Внедрение ЭДО на предприятии

Этапы внедрения электронного документооборота

30.05.2017

Автоматизация документооборота из роскоши, которую 5 лет назад могли позволить себе лишь крупные промышленные предприятия и госструктуры, превратилась в насущную необходимость для организаций всех размеров и специализаций. Сегодня данная мера повышения эффективности бизнеса доступна всем компаниям без исключения. И актуальна она для большинства из них, ведь согласованием договоров, обменом деловой корреспонденцией с поставщиками и клиентами занимаются даже относительно небольшие компании.

Коротко о преимуществах перехода на электронный документооборот

В условиях бумажного документооборота на поиск нужного письма, акта, приложения к договору порой уходит до половины рабочего дня. В результате тормозится не только профессиональная деятельность ищущего сотрудника, но и бизнес-процессы предприятия в целом. И такая ситуация повторяется изо дня в день, в результате чего продуктивность организации оставляет желать лучшего.

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) решает извечную проблему «разбросанности» данных, когда исходники документа хранятся на рабочем компьютере юриста, бумажные версии счетов и актов — в финансовом отделе, а все комментарии и замечания к договорам и сопроводительным документам рассредоточены по электронным ящикам сотрудников. Такое положение дел противоречит всем стандартам IT-безопасности. СЭД же обеспечивает общий доступ к документам для всех вовлечённых в процесс их формирования, согласования и исполнения сотрудников с учётом требований конфиденциальности и защиты корпоративных данных.

Перечислять все выгоды перехода на электронный документооборот в рамках данной статьи мы не будем. Отметим только, что внедрение СЭД позволяет:

• сэкономить на зарплате лишних сотрудников канцелярской службы;
• ускорить процесс согласования договоров и организационно-распорядительной документации на 60%;
• в 2 раза ускорить доставку документа до адресата;
• улучшить контроль исполнительской дисциплины;
• сократить бумажные расходы на 10% (первое время рекомендуется использовать смешанный документооборот: дублировать электронный обмен бумажным);
• упорядочить и систематизировать процессы обработки документов.

Преимущества автоматизации сегодня очевидны даже самым завзятым скептикам. Единственное, что сдерживает организации от внедрения СЭД — это мнимая сложность перехода. На самом деле всё не так страшно, и даже предприятия с многовековым укладом легко адаптируются к новым, высокотехнологичным условиям работы. Для того чтобы вам легче было отважиться на непростой, но жизненно необходимый шаг, опишем основные этапы внедрения СЭД.

1) Постановка целей и задач автоматизации

Целью внедрения СЭД всегда является повышение эффективности управления предприятием. Принимая решение об автоматизации, вы должны чётко осознавать перечень проблем с текущим ведением делопроизводства на предприятии, и понимать, каким образом их можно решить с помощью СЭД.

2) Предпроектное обследование

Убедившись в целесообразности внедрения СЭД, можно переходить к изучению особенностей ведения делопроизводства на предприятии:

• провести ревизию документов;
• изучить регламенты работы с ними;
• обследовать маршруты движения корреспонденции, договоров, внутренних приказов и распоряжений;
• изучить процессы формирования, согласования и заключения контрактов;
• обследовать процедуры регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
• изучить процессы инициации, утверждения, исполнения и утилизации внутренней документации (ОРД);
• выявить ключевые требования корпоративной среды;
• оценить степень соответствия текущей делопроизводственной деятельности предприятия требованиям законодательства РФ и отраслевым стандартам;
• исследовать процедуры организации и проведения совещаний;
• изучить процессы передачи документов в архив;
• выявить бизнес-процессы, которые реально нуждаются в автоматизации.

Собранные данные необходимо проанализировать, чтобы определиться с основными требованиями к построению системы электронного документооборота на предприятии.

3) Оптимизация делопроизводственных процессов

Прежде чем приступать к разработке системы электронного документооборота организации, необходимо упорядочить и систематизировать саму работу с документами, а также оптимизировать делопроизводственные процессы с учётом возможностей внедряемой СЭД. Если на предприятии ранее не было чётких регламентов работы с документами, их надо прописать. Стандартизация делопроизводства предполагает составление процессных инструкций, внесение поправок в должностные инструкции и корпоративную политику IT-безопасности. При формировании стандартов ведения документооборота необходимо учитывать также требования ГОСТ Р 15489.

