Аудит первичных документов предприятия

Аудит делопроизводства в организации | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

В настоящее время успех любой компании во многом зависит от высокой культуры работы сотрудников с документацией. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемую информацию, проконтролировать исполнение поручений, обеспечить сохранность материалов.

Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации. От четкости и оперативности обработки документа и его дальнейшего движения зависит скорость получения необходимой информации. Рациональная работа с документами – залог успеха всей команды.

Внутренний аудит дает возможность получить объективную оценку состояния делопроизводства, скорректировать внутренние процессы и избежать многих ошибок. О том, как провести аудит в компании, читайте в статье.

Делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (определение согласно ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), зародилось еще в ХVII в. На протяжении эпох менялись принципы работы с документами, выстраивалось отношение к данной сфере, делопроизводство расширяло свои границы.

В настоящее время в каждой организации образуется большое количество официальных документов.

Кто-то не воспринимает делопроизводство как значимую часть деятельности компании, остальные, напротив, уделяют большое внимание развитию документационного управления, но и одни, и другие абсолютно уверены в том, что правильно оформленные документы – это лицо организации, а работа с ними должна быть построена так, чтобы не тормозить основную деятельность компании.

Организация рациональной работы с документационным материалом – основная задача службы ДОУ. Взглянуть по-новому на казалось бы отлаженный процесс документационного обеспечения управления или выстроить новую модель документооборота позволит аудит делопроизводства организации.

Традиционно термин «аудит» употребляется применительно к проверке финансовых показателей компании.

Согласно п.1 ст.1 Закона «Об аудиторской деятельности» от 07.08.2001 № 119-ФЗ, под аудитом понимается предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей, а также по оказанию сопутствующих аудиту услуг.

В более широком понимании аудит – это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта. С этой точки зрения аудит делопроизводства – это анализ деятельности компании в области документационного обеспечения управления, включающий в себя проверку документации на предмет соответствия законодательству Российской Федерации и внутренним локальным актам, а также организации работы с документами.

Виды аудита

1. В зависимости от того, будут ли привлечены к проверке сторонние специалисты или же проверка будет организована «своими силами», выделяют внешний и внутренний аудиты.

 Внешний аудит – проверка деятельности с привлечением внешних специалистов. Данный вид аудита позволит получить действительно независимую оценку, которая возможна только при «взгляде со стороны». Такой вид аудита приемлем в случае внедрения системы электронного документооборота, когда специалисты фирмы-разработчика ПО исследуют объект автоматизации, описывают схемы документооборота, выявляют виды документов, используемых в деятельности организации. Полученные результаты и варианты оптимизации представляют на согласование, а затем уже приступают непосредственно к автоматизации.

При внешнем аудите в группе аудиторов все же должен присутствовать представитель фирмы-заказчика аудита (желательно специалист службы ДОУ), поскольку некоторые нюансы могут быть скрыты от «внешних глаз». К тому же часто при внешнем аудите приоритеты могут быть отданы процессам документооборота, а не документированию информации. Только специалист службы ДОУ сможет проанализировать документы на соответствие внешним и внутренним нормам.

Внутренний аудит – мероприятие, осуществляемое собственными силами организации. Основная цель внутреннего аудита — контроль соблюдения сотрудниками компании требований законодательства, нормативных актов и стандартов профессиональной деятельности.

Согласно ГОСТ Р ИСО 9001 — 2008 «Системы менеджмента качества. Требования» (идентичен международному стандарту ISO 9001:2008), в организации, стремящейся к повышению удовлетворенности потребителей (клиентов) путем эффективного применения системы менеджмента качества, должны фигурировать 6 обязательных документированных процедур (стандартов), одна из которых – «Внутренний аудит». В данном внутреннем документе  возможно описать цели, принципы и правила проведения мероприятия.

2. С точки зрения планирования мероприятий возможны плановый и внеплановый аудиты.

Плановый аудит. Уместен в случаях, если компания стремится к постоянному контролю данной сферы, если актуальность и достоверность информации позволяет избегать штрафов и санкций.

Такой аудит целесообразно проводить раз в год (предположим, в конце года), чтобы иметь возможность исправить выявленные ошибки «по горячим следам».

Поскольку законодательством Российской Федерации не закреплены обязательность и периодичность аудиторской проверки в сфере делопроизводства, возможно проведение данного мероприятия и реже, однако параметры запланированной процедуры должны быть отражены в локальном нормативном акте.

Внеплановый аудит. Добровольный аудит, проводится по решению руководства компании, по инициативе службы ДОУ.

О необходимости проведения внепланового аудита могут говорить и такие факторы, как:

• смена (увольнение, перевод) сотрудника, отвечающего за делопроизводство компании;
• смена руководства компании;
• необходимость приведения документации в соответствие с нормативными актами (после внесения каких-либо изменений).

Плановый и внеплановый аудиты могут быть как внешними, так и внутренними, в зависимости от того, какие цели преследует организация и каким бюджетом она располагает на данную процедуру.

Схема аудита делопроизводства компании

Вне зависимости от выбранного вида аудита проверку делопроизводства возможно построить по следующей схеме:

1. Организационный этап. В данном случае определяется состав аудиторской группы, определяются цели, задачи и сроки проведения аудита.

Компании, серьезно подходящие к организации и развитию бизнеса, давно перестали рассматривать аудиторскую проверку как формальность, поэтому целями процедуры будут являться представление истинной картины деятельности, компетентная оценка и полезные рекомендации.

Согласно сформулированным целям отдается предпочтение внешним или же внутренним аудиторам.

В случае если выбор сделан в пользу внешних проверяющих, то следует обратить внимание на наличие у специалистов знаний не только общего делопроизводства, но и понимания специфики сферы деятельности предприятия.

Внутренние же аудиторы, напротив, зачастую отлично разбираются в тонкостях своего направления, но оценка деятельности по ряду причин не всегда может быть объективной.

В таком случае к проверке дополнительно следует привлекать незаинтересованных сотрудников компании (возможно, из других отделов, филиалов), а если аудит организован на постоянной основе, то в традиционный состав аудиторов включать новые персоны со свежими мыслями и идеями.

Сроки проведения аудита не должны быть слишком затянуты, поскольку любая проверка так или иначе парализует рабочий процесс. Оптимальный период определяется индивидуально в каждом конкретном случае в зависимости от объема исследуемого материала и может составлять от двух до семи и более дней.

Решения, принятые на организационном этапе, следует отразить в распорядительном документе – приказе, который и будет служить основанием к проведению мероприятия (приложение 1). В случае если компания располагает внутренним стандартом, регламентирующим проведение аудиторских проверок, приказ может содержать не все указанные выше параметры или отсутствовать вовсе.

1. Определение объекта аудита. Аудит делопроизводства может быть проведен как в организации в целом (ее филиале), так и в отдельно взятом структурном подразделении. В зависимости от выбранного объекта проверки формируется план мероприятия (приложение 2) и определяется перечень документов, подлежащих проверке (приложение 3).

Этап второй возможно объединить с первым, в этом случае решения, принятые по определению объекта и предмета проверки, отражаются в приказе, план мероприятия может служить приложением к приказу и пр.

План проведения проверки позволяет эффективно распределять работу междуспециалистами, разграничить зоны ответственности, определить сроки для каждого этапа процедуры. Планирование способствует тому, чтобы важным областям аудита было уделено необходимое внимание, чтобы были выявлены реальные и потенциальные проблемы и работа была выполнена с оптимальными затратами, качественно и своевременно.

Перечень документов, подлежащих проверке, — документ, целью которого является не только помочь аудиторам провести проверку, но и позволить проверяемым подготовиться к этой проверке, заранее собратьвесь необходимый материал, не тратя в ответственный момент драгоценное время на его поиски на полках, в архивах и у ответственных лиц.

1. Сверка документов. Процедура предполагает проверку наличия документов. Перечень необходимых документов каждая организация устанавливает самостоятельно. К часто встречаемым обязательным документам в сфере делопроизводства относятся: распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания), Методическая инструкция по делопроизводству, нормативные документы в сфере архивного делопроизводства.

Сверку документов возможно проводить по номенклатуре дел (список дел, образующихся в деятельности компании), которую каждый отдел согласно правилам делопроизводства формирует в конце текущего года на последующий календарный год.

Результаты сверки можно представить в таблице (табл. 1).

Таблица 1. Пример отражения результатов сверки документов

Документ в наличии	Документ в наличии, но требует актуализации	Документ отсутствует
Нормативные акты Российской Федерации в области делопроизводства
— ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. документации. Требования к оформлению документов» (копия);   — ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 «Управление документами. Общие требования» (копия);   — Основные правила работы архивов организаций, утвержденные коллегий Росархива 2002 (копия)	-//-//

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210313-qqe-16-m4-audit-deloproizvodstva-v-organizatsii

Аудит первичных документов

Значимость аудиторской проверки первичной документации обусловлена следующими фактами:

• во-первых, первичная учетная документация формует основу бухгалтерского учета, поскольку ни одна хозяйственная операция не может быть отражена на счетах при отсутствии надлежаще оформленного первичного документа;
• во-вторых, аудит первичной документации позволяет выявить потенциально «слабые» участки учета;
• в-третьих, оценка качества аудиторских доказательств (документации) позволяет аудитору снизить риск по результатам проверки.

Аудиторская проверка первичной учетной документации направлена на достижение цели, состоящей в оценке системы документооборота организации с точки зрения законности и обоснованности документального отражения хозяйственных операций.

Аудит первичных документов призван решать следующие задачи:

• во-первых, оценка эффективности функционирования организации первичного учета;
• во-вторых, оценка полноты документального оформления хозяйственных операций;
• в-третьих, оценка качества документального оформления и эффективности контроля;
• в-четвертых, разработка рекомендаций по результатам аудита первичной документации.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Методика аудиторской проверки первичной документации

В специальной литературе отсутствует единый подход к системной проверке первичного учета, однако в ней можно выделить несколько основных направлений.

Аудиторская проверка организации документооборота. На этом этапе проверяется обеспечение нормативной базы для организации документооборота аудируемого лица. Аудитор выясняет, есть ли в организации утвержденный график документооборота, при наличии оценивает его соответствие реальному документообороту и потребностям организации. Аудитор также выясняет, какие формы первичной документации применяет организация (унифицированные, самостоятельно разработанные), наличие их утверждения в учетной политике или ином распорядительном документе.

Оценка правильности оформления первичных документов. На этом этапе аудитор проводит стандартные бухгалтерские процедуры проверки первичных документов по существу и форме, также проверяется правильность исчисления итоговых показателей (арифметическая проверка).

Типичные ошибки, выявляемые по результатам аудита первичной документации

Практика аудита позволяет выявить типичные, то есть наиболее часто встречающиеся ошибки, допускаемые в организациях при оформлении и обработке первичных документов. К числу таких ошибок можно отнести следующие:

• не соблюдение срока документального оформления факта хозяйственной деятельности. Первичный документ должен составляться или обрабатываться в момент совершения хозяйственной операции или сразу после нее, в противном случае отнесенные не к тем налоговым периодам первичные документы могут повлечь за собой негативные налоговые последствия. Это также может привести к необходимости корректировки бухгалтерской и налоговой отчетности;
• отсутствие обязательных реквизитов, в результате чего первичные документы утрачивают юридическую силу. Отсутствие дополнительных реквизитов, как правило, не влечет за сбой каких-либо последствий, в то время как отсутствие одного из обязательных может привести к спорам с налоговыми органами;
• ненадлежащее заполнение первичной документации. Первичные документы могут быть заполненными ручкой или с помощью средств вычислительной техники, что обеспечивает долговременность их хранения. Использование иных средств заполнения первичных документов недопустимо и может привести к разногласиям с налоговыми органами на предмет содержания хозяйственной операции, которое могло быть изменено;
• отсутствие графика документооборота или формальная его разработка. Отказ организации от разработки данного локального нормативного документа не влечет для организации какой-либо ответственности, однако негативно влияет на организацию документооборота, затрудняет его контроль и может привести к сбоям в работе организации;
• наличие ошибок в документе. При оформлении первичного документа могут быть допущены ошибки в виде описок, арифметических просчетов и так далее. Ряд документов (например, кассовые и банковские) не может приниматься к учету при наличии в них каких-либо ошибок, остальные – только при наличии оговоренных исправлений, в противном случае документы могут быть признаны контролирующими органами ненадлежаще оформленными;
• регистрационные ошибки, связанные с переносом данных первичных документов в учетные регистры. В условиях автоматизации учета такие ошибки наиболее характерны для регистрации входящих документов, поскольку внутренние при отсутствии в них ошибок автоматически вносятся в учетные регистры в безошибочном виде;
• неполная, несвоевременная регистрация первичных документов в учетных регистрах. Данная ошибка может быть следствием невнимательно при проведении документа в условиях автоматизации или результатам умысла, что в любом случае может отрицательно сказаться на показателях бухгалтерского и налогового учета;
• нарушение сроков хранение первичной документации в архив. Для первичных документов установлен общий срок хранения в архиве, который, как правило, исчисляется с 1 января года, следующего за годом составления первичного документа, но имеют место и исключения, которые необходимо учитывать при организации хранения документов. Отсутствие первичной документации, подлежащей хранению, негативно воспринимается работниками контролирующих органов и влечет за собой как налоговую, так и административную ответственность;
• нарушение порядка унижения первичных документов. По истечении срока хранения первичная документация подлежит уничтожения либо силами специализированных организаций, либо собственными силами. На уничтоженную документацию должен составляться акт, который подлежит хранению в архиве.

Замечание 1

Аудитору необходимо уделить особое внимание выявлению типичных ошибок при проведении проверки первичных документов.

Источник: https://spravochnick.ru/buhgalterskiy_uchet_i_audit/suschnost_i_soderzhanie_buhgalterskogo_ucheta/audit_pervichnyh_dokumentov/