Спецификация по качеству товара

Спецификация на поставку товара: образец и бланк

Поставка товаров – одна из важнейших услуг, для юридического оформления которой всегда заключается соответствующий договор. Одним из приложений к нему является спецификация на поставку товара, образец и инструкцию заполнению которой можно найти в этой статье.

 Бланк спецификации на поставку товаров (word)

 Образец заполненной спецификации (word)

Основное назначение

Если осуществляется поставка товаров от продавца покупателя без посредников или через них, практически всегда заключается договор поставки. Однако сам перечень товарных единиц, их количество и прочие данные в большинстве случаев выносится отдельным текстом как приложение, поскольку в самом договоре он займет много места. Таким образом, спецификация на поставку товара, оформленная по определенному образцу, – это приложение к одноименному договору. Так же используется и как приложение к таким договорам:

• возмездного оказания услуг;
• подряда;
• некоторых других.

По законодательству её (как уточнение перечня определенных позиций) можно использовать как приложение к любому договору в момент заключения сделки или после подписания базового соглашения.

Как и любое другое приложение, она действует только при наличии и ссылке на соответствующий договор. То есть оформлять её без договора не допускается – такая бумага не имеет юридической силы.

Основное назначение состоит в том, что в ней перечисляется полный перечень поставляемых материальных ценностей, среди которых могут быть как сами товары, так и:

• материалы;
• сырье;
• оборудование и механизмы;
• прочие ценности.

Нередко в документе отражается также схема оплаты (этапы, суммы, предельные сроки и т.п.). Поэтому по сути – это перечень товаров, их сумма и условия оплаты.

Бланк и образец 2017 — [year]

Единой, утвержденной формы нет. Поэтому каждая компания вправе утвердить любой бланк и в дальнейшем использовать его в своей работе. Тем не менее, в ней всегда отражаются такие сведения:

1. Сначала нужно прописать, каким приложением идет этот документ к основному договору поставки (номер приложения, ссылка на договор – номер, название, дата).
2. Сам перечень товаров и других материальных ценностей удобнее всего приводить в табличном варианте. Перечисляются такие позиции:

• номера по порядку (для удобства);
• полные наименования товаров;
• количество товаров;
• единицы измерения (обычно штуки, но также могут быть весовые, объемные единицы и т.п.);
• цена за единицу и общая стоимость по каждому товару (по каждой строке);
• общая стоимость и общий НДС прописываются в конце таблицы.

1. Далее можно продублировать условия оплаты товаров. Например, половина суммы переводится как авансовый платеж в срок 5-6 рабочих дней с даты выставления счета. А другая половина – в течение 2 недель с того дня, когда авансовый платеж фактически зачислится на банковском счету.
2. Затем следуют подписи ответственных лиц (обычно на уровне генеральных директоров), расшифровки, названия компаний и дата. Допускается поставить не только рукописные, но и электронные цифровые подписи, если фирма официально использует их в своей работе, а в договоре есть соответствующее упоминание. При этом использование факсимильных подписей не допускается.
3. Что касается печати, то ставить ее на приложениях необязательно. Однако если сам договор и внутренние документы компании обязывают к штампованию, печать нужно поставить.

Бланк спецификации, который прилагается к договору поставки товара, можно использовать как образец для оформления.

А готовый пример заполненного представлен ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Каждая компания вправе выбирать количество спецификаций и их образцы при оформлении поставки товара. Можно сделать одну с длинным перечнем, можно оформить неограниченно много разных по каждой группе товаров. Однако важно указать точное количество в договоре, сославшись на наличие этих приложений.

Кто составляет

Обязанность составления по умолчанию лежит на поставщике. Документ изучается покупателем и подписывается либо в момент оформления договора, либо позже, по факту составления. Как правило, договор поставки предусматривает многократное оказание подобных услуг. Поэтому сам текст договора не меняется, а происходит только добавление новых позиций, актуальных для текущих ситуаций.