4) Разработка проекта автоматизации документооборота

Проектирование СЭД начинается с составления схемы процесса управления документами. Прописываются маршруты движения скан-копий документов, порядок и очерёдность их согласования / исполнения. Предусмотрена возможность параллельного рассмотрения и совместной работы с документом для всех ответственных лиц. На этапе разработки системы документооборота предприятия необходимо также определиться с правами доступа сотрудников к корпоративным данным. По результатам формализации процессов обработки документов составляется частное техническое задание (ЧТЗ).

5) Кастомизация типовой конфигурации

Несмотря на то что современные СЭД («1С:Документооборот», «ДЕЛО») охватывают максимум бизнес-процессов компании любого размера и специализации, в некоторых случаях всё же могут потребоваться доработки типового программного обеспечения.

6) Этап внедрения СЭД

Системы электронного документооборота, как правило, внедряются поэтапно, по одному из двух возможных сценариев:

• по процессам (сначала автоматизируется обработка писем, договоров и т. д.);
• по структурным подразделениям (автоматизируется работа канцелярии, договорного отдела и т. д.).

Программное обеспечение разворачивается на рабочих ПК, настраиваются пользовательские интерфейсы, разграничиваются права доступа к документам в соответствии с должностными обязанностями сотрудников.

В случае необходимости на этом же этапе можно внедрить электронную цифровую подпись (ЭЦП), позволяющую визировать документы прямо в электронном виде.

7) Создание электронного архива

Логическая структура электронного хранилища и организация доступа сотрудников к нему прорабатываются ещё на этапе проектирования системы электронного документооборота. Поэтому сразу же по завершении внедрения СЭД все данные можно загружать в единый электронный архив.

8) Интеграция с другими системами

Для удобства работы с данными и в целях минимизации рисков дублирования информации систему электронного документооборота можно интегрировать с любой ранее установленной программой автоматизации: финансовой, аналитической, производственной.

9) Обучение персонала и подготовка пользовательских руководств

Перед запуском системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию в обязательном порядке проводится массовое обучение сотрудников. Функционал СЭД осваивают сотрудники канцелярии и руководители всех отделов, в которых планируется использовать программу.

На этом же этапе автоматизации документооборота разрабатываются руководства для пользователей и документы нормативно-распорядительного характера (положения о СЭД, должностные инструкции и т. д.).

10) Контроль соблюдения регламентированных процедур

Следующий за внедрением системы электронного документооборота этап условно называется этапом выхода на запланированную мощность. Это стадия массовой загрузки документов и адаптации сотрудников к новым условиям работы. Наибольшая нагрузка здесь ложится на плечи руководителя проекта внедрения со стороны заказчика. Как правило, это гендиректор. Для того чтобы функционал СЭД использовался по максимуму и внедрение быстро окупилось, сотрудников надо «заставить» работать в новой системе. На первых порах руководитель должен лично контролировать соблюдение установленного порядка применения СЭД.

Услуги автоматизации документооборота в ЦФО

В зависимости от масштабов предприятия и сложности его бизнес-процессов внедрение СЭД может занимать от 3 до 6 месяцев. При этом скорость и качество работ по автоматизации документооборота на 99,9% зависят от профессионализма компании-партнёра.

В Центральном регионе России за квалифицированной помощью во внедрении СЭД вы можете обратиться в ГК «СофтЭксперт». Мы занимаемся автоматизацией управленческих и учётных процессов с 1999 года, имеем статусы «Золотого партнёра ЭОС» и «Центра компетенций по документообороту фирмы 1С».

На счету ГК «СофтЭксперт» более 80 успешных проектов автоматизации документооборота на предприятиях самых разных отраслей промышленности.

Звоните! Все консультации бесплатны.

• Тарасова Елена Генриховна Должность: руководитель отдела продаж и внедрения СЭД Телефон (многоканальный): (4872) 70-02-70; доб. 187 E-mail: 187@sfx-tula.ru

Источник: http://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/8561/

Электронный документооборот в организации

Электронный документооборот в организации позволяет сократить время отправки бумаг партнёрам, оптимизировать работу бухгалтерии и юридического отдела компании. Также ЭДО сокращает финансовые затраты на проведение всех этих операций.

