Замена автотранспорта на предприятии

То и ремонт автотранспорта на предприятии

Большинство предприятий имеет автотранспорт, подлежащий периодическому техосмотру и ремонту.

Техническое обслуживание

Порядок осуществления технического обслуживания и ремонтных работ автотранспортных средств, используемых субъектами предпринимательской деятельности юридическими и физическими лицами независимо от их форм собственности, определен в Положении о техническом обслуживании и ремонте дорожных транспортных средств автомобильного транспорта, утвержденном приказом Министерства транспорта Украины от 30.03.98 г. №102 (далее Положение № 102).

Согласно пункту 1.2 Положения №102 целью технического обслуживания и ремонта является:

— поддержание технически исправного состояния и надлежащего внешнего вида дорожных транспортных средств;

— обеспечение надежности и экономичности;

— обеспечение безопасности движения и экологической безопасности.

Техническое обслуживание (ТО) представляет собой операции или комплекс операций для поддержания работоспособности или исправности автотранспортного средства в период его использования по назначению, хранения и транспортировки (п.1.3 Положения № 102).

Хотелось бы обратить внимание, что в соответствии с п.3.8 Положения №102 ежедневное обслуживание, ТО и сезонное ТО автотранспорта не относятся к реконструкции, модернизации, техническому переоборудованию и другим видам улучшения автотранспорта.

Перечень операций ТО-1 и ТО-2 представлен в приложениях А и Б к Положению №102.

Периодичность проведения ТО

В соответствии с п.3.9 и п.3.10 Положения №102 ТО-1 и ТО-2 рекомендуется осуществлять периодически в зависимости от пробега ДТС:

Тип дорожно-транспортного средства (ДТС)	Периодичность видов ТО, км
ежедневное	ТО-1	ТО-2
Автомобили легковые; автобусы; автомобили грузовые; автобусы на базе грузовых автомобилей или с использованием их базовых агрегатов; автомобили полноприводные;прицепы	Один раз в рабочие сутки независимо от количества рабочих смен	5 000	20 000
полуприцепы	4 000	16 000

Таким образом, сущность работ, связанных с ТО, заключается в том, что они направлены на поддержание автотранспортных средств в рабочем состоянии. Такие работы предусматривают наладку, регулировку, проверку и смазку рабочих агрегатов автомобилей. При этом не изменяются конструктивные характеристики автомобиля или его базовых агрегатов.

Бухгалтерский и налоговый учет операций ТО

В бухгалтерском учете согласно пункту 15 ПБУ 7 Основные средства расходы, осуществляемые для поддержания объекта в рабочем состоянии и получения первоначально определенной суммы будущих экономических выгод от его использования, включаются в состав расходов.

В налоговом учете в соответствии с подпунктом 8.1.2 Закона о прибыли суммы расходов на проведение любых видов ремонтов увеличивают балансовую стоимость основных фондов группы 5 с целью амортизации.

Как было отмечено, расходы на ТО транспортных средств не относятся ни к текущему, ни к капитальному ремонтам, направленным на их улучшение, значит, их нельзя отнести на увеличение балансовой стоимости автомобилей. Такие расходы осуществляются с целью поддержания в рабочем состоянии автотранспорта, используемого в производственной деятельности предприятия, следовательно, включение их в состав валовых расходов правомерно согласно п.п.5.2.1 Закона о прибыли.

Что касается обслуживания легковых автомобилей, то п.п.5.4.10 Закона о прибыли никаких ограничений относительно включения в состав валовых расходов сумм расходов на ТО легковых автомобилей не предусмотрено.

В практической деятельности чаще всего техническое обслуживание и мелкий текущий ремонт осуществляется водителем автомобиля. Предприятие может заключить договор со станцией техобслуживания (СТО) на выполнение таких работ и расходы, связанные с их оплатой, включать в состав валовых расходов на основании документов, выданных СТО. Работы, выполненные станцией техобслуживания, должны соответствовать перечням работ ТО-1 и ТО-2, определенным Положением №102.

В бухгалтерском и налоговом учете расходы на ТО автотранспорта рекомендуется отобразить следующим образом:

№ п/п	операции	Бухгалтерский учет	Сумма, грн.	Налоговый учет
Д-т	К-т	ВД	ВР
1	Оплачены услуги СТО	631 641/ндс	311 644	2 400 400	—	2 000
2	Отражены расходы на техническое обслуживание:
— легкового автомобиля;	92 644	631 631	500 100	—	—
— грузового автомобиля	91 644	631 631	1 500 300	—	—

Текущий и капитальный ремонт

Текущий ремонт автотранспорта предназначен для обеспечения или восстановления его работоспособности и заключается в замене и (или) восстановлении отдельных частей. Выполняется в случае необходимости по результатам диагностики технического состояния транспортного средства или при наличии в нем неисправностей (п.3.12 Положения №102).

