Как в табеле отмечается отпуск?

Табель учета рабочего времени по форме Т-12 — бланк

Т-12 табель учета рабочего времени — бланк, утвержденный Госкомстатом и представляющий собой один из вариантов регистра для учета рабочих часов. Где скачать бланк табеля учета рабочего времени и какова специфика его практического применения, расскажем в статье.

Что представляет собой форма Т-12 (табель учета рабочего времени)

Когда предполагается использование табеля учета рабочего времени формы 0504421 по ОКУД

Разрешено ли в частных фирмах использование табеля учета рабочего времени ф. 0504421

Где бланк формы Т-12 доступен для загрузки

Табель учета рабочего времени, форма 0504421 (бланк скачать)

Как обозначаются отпуска в табеле учета рабочего времени?

Что ставить в табеле, если отпуск приходится на праздничный день

Итоги

Что представляет собой форма Т-12 (табель учета рабочего времени)

На основе формы Т-12, введенной в практику документооборота Госкомстатом в постановлении от 05.01.2004 № 1, формируется табель, который предназначен для использования в целях:

• ведения учета посещений сотрудниками своего места работы в соответствии с установленным графиком;
• определения показателей для расчета зарплаты сотрудников;
• формирования тех или иных статистических данных о персонале (например, направляемых в Росстат или исследовательским агентствам).

Следует отметить, что рассматриваемая форма подлежит заполнению вручную (на ПК с помощью Word или аналогичной программы либо в распечатанном виде шариковой ручкой). А табель, предназначенный для заполнения в автоматическом режиме при задействовании систем контроля доступа, составляется на основе другой формы Госкомстата — Т-13. Выбранная форма табеля учета рабочего времени 2017 года должна быть указана в учетной политике.

О том, что представляет собой форма Т-13, читайте в статье«Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

Когда предполагается использование табеля учета рабочего времени формы 0504421 по ОКУД

Соответствующая номеру ОКУД 0504421 форма табеля учета рабочего времени (Т-12 имеет очень схожее с ней наименование, поэтому иногда может возникать путаница при применении того или иного документа) была введена в деловой оборот Минфином РФ, издавшим приказ от 30.03.2015 № 52н. Этот документ задействуется в тех же целях, что и Т-12, но подлежит применению в госструктурах.

Соответствующий форме 0504421 табель учета использования рабочего времени имеет также и довольно схожую структуру с формой Т-12. Поэтому для сотрудника HR-отдела, как правило, не составляет никаких проблем адаптироваться к документу, утвержденному Минфином, если он привык пользоваться формой от Госкомстата, и наоборот.

Разрешено ли в частных фирмах использование табеля учета рабочего времени ф. 0504421

Использование табеля по форме 0504421 не запрещено для частных компаний. Дело в том, что с 01.01.2013 года фирмам, которым закон прямо не предписывает задействовать конкретные унифицированные формы первичных источников, разрешено использовать любые другие.

Поэтому частная компания вправе задействовать в целях мониторинга времени нахождения на работе наемных сотрудников табель учета рабочего времени на бланке формы Т-12, так и формы 0504421 или же иной бланк, разработанный самостоятельно. Так или иначе, подобный документ должен быть у компании — в силу того, что в соответствии с положениями ст.

91 ТК РФ каждый работодатель должен осуществлять мониторинг времени нахождения на работе нанимаемых сотрудников.

Подробнее о заполнении формы Т-12 читайте в материале«Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».

Где бланк формы Т-12 доступен для загрузки

Скачать табель учета рабочего времени — бланк простой формы Т-12 — вы можете на нашем портале.

Скачать форму Т-12

Форму Т-13 «Табель учета рабочего времени» — скачать чистый бланк также можно на нашем сайте. Для этого нужно перейти на статью «Унифицированная форма Т-13 — бланк и образец заполнения».

Табель учета рабочего времени, форма 0504421 (бланк скачать)

Бланк табеля учета рабочего времени формы 0504421 тоже доступен для скачивания на нашем сайте.

Скачать табель учета рабочего времени

Как обозначаются отпуска в табеле учета рабочего времени?

Унифицированные бланки для ведения табеля учета посещений работников на российских предприятиях Т-12 и Т-13 предполагают отражение сведений об отпусках с помощью кодов, приведенных на титульном листе формы Т-12.