Электронный документооборот в организации — способ быстро отправлять партнёрам документы на согласование и также быстро получать от них подтверждение. Суть в том, что при установке системы весь процесс не требует распечатки бумажных документов и их пересылки контрагентам. Всё осуществляется через интернет, что сокращает затраты времени и денег.

1. Как работает ЭДО.
2. Какие задачи решает ЭДО.
3. Виды электронного документооборота.
4. Как подключить ЭДО.
5. Правовое регулирование.
6. Где заказать внедрение ЭДО.

Как работает ЭДО

Электронный документооборот настраивается следующим образом: при помощи посредника (сервиса-оператора) в организации устанавливается специализированный программный продукт – т.н. система электронного документооборота, сокращенно: СЭД.  

СЭД, разработанная нами называется «Транскрипт», она представляет собой стороннюю программу, которая устанавливается на рабочие компьютеры бухгалтеров и руководителей.  Именно она позволяет создавать, пересылать, принимать подтверждения, хранить любые документы, например, договоры, соглашения, уведомления, а также текстовые и графические материалы любого вида.

Все материалы шифруются цифровой подписью — это позволяет обеспечить высокую степень безопасности хранения документов. Квалифицированная цифровая подпись является заменой ручной подписи и штампа организации, такой документ имеет равнозначную юридическую силу, как и бумажный аналог.

Какие задачи решает ЭДО

В первую очередь ЭДО на предприятии позволяет оптимизировать затраты времени и денег на документооборот. По подсчётам специалистов, обработка одной бумаги (печатной) занимает порядка четырёх часов и обходится в 230 рублей, тогда как электронный вариант — два часа и 23 рубля, из которых большая часть времени уходит на согласование с партнёром. Можно выделить следующие преимущества от внедрения электронного документооборота в организации.

• Все документы регистрируются в системе и хранятся на серверах — их в любой момент можно найти. Имеется удобная система поиска.
• Сокращение издержек по времени и по финансам, отказ от использования курьерских служб.
• Подключение любого количества партнёров к единой системе. Проведение большого количества операций одновременно.
• Чёткая система отчётности, возможность проследить статус документа на всех этапах обработки.
• Проведение электронного аудита.

Стоит отметить и минусы системы.

• Необходимость обучить персонал, как правильно использовать программу.
• Нужно приобрести цифровую подпись.
• Не все партнёры будут готовы принять новый метод отношений.

Многие проблемы поможет решить оператор, к которому подключается организация.

Виды электронного документооборота

В зависимости от деятельности компании может быть подключён один из следующих ЭДО:

• бухгалтерский;
• кадровый;
• управленческий;
• производственный;
• технологический;
• складской;
• архивный;
• конфиденциальный.

Сколько деятельностей ведёт предприятие, такое количество ЭДО и подключается. При желании заказчика автоматизация может распространяться только на часть документооборота.

Как подключить ЭДО

В первую очередь в организации создаётся рабочая группа. Её задачи — принять постановление об установке ЭДО, сформировать цели, сроки и бюджет проекта. После этого выбирается оператор. Кроме того, потребуется убедить партнёров в эффективности системы (в чём может помочь и сам оператор). Также потребуется проведение следующих операций:

• утверждение регламента работ;
• обучение сотрудников;
• предварительный тест системы;
• при необходимости — доработка программ.

Финальный этап — полноценное внедрение системы.

Правовое регулирование

Юридическое обоснование электронного документооборота осуществляется следующими законодательными актами:

• ФЗ № 63 «Об электронной подписи»;
• Приказ Минфина № ММВ-7-2/168;
• Приказ Минфина № 50н;
• Приказ ФНС № ММВ-7-6/36;
• Приказ ФНС № ММВ-7-6/253.

Квалифицированная электронная подпись является юридически легальной заменой собственноручной подписи и штампу.

Где заказать внедрение ЭДО

Компания Taxnet на протяжении 15 лет разрабатывает IT-решения для предприятий. Чтобы внедрить нашу систему электронного документооборота «Транскрит», просто оставьте заявку на сайте или позвоните по контактному телефону. Ознакомьтесь с нашими тарифами. 

5 причин обратиться именно к нам:

1. 15 лет на рынке, есть налаженные и работающие схемы работы;
2. 100 000 клиентов, свыше 700 партнёров по всей России;
3. основано 17 внутренних продуктов;
4. клиентская поддержка на всех этапах внедрения системы;
5. демократичные, обоснованные цены на услуги.