Текущим ремонтом считаются работы, связанные с одновременной заменой не более двух базовых агрегатов (кроме кузова и рамы).

Перечень базовых агрегатов ДТС представлен в приложении Г к Положению №102.

Согласно нормам Положения №102 одновременная замена, например, коробки передач и рулевого управления рассматривается как операция текущего ремонта. Причем любой ремонт агрегатов является текущим ремонтом ДТС.

Капитальный ремонт автотранспорта предназначен для продления срока его эксплуатации и выполняется для восстановления исправности и полного или близкого к полному восстановлению ресурса с заменой или восстановлением каких-либо частей, в т.ч. и базовых. Он проводится в случае необходимости по результатам диагностики технического состояния (п.1.3, п.3.15 Положения №102).

Под ресурсом подразумевается суммарная наработка автотранспорта с начала его эксплуатации или восстановления после ремонта определенного вида до перехода в предельное состояние, т. е. в такое состояние, при котором его последующее применение по назначению недопустимо или нецелесообразно, или восстановление его неисправного или работоспособного состояния невозможно или нецелесообразно.

К капитальному ремонту относятся работы, связанные с заменой:

— кузова для автобусов и легковых автомобилей;

— рамы для грузовых автомобилей;

— одновременной заменой не менее трех базовых агрегатов.

Бухгалтерский и налоговый учет операций по текущему и капитальному ремонту

В бухгалтерском учете, расходы, осуществляемые для поддержания объекта основных средств в рабочем состоянии и не связанные с его улучшением, включаются в состав расходов.

Согласно п.14 ПБУ 7 Основные средства суммы расходов, связанные с улучшением объекта основных средств, увеличивают его первоначальную стоимость. Улучшение основных средств предполагает увеличение экономической эффективности от их использования в хозяйственной деятельности предприятия.

Капитальным ремонтом является модернизация, модификация, достройка, дооборудование, реконструкция и т.п., для автомобилей одновременная замена не менее трех базовых агрегатов. В этом случае в бухгалтерском учете балансовая стоимость автотранспортного средства увеличится на сумму стоимости установленных агрегатов и работ, связанных с их установкой.

Все остальные виды ремонтов включаются в состав расходов.

В налоговом учете согласно п.п.5.3.2 Закона о прибыли расходы на приобретение, строительство, реконструкцию, модернизацию, ремонт и другие улучшения основных фондов не включаются в состав валовых расходов. Расходы на проведение всех видов ремонта, реконструкции, модернизации и других улучшений основных фондов подлежат амортизации. Таким образом, в налоговом учете как расходы, связанные с заменой рамы или кузова автомобиля, так и замена, например, стеклоочистителя будут увеличивать балансовую стоимость групп основных фондов с целью амортизации.

В соответствии с п.п.8.7.1 Закона о прибыли налогоплательщики имеют право в течение отчетного периода отнести к валовым расходам любые расходы, связанные с улучшением основных фондов, подлежащих амортизации, в сумме, не превышающей 10% совокупной балансовой стоимости групп основных фондов по состоянию на начало отчетного периода.

Расходы, превышающие указанную сумму, увеличивают балансовую стоимость группы 5 или отдельных объектов основных фондов группы 1 пропорционально совокупной балансовой стоимости групп и отдельных объектов основных фондов группы 1 на начало расчетного квартала.

Вывод из эксплуатации основных фондов любой группы на ремонт, в т. ч. и автотранспорта, должен осуществляться на основании приказа руководителя предприятия. Проведение любых видов ремонтных работ автотранспорта без соответствующего документального оформления не является доказательством вывода основных фондов из эксплуатации.

В бухгалтерском и налоговом учете операции текущего капитального ремонта рекомендуется отразить следующим образом:

