В этой статье:
Время чтения: 4 минут(ы)
От того, насколько грамотно составлена должностная инструкция архивариуса, зависит, насколько качественно будет работать сотрудник. При этом в инструкции указываются не только трудовые обязанности архивариуса, но и его права и зона ответственности, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особым вниманием.
- Как составить: общие положения
- Должностные обязанности: на что имеет право архивариус и его ответственность
- Образцы должностной инструкции архивариуса
- Типовая инструкция
- Медицинского учреждения
- Образовательного учреждения
- Суда
- Архивариуса-делопроизводителя
- Образец должностной инструкции архивариуса в [year] году
- Образец должностной инструкции архивариуса
- III.Права
- IV.Ответственность
- Параметры составления документа
- Общий раздел
- Обязанности
- Права
- Ответственность
- Проект профстандарта «Хранитель (главный) архивных фондов, архивист»
- «Дорожная карта» Росархива
- Профстандарты в сфере архивного дела
Как составить: общие положения
В «Общих положениях» должностной инструкции работодатель прописывает:
- к какой категории работников сотрудник принадлежит (архивариус является техническим исполнителем);
- кем он назначается и освобождается от должности (приказом генерального директора предприятия);
- кому работник подчиняется (заведующему архивом);
- каким образованием и опытом он должен обладать (чем крупнее организация, тем серьезнее требования);
- к кому переходят функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса во время его отсутствия на рабочем месте (уполномоченному должностному лицу).
Кроме того, от архивариуса зачастую требуется знание:
- правил приема, обращения, хранения и передачи документов в архив;
- единой государственной системы делопроизводства;
- руководящих документов по ведению архивного дела в организации;
- правил оформления дел и их подготовки к дальнейшему использованию и хранению;
- порядка разработки описаний документов временного и постоянного хранения;
- правил оформления актов об уничтожении документации;
- организационно-штатной структуры предприятия;
- норм ведения составления и учета отчетности;
- правил обращения со средствами коммуникации;
- основных принципов организации труда;
- правил внутреннего трудового распорядка;
- норм этики и делового общения;
- законодательства о труде;
- норм охраны труда и правил противопожарной защиты.
Руководствоваться в своей деятельности архивариус должен действующим законодательством РФ и внутренними руководящими актами предприятия.
Должностные обязанности: на что имеет право архивариус и его ответственность
Трудовые функции архивариуса прописываются в отдельном разделе должностной инструкции и традиционно заключаются в:
- создании справочной системы документов;
- отборе, упорядочивании, комплектации, использовании и обеспечении сохранности документов;
- контроле ведения и оформлении делопроизводства в структурных подразделениях организации;
- приеме на хранение и регистрации документов от структурных подразделений организации;
- обеспечении сохранности документов, переданных в архив;
- шифровании единиц хранения в соответствии с действующими законодательством РФ;
- разработке номенклатуры дел, проверке верности их состава и оформлении при передаче в архив;
- создании системы поиска документов, обеспечении быстрого и удобного доступа к ним;
- подготовке сводных описей единиц временного и постоянного хранения, актов для направления документов на государственное хранение, а также на списание и уничтожение документации;
- слежении за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях, отведенных под архив;
- контроле состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения условий в помещениях архива для обеспечения их сохранности и целостности;
- выдаче архивных копий и документов в соответствии с поступающими запросами;
- составлении справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, а также подготовке сведений для составления отчетов о его деятельности;
- использовании в работе средств автоматизации учета и коммуникации;
- разработке требований, инструкций по организации архивного дела и ведению делопроизводства;
- оказании сотрудникам организации помощи в поисках необходимой документации;
- инструктировании сотрудников предприятия о правилах подготовки и сдачи дел в архив.
В то же время архивариус вправе:
- вносить предложения по улучшению собственной деятельности и работы предприятия в целом;
- принимать самостоятельные решения в рамках установленных полномочий;
- отказаться от выполнения полномочий при возникновении угрозы для жизни или здоровья;
- требовать от руководства создания нормальных условий для сохранности документов, материальных ценностей и выполнения служебных обязанностей;
- подписывать документы в рамках собственной компетенции;
- представлять интересы организации в установленном порядке;
- получать сведения о решениях руководства, касающихся работы архивариуса;
- обращаться к специалистам по вопросам, выходящим за пределы профессиональной компетенции;
- получать информацию, необходимую для выполнения собственных должностных обязанностей;
- вступать в коммуникацию с работниками структурных подразделений организации по рабочим вопросам.
Отдельным параграфом следует обозначить круг ответственности архивариуса. Как правило, данный сотрудник отвечает за:
- нанесение ущерба организации;
- ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
- направление клиентам и руководству компании заведомо недостоверных данных;
- неправомерное обращение с личными данными и коммерческой тайной организации, а также за разглашение конфиденциальных сведений;
- качество ведения отчетной документации;
- нарушение правил трудового распорядка, противопожарной защиты, техники безопасности и требований трудовой дисциплины;
- последствия самостоятельных решений и действий;
- несанкционированное руководством представление интересов организации;
- нарушение норм делового общения и этикета;
- нарушение требований руководящей документации предприятия.
Образцы должностной инструкции архивариуса
Типовая инструкция
Образец типовой инструкции архивариуса предприятия вы можете скачать здесь: https://yadi.sk/d/XM4eqakx3TY83E
Медицинского учреждения
Архивариусов больницы нередко называют сотрудниками медицинского архива или медицинскими архивариусами. При этом их должностные обязанности, как правило, выглядят так: https://yadi.sk/d/PmNV9CLn3TY8TM
Образовательного учреждения
- Бланк должностной инструкции архивариуса института мы разместили по ссылке: https://yadi.sk/i/fHOfDjyS3TY9ZT
- Чтобы найти заполненный образец документа для работника колледжа, необходимо нажать сюда: https://yadi.sk/i/FLWBLyvl3TY9eC
Суда
Должностные обязанности архивариуса суда выглядят следующим образом: https://yadi.sk/i/70ucns8p3TY9pW
Архивариуса-делопроизводителя
- Скачать примерную инструкцию для архивариуса с функциями делопроизводителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/7HtUpVQ13TY9vW
- Таким образом, архивариус может быть работником как бюджетного, так и частного учреждения, однако в любом случае его должностная инструкция должна быть максимально полной, подробной и соответствующей законодательству.
Вам помогла эта статья? Будем благодарны за оценку:
Образец должностной инструкции архивариуса в [year] году
В должностной инструкции архивариуса дано расширенное разъяснение параметров трудового договора, особенно в отношении должностных обязанностей сотрудника. Являясь востребованным документом в деловой практике, рекомендованным к использованию Рострудом, инструкция требует внимательного отношения к качеству своего составления.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции архивариуса .doc
Образец должностной инструкции архивариуса
- Архивариус подчиняется начальнику отдела делопроизводства.
- В случае временного отсутствия специалиста (диспансеризация, отпуск и пр.) его трудовые функции выполняет другой сотрудник, выбранный руководителем отдела делопроизводства.
- Архивариус нанимается и освобождается от своей должности указанием руководителя организации, по рекомендации начальника отдела делопроизводства.
- Кандидат на эту должность должен удовлетворять следующим квалификационным требованиям:
- средне-специальное образование по профилю документоведения или архивного дела;
- опыт работы с архивами от одного года.
- Архивариус обязан разбираться в следующих профессиональных вопросах:
- законодательство и отраслевые нормативы, регулирующие процесс ведения архивов;
- правила эксплуатации автоматизированной системы документооборота;
- система сортировки документов по различным параметрам;
- нормы приема документов в архив;
- стандарты хранения документации в архиве;
- правила обращения с необходимым в архивном деле офисным и компьютерным оборудованием, а также соответствующими программами;
- правила ведения учета хранящихся документов и составления справок по ним;
- правила перевода бумажных дел в форму электронных баз данных;
- правила проверки корректности документации;
- сроки проведения основных работ с документами;
- порядок доступа персонала к категориям архивных дел;
- порядок списания и ликвидации документов;
- нормы трудового распорядка и дисциплины.
- Архивариус ориентируется на:
- действующие законы;
- профильные нормативы;
- положения данной инструкции;
- соответствующие документы организации.
Архивариус отвечает за следующий спектр вопросов:
- Обеспечение сохранности архивированной документации.
- Нахождение документации, складированной в архиве, по правомочным просьбам сотрудников.
- Перевод документов в электронную форму, с помощью соответствующей программы организации.
- Изготовление требуемых отчетов по архивным документам.
- Участие в составлении описи имеющихся документов.
- Контроль за списанием и уничтожением требуемых документов.
- Структурирование хранимой документации по заданным параметрам.
- Взаимодействие с другими сотрудниками по вопросам, относящимся к работе с документами.
- Контроль за соблюдением конфиденциальности в области хранимой документации.
- Выкладывание копий документов в локальную сеть организации.
- Участие в создании общедоступного справочника по архивированной документации.
- Отслеживание состояния имеющихся в архиве документов.
- Выдача по требованиям сотрудников копий хранимой документации.
- Участие в составлении экспертных заключений по ценности соответствующих документов.
- Отслеживание соблюдения правил пожарной безопасности в архиве.
- Обеспечение порядка и чистоты на своем рабочем месте.
III.Права
Архивариус наделен следующими правами:
- Подписывать документы в пределах своих полномочий.
- Вносить предложения по улучшению состояния дел в архиве.
- Получать от других сотрудников информацию, необходимую в выполняемой работе.
- Информировать руководство по отмеченным в работе проблемным моментам.
- Требовать от руководителей поддержания нужных для качественной работы условий.
IV.Ответственность
Архивариус несет ответственность в следующих случаях:
- За невыполнение своих трудовых функций — в той форме, которая указана в законодательстве и правилах организации.
- За разглашение внутренней информации — в границах, определенных в соответствующих частях законодательства.
- За нарушения законов и нормативов, совершённых в ходе выполнения своей работы, — в соответствии с разделами действующего законодательства.
- За ущерб, который был причинен работодателю по его вине, — в пределах, заданных в соответствующих частях законодательства.
Параметры составления документа
В действующих нормах трудового права отсутствуют указания по составлению должностной инструкции. Как ориентир можно применять подходящие профессиональные стандарты, рекомендованные к применению статьями 195.1-195.3 ТК.
Для профессии архивариуса можно использовать стандарты делопроизводителя (07.002) и специалиста по формированию архива (07.009).
Поскольку эти профстандарты имеют в большинстве рекомендательный характер, то работодатели могут адаптировать их содержимое под себя, с учетом своих особенностей.
При написании инструкций рекомендуется применять определенные правила, в том числе касающиеся формы документа. Образцовая типовая структура выглядит следующим образом:
- Общая часть.
- Обязанности специалиста.
- Его трудовые права.
- Ответственность за нарушения.
Если работодателем является крупная компания, ориентирующаяся на формализацию своих отношений со служащими, то могут быть добавлены и другие части:
- Особенности должностных взаимоотношений.
- Условия работы специалиста.
- Параметры, по которым оценивают результаты его работы.
Внимание! Оформление инструкции должно соответствовать стандартам официальной документации. В ней обязаны присутствовать дата написания, основные реквизиты компании-работодателя и пр. Рекомендуется её распечатать на официальном бланке компании.
Общий раздел
Вводная часть, посвященная описанию базовых моментов деятельности сотрудника. В ней присутствуют:
- порядок его приема на работу и увольнения;
- порядок его временной замены;
- умения, которыми он должен обладать;
- квалификационные стандарты.
Требуемые навыки, образование и опыт специалиста должны обеспечивать выполнение должностных функций, которые описаны в следующей части.
Внимание! Поскольку инструкция считается дополнением к трудовому договору, описанные в её разделах параметры не должны противоречить содержанию этого договора или выходить за его границы.
Обязанности
Хотя основные обязанности архивариуса редко меняются, второстепенные функции могут существенно отличаться в разных компаниях.
Помимо ведения архива специалисту могут поручить перевод бумаг в электронную форму, участие в экспертизах документов и пр.
Все эти различия определяются спецификой предприятия-работодателя: его размерами, организационной структурой, сферой деятельности и другими факторами.
Традиционно отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать правила трудовой дисциплины и пожарной (технической) безопасности.
Внимание! Если у нанимателя числится множество сотрудников со своими персонализированными должностными инструкциями, рекомендуется утвердить отдельный регламент, в котором прописать алгоритм их принятия, корректировки и других действий.
Права
Здесь дан перечень прав, которыми обладает специалист. Этот список не должен копировать тот, который приведен в ст. 21 ТК. Скорее данный перечень можно рассматривать как дополнительные права, предоставленные работодателем специалисту. Так, здесь можно прописать возможность получить определенные льготы за счет нанимателя.
Ответственность
Перечень нарушений и мер наказания прописывается в общей форме. Определенная ответственность сотрудника наступает только после окончания административных и юридических процедур, возможно даже завершившихся в суде.
В разделе можно расширить список нарушений, упомянув ответственность за срыв сроков, игнорирование параметров обращения с документами и пр.
В целом эта часть играет скорее дисциплинарную роль, побуждая работника внимательнее относиться к своим обязанностям.
Должностная инструкция после её первоначального составления должна быть продемонстрирована профильным специалистам. Обычно в этом процессе участвуют Юрист, сотрудник кадровой службы и начальник соответствующего отдела.
После учета их корректировок документ отправляется к руководителю организации. Сам специалист получает к ней доступ в ходе своего трудоустройства.
Для ввода инструкции в силу требуется её подписание всеми сторонами: самим специалистом, директором организации, а также другими людьми, которые участвовали в её составлении.
Скачать документбесплатно
Проект профстандарта «Хранитель (главный) архивных фондов, архивист»
На работников каких архивов распространится этот профстандарт? Как он изменит состав их должностей по сравнению с ныне действующим Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих? Как понимать требования стандарта к уровню образования и стажу работы? Какую «скидку» нужно делать коммерческим организациям при чтении перечисленных в нем трудовых функций? Ответы на эти вопросы даны в статье.
«Дорожная карта» Росархива
С 2013 по 2018 годы Федеральное архивное агентство реализовывало План мероприятий («дорожную карту») «Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности архивного дела» 1.
Одной из основных целей этой «дорожной карты» является «улучшение качества и увеличение объемов оказания государственных услуг (выполнения работ)… на основе повышения эффективности деятельности архивных учреждений и интенсификации труда их работников» 2.
Фрагмент документа
План мероприятий («дорожная карта») «Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности архивного дела», утв. приказом Росархива от 25.03.2013 № 21
…2. …Настоящая «дорожная карта» призвана обеспечить установление взаимосвязи между уровнем оплаты труда работников архивных учреждений и количеством и качеством предоставляемых архивных услуг (выполняемых работ).
3.
«Дорожная карта» предусматривает уточнение показателей эффективности работы федеральных архивных учреждений, создание действенных механизмов оценки деятельности их работников и соответствия уровня оплаты труда его качеству для обеспечения дифференциации в оплате труда разной значимости, сложности и квалификации (переход на «эффективный контракт»), актуализацию квалификационных характеристик должностей работников архивов, усовершенствование существующей системы непрерывной профессиональной переподготовки архивных кадров, а также регулярное приведение штатной численности федеральных государственных архивов в соответствие с объемами хранящихся документов и оказываемых государственных услуг (выполняемых работ).
Необходимой и важной составляющей частью «дорожной карты» является мониторинг показателей средней заработной платы работников государственных архивов субъектов Российской Федерации…
Профстандарты в сфере архивного дела
В сфере архивного дела на сегодня разработаны 2 и утвержден пока только 1 профессиональный