Для того, чтобы связаться с нами, заполните заявку на сайте или позвоните по номеру 8-800-333-80-89. Наши специалисты предоставят персональную консультацию и расскажут о деталях сотрудничества!

Источник: https://taxnet.ru/blog/elektronnyy-dokumentooborot-v-organizatsii/

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

• утеря документов;
• их излишнее дублирование;
• длительное время согласования;
• затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

• удобный механизм поиска;
• оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
• возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

• входной и выходной регистрационный контроль документов;
• перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
• обмен документами между структурными единицами компании;
• классификацию документов по группам;
• оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
• создание резервных и архивных копий;
• возможность управления правами доступа;
• решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

• создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
• контролировать исполнителей по срокам;
• протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

• закрепляются основные правила работы системы;
• определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
• утверждаются их шаблоны и форматы;
• описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
• детализируются правила доступа к документам;
• расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе. 

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

• указывается дата начала работы системы;
• закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
• утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
• детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
• расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):

C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:

Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот. Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам. Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально. Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения. При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

• масштаб и структура организации;
• специфика ее деятельности;
• географическая разрозненность структурных подразделений;
• текучка кадров;
• иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

• закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;

Источник: https://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/elektronnyj_dokumentooborot_v_organizacii/

Особенности и результаты внедрения ЭДО в компаниях

Автоматизация документооборота в организации является одним из способов повышения эффективности бизнеса, которая достигается за счет повышения:

• Скорости обработки документации;
• Надежности хранения файлов;
• Доступности документов;
• Точности обмена документами как внутри организации, так и с внешними контрагентами.

Несмотря на то, что внедрение документооборота уже давно перестало быть инновацией, некоторые компании до сих пор не автоматизировали данные процессы. Конечно, бумажный документооборот негативно сказывается на продуктивности работы сотрудников и показателях деятельности предприятия в целом. Особенно актуально внедрение электронного документооборота в компаниях с разветвленной структурой, с большим количеством департаментов и подразделений, а также широкой филиальной сетью.

Что из себя представляет ЭДО?

ЭДО – это автоматизация процессов движения документации внутри организации и за ее пределами. Для этого используются специальные программные средства, например, СБИС: Электронный документооборот, а также электронная цифровая подпись, использование которого обеспечивает легитимность документации. Для работы с ЭЦП также требуется СКЗИ и защищенный носитель. Все это можно приобрести в Центре ЭЦП.

В каких организациях необходимо внедрение системы электронного документооборота?

ЭДО востребован абсолютно любой компанией, работающей с документацией. После имплементации такого программного обеспечения, ускоряются процессы работы, повышается точность согласования и обработки бумаг.

Необходимость СЭД не зависит от величины компании. Если организация небольшая, тогда можно внедрить систему сразу всюду. Если речь идет о крупной корпорации с филиалами, то начинать можно поэтапно: сначала в одном подразделении, потом – в другом и так далее.

Для чего необходимо внедрение электронного документооборота в организации?

После внедрения ЭДО компания получает следующие выгоды для своего бизнеса:

• Повышение прозрачности процессов. Например, каждый сотрудник сможет отслеживать, где находится его документ в процессе согласования. Создавать шаблоны будет гораздо проще. За счет автоматического заполнения реквизитами снизится количество ошибок по вине человеческого фактора;
• Постоянный контроль за выполнением поручений – в системе руководители бизнеса или отдельных подразделений смогут отслеживать стадию исполнения того или иного поручения, поэтому исполнительская функция вырастет после внедрения ЭДО;
• Сокращение времени работы с документами, потому что персоналу буде доступен оперативный поиск документации, отслеживание статуса, быстрое создание, ускоренные процессы обработки и отправки. Также оптимизации временных затрат способствуют автоматические процессы формирования отчетов, реестров;
• Увеличение безопасности и конфиденциальности данных. Это возможно благодаря разграничению прав доступа в системе. Например, один сотрудник может только просматривать, другой – редактировать. При расследованиях можно отследить, кто и какие вносил правки в тот или иной документ, кто и в какое время получал доступ к данным;
• Аспект безопасности очень важен именно сейчас в период роста киберпреступности и шпионажа. Утечки корпоративных данных могут привести к негативным последствиям для бизнеса (как материальным, так и репутационным). Использование СЭД позволяет предотвратить это и повысить защищенность файлов, критических для бизнеса;
• Повышение обучаемости, скорости адаптации к новым бизнес-процессам. Все изменения происходят централизованно, не потребуется тратить время на информирование каждого человека;
• Рост корпоративного духа благодаря созданию единого информационного пространства. Каждый сотрудник сможет найти коллегу и взаимодействовать с ним через систему, это, в свою очередь, облегчит процесс коммуникации;
• Повышение уровня адаптивности к внешним изменениям. Например, если будет выпущен новый приказ или распоряжение, обязывающий организации менять форму определенных документов, в СЭД это сделать легко.