№ п/п	операции	Бухгалтерский учет	Сумма, грн.	Налоговый учет
Д-т	К-т	ВД	ВР
1	Оплачен двигатель для ремонта легкового автомобиля ГАЗ-24	631 641/ндс	311 644	4 548 758	—	—
2	Оплачена рама для ремонта грузового автомобиля МАЗ	631 641/ндс	311 644	6 480 1 080	—	—
3	Оприходованыдвигатель и рама	207 644	631 631	9 190 1 838	—	—
4	Оплачены услуги СТО за установку рамы и двигателя	631 641/ндс	311 644	1 800 300	—	—
5	Списан двигатель, использованный для ремонта легкового автомобиля ГАЗ-24 согласно акту выполненных работ	92	207	3 790	—	-*
6	Списаны расходы, связанные с заменой двигателя	92 644	631 631	550 110	—	— *
7	Списана рама для ремонта грузового автомобиля МАЗ согласно акту выполненных работ	152 105	207 152	5 400 5 400	—	-*
8	Списаны расходы, связанные с заменой рамы	152 644	631 631	950 190	—	-*
9	Оплачены кольца поршневые для автомобиля МАЗ	631 641/ндс	311 644	72 12	—	-*
10	Получены и оприходованы кольца поршневые	207/скл 644	631 631	60 12	—	—
11	Выданы кольца поршневые со склада в подотчет водителя для установки	207/экс	207/скл	60	—	—
12	На основании актов списания списаны кольца поршневые с под отчета водителя	806** 9194	207/экс 806	60 60	—	п. 5.9*
13	Начислена заработная плата водителю	811 9194	661 811	20 20	—	—
14	Отражены отчисления в соцфонды (условно)	82 91	65 82	7,60 7,60	—	—

*В налоговом учете включается в состав валовых расходов в пределах 10% балансовой стоимости основных фондов группы 5 на начало года.

**В бухгалтерском учете включается в состав расходов, т.к. текущий ремонт не является улучшением автомобиля, а восстанавливает его работоспособность.

Замена шин и аккумуляторов

В соответствии с п.3.19 Положения №102 операции замены на дорожно-транспортных средствах шин и аккумуляторных батарей не относятся к реконструкции, модернизации, техническому переоборудованию и другим видам их улучшения. Такие операции не относятся и к текущему ремонту, т. к. они предусматривают замену износившихся узлов новыми в соответствии с установленными нормами эксплуатации.

Следовательно, расходы, связанные с приобретением и заменой шин и аккумуляторов, в бухгалтерском учете относятся к нормативным эксплуатационным расходам предприятия, связанным с использованием автотранспорта. Поэтому они не увеличивают балансовую стоимость автотранспортных средств, а в соответствии с п.

7 ПБУ 16 Расходы относятся к расходам того отчетного периода, в котором они были осуществлены.

В налоговом учете указанные расходы также включаются в состав валовых расходов, т. к. они не относятся к операциям, связанным с улучшением основных средств, в т. ч. и к текущему ремонту.

Источник: https://www.midas-2002.com.ua/konsultatsii/avtomobil-na-predpriyatii/to-i-remont-avtotransporta-na-predpriyatii.html

автопарка

автопарка обходится далеко не так дорого, как думают многие руководители. Но низкие расходы не формируются сами собой – это вопрос оптимизации и эффективного управления. Именно неправильный подход к организации работы автопарка – причина, по которой большинство компаний переплачивают огромные суммы каждый месяц.

Расходы на топливо

Занимаясь оптимизацией затрат на содержание автопарка, нужно в первую очередь обратить внимание на расход топлива. Основных проблем три:

• Воровство. К сожалению, во многих компаниях руководство сталкивается с мошенничеством: водители предоставляют поддельные или купленные чеки, заправляются более дешевым топливом, сливают бензин для своих нужд и пр.
• Использование автомобилей в личных целях. Водитель может ездить по своим делам, подвозить знакомых или даже в рабочее время заниматься доставкой грузов за спиной у начальства.
• Чрезмерный расход топлива. Проблема может заключаться в неправильном выборе автомобилей или комплектующих, а также в неисправностях.

Оптимизацию затрат на содержание автопарка стоит начать с поиска утечек бюджета и решения найденных проблем.

Если есть подозрение на воровство денег или топлива, рекомендуем принять следующие меры:

• Установить специальный счетчик в бензобак или топливную магистраль. Система позволит определить время заправки, объем залитого топлива и другие данные. Благодаря этим данным можно не только проверить на честность персонал компании, но и узнать, кто именно из водителей занимается мошенничеством. Этот способ помогает с легкостью установить факт воровства, если сотрудник заправляет на деньги компании чужой транспорт или при заправке сливает часть топлива в канистру. Полученные доказательства можно использовать, если компания решит обратиться в суд для возмещения ущерба.
• Перейти от оплаты наличными к использованию топливных карт. Согласно статистике, такой шаг позволяет снизить затраты на содержание автопарка в среднем на 10-15%. Топливные карты позволяют отслеживать суммы, которые водитель тратит на заправку, частоту наполнения бака. Кроме того, они упрощают работу бухгалтерии. Наконец, благодаря топливным картам водителю не приходится возить с собой крупные суммы наличными, и это снижает риск похищения денег.

Многие руководители отказываются от подобных мер, полагая, что в их компании подобного мошенничества быть не может. К сожалению, в большинстве случаев они заблуждаются. Нередко в первый же месяц после начала оптимизации расходов на содержание автопарка с поиском утечек бюджета обнаруживаются факты слива или неправильного списания топлива. Иногда речь идет о мошенничестве в крупных масштабах. При этом, чем больше у организации машин и персонала, тем выше риск, что немалая часть средств, выделенных для содержания автопарка, уходит в карманы сотрудников.