Данные коды представлены в двух разновидностях: буквенной и цифровой. Применение тех и других равнозначно. Более того, в локальном нормативе организации может быть закреплен и некий смешанный вариант применения либо предполагающий использование совершенно других кодов. Работодатель также вправе самостоятельно разработать и применять бланк табеля с условными обозначениями в нем.

Посмотрим, какие обозначения применяются к отпускам.

Отпуск основной и дополнительный

Когда работник уходит в обычный оплачиваемый отпуск, а в фирме применяется форма Т-12 или Т-13, в таблице учета, которая приведена в табеле, фиксируется буквенный код ОТ или цифровой код 09 за каждый день отпуска работника.

Если отдых дополнительный, то проставляется другой код: ОД (10).

Учебный и отпуск без сохранения заработной платы (административный отпуск)

В положениях ст. 128 ТК РФ отпуск за счет работника делится на 2 вида:

• предоставляемый работодателем добровольно по просьбе сотрудника — в этом случае в табеле отражается код ДО (16);
• обязательно предоставляемый работодателем по запросу работника — используется код ОЗ (17).

Учебный отпуск также по трудовому законодательству имеет 2 разновидности (ст. 173 ТК РФ):

• отпуск для учебы с сохранением заработка — отражается с применением кода У (11);
• неоплачиваемый отпуск для сдачи вступительных экзаменов, сессии, госэкзаменов — фиксируется в табеле с применением кода УД (13).

Узнать больше о законодательном регулировании предоставления учебного отпуска вы можете в статье «Учебный отпуск по статье 173 Трудового кодекса (нюансы)».

Декретный отпуск и отпуск по уходу за ребенком

Декретный отпуск, предоставляемый в соответствии со ст. 255 ТК РФ, отражается в табеле с применением кода Р (14). Отпуск по уходу за ребенком, предоставляемый по ст. 256 ТК РФ, фиксируется с помощью кода ОЖ (15).

Возможен сценарий, при котором сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, будет работать неполный рабочий день. Если это так, то при учете ее посещений в табеле будет применяться «двойной» код Я (01) и ОЖ (15). Эти коды можно указать в одной ячейке табеля, используя символ «/» (например, Я/ОЖ или 01/15), или добавить в бланк табеля дополнительную строку.

Теоретически кодов в одной ячейке может быть и три. Например, если сотрудница согласилась поехать в командировку и отработала там выходной день. В этом случае в таблице будет записано: К/РВ/ОЖ (06/03/15).

Что ставить в табеле, если отпуск приходится на праздничный день

В соответствии со ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не учитываются.

Также исключаются из отпуска праздники, установленные региональным законодательством (см. постановление Президиума ВС суда РФ от 21.12.2011 № 20-ПВ11).

Отсюда следует, что приходящиеся на отпуск праздники в табеле нужно обозначать кодом «В» или 26.

Источник: http://nalog-nalog.ru/otpusk_i_vremya_otdyha/oboznachenie_otpuska_v_tabele_ucheta_rabochego_vremeni/

Отпуск в табеле учета рабочего времени

В 2019 году заполняйте табель учета рабочего времени при помощи кодов, которые записаны в приложении к типовой форме. Для отпуска предусмотрено девять кодов. В статье вы узнаете, как записать отпуск в табеле учета рабочего времени.

В унифицированной форме табеля для каждого буквенного кода есть цифровой аналог. Например, ежегодный отпуск в табеле учета рабочего времени отмечается кодом ОТ или 09. Вы можете использовать любой из них, но буквенные коды нагляднее.

Посмотрите перечень всех кодов, которые предусмотрены для заполнения табеля учета рабочего времени >>

Для собственной формы табеля учета рабочего времени компания вправе ввести свою кодировку, но это опять может привести к путанице и неверному расчету зарплаты. Поэтому проще использовать привычные коды из унифицированного бланка. 

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.Дзен

Коды для заполнения отпуска в табеле учета рабочего времени

Условные обозначенияБуквенный кодЦифровой код

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД	10
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением	У	11
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы	УД	13
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет	ОЖ	15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя	ДО	16
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации	ОЗ	17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы	ДБ	18

Отпуск в табеле учета рабочего времени, если сотрудник заболел

По общему правилу за дни отпуска, на которые пришлась болезнь, работнику нужно выплатить пособие по временной нетрудоспособности. Отпуск сотрудника в этом случае необходимо продлить на дни болезни, которые пришлись на отпуск. Для этого сотрудник должен написать заявление в свободной форме.