Документооборот электронный. Внедрение. С чего начать?

Прежде, чем принять решение о приобретении и внедрении СЭД, необходимо просчитать и утвердить затраты. Они могут быть достаточно большими, но быстро окупаемыми за счет оптимизации внутренних процессов компании и сокращении расходов на курьерские и почтовые службы.

Также необходимо исследовать, кто из контрагентов уже использует ЭДО. От этого зависит, каким будет документооборот после внедрения автоматизированной системы – полностью электронным или наполовину электронным и наполовину традиционным (бумажным).

До внедрения необходимо приобрести ЭЦП. Сделать это можно в специализированном Центре ЭЦП. Следует учитывать, что различают три разновидности подписи, применяемой с ЭДО:

• Простая;
• Неквалифицированная (усиленная);
• Квалифицированная (усиленная).

Каждый документ в электронном виде, подписанный квалифицированной электронной подписью, легитимен.

Операционно переход на автоматизированную процедуру обмена документами состоит из следующих этапов:

• Составление технического задания. На этом этапе формулируются задачи и цели проекта;
• Выбор системы, которая будет использована для автоматизации ДО. Здесь решение зависит от масштаба и потребностей бизнеса;
• На третьем этапе необходимо описать основные бизнес-процессы компании. Чаще всего эта задача возлагается на плечи руководителей отделов. Должное внимание необходимо уделить описанию стандартных путей документации;
• Четвертый этап включает в себя оценку стоимость проекта, календарного графика его реализации, составление плана работ и назначение ответственных;
• На пятом этапе происходит непосредственная реализация проекта, то есть внедрение ИТ-решения в ИТ-инфраструктуру предприятия;
• Шестой этап подразумевает пилотное использование ЭДО, выявление пробелов и их устранение. Только после этого программа вводится в промышленную эксплуатацию.

Внедрение Электронного документооборота силами нашей компании осуществляется органично и в заранее уговоренные сроки. Специалисты проведут консультации, ответят на все возникающие вопросы и проведут демонстрацию.

Тарифы на ЭДО

Обмен с контрагентами (внешний документооборот) — 6000 руб

• Входящие документы не тарифицируются
• Поквартальная пакетная тарификация исходящих документов
• Электронная подпись (на Token)
• Средства интеграции с внешними системами, в т.ч API
• Распределение документов по сотрудникам и подразделениям
• Роуминг со всеми операторами, технология SignedOnPage
• Уведомления о новых документах и мобильное приложение
• Переписка/видеозвонки по документам
• Простое согласование документов (без настройки маршрутов)

Пакетов в квартал	До 1000	До 3000	До 5000	До 10000	Свыше 10000
Цена за один пакет	5 руб.	4,5 руб.	4 руб.	3 руб.	2,5 руб.

Внутренний документооборот — 4000 руб

• Поручения, приказы, письма, заявки, договоры и т.д.
• Согласование документов – простое или с подписью
• Графический редактор маршрутов документов
• «Автоветвление» по сумме, ответственному, подразделению и т.д.
• Конструктор шаблонов документов и привязка их к этапам процесса
• Организация совещаний и планирование загрузки переговорных
• Контроль исполнительской дисциплины, уведомления о задачах

Внедрение Электронного документооборота — по смете

Стоимость зависит от сложности, количества документов и особенностей вашей учетной системы, в которой они создаются. Для расчета стоимости обратитесь к специалистам.

Цены указаны при наличии действующего Аккаунта СБИС. При подключении на 2 года – скидка 5%, при подключении на 3 года – скидка 10%

Заказать

Остались вопросы? Хотите протестировать современную СЭД? Отправьте заявку нам, и наши специалисты оперативно свяжутся с вами!