Использование служебных машин в личных целях тоже можно исключить. Для этого в автомобиль монтируют датчики, которые позволяют определить, ездит водитель один или берет пассажиров, а также когда и сколько грузов он перевозит. Также для оптимизации затрат на содержание автопарка можно установить в машинах системы слежения ГЛОНАСС или GPS. Благодаря этому руководитель сможет отслеживать перемещение автомобилей в режиме реального времени и легко определять, ездят ли водители только по установленным маршрутам или используют служебный транспорт в личных целях.

Установка системы слежения открывает еще один способ оптимизации затрат на содержание автопарка. Речь идет об уменьшении зарплаты сотрудников. Если у водителей сдельная оплата труда, они могут приписывать себе дополнительные часы, помимо фактически отработанных. В результате к проблеме плохо организованного содержания автопарка нередко прибавляются слишком высокие затраты на оплату труда сотрудников.

Отслеживая перемещение автомобилей, легко определить время в пути и выяснить, сколько работал каждый водитель в течение дня, недели, месяца. Если водитель в течение дня надолго оставляет машину и уходит отдыхать, чтобы вернуться в автопарк как можно позже и приписать себе сверхурочные, это тоже станет известно.

При необходимости процесс можно автоматизировать – больше не придется проверять все данные, которые предоставляют сотрудники, достаточно будет положиться на сведения, выданные системой.

Наконец, особое внимание нужно уделить самим автомобилям. Нередко в рамках оптимизации расходов на содержание автопарка приходится определять, насколько удачно выбраны машины и не стоит ли заменить их более экономичными транспортными средствами с аналогичными характеристиками.

Кроме того, повышенный расход топлива может быть связан с неисправностями. В числе сотрудников, которые участвуют в обслуживании и содержании автопарка, должны быть опытные механики.

Их задача, помимо прочего, – определять изменения в расходе топлива, следить за состоянием машин, устранять имеющиеся неисправности и предотвращать возможные проблемы.

Затраты на техническое обслуживание

Техобслуживание нужно проводить регулярно. Оптимизация расходов на содержание автопарка вовсе не означает сокращение затрат по этому пункту. Напротив, важно позаботиться о том, чтобы замена жидкостей и расходных материалов проводилась своевременно, чтобы сотрудники компании покупали качественные запчасти и устраняли неисправности сразу после их появления, а также, чтобы неисправные автомобили не отправлялись в рейс.

Может показаться, что такие меры увеличивают расходы. В первые недели или месяцы так и бывает, ведь речь идет о работе на перспективу. Но люди, которые решают вопрос содержания автопарков профессионально, знают о плюсах этих мер:

• Регулярное техническое обслуживание и осмотр значительно снижают риск ДТП из-за неисправности автомобиля. Кроме того, машины практически не ломаются в пути, а значит, водители выполняют свою работу вовремя. Соблюдение сроков – преимущество, которое высоко ценят клиенты и партнеры по бизнесу. Именно поэтому хорошее обслуживание машин косвенно помогает укрепить репутацию фирмы и увеличить прибыль.
• Чем дольше механик тянет с заменой жидкости или неисправной детали, тем выше риск, что ремонт в итоге потребует намного больших затрат денег и времени, чем при своевременном техобслуживании. Нередко в итоге вместо одной запчасти приходится менять сразу несколько.

Нельзя забывать о человеческом факторе. Иногда запчасти машин изнашиваются намного быстрее, чем предполагалось, из-за неаккуратности и непрофессионализма водителей. Занимаясь оптимизацией расходов на содержание автопарка, нужно уделить особое внимание проверке персонала. В некоторых случаях увольнение некомпетентных, безответственных и недостаточно опытных механиков и водителей и подбор новых сотрудников позволяют значительно сократить затраты. Важно, чтобы проверкой персонала занимались не только работники из отдела кадров, но и специалисты, которые хорошо разбираются в области механики и вождения машин.

Особое внимание нужно уделить стоимости и качеству запчастей, масла, топлива, тормозной жидкости и пр. Проводя оптимизацию затрат на содержание автопарка, важно проследить за работой отдела закупок и понять:

• Есть ли способ сократить расходы? Не слишком ли дорогие материалы и запчасти заказывают сотрудники?
• Действительно ли речь идет о качественной продукции? Если некоторые запчасти выходят из строя слишком быстро, стоит найти аналоги более высокого качества, а не продолжать тратить деньги на слишком частый ремонт автомобилей.
• Насколько выгодные условия предлагают поставщики? В некоторых случаях для оптимизации затрат на содержание автопарка приходится пересматривать прежние контракты и соглашения или даже искать новых партнеров.