На практике не всегда удается до окончания отпуска взять с сотрудника заявление с просьбой продлить период отдыха на дни болезни. Например, работник может находиться на больничном до последнего дня отпуска или просто не иметь возможности подъехать в офис для оформления заявления. Как правило, сотрудники сообщают о том, что заболели, по телефону. В этом случае возможны две ситуации.

Подробнее о том, как пересчитать отпускные, если сотрудник заболел во время отдыха, рассказали эксперты Системы Главбух.

Первая — сотрудник вообще не сообщил, что болел. Значит, отпуск в табеле учета рабочего времени нужно отмечать кодом ОТ. А если болезнь выйдет за рамки отпуска, ставьте напротив его фамилии отметки о неявке на работу по невыясненным причинам с кодом НН.

Когда работник принесет больничный лист, исправьте отметки в табеле, указав напротив дней болезни код Б, а напротив дней отпуска — коды ОТ или ОД. Если вы ведете табель в электронном виде и распечатываете только по итогам месяца, то исправить коды не составит труда.

Скоро компании перестанут выдавать пособия

ФСС в 2019 году упростит работу бухгалтерам еще 20 российских регионов. 11 из них присоединились к пилотному проекту фонда по прямой выплате пособий с 1 января, еще 9 подключатся с 1 июля. Посмотреть список >>

Вторая ситуация — сотрудник сообщил о своей болезни в компанию. Тогда начиная с первого дня болезни вы можете ставить код Б. А после выздоровления продолжаете указывать отпускной код до тех пор, пока сотрудник не выйдет на работу. Если же он появится на службе сразу после выздоровления, ставьте код Я.

Отпуск в табеле учета рабочего времени, если отдых выпал на праздник

Предположим, сотрудник с 10 по 16 июня находится в ежегодном оплачиваемом отпуске. 12 июня — праздничный день. В табеле учета рабочего времени этот день надо обозначить кодом В. Узнайте, как оплатить отпуск, который попал на праздник >>

Дело в том, что праздники не входят в число календарных дней оплачиваемого отпуска (ст. 120 ТК РФ). Отмечать их в табеле как дни отпуска с кодом ОТ неверно. А вот обычные выходные дни (то есть субботы и воскресенья), когда сотрудник был в ежегодном отпуске, в табеле отмечать кодом В не надо. Они входят в число календарных дней отпуска.

Работник берет отпуск с последующим увольнением

По письменному заявлению работника вы можете предоставить ему отпуск с последующим увольнением. Днем увольнения в таком случае будет последний день отпуска (ст. 127 ТК РФ). Именно эту дату надо указать в трудовой книжке.

По желанию сотрудника ему могут предоставить отпуск с последующим увольнением. Это не разрешено, только когда увольняют сотрудника за виновные действия. Для того чтобы уйти в отпуск и потом уволиться, сотрудник должен написать заявление с просьбой уволить его и предоставить ему отпуск. Какие еще документы нужно оформить >>

При этом последним днем работы сотрудника будет день, предшествующий началу отпуска. Другими словами, трудовые отношения с работником прекращаются с момента начала отпуска. Тем не менее работодатель должен вести учет рабочего времени до последнего дня отпуска.

Подробнее о том, как оформить отпуск сотрудника с последующим увольнением, рассказали эксперты Системы Главбух.

Даже несмотря на то, что при предоставлении отпуска с последующим увольнением компания обязана в последний рабочий день выдать работнику трудовую книжку и полностью с ним рассчитаться. То есть в табеле надо отразить все дни отпуска вплоть до его окончания. 

Сотрудник взял отпуск за свой счет

Код для отпуска без сохранения зарплаты зависит от того, по какой причине его взял работник. Узнайте, как оформить отпуск без содержания >>

Если по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам с согласия работодателя, поставьте в табеле код ДО. Если предоставить отпуск ваша компания обязана по Трудовому кодексу, например в случае свадьбы или рождения ребенка, то в табеле отразите код ОЗ. Наконец, отпуск за свой счет по коллективному договору или отраслевому соглашению в табеле отмечается кодом ДБ.

Эксперты на примерах разобрали, как рассчитать и выплатить отпускные. Посмотреть лекцию можно в программе «Ведение учета».

Подходящим кодом надо отметить все дни отпуска — и рабочие, и выходные. В том числе и праздничные дни. Ведь они не входят в число дней только ежегодного оплачиваемого отпуска. Если праздник приходится на время отпуска за свой счет, то на его продолжительность это никак не влияет.

Сотрудница вышла на работу во время детского отпуска

Сотрудницы, которые находятся в детском отпуске, вправе работать неполный день или на дому (ст. 256 ТК РФ). В этом случае у них есть право и на пособие по уходу за ребенком до полутора лет, и на зарплату.

Подробнее о том, как оформить выход сотрудника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, рассказали эксперты Системы Главбух.

Такое двойственное положение сотрудницы требует  особого заполнения табеля. Его надо дополнить еще одной строкой. И в первой строчке проставлять код ОЖ — Отпуск в табеле учета рабочего времени до достижения ребенком возраста трех лет, а во второй код Я — продолжительность работы в дневное время (либо В — выходной).

Дорогой коллега, книга «Годовой отчет» и 6 месяцев подписки в подарок! Узнать больше

На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 (800) 505-87-17.

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/23859-otpusk-v-tabele-ucheta-rabochego-vremeni

➤ Обозначения в табеле учета рабочего времени | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

Если внесете в табель неверные кодировки или неправильно укажете количество отработанных часов, бухгалтерия ошибется в расчете зарплаты. Как правильно учесть в табеле работу в разных режимах и какие коды использовать при заполнении, расскажут эксперты.

Скачайте полезный документ:

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени

Обозначения в табеле учета рабочего времени относятся к информации о фактически отработанном времени в текущем месяце каждым работником. При этом применяют две формы:

• типовая форма бланка №Т-12 предназначена для учета рабочего времени и расчета оплаты при ручной обработке данных;
• при автоматизированном способе обработки рекомендуется применять табель формы № Т-13.  

Оба бланка утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года №1. Организации коммерческого типа могут использовать формы табеля, разработанные в индивидуальном порядке на основании статей 7 и 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письма Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)

В муниципальных организациях применяют форму табеля учета рабочего времени № 0504421. Правила заполнения табеля учета рабочего времени для таких организаций указаны в постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1. Рекомендации по внесению обозначений в табеле учета рабочего времени формы № 0504421 отражены в приказе Минфина РФ от 30 марта 2015 года за номером 52н.

ОКУД 0504421. Табель учета использования рабочего времени

Внимание! При ведении табеля учета рабочего времени в электронном виде нет необходимости заполнять специальную форму № Т-13 на бумажном носителе. Достаточно заверить табель электронной цифровой подписью.  

Инструкция по заполнению табеля учета рабочего времени

Обозначения в табеле рабочего времени проводятся с помощью цифровых, буквенных кодов, установленных для соответствующей формы. Возможно использование собственных кодов, утвержденных приказом организации. 

Обозначение в табеле учета рабочего времени методом сплошной регистрации и отклонений от рабочего графика:

• при сплошной регистрации явок и неявок в табеле отмечают каждый день месяца в отдельной графе. Под кодовым или буквенным обозначением указывают количество отработанных сотрудником часов;
• при регистрации отклонений отмечают опоздания, неявки и сверхурочно отработанные часы. Верхняя строка предназначена для указания кодов, нижние строки оставляют пустыми. Такой способ фиксирования применяют только при стандартном неизменном рабочем дне или смене.  

Обозначение отпуска в табеле

Порядок обозначения отпуска в табеле учета рабочего времени зависит от вида отпуска:

1. Буквенное обозначение «ОЖ» в табеле расшифровывается как отпуск по уходу за ребенком. Цифровой код 15.
2. Указание «ДО» в табеле обозначает отпуск без содержания, предоставленный по согласованию с работодателем. Цифровое обозначение 16.
3. Буквенный код «ОД» в табеле учета рабочего времени обозначает отпуск дополнительный оплачиваемый, предоставляемый ежегодно. Цифровое обозначение 10.  

Сотрудники могут получить отпуск по беременности и родам, ежегодный оплачиваемый отпуск, учебный, предоставляемый для сдачи сессии. Обозначение в табеле учета рабочего времени будет иметь свой буквенный и цифровой код.

Унифицированную форму Т-12 заполняют:

• методом внесения в графы 2 и 3 сведений о работнике: ФИО, должность, табельный номер;
• в 4 графе указывается буквенный или цифровой код явки, неявки на работу;
• в 5 графе фиксируется количество дней, часов за половину месяца;
• В 6 графе количество общих дней и часов за весь месяц.

Форма № Т-12. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Унифицированную форму Т-13 заполняют методом дополнительного внесения сведений об оплате труда в графы 7-9. В оставшихся графах фиксируют сведения о причинах неявок, опозданий, прогулах.  

Форма № Т-13. Табель учета рабочего времени. Сотрудник является внутренним совместителем

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Обозначение букв, которые вносят в табель учета рабочего времени, расшифровывается следующим образом:

• работа в дневное время: буквенный код «Я», цифровой (01);
• работа в ночь: буквенный код «Н», цифровой (02);
• работа нерабочие праздничные дни или в выходные: буквенный код «РП», цифровой (03);
• сверхурочная работа: буквенный код «С», цифровой (04);
• работа вахтовым методом: буквенный код «ВМ», цифровой (05);
• служебная командировка: буквенный код «К», цифровой (06);
• ежегодный оплачиваемый отпуск: буквенный код «ОТ», цифровой (09);
• отпуск дополнительный, предоставляемый ежегодно: буквенный код «ОД», цифровой (10);
• отпуск по беременности и родам: буквенный код «Р», цифровой (14);
• отпуск по уходу за ребенком: буквенный код «ОЖ», цифровой (15);
• отпуск без содержания, предоставляемый работнику по разрешению работодателя: буквенный код «ДО», цифровой (16);
• временная нетрудоспособность с назначением пособия: буквенный код «Б», цифровой (19);
• временная нетрудоспособность без назначения пособия: буквенный код «Т», цифровой (20);
• прогул: буквенный код «ПР», цифровой (24);
• выходные и нерабочие праздничные дни: буквенный код, цифровой «В» (26);
• неявки по невыясненным причинам (до момента выяснения обстоятельств): буквенный код «НН», цифровой (30);
• прогул: ПР (24);
• выходной или нерабочий праздничный день: В (26);
• время простоя по вине работника: ВП (33);
• невыход на работу в связи с исполнением государственных или общественных обязанностей: Г (23);
• дополнительный оплачиваемый отпуск в связи с обучением: У (11);
• повышение квалификации с отрывом от работы: ПК (07).

Если сотрудник отсутствует на работе по невыясненным причинам, проставьте код «НН» в табеле учета рабочего времени. Код «НБ» применяют в табеле учета рабочего времени, если работник не вышел на работу в связи с административным арестом или содержанием под стражей.

Заполняйте табель по этим правилам, чтобы компания не переплатила работнику

Узнать подробнее

Коды и обозначение в табеле учета рабочего времени вносит лицо, ответственное за ведение первичного документа учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени разрешено заполнять с обозначением только букв или цифр. При допущении ошибки одной чертой зачеркивают неверную информацию, сверху пишут верную и указывают дату исправления (основание: статья № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6.12 2011).

Внимание! Каждое структурное подразделение заполняет отдельный табель учета рабочего времени. Не позднее 1 и 15 числа ежемесячно первичный отчетный документ передают в бухгалтерию для проведения расчета по начислению заработной платы.

Условные обозначения в табеле позволяют быстро заполнить форму первичной учетной документации на бумажном или электронном носителе. Важность точной фиксации рабочего времени используется не только для начисления зарплаты. Документ предназначен для формирования отчетности по статистическим данным.

С помощью табеля легко проследить соблюдение трудового режима, установленного работодателем. После заполнения документ подписывает ответственное лицо и руководитель структурного подразделения.   

Обозначения в табеле учета рабочего времени не изменились. В соответствии с действующим законодательством, ведение табеля доверяется табельщикам или уполномоченным лицам. Небольшие компании делегируют выполнение этой обязанности специалисту кадровой службы или руководителю подразделения. Полномочия отражают в трудовом договоре и вносят в должностную инструкцию сотрудника.  

Обозначение прогулов в табеле учета рабочего времени фиксируется буквенным кодом ПР или цифровым 24. О произошедшем инциденте необходимо сообщить руководству организации. Если в дальнейшем выяснится, что неявка сотрудника была согласована с администрацией, код исправляют на «А», по причине болезни на «Б».

Учебный отпуск обозначение в табеле

Обозначение в табеле учета рабочего времени учебного отпуска обозначается буквенным кодом «У» или цифровым 11. Посещение лекций, сдача промежуточных или государственных экзаменов, написание диссертации, дипломной работы требует времени. Если сотрудник трудоустроен не по совместительству, руководство обязано предоставить учебный отпуск и оплатить его.

Учебный отпуск предоставляется сотрудникам, получающим первое высшее или специальное образование.

• справку-вызов необходимо предъявить в отдел кадров;
• письменное заявление подать на имя руководителя.

Табель учета рабочего времени с условными обозначениями заполняют в соответствии с действующими правилами. Если на предприятии условия труда относятся к нормальным, срок хранения документов первичного учета составляет 5 лет. При учете рабочего времени персонала, выполняющего обязанности во вредных или опасных условиях, табель передают в архив и хранят 75 лет.    

Обозначение больничного в табеле учета рабочего времени

Обозначение больничного в табеле учета рабочего времени фиксируется буквенным кодом «Б» или цифровым 19. Код проставляется в первой половине строки табеля. При подаче документа учета в бухгалтерию необходимо просчитать количество отработанных дней или часов, исключая время, когда сотрудник находился на больничном. 

Если сотрудник болел во время отпуска:

• обозначения в табеле учета рабочего времени проводятся с использованием буквенного кода «ОТ», цифрового 09;
• выходные дни в период отпуска не отмечают, расчет производится в календарных, а не в рабочих днях;
• отпуск продлевается, в табеле делается пометка «ОТ».

Работодателю необходимо учитывать, на основании ст. 124 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск может  быть продлен или перенесен на другое время. Продлить отпуск из-за болезни нельзя автоматически. Только на основании заявления сотрудника отпуск может быть перенесен на другое время. 

Вывод

Для учета рабочего времени коммерческие организации могут использовать собственно разработанные коды. Учитывайте, что табель заполняется каждым структурным подразделением организации. Чтобы вовремя выплатить зарплату, передавайте в бухгалтерию заполненный документ не позднее 1 и 15 числа каждого месяца.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384249-qqq-17-m3-oboznacheniya-v-tabele-ucheta

Заполняем табель учёта рабочего времени правильно

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

• учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
• контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
• иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто ведет табель в организации

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

• табель рабочего времени на 2019 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
• подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
• после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре.

Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику.

Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Заполнение табеля рабочего времени

Применяются два способа заполнения табеля:

• сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
• заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

• 8 цифр для юрлиц;
• 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

• Номер документу присваивается по порядку.
• Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

• Порядковый номер в табеле.
• Фамилия и должность работника.

• Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

• Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
• В — выходной;
• К — командировка;
• ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

• В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

• В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

• 2000 — зарплата (оплата труда);
• 2012 — отпускные.

• Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

• В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

• 3 дня — в связи с командировкой;
• 10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

• сотрудник, ответственный за ведение;
• руководитель отдела;
• кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

• какой именно вид отпуска проставлять;
• период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
• каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

ОТ	очередной оплачиваемый отпуск
ОД	дополнительный оплачиваемый
ДО	административный (без сохранения ЗП)
У	учебный с сохранием ЗП
УВ	учебный без отрыва от производства (сокращенный день)
УД	учебный без сохранения ЗП
Р	по беременности и родам
ОЖ	по уходу за ребёнком до 3 лет
ОЗ	без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях
ДБ	дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Я	работа в дневное время
Н	в ночное время
РВ	работа в выходные и праздники
С	сверхурочная
ВМ	вахтовым методом

Командировки и повышение квалификации:

К	служебная командировка
ПК	повышение квалификации с отрывом от труда
ПМ	повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Б	временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия
Т	временная нетрудоспособность без выплаты пособия
ЛЧ	сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях
ПВ	вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)
Г	неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей
ПР	прогул без уважительных причин
НС	режим неполного рабочего времени
В	выходные и праздничные нерабочие дни
ОВ	дополнительный оплачиваемый выходной
НВ	дополнительный неоплачиваемый выходной
ЗБ	забастовка
НН	невыясненная причина неявки
РП	простой по вине работодателя
НП	простой по не зависящим ни от кого причинам
ВП	простой по вине работника
НО	отстранение от работы (оплачиваемое)
НБ	отстранение без сохранения ЗП
НЗ	приостановка работы при задержке ЗП

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@):

2000	трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения)
2010	выплаты по гражданско-правовым договорам
2012	отпускные
2300	больничное пособие
2530	оплата в натуральной форме
2760	материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию
3020	проценты по вкладам

Скачать табель учёта рабочего времени бланк простой Формат Т-12

Источник: https://ppt.ru/rabochee-vremia/zapolnenie-tabelya

Как в табеле отмечается отпуск

Трудовое законодательство жестко нормирует рабочие нагрузки наемных лиц, а каждый отработанный час обязан быть оплачен работодателем в соответствии с оговоренными нормами и расценками.

Чтобы обеспечить индивидуальный подход и не упустить из вида ни один отработанный день, наниматели обязаны вести табель учета рабочего времени.

Табель содержит сведения не только об отработанных периодах, но и о днях нетрудоспособности, взятых оплачиваемых или неоплачиваемых отпусках, отгулах, прогулах и иного. А вносить эти сведения необходимо в строго установленном порядке.

Что такое табель учета рабочего времени?

Статья 91 Трудового кодекса Российской Федерации обязывает работодателей вести индивидуальный учет рабочего времени. Для этого разработаны специальные бланки, которые позволяют учитывать работу каждого отдельного сотрудника. Эти бланки называются табелями и заполняются в строгом соответствии с установленными требованиями. В них вносятся сведения ежедневно по факту фиксации событий. Причем отметки делаются не только в те дни, когда работник фактически исполняет свои трудовые обязанности, но и тогда когда его нет на рабочем месте по различным причинам.

Табель учета требуется для работы:

1. Бухгалтерам организаций для начисления заработной платы или начисления иных выплат.
2. Налоговым служащим. Этот бланк позволяет проверить правильность начислений по заработной плате, а соответственно и рассчитать налоговые отчисления в бюджет. Налоговики сверяют предоставленные им данные с реальной ситуацией на предприятии и упреждают неправильность начислений. При обнаружении нестыковок нанимателю грозит штраф.
3. Сотрудники фонда социального страхования отслеживают правильность начислений по больничным листам, ведь компенсации выплачиваются из средств ФСС.
4. Представители трудовой инспекции также могут проверить документ. Их целью является защита прав наемных лиц, в части привлечения к сверхурочным работам.

Данные об отработанном времени запрашиваются и органами статистики. На их основе составляются отчеты.

Какие данные фиксируются в табеле?

Табели ведутся на предприятиях на специализированных бланках. Работодатели вполне могут воспользоваться уже разработанными формами, которые представлены в двух вариантах:

• Т-12 – позволяет не только отражать сведения о выходах и невыходах, но и производить расчет оплаты проделанной работы.
• Т-13 – дает возможность заполнения в автоматическом режиме, при наличии автоматизированных проходных или иным цифровым способом.

К тому же нанимателям позволяется разрабатывать собственные формы, но при этом учитывая обязательные требования к оформлению.

Любая форма бланка должна фиксировать такие данные:

1. Порядковый номер, под которым записывается наемное лицо.
2. Фамилия, имя и отчество работника в полной форме.
3. Должность.
4. Табельный номер.
5. Отметки о явках или неявках по датам. Каждая дата делится на две ячейки – в одной отмечается сам факт работы или отсутствия, а во второй проставляется количество часов, если такая уточняющая информация необходима.

Бланк всегда начинается первого числа каждого месяца, а закрывается в последний его день. Заполнение ячеек производится исключительно по факту, то есть непосредственно в день работы.

Кроме рабочих и выходных дней, в табеле отражаются и все иные моменты, каждый из которых имеет свой собственный буквенный код. Общепринятые коды позволяют легко читать документ любому человеку, владеющему данной информацией. Теоретически в трудовых отношениях между нанимателем и работником могут возникать ситуации, которые не вписываются в установленные критерии. В этих случаях разрешается разрабатывать свои буквенные коды, для внесения соответствующих данных.

Буквенные и цифровые коды, отражающие актуальную информацию о работнике:

1. Я-01 – работа в дневное время суток.
2. Н-02 – работа ночью.
3. РВ-03 – работа в выходные и праздники.
4. С-04 – сверхурочный труд.
5. ВМ-05 – вахта.
6. К-06 – командировочные дни.
7. ПК-07 – обучение по профессии, для повышения квалификации без выполнения своих трудовых обязанностей. Используется для тех, кто учится в том же городе, не уезжая в другую местность.
8. ПМ-08 – обучение, которое производится в другом населенном пункте.
9. УВ-12 – отражает сокращенную работу, обусловленную необходимостью сотрудника параллельно получать образование, при частичной оплате потраченного на учебу времени.
10. Б-19 – позволяет отметить больничный, который оплачивается в соответствии со страховыми нормами.
11. Т-20 – обозначает больничный в табеле, который не будет оплачен.
12. ЛЧ-21 – сокращенный рабочий день, имеющие законодательные обоснования.
13. ПВ-22 – вынужденный прогул. Отметка ставится только после того, как будет вынесено соответствующее решение вышестоящими органами.
14. Г-23 – отсутствие по причине исполнения государственных обязанностей.
15. ПР-24 – так отмечается прогул в табеле, который не имеет уважительного обоснования. Прогул в табеле учета рабочего времени ставится по факту отсутствия, а впоследствии, как будет выяснено прогуливал работник или нет подтверждается или заменяется на иные коды.
16. НС-25 – неполная смена, сокращенная по желанию нанимателя.
17. В-26 – выходные или праздники.
18. ОВ-27 – дополнительные оплачиваемые выходные.
19. НВ-28 – неоплачиваемые дополнительные дни отдыха.
20. ЗБ-29 – забастовки.
21. НН-30 – отсутствие на рабочем месте по невыясненным обстоятельствам.
22. РП-31 – простой по вине нанимателя.
23. НП-32 – простой по независящим от сторон трудового договора причинам.
24. ВП-33 – простой по вине работника.
25. НО-34 – отстранения от труда с выплатой компенсации.
26. НБ-35 – отстранение от работы без оплаты.
27. НЗ-36 – невыполнение рабочих обязанностей по причине задержки работодателем выплат по заработной плате.

Также в бланке отмечается время отпусков, для каждого периода отдыха есть свои обозначения, которые вносятся в соответствии с требованиями ТК.

Отражение отпусков в табеле

Определится, как в табеле обозначается отпуск, поможет все та же таблица кодов. Но перед тем как ее воспользоваться, следует уточнить о каком виде отдыха в данный момент идет речь.

В трудовом законодательстве существуют следующие виды отпускных периодов:

1. Ежегодный основной оплачиваемый.
2. Дополнительный оплачиваемый.
3. Отдых, выделенный на получение образования, с оплатой по среднему.
4. Время, выделенное на обучение без сохранения заработной платы.
5. По беременности и родам.
6. По уходу за ребенком до достижения им трех лет.
7. Дни, взятые за свой счет, без сохранения зарплаты.
8. Дополнительные дни отдыха без оплаты.

Примечательно, что ставить кодовые обозначения при наличии оформленного отдыха следует не только в рабочие смены, но и в выходные дни и даже в праздники.

Основной и дополнительный отпуск

Оплачиваемые отпуска предоставляются ежегодно каждому наемному лицу. Эта норма закреплена в Трудовом кодексе и игнорировать данное требование работодатель не вправе. Ежегодные отпуска делятся на основной и дополнительный. Основные 28 суток получают все, а вот дополнительные дни даются только определенным категориям. И тот и другой отрезок времени оплачивается нанимателем по среднедневному показателю дохода работника, уходящего на отдых.

Эти периоды обозначаются (буквенный и цифровой код):

• ОТ-09 – для основного оплачиваемого отдыха.
• ОД-10 – для дополнительных оплачиваемых дней.

Шифры могут меняться, если работник был отозван с отдыха по производственной необходимости или открыл больничный в данный момент.

Отпуска без сохранения заработной платы

Кроме ежегодно выдаваемых оплачиваемых дней для восстановления здоровья и отдыха, работающие люди имеют право брать время для решения каких-то насущных бытовых проблем, которые возникают в течение года.

Обычно таким правом пользуются в том, случае если день нужно оформить срочно. Такие отпускные периоды отличаются сравнительной непродолжительностью.

Дни за свой счет помечаются так:

1. ДО-16 – если дни были выданы по предварительному согласованию с нанимателем.
2. ОЗ-17 – если оформление произведено на основании обязательности, установленной по трудовым законодательным нормам.

В этот же блок можно отнести и дополнительный отдых, который предоставляется особым группам работников, но не предусматривает оплаты по среднему.

Прочие отпуска

Трудовое законодательство также обязывает нанимателей стимулировать работников к обучению и повышению собственного образования и выдавать им отпуска для посещения сессий и сдачи экзаменов. Оплачиваемые учебные периоды будут отмечены буквами У и шифром 11. Неоплачиваемые учебные процессы отмечаются кодом УД или шифром 13.

Отпуск по беременности и родам хоть и является фактически больничным листком, но отмечается иным способом.

В табеле проставляется буква Р и шифр 14, что позволяет говорить о выплате пособия за данный отрезок. Время ухода за новорожденным малышом с рождения и до трех лет обозначается как ОЖ или 15. Хотя трехлетний период делится на оплачиваемые и неоплачиваемые периоды, но разделения в бланке для этого не предусмотрены.

Источник: http://znatoktruda.ru/otpusk/otmetka-v-tabele/