Источник: https://www.abt.ru/info/articles/osobennosti-i-rezultaty-vnedreniya-edo-v-kompaniyakh/

Пошаговое внедрение системы электронного документооборота | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Многие компании рано или поздно приходят к пониманию необходимости перехода на электронный документооборот для повышения эффективности документационного обеспечения управленческой деятельности. Новейшее программное обеспечение позволяет организациям не только оптимизировать документооборот, отражать все документы в единой информационной базе, но и проводить контроль и анализ бизнес-процессов управления документацией.

Как внедрить СЭД собственными силами и оптимизировать затраты?

Для эффективного управления документацией и обеспечения управленческой деятельности компании службе документационного обеспечения необходимо:

• получать оперативную информации о движении документов компании;
• обеспечить регистрацию входящей, исходящей документации и внутренней документации, контроль исполнения поручений по документам;
• повысить контроль исполнительской дисциплины;
• снизить временные затраты на поиск и согласование документов;
• обеспечить централизованное безопасное хранение документов.

При этом далеко не все имеют возможность привлечь специалистов по внедрению системы электронного документооборота (СЭД) из сторонних организаций.

Для самостоятельного внедрения электронного документооборота нужно понимать задачи этого процесса и последовательность действий. Для этого необходимо:

1. Провести обследование  и анализ существующего документооборота в компании; сформулировать задачи для подразделений, вовлеченных во внедрение СЭД; сформулировать требования к СЭД.
2. Объединить усилия службы документационного обеспечения с ИТ-подразделением и службой безопасности.
3. Выбрать СЭД и разработать план ее внедрения.

Рассмотрим алгоритм пошагового внедрения электронного документооборота на примере компании ООО «Ритм».

Обследование и анализ существующего документооборота

В результате анализа документооборота нашей компании было выявлено следующее: документооборот ведется в смешанном виде — регистрация документов и внесение резолюций руководителей осуществляется работниками отдела делопроизводства в электронных регистрационных картах СЭД «Евфрат»;  согласование, совместное редактирование, передача документов на исполнение, составление справок и отчетов об исполнительской дисциплине —  в бумажном виде.

Такая система ведения документооборота начала давать сбои, появились проблемы:

• большие затраты времени и материалов на изготовление бумажных копий документов;
• утеря документов;
• дублирование документов;
• повторное направление документов на рассмотрение и/или исполнение;
• длительное время согласования как входящей, исходящей, так и внутренней документации.

Помимо этого, СЭД «Евфрат», которая эксплуатировалась в компании более 5 лет, перестала удовлетворять требованиям сотрудников, вовлеченных в работу в СЭД: в используемой версии этого программного продукта не было возможности коллективного редактирования, согласования документов, удобного механизма поиска.

Итак, было принято решение о внедрении новой системы электронного документооборота.

Далее было необходимо объединить усилия служб, участвующих в автоматизации документооборота, и определить их зоны ответственности.

Поскольку ключевыми пользователями СЭД являются сотрудники службы ДОУ, которые не только регистрируют служебную корреспонденцию, но и участвуют в редактировании, согласовании документов, а также осуществляют контроль сроков исполнения документов и поручений, требования к СЭД разрабатывались службой ДОУ. Кроме того, службы ДОУ являлась одновременно и заказчиком, и соисполнителем проекта, соответственно, она определила задачи проекта и роль ИТ-службы

При выборе СЭД и переходе на электронный документооборот службой ДОУ были поставлены следующие задачи:

• хранение входящих, исходящих и внутренних документов в единой электронной базе с целью обеспечения быстрого доступа к ним;
• оперативное доведение до исполнителей документов и решений руководителей;
• возможность автоматизации контроля и оценки деятельности сотрудников и подразделений по исполнению документов;
• возможность подготовки статистической отчетности по документам и исполнительской дисциплине.

Требования к СЭД, предъявляемые службой документационного обеспечения ООО «Ритм», включали в себя обеспечение возможности:

• регистрации, учета и контроля входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан, организационно-распорядительных документов;
• возможности перевода бумажных документов в электронный вид, постраничное и потоковое сканирование, распознавание документов;
• обмена документами между территориально распределенными подразделениями;
• рубрикации, категоризации и классификации документов;
• поиска по реквизитам и полнотекстового поиска по содержанию документов с учетом морфологии языка;
• учета и обработки документов, находящихся на архивном хранении;
• формирования отчетности;
• управления правами доступа;
• применения электронно-цифровой подписи.