Такой анализ требует хорошего знания не только тонкостей технического обслуживания машин, но также актуальной ситуации на рынке. Если в вашем штате нет специалистов, способных справиться с такой работой, закажите оптимизацию расходов на содержание автопарка у нас.

Мы проведем полный комплекс работ, выясним, как можно снизить затраты, определим, куда уходят деньги компании, поможем остановить или предотвратить мошенничество персонала. Также специалисты дадут рекомендации по содержанию автопарка, актуальные именно для вас

Источник: http://alfa-fleet.ru/soderzhanie-avtoparka/

Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля (новая редакция)

Плюсы:

• Учет всех расходов на автомобиль без каких-либо ограничений.

Минусы:

• Необходимость уплаты налога на прибыль по договору;
• Риски доначисления налога на прибыль;
• Необходимость заключения дополнительного договора;
• Работник не получает дополнительного вознаграждения;
• Необходимость оформления кадровой документации на управление транспортным средством (ТС).

Первый вариант предполагает заключение с работником-автовладельцем договора безвозмездного пользования машиной. Соответственно, транспортное средство переходит во владение организации и находит отражение в ее бухгалтерском учете (как и арендованное имущество, оно учитывается за балансом, т.к. право собственности сохраняется за сотрудником — ст. 689 ГК РФ).

Факт владения имуществом дает следующие преимущества: фирма может учитывать расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ), а также расходы по текущему и капитальному ремонту (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Кроме того, в расходы на законных основаниях можно включить оплату технического обслуживания, страхования, мойки, парковки и т п.

 То есть фактически расходы учитываются так же, как и по собственным автомобилям (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В точности таким же, как и по собственному транспорту будет и документальное оформление данных расходов. Для их учета помимо договора ссуды потребуются путевые листы, документы, подтверждающие приобретение ГСМ, оплату услуг по страхованию и т п.

https://www.youtube.com/watch?v=GrsKk5YnsmY

Но не все так безоблачно. Безвозмездное получение права пользования имуществом рассматривается контролирующими и судебными органами как безвозмездное получение имущественного права (см. письмо Минфина России от 19.04.10 № 03-03-06/4/43, п. 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.05 № 98).

Значит, у организации возникает необходимость включить стоимость этого использования во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Но это всего лишь особенность договора. А главный риск заключается в том, что точно определить размер этого дохода и, следовательно, точно рассчитать налог на прибыль невозможно.

Ведь для этого НК РФ предлагает использовать механизмы определения рыночных цен, которые четкостью и однозначностью не отличаются. Так что, какую сумму налога не заплати, всегда останется почва для споров.

Теперь давайте посмотрим, что при ссуде происходит с налогами и взносами, касающимися собственника транспортного средства.

Очевидно, что налога на доходы физических лиц в данном случае не возникает, поскольку никаких выплат в пользу сотрудника не производится (договор ссуды — безвозмездный). По той же причине (выплат по договору не производится) данный договор не порождает обязательств, связанных с уплатой страховых взносов. Но даже если бы они и производились, взносов все равно бы не было. Ведь согласно пункту 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ* выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

Надо отметить, что заключение договора ссуды не исключает возможности использования сотрудником автомобиля и в свободное от работы время. Но для этого нужно будет оформить кадровую документацию. В частности, приказ по организации, на основании которого управлять данным автомобилем поручается работнику, являющемуся его собственником.

Кроме того, желательно указать в приказе (или в ином внутреннем документе организации), что машина не обязательно должна храниться в месте нахождения организации. Это позволит сотруднику забирать машину после работы и на выходные дни.

Правда, если планируется делать это постоянно, лучше зафиксировать данное положение непосредственно в договоре, а каждую передачу машины из рук в руки фиксировать актом с указанием показаний одометра, количества топлива в баке и результатов внешнего осмотра автомобиля.

Это поможет избежать проблем с учетом топлива, израсходованного сотрудником во внерабочее время, снимет вопросы по «внеплановому» пробегу и поспособствует урегулированию спорных вопросов, если во время такой «увольнительной» с автомобилем что-то случится.

Вариант 2. Аренда

Плюсы:

• Учет всех расходов на автомобиль без ограничений;
• Работник получает дополнительное вознаграждение.

Минусы:

• Необходимость заключения дополнительного договора;
• Необходимость оформления кадровой документации на управление ТС;
• Риск доначисления страховых взносов, если автомобилем управляет собственник;
• Вознаграждение сотруднику облагается НДФЛ.

Если вы планируете выплачивать работнику вознаграждение за использование личного автомобиля, то договор ссуды не подходит. Ведь по нему никаких выплат быть не может. Максимум, что допускает договор, так это выдачу денег на топливо под отчет.

В такой ситуации можно воспользоваться вторым вариантом и оформить договор аренды автомобиля (ст. 633, 643 ГК РФ). По нему арендатор также может учесть расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и страховку. Но для этого в договор аренды нужно включить положения о том, что расходы по ремонту (с указанием его типа — текущий, капитальный), техническому обслуживанию и страхованию несет арендатор (ст. 644, 646 ГК РФ, подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Обратите внимание, что в нашем случае (сотрудник использует свой личный автомобиль в служебных целях) следует заключать договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ). Дело в том, что передавать в аренду автомобиль с экипажем может только лицо, заключившее с водителем трудовой договор (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ).

Очевидно, что при аренде авто у собственного сотрудника это условие невыполнимо — иначе сотрудник должен будет заключить трудовой договор сам с собой. В то же время, законодательство не запрещает закрепить арендованную машину за работником-собственником, издав соответствующий приказ по организации (правда, в этом случае существует риск начисления страховых взносов, т.к.

при проверке данный договор могут переквалифицировать в договор аренды транспортного средства с экипажем).

Сама же арендная плата взносами не облагается. Основание — уже упоминавшийся пункт 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ, где сказано, что выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

При этом арендная плата является доходом сотрудника (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ), при выплате которого организация должна удержать НДФЛ (ст. 226 НК РФ).

Вариант 3. Компенсация

Плюсы:

• Не нужно заключать дополнительный договор;
• Не нужно издавать кадровый документ о поручении сотруднику управлять ТС;
• Работник получает дополнительное вознаграждение;
• Выплаты не облагаются НДФЛ и взносами.

Минусы:

• Ограниченный размер компенсации, которую можно учесть в расходах;
• Возможны споры по вопросу учета расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр;
• Возможны риски признания выплат объектом обложения НДФЛ и взносами.

В ситуации, когда работнику необходимо не только компенсировать стоимость ГСМ, но и выплачивать вознаграждение за использование личного транспорта, возможен еще один вариант оформления документов. Он отличается простотой, т.к. в данном случае не нужно заключать какой-либо договор.

Достаточно будет служебной записки сотрудника и приказа по организации.

Дело в том, что статья 188 Трудового кодекса говорит, что если сотрудник использует при работе свое имущество, и это происходит с согласия и ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию).

Но, применяя этот вариант, нужно учитывать, что максимальный размер компенсации (именно компенсации, а не оплаты ГСМ и прочих расходов!), который можно учесть при налогообложении прибыли, ограничен (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Например, за легковое авто с двигателем объемом до 2000 куб. см. компенсация, учитываемая в расходах, не может быть больше 1200 руб. в месяц. А для более мощных авто — 1500 руб. в месяц.

А вот НДФЛ и взносами компенсация не облагается независимо от того, в каком размере она выплачивается. Ведь ни статья 217 НК РФ, ни статья 9 Закона № 212-ФЗ не содержат каких-либо ограничений по размеру компенсаций (см. письмо Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-327 и определение ВАС РФ от 05.08.11 № ВАС-8118/11).

Не облагаются «зарплатными» налогами и суммы, выплачиваемые сотруднику для компенсации его расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр, т. к. они не являются вознаграждением и не образуют доход работника. При этом данные суммы в полном размере учитываются в расходах. Для них в Налоговом кодексе каких-либо лимитов не установлено (п. 49 ст.

264 НК РФ). Правда, Минфин считает, что затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт уже учтены при расчете предельных размеров компенсации (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140).

Однако такой подход противоречит статье 188 ТК РФ, которая предусматривает два вида выплат сотруднику, использующему свое имущество в интересах работодателя.

Однако такой вариант оформления, как выплата компенсации, не лишен рисков. Риск возникает в ситуации, когда работник использует в служебных целях автомобиль, собственником которого, согласно данным ГИБДД, является другое лицо. То есть, проще говоря, с ситуацией, когда работник управляет автомобилем «по доверенности». Последние разъяснения Минфина исходят из того, что в подобном случае суммы, выплачиваемые сотруднику, нельзя считать компенсацией, выплачиваемой на основании статьи 188 ТК РФ. А значит, такая выплата должна облагаться НДФЛ и взносами (см. письмо Минфина России от 21.09.11 № 03-04-06/6-228).

Такой подход, кстати, налагает дополнительные обязанности на организацию и в той ситуации, когда сотрудники используют для работы свои собственные автомобили. Ведь Минфин требует, чтобы в организации были документы, подтверждающие, что работник, получающий компенсацию, является собственником автомобиля. А значит, у работников нужно требовать ПТС и снимать с него копию.

Надо отметить, что, на наш взгляд, подобный подход Минфина не соответствует логике законодателя. В статье 188 ТК РФ  намеренно использован термин «личное», а не «собственное». Мы считаем, что это сделано именно для того, чтобы без лишних формальностей отделить имущество, принадлежащее работнику, от имущества организации. И при этом совершенно неважно, на каком именно праве принадлежит имущество сотруднику.

Главное, что оно не принадлежит организации. Минфин же, на наш взгляд, искажает логику законодателя, подменяя понятия. Понятно, что отстаивать свою правоту при наличии подобного письма Минфина, организации придется в суде.

Поэтому, если сотрудник пользуется автомобилем «по доверенности», а организация не хочет втягиваться в разбирательства, то ей стоит избрать другой способ оформления использования автомобиля сотрудника в служебных целях.

* Федеральный закон от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/beginner/2012/6/6156

Бухгалтерский и налоговый учет ремонта автомобиля

Текущий и капитальный ремонт, прохождение периодических техосмотров автомобилей – насущная необходимость, позволяющая поддерживать имущество в состоянии, пригодном для эксплуатации, с целью извлечения прибыли. В ходе этих мероприятий возникают расходы, которые необходимо отражать в налоговом и бухгалтерском учете. К таким расходам можно отнести приобретение запчастей, ремонтные работы технических специалистов СТОА, ремонтных мастерских, профилактические осмотры техники.

Возникновение расходов на автомобиль и их текущий учет

Организация, эксплуатирующая автомобиль, может производить ремонт самостоятельно, а может поручить техническое обслуживание и ремонтные работы специалистам на стороне. В налоговом учете такие расходы относят к прочим согласно п. 1 ст. 260 НК РФ. Их следует признать в том периоде, когда они осуществлялись. Бухгалтерский учет производится на основе первичных документов, подтверждающих понесенные расходы.

Рассмотрим учет ремонтов на примере ОСНО.

Ремонт и техобслуживание сторонней организацией

Исчерпывающего перечня документов законодательством не предусмотрено. Практикой выработан следующий порядок оформления работ:

• заключение договора со СТОА, сервисным центром, как правило, на год;
• составление заявки на ремонт с перечнем работ и необходимых запчастей;
• акт приема-передачи авто в ремонт с описанием дефектов и проблемных зон;
• составление заказа-наряда с подробным описанием работ и их стоимостью;
• акт приема-сдачи работ после их окончания;
• счет-фактура (при необходимости);
• акт приема-передачи автомобиля в натуре.

Пусть ООО «Звездочка» приняло решение, обратившись в стороннюю организацию, отремонтировать автомобиль КамАЗ. Стоимость работ, согласно счету на оплату, составила 175000 рублей, включая НДС.

Проводки будут выглядеть следующим образом:

• Дт 25 Кт60 — 175000,00 руб. Задолженность СТОА;
• Дт 19 Кт 60 — 26694,92 руб. Отражен НДС;
• Дт 60 Кт 61 — 175000,00 руб. Уплачено СТОА за работу;
• Дт 68 Кт 19 — 26694,92 руб. Предъявлен к вычету НДС.

Ремонт и техобслуживание внутри организации

Как правило, внутри организации используются следующие документы, учитывающие и подтверждающие ремонт:

• план ремонтов;
• дефектные ведомости;
• заявки ответственных за состояние парка лиц на покупку запчастей, первичные накладные, счета-фактуры и другие документы;
• требования-накладные на выдачу запчастей;
• акты на списание запчастей и материалов на ремонт;
• инвентарные карточки и книги с отметками о ремонтах.

Пусть ООО «Звездочка» отремонтировало КамАЗ своими силами. Стоимость запчастей составила 75000 рублей, а заработная плата работников мастерской, занятых ремонтом – 25000 рублей.

Проводки будут такими:

• Дт 25 Кт 10/5 — 75000,00 руб. Списаны запасные части на ремонт;
• Дт 25 Кт 70 — 25000,00 руб. Начислена заработная плата;
• Дт 25 Кт 68,69 — 7500 руб. Отчисления в фонды с заработной платы.

Создание резерва на проведение ремонтов

Резервирование средств для будущих ремонтов – право организации, а не ее обязанность. Необходимо прописать необходимость такого резерва в учетной политике. Расчет отчислений в резерв базируется на данных дефектных ведомостей, стоимости автомобиля, сроках его службы и технических характеристиках. Составляется годовая смета ремонта и обслуживания автомобиля.

Пусть расчетная сметная стоимость на год — 360000,00 рублей, на месяц — 30000,00 рублей.

Проводки и расчеты используются такие: Дт 25 Кт 96 30000,00 руб.

ООО «Звездочка» произвело ремонт КамАЗа в СТОА в январе на сумму 75000, руб., включая НДС 11440,68 руб. Резерв составил 30000,00 руб. Сумма без НДС 63559,32 руб.:

• Дт 60 Кт 51 — 75000, 00 руб. Оплачен ремонт СТОА;
• Дт 96 Кт 60 — 30000, 00 руб. Ремонт за счет фонда.

63779,32 — 30000,00 = 33779, 32

• Дт 97 Кт 60 — 33779,32 руб. Оставшаяся сумма включена в расходы будущих периодов;
• Дт 19 Кт 60 — 11440,68 руб. Учтен НДС;
• Дт 68 Кт 19 — 11440,68 руб. НДС предъявлен к вычету.

Следует сказать об особенностях учета ремонтов в случаях, когда автомобиль арендуется или берется по договору лизинга.

Автомобиль в аренде

Существуют два вида договора аренды автомобиля:

• без экипажа;
• с экипажем (временное фрахтование).

В первом случае, согласно ст. 642 ГК РФ, арендатор получает право временно пользоваться автомобилем, в том числе и управлять им, содержать в надлежащем виде. Арендодатель получает плату за пользование своим авто. Далее, согласно положениям ст. 644 ГК РФ, текущий и капитальный ремонт автомобиля обязан осуществлять арендатор. Он же и поддерживает надлежащее техническое состояние автомобиля, признавая затраты по закону.

Статья 264 (п. 11-1) позволяет сделать это организациям, применяющим ОСНО, а статья 346.16 (п. 12) – применяющим УСН. Все расходы должны иметь документальное подтверждение, на основании должным образом оформленных первичных документов.

Расходы на ремонт и обслуживание арендованных автомобилей признаются без проблем для организаций, применяющих ОСНО:

• если автомобиль является амортизируемым – на основании ст. 260 НК РФ вне зависимости, прописано это в договоре или нет;
• если авто амортизации не подлежит (например, арендовано у частного лица или организации на спецрежиме) – на основании ст. 264 НК РФ (п. 1-49).

Расходы на ремонт и обслуживание арендованных автомобилей у организации на УСН признаются однозначно, только если эти автомобили амортизируются. Об этом сказано в ст. 346.16 (п. 4) НК РФ: в перечень ОС включаются те основные средства, которые признаны амортизируемыми (исходя из положений гл. 25 НК РФ).

Следовательно, в расходах можно учитывать затраты только амортизируемых автомобилей. Указаний на возможность включать в расходы ремонт и техобслуживание арендуемых у частных лиц автомобилей, которые не подлежат амортизации, у упрощенцев нет.

 Может возникнуть ситуация, которую налоговые органы вправе трактовать не в пользу арендодателя.

Во втором случае автомобиль арендуется с экипажем. Арендодатель предоставляет за плату, помимо самого автомобиля, и услуги водителя. Здесь, согласно 634 ГК РФ, арендодатель самостоятельно производит ремонты как текущие, так и капитальные.

Внимание! Затраты на приобретение запчастей организацией невозможно будет признать в расходах, поскольку их приобретение является по законодательству обязанностью арендодателя и входит в понятие ремонта автомобиля.

Автомобиль в лизинге

Согласно Закону №164-ФЗ от 29-10-98 г., рассматривающему вопросы лизинга (финансовой аренды), лизингополучатель обязан ремонтировать, производить техобслуживание, охранять принятое им по договору имущество. Если в договоре не прописано иное, положения ст. 17-1 ФЗ 164 являются основанием для включения указанных затрат в расчеты для целей налогообложения. Подтверждается это правило и указаниями ст. 260 НК РФ (п. 1,2). При этом не играет существенной роли, стоит ли автомобиль на балансе лизингодателя либо лизингополучателя – по общему правилу расходы по нему лежат на организации, получившей имущество.

Внимание! Первичные документы и учетные данные должны не только подтверждать факт расходов на автомобиль, но и содержать указание на использование этого автомобиля в производственных целях, для получения организацией дохода, подтверждать экономическую обоснованность расходов.

Кратко

1. Ремонт автомобилей и их техническое обслуживание производятся как внутри организации, так и вне ее.
2. Некоторые хозяйствующие субъекты создают резервы на покрытие будущих ремонтов. Эта процедура – их право, а не обязанность. Она должна быть прописана в учетной политике.
3. Арендованные автомобили ремонтируются за счет арендатора, если заключен договор аренды автомобиля без экипажа.
4. Имущество в лизинге ремонтируется и обслуживается за счет организации, получившей автомобиль по договору, вне зависимости от того, на чьем балансе находится имущество.

Источник: https://assistentus.ru/buhuchet/remonta-avtomobilya/