В компании-поставщике её разработкой занимается, как правило, руководитель отдела (или менеджер), в чьей компетенции находится данный вопрос. По законодательству любой сотрудник может взять на себя подобные обязанности. Поэтому единственное требование – достаточный уровень компетентности для подобной работы.

Порядок оформления и пересылки

При оформлении и разработке документа нужно обратить внимание на несколько важных нюансов:

1. Поскольку форма свободна, лучше всего выбрать для нее фирменный бланк.
2. Законодательство не запрещает использовать электронные версии документа наряду с бумажными, но только в том случае, если они будут подписаны электронными цифровыми подписями.
3. Оформляется всегда в двух экземплярах – по одному для поставщика и покупателя.
4. Исправления и помарки  не допускаются. Однако их можно дополнить, а также расторгнуть предыдущие и составить новые.
5. Хранятся вместе с договором и действуют бессрочно – до фактического исполнения приведенных условий, т.е. поставки соответствующих товаров в описанном количестве и в установленные сроки.

При этом передать её можно как в руки, так и с помощью:

• электронной почты (при наличии электронных подписей);
• Почты России (лучше отправить заказным письмом);
• курьерской почты (по принципу «от двери до двери»);
• через факс передают значительно реже, поскольку эта техника менее распространена, и к тому же для передачи по факсу нужно, чтобы в договоре предусматривалась такая возможность.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если компания начала заниматься поставкой товара недавно, лучше сразу разработать соответствующий бланк единого образца, по которому и оформлять все подобные документы.

Судебная практика

Исходя из судебной практики можно понять несколько важных правовых условий использования:

1. Форма свободная, однако в ней должны обязательно содержаться сведения о точном количестве, точной стоимости как отдельных товаров, так и их суммарного количество (и общей суммы с отдельным указанием НДС).
2. Сведения о схеме оплаты можно приводить или не приводить, но в любом случае они не должны противоречить условиям договора. В других случаях можно заключить дополнительное соглашение, в котором сделать исключение для конкретной ситуации.
3. Сведения о технических характеристиках товаров, их изготовители, соответствии нормативным документам указывать необязательно.

В частности, претензии проверяющих налоговых органов о несоответствии данных о товарах в образце спецификации к договору поставки информации, приведенной в счете-фактуре, представляются необоснованными.

Дело в том, что компании сами вправе решать, какие данные, в каком виде должны содержаться в ней. Теоретически документ составляется исключительно для удобства и юридической защиты сторон, поскольку сам договор поставки самодостаточен и даже в отсутствие приложений он имеет обязательную юридическую силу для поставщика и покупателя (в объеме прописанных прав и обязанностей, если они не противоречат ГК).

Таким образом, даже в случае возникновения подобных претензий сторонам будет достаточно доказать свою правоту, используя:

• собственно договор (поставки, подряда и другие), в котором подробно прописываются названия, реквизиты сторон, порядок поставки, оплаты, урегулирования споров и т.п.;
• спецификации, которые имеют характер уточнения сведений по товарам (точное количество, сумма и т.п.) и действуют только в случае наличия соответствующего договора, а также ссылки на этот договор.

Источник: https://2ann.ru/obrazec-specifikacii-pri-osushhestvlenii-postavki-tovara/

Что такое спецификация к договору поставки — образец договора со спецификацией и форма

Одним из самых популярных соглашений, о котором, вероятно, многие слышали, является договор на поставку товара. Залогом успешного бизнеса в этой сфере является быстро реализуемый товар. И инструментом для получения наибольшего процента реализации своих товаров является именно договор поставки.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно!

Даже вроде бы несущественная мелочь при составлении договора может привести к значительным потерям. Важно составлять грамотный, понятный и выгодный договор поставки и его составляющих.

Одной из таких составляющих договора на поставку товара, является спецификация, и именно о ней мы поговори в нашей статье. Спецификацию, прилагаемую к тому или иному договору поставки важно составить правильно, так как именно этот документ является неотъемлемой часть договора поставки.

1. Цель спецификации

Основной целью этого документа является конкретизация самого соглашения в плане детального уточнения количества и стоимости поставляемого товара.