В части организации рабочих процессов руководство компании сформулировало свои требования к СЭД:

• создание проектов документов;
• согласование проектов документов;
• утверждение документов;
• создание резолюций и поручений;
• контроль исполнительской дисциплины;
• контроль версий документов;
• протоколирование действий;
• делегирование полномочий по исполнению документов и т.д.

Кроме этого, компания ожидала от СЭД соответствия концепции развития ИТ в целом (стандартизация ИТ-инфраструктуры и внутренних процессов ИТ-подразделений центрального офиса и филиалов, унификация бизнес-процессов всех подразделений), что, в свою очередь, предполагало возможность создания территориально-распределенных СЭД, а также расширения функциональных задач СЭД. Важное ожидаемое свойство системы — ее открытость, т.е. возможность внесения изменений, в том числе силами собственных специалистов.

Необходимой виделась и возможность СЭД к интеграции с корпоративной информационной системой, в том числе с электронной почтой, со стандартными офисными приложениями, с корпоративным порталом компании.

Обязательным требованием к СЭД было обеспечение информационной безопасности и защита документов и содержащейся в них информации.

В результате изучения коммерческих предложений компаний, занимающихся разработкой СЭД, было принято решение о внедрении программного продукта «1С8: Документооборот».

Широкий и универсальный функционал данной системы подходит как для малых предприятий с небольшим документооборотом, так и для крупных холдингов со сложной разветвленной системой учета.

План внедрения СЭД

В соответствии с поставленными задачами и сформулированными требованиями к СЭД, служба ДОУ совместно с ИТ-службой разработала план внедрения СЭД.

Было решено внедрять СЭД отдельными модулями для поэтапного ввода системы в эксплуатацию и облегчения процедуры обучения и адаптации пользователей системы:

сначала обеспечить регистрацию служебной корреспонденции и обработку резолюций руководителей службой ДОУ, затем подключить и обучить всех пользователей системы, затем внедрить модуль контроля сроков исполнения документов и поручений, затем — модуль согласования и регистрации организационно-распорядительной документации и локальных нормативных актов. Затем был разработан план-график внедрения СЭД с указанием основных мероприятий и сроков их выполнения.

В соответствии с планом были определены этапы внедрения СЭД.

Этапы внедрения СЭД

1. На первом этапе внедрения СЭД важно убедиться, что документооборот компании должным образом регламентирован:

• разработаны и внедрены унифицированные формы документов;

Унифицированные формы документов используются в качестве шаблонов при создании документа и направлении его на согласование.

• разработана и внедрена Инструкция по делопроизводству;
• разработан порядок контроля сроков исполнения документации;

В Инструкции по делопроизводству не только описаны правила оформления документов, но и определен порядок их согласования (на основании которого создаются маршруты движения и согласования документов в СЭД), описаны правила регистрации документов, структуры регистрационных номеров документов и пр. Кроме того, Инструкция по делопроизводству содержит раздел о контроле сроков исполнения документов и поручений, в котором описана процедура контроля, прописаны сроки, что также используется работниками службы ДОУ при работе в СЭД.

• организована и регламентирована работа архива;

Локальные нормативные акты по архивному хранению документов описывают не только правила оформления и формирования дел постоянного и временного сроков хранения, но и содержат описание порядка формирования номенклатур дел подразделений и сводной номенклатуры дел компании. Утвержденные индексы, присвоенные структурным подразделениям (и, соответственно, индексы номенклатуры дел) используются в СЭД для формирования регистрационных индексов документов (например: исходящих писем, служебных записок).

• разработана номенклатура дел и индексы структурных подразделений.

В ООО «Ритм» используется принцип многоуровневой индексации структурных подразделений, отражающий организационную структуру компании (см. таблицу).

Таблица

Индексы структурных подразделений ООО «Ритм»

Индекс	Руководитель, структурное подразделение
1	2	3	4
01	Генеральный директор
01-01	Аппарат генерального директора
01-02	Пресс-служба
02	Первый заместитель генерального директора
02-01	Управление качества
02-01-01	Отдел обеспечения качества

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210508-qqe-16-m6-poshagovoe-vnedrenie-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota