и обеспечивая «химию» с коллективом с первого дня.

Что такое чек лист: главные составляющие

1. Рассказать о правилах компании
2. Представить новичка команде и коллегам, с которыми он будет сотрудничать наиболее часто
3. Ознакомить с офисом и рабочим местом
4. Дать общую информацию об обязанностях
5. Прояснить график
6. Убедиться, что все необходимые формы и документы заполнены
7. Выслать приветственный e-mail за неделю до выхода на работу

• Ознакомьте новичка в общих чертах с предстоящими задачами, представить его коллективу
• Покажите расписание первой недели
• Объясните все политики компании, от дресс-кода до безопасности, от корпоративных ценностей до корпоративных мероприятий
• Проясните, когда начисляются премии и компенсации
• Ответьте на все вопросы нового сотрудника
• Помогите с настройкой программного обеспечения или оборудования
• Убедитесь, что все необходимое — от компьютера до ключа от офиса — выдано

• Назначьте сотруднику первые задачи
• Следите за показателями производительности
• Убедитесь, что оборудование, закрепленное за новичком, работает нормально
• Проверьте, чтобы новый сотрудник установил контакт с важными для него коллегами
• Пригласите подписаться на аккаунты компании в соцсетях
• Наблюдайте, как проходит адаптация сотрудника в компании
• Помогите заполнить все формы и документы, связанные с финансовыми вопросами

• Продолжайте отвечать на все вопросы и оказывать помощь
• Спросите о его мнении и предложениях
• Проанализируйте, как новичок справился с предыдущими задачами
• Просмотрите, какие задания ждут его в скором времени
• Убедитесь, что тренинги для нового сотрудника идут по графику
• Проверьте, чтобы первые выплаты были начислены вовремя и точно

• Составьте отчет об эффективности сотрудника
• Просмотрите прошлые и будущие задачи
• Установите цели для его производительности
• Ответьте на вопросы
• Проверьте, как проходит обучение на тренингах
• Обсудите, можно ли считать процесс адаптации персонала завершенным

• Составьте отчет о показателях новичка за полгода
• Установите цели для следующих 6 месяцев
• Убедитесь, что новый сотрудник прошел необходимое обучение

• Составьте отчет о годовых показателях
• Отметьте первый год сотрудника в компании
• Обсудите цели, планы и проекты на следующий год
• Ответьте на все вопросы
• Обсудите компенсации и возможные надбавки

Действия	Сделано	Не сделано
Сообщить коллективу о новичке
Выслать новичку приветственное письмо на e-mail
Подготовить все формы и документы
Проверить, в порядке ли рабочее место и укомплектовать необходимым
Представить новичка коллективу
Познакомить с коллегами, с которыми новый сотрудник будет часто сотрудничать на первых порах
Показать рабочее место Дать доступы, ввести в систему Дать задачи, доступ к базе даных
Вручить подарок
Провести тур по офису
Отметить первый день новичка

Создавая задачу или подзадачу в системе, вы можете добавить туда же чеклист. Достаточно вставить список дел в описание к задаче или в поле для комментариев. Затем можно фильтровать ленту или списки задач по наличию чеклистов.

Например, чеклист по разработке дизайна коттеджного комплекса будет выглядеть так:

Вердикт

От того, как пройдет знакомство с компанией и коллективом, немало зависит производительность новичков. Если ветераны готовы помочь в период адаптации новых сотрудников, а компания обеспечит им профессиональное развитие и удобное рабочее место, то те быстро станут «своим».

Чтобы обеспечить воодушевляющий прием, практично подготовить чеклист с действиями — план адаптации персонала. Следуя ему, вы можете рассчитывать на приятные впечатления новичка и его энтузиазм в дальнейшем.