2. Что такое договор поставки и спецификации к нему

Договором на поставку товара определяется обязанность сторон в выполнении конкретных действий указанных в договоре.

Сторонами договора поставки является:

1. Поставщик. Обязанностью этой стороны является своевременная поставка товара, установленного количества и качества.
2. Покупатель. Сторона, получаемая товар и производящая в соответствии с договором оплату.

Сроки договора поставки определяются сторонами, участвующими в договоре. Существует специальная форма рамочного договора поставки. Рамочная форма определяет основные положения о сотрудничестве и данные, о сторонах: покупателя и поставщика.

В рамках такого соглашения участниками договора подписывается основной договор поставки на определенный срок поставок, но приложения о товаре – спецификация может меняться. Спецификации в рамочном договоре поставки могут подписываться участниками соглашения несколько раз при необходимости поставки новой партии. То есть договор поставки подписывается один раз, а спецификация с указанием состава и количества товара проходит подпись в момент необходимости завоза новой партии товара.

Данные указываемые в спецификации к договору

Установленного единого образца спецификации к договору о поставке товара не существует в РФ. Каждый предприниматель оформляет этот документ в произвольной форме для конкретно своего случая.

Но существует основные сведения, которые подлежат внесению в спецификацию, они могут изменяться и корректироваться при необходимости. Этот документ практически всегда заполняется в форме таблицы.

Сведения, указываемые в спецификации

1. Номер товара по порядку.
2. Наименование поставляемого товара (в соответствии с накладной).
3. Количество товара.
4. Единица измерения товара.
5. Сумма договора поставки.
6. При необходимости указывается еще данные о таре и стоимости услуг дополнительных, предоставляемых к данному соглашению.

Важно: Именно в соответствии со спецификацией производится прием товара.

Форма спецификации

Как и было сказано ранее, установленной государственной единой формы спецификации не существует. Данный вид документа является инструментом, позволяющим идентифицировать и конкретизировать определенный поставляемый товар.

Именно поэтому он на протяжении действия всего договора может изменяться в количественных и качественных показателях. Сторонами могут добавлять и подписываться конкретные графы именно их условий поставки.

Важно: в самом договоре обязательно должна быть проставлена отметка о наличии спецификации. Эта отметка выставляется в разделе о порядке поставки, и обязана быть подписана обеими сторонами соглашения, в противном случае спецификация не имеет юридической силы.

Какие правила заполнения спецификации обязаны соблюдаться

1. В самом договоре обязана быть ссылка или другой вид информационного уведомления о наличии в договоре поставки спецификации.
2. Спецификация обязана быть заполнена на отдельном листе и подписана до того момента как товар получен.
3. Товар, указанный в спецификации обязан быть согласован обеими сторонами.
4. в самой спецификации обязаны стоять подписи обеих сторон в противном случае, документ будет недействительным.
5. Обязательно документ обязан быть составлен в 2 экземплярах.

Порядок заполнения спецификации:

1. Дата подписания спецификации в шапке спецификации.
2. Номер документа.
3. Данные о том, к какому именно соглашению спецификация является приложением.
4. Реквизиты покупателя и поставщика.
5. Правильное наименование организаций обеих сторон. Обязаны быть указаны дважды.
6. Реквизиты сторон указываются в конце спецификации.
7. Наименования сторон прописываются вначале.
8. Печати и подписи сторон.
9. Дата заключения этого документа.

Виды спецификации

1. Спецификация, как неотъемлемая часть соглашения, которая является приложением к договору поставки.
2. Спецификация, которая выступает частью расчетных документов и прилагается к счету.
3. Отгрузочная товарно – сопроводительная спецификация на определенную партию поставляемого товара.

Характеристики спецификаций для текущей поставки

Когда существует необходимость, к спецификации могут быть приложены образцы товара для будущей поставки.

Какие поля в текущей спецификации обязаны быть указаны:

1. Срок поставки.
2. Стоимость товаров.
3. Количество товаров.
4. Гарантии.
5. Номенклатура.

Изменение готовой спецификации

На производстве бывают разные случаи, и иногда требуется изменить спецификацию. Причин тому может быть много, от задержки поставки до отмены определенных товаров. Но какая существует вероятность того на практике, что спецификация может быть изменена?

При необходимости внести определенные изменения с составленную спецификацию следует помнить, что этот документ является частью договора и имеет юридическую силу.

В соответствии со статьей 452 Гражданского Кодекса России спецификация к договору поставки является приложением к договору и имеет юридическую силу, в связи с этим она может быть изменена и расторгнута по той же форме, как и сам договор поставки.

В случае необходимости изменить спецификацию к соглашению, это обязано быть по согласованию обеих сторон, и закреплено в письменной форме. После того, как стороны договорились об изменение спецификации обязательно необходимо составить новую спецификацию или внести изменения в существующую.

Обязательно после того, как ситуация разъяснилась и обе стороны согласны со спецификацией необходимо составить и пописать соответствующий документ в произвольной форме, в котором необходимо указать следующие данные:

1. Сторонами установлена новая договоренность о необходимости внести изменения в спецификацию под номером №____.
2. Указать дату старой спецификации: от ____.
3. Указать номер договора поставки к спецификации, которого установлена новая договоренность: к договору №____.
4. Изложить суть новой договоренности в определенном пункте спецификации и внести о нем пометки.
5. Указать редакцию новой спецификации, если выбор пал на составление другой спецификации.

Скачать образец договора поставки со спецификацией в формате MS Word.

Важно: изменения могут повлечь составление новой спецификации или внесение изменений в существующую. В случае составления нового документа, будет 2 спецификации, в которой первая спецификация будет просто отменена новой правильной спецификацией.

Образец спецификации к договору поставки

СПЕЦИФИКАЦИЯ № 10 к договору поставки № 77 от “01”сентября 2015 г.

г. Москва                                                                                          «02» сентября 2015г.

№ п.п.	Наименование товара	Ед. изм.	Кол-во	Цена (руб.)без НДС	Цена (руб.)с НДС	Сумма (руб.)без НДС	Сумма (руб.)с НДС
1	шт.
2	шт.
3	шт.
4	шт.
Всего к оплате

Общая сумма по спецификации: ___________________(_____________________________________________________) рублей, в том числе НДС – __________(_________________________________) рублей.

СРОК ОПЛАТЫ:

100 (сто) % от общей суммы спецификации – не позднее «12» сентября 2015г.

При не перечислении вышеназванной суммы в срок до «12» сентября 2015г. настоящая спецификация утрачивает свою силу, а Поставщик освобождается от обязанностей по поставке.

СРОК ИЗГОТОВЛЕНИЯ И ПОСТАВКИ: Не позднее 30 (тридцати) календарных дней с момента внесения предоплаты в размере 100% от общей суммы спецификации.

ВИД ТРАНСПОРТА:  ______________________________

ОТГРУЗОЧНЫЕ РЕКВИЗИТЫ:_____________________________________________ __________________________________________________________________________

Отгрузочные реквизиты могут быть изменены Покупателем не позднее чем за ____(____________) дней до наступления срока поставки.

Во всем остальном, не указанном в настоящей Спецификации стороны руководствуются положениями Договора поставки № 35 от «11»января 2013г.

ПОСТАВЩИК:                                                  ПОКУПАТЕЛЬ:

Директор ООО «Фирма №1»_____________А.О.Антонов

Директор ОАО «Фирма №2»______________Б.К. Соколов

Источник: https://prostopozvonite.com/com/ip/uchet/dogovoru-postavki.html

Спецификация к договору поставки

Договор поставки обычно составляется и заключается между поставщиком и покупателем после достижения ими первоначального устного соглашения об отгрузке какого-то вида или группы товаров. Он является основным юридическим документом для применения контрагентами в оптовой торговле.

Эту форму также чаще всего используют при осуществлении закупок государственными и муниципальными учреждениями, организациями.

В стандартном соглашении такого типа указываются следующие условия:

• дата и место заключения;
• полные наименования сторон, должностей, фамилий, имён и отчеств уполномоченных лиц;
• порядок отправки, хранения, упаковки и приёмки, качества и комплектности товаров;
• обязанности и ответственность сторон;
• общие сроки действия;
• порядок внесения изменений и расторжения;
• правила разрешения возникающих споров между сторонами;
• полные реквизиты участников сделки, подписи ответственных лиц и печати поставщика и покупателя.

Следует заметить, что договор поставки может заключаться на длительные периоды.

В спецификациях к соглашению, являющихся его неотъемлемой частью, указываются конкретные сроки и правила поставки с указанием наименования и характеристики каждой единицы и стоимости товара, реквизитов и пункта приёма изделий грузополучателем, порядок расчётов и другие существенные моменты хозяйственных операций.

В словарях спецификация определена как табличный документ, указывающий на состав изделия.

Применительно к соглашениям о поставке товаров она подробно характеризует и описывает каждый экземпляр отгружаемой продукции.

Задача этого формуляра состоит в идентификации каждого наименования изделий по видам, ассортименту, сортам и другим особенностям с указанием полной цены, её составляющих, срока и места доставки.

Именно спецификация является главным подтверждением согласия поставщика доставить, а покупателя принять каждый конкретный товар по установленной цене и прочих условиях. При возникновении споров и разбирательств в судах она часто становится решающим фактором подтверждения истцом или ответчиком своей позиции.

Например, поставщик отгрузил заказанную продукцию с просрочкой на два дня и наличием пересортицы, покупатель отказался его принять. Возникшую проблему обсудили на совещании руководители и юристы грузоотправителя и грузополучателя. Внимательно изучив спецификацию к договору поставки, стороны убедились в полной правоте покупателя и неукоснительно придерживались её условий во время осуществления последующих отгрузок товаров.

Особенности оформления и составления

Жёсткие стандарты по её заполнению с указанием конкретных граф, строк и столбцов в российском законодательстве отсутствуют. Допускается оформление в свободной форме. Исходя из богатой накопленной сложившейся практики предпринимательства, самым рациональным будет записать спецификацию в табличной форме с указанием по каждому наименованию и другим отличительным чертам изделий следующие графы:

• №(номер по порядку);
• полное наименование единицы продукции;
• его соответствие ГОСТу, другим установленным стандартам, подтверждающим качество и индивидуальные признаки;
• указание его характеристик;
• единица измерения(штук, килограмм, тонн, погонных метров и т. д.);
• цена за единицу;
• количество продукции;
• сумма по партии поставляемого товара.

После записи во все строки по каждой индивидуальной единице продукции в конце таблицы подсчитывается общая стоимость отгрузки по данной спецификации, сумма налога на добавленную стоимость и окончательный итог с учётом НДС.

После заполнения таблицы в следующих абзацах указываются существенные правила отгрузки:

1. условия транспортировки согласно правилам Инкотермс или в другом определённом сторонами порядке;
2. сроки поставки;
3. место доставки, условия складирования, упаковки и хранения.

Если необходимо заключение сделки с индивидуальным предпринимателем, то будет полезна информация о том, на основании чего действует ИП в договорах.
Правила заполнения доверенности на получение товара описаны в следующей статье.
Особенности составления уведомления о расторжении договора изложены в данном материале.

Правила заполнения

Это важнейшее приложение к соглашению о поставке заполняется на отдельном стандартном листе формата А4 и заверяется подписями и печатями ответственных представителей продавца и покупателя.

Спецификация имеет такую же юридическую силу, как сам договор.

Образец Спецификации к договору поставки

В верхней части обязательно указывается дата и место подписания, полная ссылка на номер договора поставки и наименования предприятий, должности представителей сторон, которые заверяют спецификацию своими подписями и печатями продавца и покупателя.

В заключительной части приводятся полные реквизиты договаривающихся сторон. Они должны совпадать с теми, которые указаны в основном договоре.

Если общий перечень отгружаемых согласно спецификации изделий, не помещается на одном листе, её заполняют на следующих страницах. Каждая страница заверяется подписями уполномоченных сторонами лиц и печатями контрагентов.

Наиболее важные нюансы документа (цены, общая стоимость, условия транспортировки, сроки и место доставки) желательно выделить жирным шрифтом.

Скачать бланк спецификации в формате Excel и Word.

Для удобства и гарантии правильного заполнения и подсчёта по всем позициям и товарным группам, в электронном виде чаще всего его создают с помощью программы Excel.

Более подробнее о данном виде документа и особенностях его составления рассказано в следующем видеоролике:

Не стоит забывать что:

• спецификация согласовывается и подписывается сторонами договора до начала осуществления отгрузки товаров согласно указанному в ней перечню;
• заполнять этот документ следует тщательно и ответственно. Несовпадение информации в разных экземплярах одной спецификации и её несоответствие с основным договором может привести к признанию судом конкретной спецификации юридически несостоятельной и повлечь тяжёлые финансовые последствия для грузоотправителя и грузополучателя.

Источник: https://ZnayBiz.ru/documenty/drugie/specifikaciya-k-dogovoru-postavki.html

Образец спецификации на поставку товара 2019 года + Бланк

Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк спецификации на поставку товара .docСкачать образец спецификации на поставку товара .doc

Зачем нужна спецификация

Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:

• наименование субъектов, между которыми он заключается;
• объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
• стоимость;
• условия по которым он должен исполняться;
• права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.

Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.

Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.

Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.

Сколько спецификаций может быть к одному договору

Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.

На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.

Кто формирует спецификацию

Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.

Как составить спецификацию, образец

На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.

В «шапку» спецификации следует внести:

• номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
• номер спецификации, как приложения;
• обозначить название документа.

Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:

• наименование товаров или материалов;
• единица их измерения;
• количество;
• цена за штуку;
• общая стоимость.

При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.

Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).

На что обратить внимание при оформлении спецификации

Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.

Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.

При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.

Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.

Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.

Можно ли вносить изменения

К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).

Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.

Как, где и сколько времени хранить документ

Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.

Как передать спецификацию партнеру

Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:

1. через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
2. через курьерскую службу;
3. если организации имеют электронную цифровую подпись – через электронные средства связи;
4. в некоторых случаях, когда условия договора это допускают, документ можно передать и через факс.

Источник: https://assistentus.ru/forma/specifikaciya-na-postavku-tovara/

Спецификация к договору поставки в 2019 году — что это такое, образец, товара, строительных материалов

Договор поставки является основным документом при оформлении заказа между поставщиком товара и заказчиком.

Для предотвращения проблем и несогласованностей необходимо грамотное составление как соглашения, так и всех приложений к нему, в число которых входит спецификация.

В соглашении прописываются ключевые положения, а специальная и уточняющая информация касательно поставляемого товара содержится в спецификации.

Рассмотрим особенности спецификации к договору поставки в 2019 году, образец и правила заполнения.

Основные моменты

В этом разделе расскажем вам, что представляет собой спецификация, обязательна ли она, в какой форме она прикрепляется к договору поставки, какими нормативными актами регулируется ее составление и какая информация должна в ней содержаться.

Что это такое

Спецификация к договору представлена в форме письменного приложения к соглашению, которое формируется с целью указания количественных и качественных параметров поставляемой продукции.

Данный документ действует в течение срока действия основного соглашения. Актуальность спецификации очевидна, если поставляемая продукция меняется по количественным характеристикам, а также по категориям и видам.

В случае больших поставок разных по характеру товаров оптимальным вариантом станет не включение в текст соглашения, а выделение в спецификацию по причине большого объема.

Стандартизированный вид спецификации не предусмотрен законодательными актами, поэтому партнеры оформляют ее в свободной удобной форме.

Есть список необходимых данных, которые в обязательном порядке нужно указывать в спецификации:

• номер документа;
• наименование поставляемой продукции согласно накладной;
• указание ГОСТов продукции;
• единицы измерения и четко прописанное количество продукции;
• сумма соглашения (сумма без НДС, потом налог и совокупная сумма, включая НДС).

Также в большинстве случаев стороны прописывают условия поставки при необходимости и параметры тары или товарной упаковки.

О наличии спецификации должна быть сделана пометка непосредственно в соглашении о поставке.

Данный документ согласовывается и подписывается сторонами, в ином случае она не считается действительной.

Существуют следующие виды документов:

Спецификация в качестве неотъемлемой части договора	Являющаяся приложением к соглашению
Спецификация как часть расчетной документации	Прилагаемая к счету-фактуре
Отгрузочная товарно-сопроводительная спецификация	Оформляемая к каждой поставляемой партии продукции

Назначение документа

Ключевым предназначением спецификации выступает согласование предмета соглашения поставки.

Документ должен включать все существенные для конкретного соглашения параметры поставляемого товара или выполняемых работ.

Достижение договоренности касательно предмета договора или его несогласование несет основное значение для факта заключения соглашения.

Для подписания всех категорий соглашений купли-продажи и договоров поставки нужно как минимум достигнуть договоренности в отношении названия продукции и ее точного количества.

Прочие существенные условия и параметры могут быть определены как обязательные для согласования.

В соглашении о поставке должна содержаться ссылка на спецификацию, рекомендуется ее индивидуализация посредством присвоения порядкового номера и даты оформления.

В ситуации, когда в соглашении не прописаны все параметры товара и имеется ссылка на спецификацию, тогда накладные и счета-фактуры не выступают в качестве обязательных подтверждений согласования объекта договора.

Также немаловажным является роль спецификации в том факте, что в ней прописываются предварительно одобренные требования к качественным характеристикам, ассортименту, комплектации, упаковочным материалам.

Непосредственно на базе спецификации выполняется приемка продукции ответственными сотрудниками.

Поэтому нужно максимально подробно указать информацию о товаре, который планируется поставлять, чтобы избежать проблем и недопонимания в процессе отгрузки.

Правовая база

Основным нормативным актом, регулирующим взаимоотношения в процессе поставки товара, выступает ГК РФ.

Прочие нормативные документы в данной сфере:

Также необходимо руководствоваться инструкциями и постановлениями в отношении процедуры приема товара, оценки его качества и прочими.

В ст. 429.1 ГК РФ прописана возможность оформления рамочного соглашения, то есть договора, где прописаны ключевые моменты, которые корректируются и уточняются дальнейшей документацией.

Такой вид оформления документации чаще всего применяется при долгосрочном сотрудничестве.

В качестве бумаги для конкретизации основных условий предлагается использовать спецификацию к соглашению о поставке. Ею предусмотрено определение партии поставки и прочих важных условий.

Как составить бланк спецификации к договору поставки товара

В данном разделе мы вам расскажем, в каких случаях появляется необходимость составления спецификации, кто является ответственным сотрудником за данный момент.

А также, как следует грамотно и юридически правильно заполнять спецификацию на поставку пиломатериалов, строительных материалов, оборудования, а также разберемся в процедуре согласования всех нюансов с деловыми партнерами.

Когда возникает необходимость

Спецификации в рамках договора поставки оформляются сторонами несколько раз в случае поставки отдельных партий разного по характеристикам товара.

Это означает, что соглашение о поставке подписывается единожды, а спецификации с определением состава и объема товара подписываются при необходимости заказа новой партии продукции.

В случае надобности внесения изменений партнеры уведомляют друг друга при помощи заявления или в иной форме.

В случае использования спецификации как приложения к расчетной документации, она должна оформляться каждый раз при отгрузке и поставке продукции с перечнем доставленного товара и его характеристик.

В стандартном случае использования документа как приложения к соглашению она подписывается сторонами при очередной поставке новых партий прежнего товара или нового вида товара.

Кто этим занимается

В предпринимательской практике применяется два подхода к заключению договоров и спецификаций в компании – централизованный и децентрализованный.

При централизованном методе предполагается наличие специального отдела со специалистами или рабочей группы, которые решают вопросы касательно составления и заключения договоров.

Задачей исполнителя является доставка соглашения или оферты в данное подразделение, а специалисты занимаются дальнейшим согласованием, заключением и хранением договоров и спецификаций.

При децентрализованном методе каждый менеджер занимается ведением переговоров с заказчиками и поставщиками самостоятельно.

Однако даже в случае, когда на фирме используется такой подход, хранение всей документации, договоров и спецификаций должно осуществляться в одном месте — у секретаря, в юридическом отделе и т.д.

В большинстве ситуаций компании начинают ведение договоров со второго способа.

Ведь если сама фирма состоит всего из нескольких сотрудников и менеджеров, нецелесообразно создавать отдельное подразделение для заключения соглашений и сопутствующей документации.

Однако в дальнейшем компании переходят на централизованный способ по мере роста и расширения.

Порядок заполнения (образец)

Утвержденной на государственном уровне формы спецификации не существует, поэтому стороны оформляют ее в свободной форме на страницах формата А4.

Рекомендуется указывать в спецификации такие существенные данные, характерные для образца спецификации к договору поставки строительных материалов и прочих товаров и продукции:

Дата оформления	В шапке документа и его порядковый номер
Указание номера договора поставки	К которому данная спецификация является приложением
Названия поставщика и заказчика	Их четкие реквизиты и сведения ответственных представителей
Дата оформления документа	И временные сроки поставки товара заказчику
Технические параметры	Поставляемой продукции
Приложенная документация	И прочие существенные параметры сделки

На момент осуществления поставки и предоставления заполненной спецификации ответственные стороны скрепляют документ подписями и печатями.

Если предприятия представляют официальные представители, понадобится нотариально заверенная доверенность.

В основном в документе используются таблицы, где удобно прописывать значимые параметры поставляемой продукции.

Число граф и строк определяется в индивидуальном порядке, исходя из количества наименований и особенностей продукции.

К примеру, образец спецификации к договору поставки мебели включает перечень составных элементов гарнитуров или мягкой мебели с детальными характеристиками.

В таблице необходимо прописать:

• порядковый номер продукции;
• полное наименование;
• единица измерения;
• ГОСТ продукции;
• цена за единицу товара;
• общая стоимость, которая указывается как без НДС, так и включая данный налог.

Этот документ выступает инструментом для идентификации и конкретизации определенного товара.

По этой причине спецификация может корректироваться на протяжении срока действия договора поставки в качественном и количественном измерении.

Требования, обязательные для выполнения при составлении спецификации:

• в соглашении должна быть ссылка или уведомление о приложении в виде спецификации под конкретным порядковым номером;
• она должна быть оформлена на отдельной странице и подписана до момента поставки и получения продукции;
• продукция, прописанная в спецификации, должна быть согласована между партнерами;
• в документе должны быть подписи обеих сторон, иначе он не будет иметь юридической силы;
• обязательное подписание бумаги в 2 экземплярах.

Как передать партнеру

В основном оформление и подписание соглашения осуществляется при персональном присутствии обеих сторон – поставщика и заказчика.

Спецификациями партнеры обмениваются по электронной почте, поскольку данный метод является наиболее удобным и оперативным.

При этом нужно принимать во внимание наличие доказательств, что электронный почтовый ящик действительно числится за второй стороной соглашения.

Оптимальным вариантом станет указание данного почтового адреса в соглашении в части реквизитов сторон.

Мы рассказали вам о понятии и особенностях спецификации к договору поставки, рассмотрели правила и требования к ее заполнению и составлению.

Спецификация, как и договор поставки, наделена правовой силой, поэтому к ней предъявляются аналогичные правовые требования, то есть она должна содержать подписи и печати сторон для подтверждения ее легитимности.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://jurist-protect.ru/specifikacija-k-dogovoru-postavki/